هذه المقالة تُغطّي:
نظرة عامة: أهمية تتبع الوقت للمطاعم في السعودية
- نصيحة 1: تعرف على احتياجاتك لتتبع الوقت
- نصيحة 2: اختَر برنامج تتبع الوقت المناسب
- نصيحة 3: ثَقِّف الموظفين حول تتبع الوقت
- نصيحة 4: حسِّن من الحسابات والموارد البشرية
- نصيحة 5: استخدم التقارير لاتخاذ قرارات إدارية
- نصيحة 6: قم بمراجعة وتعديل الجداول الزمنية باستمرار
- نصيحة 7: شجِّع الموظفين على الإدلاء بآرائهم
أفكار ختامية: رفع كفاءة المطعم من خلال تتبع الوقت الفعَّال
نظرة عامة: أهمية تتبع الوقت للمطاعم في السعودية
“يشير أكثر من 6 من كل 10 (62%) من صُنَّاع القرار في المطاعم إلى التضخم وارتفاع التكاليف، بالإضافة إلى صعوبة الحصول على الطعام والإمدادات الأخرى، كتحديات تواجه أعمالهم اليوم. ومن بين الذين يواجهون تحديات التضخم، قام ربعهم تقريبًا برفع الأسعار (28%)، أو تغيير عناصر قائمة الطعام (23%)، و22% قاموا بتغيير حجم الحصص.” – مطاعم مستعدة للخدمة بواسطة التأمين الوطني (Nationwide Insurance).
أثَّر التضخم بشكلٍ كبير على المطاعم. ولكن وفقًا لـ فوربس (Forbes)، فقد انتعشت صناعة المطاعم بعد فترة الركود خلال جائحة كوفيد-19. وللاستمرار في العمل، اضطرت المطاعم إلى التكيف. لقد اضطرت بعض المطاعم إلى إجراء تغييرات في قائمة الوجبات، وحتى في الوصفات بسبب التكاليف. وشهد العالم تقليص ساعات عمل المطاعم؛ لأنها كانت ترى نقصًا في عدد الزبائن الذين كانوا يأتون قبل أو بعد العمل، وذلك بسبب توقفهم عن التنقل وعملهم من المنزل. لذا، يعد تتبع الوقت الآن أكثر من أي وقت مضى أمرًا مهمًّا للمطاعم في السعودية. حيث إنه سيساعدك في معرفة كيفية استخدام موظفيك لوقتهم، والعثور على طرق لتبسيط العمليات وتحقيق نجاح أكبر. وفي هذا المقال، سأشاركك أفضل 7 ممارسات لتتبع الوقت والتي تناسب مطاعم السعودية جيدًا. يمكن أن تساعدك هذه النصائح في تشغيل مطعمك بشكل أفضل وبالتالي زيادة أرباحك.
نصيحة 1: تعرَّف على احتياجاتك لتتبع الوقت
حدد احتياجاتك لتتبع الوقت. ستجد جميع المتطلبات القانونية، مثل: العمل الإضافي، وفترات الراحة، والإجازات المرضية كما يفرضها نظام العمل السعودي واللوائح التابعة له. إذا كنت تقدم النرجيلة (الشيشة)، قد تكون لديك احتياجات إضافية لتتبع الوقت، مثل معرفة أي عامل هو المكلف بالنرجيلة، خاصةً إذا كان لديك عمال قاصرون في المطعم، حيث يمكن أن تختلف قوانين العمل للأطفال في نظام العمل السعودي فيما يتعلق بهذا الأمر. تمعَّن بالتفكير في أي متطلبات أخرى لمطعمك، مثل مواعيد عمل الناس، وما إذا قاموا بتغيير المناوبات، ومدة قيامهم بهذا. كما عليك تحديد إذا ما كنت ترغب في تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه العاملون في مهام مثل التنظيف أو إغلاق المطعم. بعد ذلك، يمكنك أخذ كل هذه الأمور ومقارنتها بعناية لرؤية ما إذا كان نظام تتبع الوقت الحالي الخاص بك يقدم لك المعلومات التي تحتاجها حقًّا لتشغيل مطعمك بالشكل المطلوب.
نصيحة 2: اختَر البرنامج المناسب لتتبع الوقت
من المهم اختيار البرنامج المناسب لتسجيل الحضور لمطعمك. البرنامج سهل الاستخدام والذي يتيح للناس إدخال أوقاتهم بسرعة يوفر الوقت للجميع. كما تحتوي العديد من التطبيقات على ميزات تُسهِّل بشكل كبير عملية تسجيل الحضور والانصراف، مثل: استخدام تقنية التعرف على الوجه، وتقنية السياج الجغرافي. ويمكن أن يتم ذلك عبر كشك (جهاز لوحي مشترك) تقوم بتثبيته، أو حتى على هاتف الموظف. تأكد من أن برنامج تتبع الوقت الذي تستخدمه يتبع لوائح نظام العمل السعودي بخصوص فترات الراحة والجدولة.
نصيحة 3: ثَقِّف الموظفين حول تتبع الوقت
بعد اختيارك للبرنامج المناسب، قم بتثقيف موظفيك بشأن تتبع الوقت. في هذا السياق، يعد اختيار برنامج سهل الاستخدام أمرًا ضروريًّا – حيث تحتوي العديد من التطبيقات على ميزات مساعدة مُدمَجة تقوم بتوجيه الموظفين إلى قاعدة معرفية شاملة. إحدى المهام التي يجب عليك القيام بها شخصيًّا هي استعراض التطبيق مع الموظف لإعداد التنبيهات والتذكيرات بخصوص فترات عمله. سيساعد ذلك بشكل كبير في تقليل اللَبس وحالات غياب الموظفين عن العمل.
نصيحة 4: حَسِّن من الحسابات والموارد البشرية
يمكن لتتبع الوقت أن يجعل عمليات الحسابات والموارد البشرية تسير بشكل أفضل في المطعم من خلال دمج نظام تتبع الوقت مع نظامك للرواتب. وهذا يجعل عملية دفع الرواتب للناس أسهل وأكثر دقةً. قُم بوضع قواعد واضحة في النظام بخصوص طلب الإجازات، وتحديد الوقت الذي يُعد وقت عمل وما لا يُعد كذلك. وتأكد من أن هناك شخصًا ما مسئولًا عن فحص وإقفال سجلات ساعات العمل في وقت محدد، لضمان صحتها واتساقها.
نصيحة 5: استخدم التقارير لاتخاذ قرارات إدارية
“إن الحفاظ على بنية تحتية قوية للتكنولوجيا، وتطوير قدرات متقدمة للبيانات والتحليلات، والبقاء في طليعة الاتجاهات التكنولوجية الناشئة سيكون أمرًا ضروريًّا للنمو.” – “إعداد نمو استثنائي للمطاعم خلال فترة الركود الاقتصادي” – شركة ماكينزي آند كومباني (McKinsey & Company).
أحد أفضل الجوانب في تتبع الوقت أنه يوفر لك بيانات مفيدة يمكن أن تساعدك في اتخاذ القرارات. استخدم تحليل البيانات للنظر في أمور مثل: مواعيد عمل الناس، ومُدَد عملهم، ومدى تكرار فترات استراحتهم. ابحث عن الأنماط التي قد يحتاج فيها الأشخاص إلى المزيد من التدريب، أو حيث يمكن تحسين توزيع العمل بشكل أفضل. يمكنك استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات تساعد مطعمك في تحقيق أداء أفضل وزيادة الأرباح.
نصيحة 6: قم بمراجعة وتعديل الجداول الزمنية باستمرار
بالإضافة إلى تتبع ساعات عمل الموظفين، من المهم مراجعة وتعديل جداول العمل بشكل متكرر بناءً على احتياجات المطعم وأوقات توفر العاملين. ضع في اعتبارك فترات ازدحام المطعم، واحتياجات العملاء، وتفضيلات الموظفين عند إعداد الجداول. وسيقوم تطبيق تتبع الوقت الجيد بإشعار الجميع بأية تغييرات أو تحديثات في جدول العمل، ليعرفوا ما سيحدث. من خلال إعداد جداول جيدة، يمكنك الحصول على عدد كافٍ من العاملين، وتجنب وجود عدد أكبر أو أقل من العاملين، وجعل المطعم يعمل بشكل أفضل.
نصيحة 7: شجِّع الموظفين على الإدلاء بآرائهم
آخر نصيحة لتتبع الوقت في مطاعم السعودية هي سؤال الموظفين عن آرائهم في كيفية تتبع الوقت في عملك. اسألهم عن آرائهم وأفكارهم عن كيفية تحسين وتسهيل تتبع الوقت. تحدث معهم عن أية مشاكل أو تحديات تواجههم مع نظام تتبع الوقت. وبذلك، يمكنك خلق بيئة عمل جيدة حيث يشعر الموظفون بالتقدير والمشاركة.
أفكار ختامية: رفع كفاءة المطعم من خلال تتبع الوقت الفعَّال
لنلخص الأمر، يمكن أن تحقق أفضل سبع ممارسات لتتبع الوقت هذه فوائد كبيرة للمطاعم في السعودية. من خلال فهم احتياجات المطعم المحددة كليًا، مثل: المناوبات، والمسميات الوظيفية، والمهام، يمكن ضمان جمع البيانات بدقة وشمولية. إن اختيار البرنامج المناسب لتتبع الوقت مع واجهات سهلة الاستخدام وميزات مثل: التعرف على الوجه لتسجيل الحضور والانصراف وإشعارات فترات الراحة يمكن أن يسهل عمل المديرين والموظفين على حد سواء.
كما أن تثقيف الموظفين حول أهداف وفوائد من تتبع الوقت يعزز ثقافة المسئولية والانضباط، مع التركيز أيضًا على أهمية سجلات ساعات العمل الدقيقة. إن تحسين ممارسات الحسابات والموارد البشرية من خلال التكامل مع برامج الرواتب ووضع سياسات واضحة لطلبات الإجازة يسهم في تسيير العمليات بسلاسة والحفاظ على سجلات دقيقة. استخدام تقارير تتبع الوقت كأداة إدارية يوفر رؤًى قيِّمةً حول أنماط الحضور، وفترات الراحة، وجداول العمل، مما يمكِّنك من اتخاذ قرارات مستنيرة وتخصيص الموارد بشكل فعال.
بالإضافة إلى ذلك، فإن مراجعة الجداول وتعديلها بانتظام بناءً على احتياجات المطعم وتوافر الموظفين يحسِّن من مستويات التوظيف، ويقلل من الفاقد الناتج عن عدم الكفاءة، ويعزز الكفاءة التشغيلية الشاملة. إن تشجيع موظفي المطعم على إبداء آرائهم يخلق شعورًا بالملكية والمشاركة، مما يؤدي إلى التزام أفضل ودقة أكبر في تتبع الوقت.
من خلال تطبيق هذه الممارسات، يمكن للمطاعم السعودية تعزيز الشفافية، والمساءلة، والتميز في الأداء. كما توفر هذه الممارسات الأساس لتتبع الوقت الفعَّال، مما يسمح للمطاعم بتحسين عملياتها، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق النجاح في صناعة شديدة التنافسية.
