سواء كنت صاحب شركة ناشئة صغيرة أم شركة عريقة، فإن التغلب على تعقيدات إدارة الرواتب في السعودية يُعد مسؤولية أساسية تؤثر بشكل مباشر على موظفيك وأداء عملك.
هذا هو بالضبط ما يجعل برامج الرواتب بمثابة تغيير جذري للأعمال التجارية في الوقت الحالي. لماذا؟
الميزة الأساسية الواضحة هي قدرتها على ضمان الدقة من خلال أتمتة العمليات الحسابية المعقدة، مما يُقلِّل من مخاطر الأخطاء البشرية، بالإضافة إلى توفير وقت كبير لفرق قسمَي الموارد البشرية والمالية. كما تضمن الميزات الحديثة لهذه البرامج الامتثال لقوانين الضرائب والعمل، مما يقلل بشكل كبير من مخاطر الجزاءات.
ستعمل برامج الرواتب التي ذكرتها هنا بالتأكيد على تخفيف أعباء المسؤولية الخطيرة والمُرهِقة المتمثلة في معالجة مدفوعات الموظفين والمهام ذات الصلة. يختلف ما يقدمه كل تطبيق بناءً على متطلباتك وتوقعاتك، ولكن في النهاية، إذا كنت تفكر في اعتماد هذه التكنولوجيا، فإليك هذه الستة تطبيقات عالية المستوى في السعودية التي قد ترغب في التفكير فيها.
القائمة المؤكدة
- 1. جِبل
- 2. غوستو (Gusto)
- 3. إيه دي بي موبايل سولوشنز (ADP Mobile Solutions)
- 4. كويك بوكس باي رول (QuickBooks Payroll)
- 5. بايشكس فليكس (Paychex Flex)
- 6. مُدد
1. جِبل
جِبل هي منصة قائمة على الحوسبة السحابية توفر حلاً شاملاً لكل من إدارة الرواتب وتتبع ساعات العمل. يأتي متتبع الساعات المدفوعة الخاص بجِبل مزودًا بوظيفة تسجيل الحضور/الانصراف على منصات متعددة، وحسابات آلية، وتقارير متقدمة. يتمتع أصحاب العمل بالمرونة في إعداد أُطُر زمنية لدفعات الرواتب، مما يضمن دفع رواتب الموظفين بدقة بناءً على الوقت المُسجَّل خلال الفترة المحددة.
يمكن تصنيف تتبع الساعات حسب النشاط، أو المشروع، أو العميل، وهذا يثبت فوائده لأغراض الفواتير واكتساب رؤى قيِّمة حول تخصيص الوقت. باستخدام خواص الترشيح المتنوعة، يمكن تحديد أنماط الحضور بسهولة، مما يسمح بتحسين إدارة الحضور. إن تتبع وقت الموظفين سلس ويمكن الوصول إليه على الأجهزة المحمولة، أو أجهزة سطح المكتب، أو الأجهزة اللوحية، وهذا يستوعب بيئات العمل المختلفة مثل العمل في الموقع، أو عن بعد، أو في المتجر. بالنسبة للفِرق الأكبر حجمًا، يمكن للمديرين الموافقة على ساعات العمل المدفوعة من خلال ميزة الموافقات قبل معالجة الرواتب. علاوةً على ذلك، يسمح متتبع ساعات العمل بتخصيص مدفوعات العمل الإضافي بناءً على إعدادات مُحدَّدة مثل الحد الأدنى للوقت الذي تم العمل فيه أو فترات الراحة.
الآن، لا يوفر متتبع الرواتب في جِبل إمكانات دفع رواتب شاملة مثل تقديم الإقرارات الضريبية أو الإيداع المباشر. ومع ذلك، فإنه يوفر تكاملات سريعة مع برامج إدارة الرواتب المختلفة لتسريع العملية.
يمكن بسهولة استخراج سجلات الـ تايم شيت المُعدَّة لعمليات إدارة الرواتب بتنسيق إكسل أو سي إس في (CSV) لإعداد التقارير، والفوترة، وإدارة الإنتاجية، وحسابات الرواتب الإضافية. علاوةً على ذلك، يمكن دمج سجلات التايم شيت والتقارير بسهولة مع برامج إدارة الرواتب أو المحاسبة الحالية باستخدام واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة لجِبل.
الميزات الأساسية
- منصة سحابية تُقدِّم إدارة الرواتب وتتبع ساعات العمل
- خاصية تسجيل الحضور/الانصراف على منصات متعددة
- حسابات آلية وتقارير متقدمة لإدارة لرواتب
- تتبع مُخصَّص للساعات حسب النشاط، أو المشروع، أو العميل للفواتير والرؤى
- التكامل مع برامج إدارة الرواتب أو المحاسبة الحالية باستخدام واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة
ما يحبه المستخدمون
- مجاني
- سهل الاستخدام
- أسعار معقولة مع إصدار مجاني شامل الميزات
- خدمة عملاء ممتازة
- برنامج غني بالميزات
ما لا يحبه المستخدمون
- عدم القدرة على تقديم الإقرارات الضريبية
- غالبًا ما ينسى الموظفون تسجيل الحضور أو الانصراف عبر جِبل، مما يؤثر على دقة تتبع الوقت
- عملية مملة لإضافة تفسيرات عند تعديل تغييرات الوقت
2. غوستو (Gusto)
غوستو، الذي كان يُعرَف سابقًا باسم زين باي رول، هو برنامج إدارة رواتب شامل مقره في كاليفورنيا. إنه يقوم بأتمتة حسابات الرواتب، وتقديم الإقرارات الضريبية، والإيداع المباشر، ويوفر ميزات مثل مزايا الموظفين وتتبع الوقت لتبسيط إدارة عمليات الموارد البشرية. كما يقوم غوستو بمزامنة الميزات المتنوعة بسلاسة مع إدارة الرواتب، وتعويض العمال عن العمل الإضافي، وتتبع الوقت، مما يجعله حلاً شاملًا مناسبًا.
كما يسهل غوستو مدفوعات المتعاقدين في أكثر من 120 دولة ويسمح للموظفين بالوصول إلى أموالهم من خلال محفظة غوستو وبطاقة خصم غوستو للإدارة المالية الفعَّالة. ومع ذلك، على الرغم من أنه يوفر دعمًا احترافيًا وتسعيرًا واضحًا، إلا أن عيوب المنصة تشمل ارتفاع الأسعار مقارنةً بمزودي الخدمات الآخرين ودعم العملاء المحدود. بالإضافة إلى ذلك، على الرغم من تقديم عرض تجريبي مجاني، فلا يوجد خيار التجربة المجانية، وقد تؤثر عمليات إلغاء الاشتراك على عمليات إدارة الرواتب وتقديم الإقرارات الضريبية المستمرة حسب التوقيت.
الميزات الأساسية
- منصة متكاملة مع تعويض العمال عن الوقت الإضافي، وتتبع الوقت، والإجازات مدفوعة الأجر وغيرها
- حسابات الرواتب الآلية
- تقديم الإقرارات الضريبية والإيداع المباشر
- إدارة الامتثال
- تسعير واضح مع رواتب غير محدودة
- دفع المتعاقدين في أكثر من 120 دولة
- محفظة غوستو وبطاقة خصم غوستو للموظفين
ما يحبه المستخدمون
- خيارات إدارة الرواتب القابلة للتوسع للشركات المتنامية
- تكامل سلس لتتبع الوقت مع خدمة إدارة الرواتب الشاملة
- نظام دفع عبر الإيداع المباشر سريع وسهل
- موقع ويب سهل الاستخدام مع بساطة التفاعل (90%)
- خيارات متعددة للإيداع المباشر للاختيار من بينها
ما لا يحبه المستخدمون
- الحاجة لتحديد الإجازات يدويًا للموظفين بدوام جزئي
- التنقل يتطلب نقرات كثيرة ويفتقر إلى الخطوات التالية البديهية
- التأخر في تحميل سجلات الـ تايم شيت
- استجابات عامة لاستفسارات الدعم وتراجع في خدمة البريد الإلكتروني والخدمة عبر الإنترنت
- قيود في معالجة رواتب إنهاء الخدمة
- عدم وجود تجربة مجانية أو ضمان استرداد الأموال
3. إيه دي بي موبايل سولوشنز (ADP Mobile Solutions)
إيه دي بي موبايل سولوشنز، ومقرها في نيوجيرسي، هي منصة شاملة لإدارة الرواتب وإدارة رأس المال البشري (HCM) توفر تكاملاً سلسًا للإيداع المباشر ولإدارة الرواتب عبر الهاتف مع تتبع الوقت والحضور. تُمكِّن هذه المنصة الشركات من إدارة ضرائب الرواتب بكفاءة من خلال أتمتة خصومات أجور الموظفين وضمان الامتثال لأحدث لوائح الضرائب. يمكن للموظفين الوصول بسهولة إلى معلومات الرواتب، والمزايا، وكشوف المرتبات، وإدارة الإجازات من خلال تطبيق الهاتف. وتتضمن المنصة أيضًا بوابات خدمة الموظفين الذاتية، وإدارة المزايا، وواجهات قابلة للتخصيص.
على الرغم من كل ما تقدمه، فإن أولئك الذين يشعرون بالفضول والاهتمام بإدارة الرواتب في إيه دي بي سيجدون صعوبةً بالغةً في معرفة الأسعار الواضحة وفهم التكلفة الإجمالية للبرنامج نظرًا لتعقيد عملية التسعير التي تتضمن صفحات متعددة وإخلاءات المسؤولية. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما ستكون الرسوم الأساسية للخطة الأساسية (Essential) تبلغ 79 دولارًا شهريًا، ويذكر المستخدمون الذين تمكنوا من الحصول على عرض أسعار وجود رسومًا إضافية قدرها 4 دولارات لكل موظف، وهو ما يُعتبر سعرًا مرتفعًا جدًا. وقد لا تُلبِّي خدمة العملاء المُقدَّمة أيضًا توقعات المستخدمين بالكامل مع الأخذ في الاعتبار جميع عروض البرنامج.
الميزات الأساسية
- منصة شاملة لإدارة الرواتب وإدارة رأس المال البشري (HCM)
- خدمات أتمتة الرواتب وتقديم الإقرارات الضريبية
- الإيداع المباشر وتكامل الرواتب عبر الهاتف مع تتبع الوقت والحضور
- بوابات خدمة الموظفين الذاتية وإدارة المزايا
- إعداد التقارير وتوزيع نماذج الإقرارات الضريبية
- الوصول إلى أرصدة وعمليات بطاقة الدفع Wisely by ADP®
ما يحبه المستخدمون
- بسيط، وسهل الاستخدام، وآمن
- تكامل سلس لبرنامج إدارة الرواتب مع إمكانات إدارة الموارد البشرية والأعمال
- إضافات وتطبيقات مجانية ومدفوعة من مُقدِّمي خدمات خارجيين
- تضمن المساعدة في عملية الانضمام في الباقات
- يمكن الوصول إليه من أجهزة متعددة
ما لا يحبه المستخدمون
- خدمة العملاء بحاجة إلى تحسين كبير
- عدم وجود تسعير واضح لحِزَم برامج الرواتب
- عدم وجود تجربة مجانية أو ضمان استرداد الأموال
- خطة أساسية (Essential) باهظة الثمن، غير مناسبة للشركات الصغيرة جدًا
- لا يتم الاحتفاظ بمعلومات العملاء لدى الشركة
- لا يوجد خيار للدفع المبكر كما توفره خدمات أخرى
- مشكلات في واجهة المستخدم وتطبيق الهاتف
4. كويك بوكس باي رول (QuickBooks Payroll)
برنامج إدارة الرواتب من كويك بوكس باي رول هو حل إدارة رواتب قائم على الحوسبة السحابية تقدمه شركة إنتويت (Intuit). الشهيرة لبرامج المحاسبة. إنه مدمج في برنامج محاسبة كويك بوكس الشهير، ومقره في كاليفورنيا، حيث يُبسِّط إدارة الرواتب. إنه مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، فإنه يوفر إمكانية الإيداع المباشر في نفس اليوم، والضرائب التلقائية، واستمارات لحساب، وتقديم، ودفع ضرائب الرواتب بسلاسة. يوفر البرنامج أيضًا تقارير رواتب قابلة للتخصيص تُغطِّي مواقع العمل المتعددة، والخصومات، ومسؤولية الضرائب، وأنشطة الوقت، بالإضافة إلى تتبع الوقت، والموافقة على سجلات الـ تايم شيت، وإنشاء الفواتير بسرعة.
يفتخر البرنامج بتقديم دعم الخبراء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ومن خلال التعاون مع شركة مينيرال، يوفِّر مساعدة وموارد إضافية للموارد البشرية.
ومع ذلك، فإن البرنامج يواجه أحيانًا بعض الأعطال الفنية، وغالبًا ما يتم انتقاد خدمة العملاء لعدم استجابتها. أيضًا، قد يكون الإصدار الأقل تكلفةً للبرنامج، والذي تبلغ قيمته 45 دولارًا شهريًا بالإضافة إلى 5 دولارات لكل موظف شهريًا، بمثابة تكلفة كبيرة للشركات الصغيرة.
الميزات الأساسية
- إيداع مباشر في نفس اليوم
- دعم خبراء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع مع المساعدة عبر الهاتف
- إدارة المزايا لجميع المستويات
ما يحبه المستخدمون
- معالجة رواتب دقيقة
- تجربة مستخدم سهلة الاستخدام وبسيطة
- إعداد مرن وشامل
- تكامل سلس مع كويك بوكس أونلاين
- ملفات تعريف موظفين مُحسَّنة
- تقارير مُخصَّصة وغنية بالمعلومات
ما لا يحبه المستخدمون
- تتبع الوقت متاح في الخطط عالية المستوى فقط
- تحديثات مُحبِطة وميزات استخراج البيانات، بما في ذلك فقدان الملفات
- تجربة خدمة العملاء سيئة ودعم محدود لأسئلة الضرائب
- أسعار مرتفعة
- يحتاج للتحسين في عملية ما بعد الرواتب
- رسوم إيداع إضافية لخطط Core و Premium
- محدودية التكاملات بدون كويك بوكس أون لاين
- مشاكل في اتصال الخادم من حينٍ لآخر
5. بايشكس فليكس (Paychex Flex)
بايشكس فليكس، برنامج الموارد البشرية، وإدارة الرواتب، والمزايا، يوفِّر واجهة سهلة الاستخدام وأتمتة لحسابات الضرائب، واقتطاعات الأجور، وخدمة الموظفين الذاتية، حيث يٌبسِّط معالجة الرواتب للشركات. إنه يوفر حلولاً مُصمَّمة خصيصًا لاحتياجات الأعمال المتنوعة مع خيارات المقارنة، ويُبسِّط حساب الضرائب، والمدفوعات، مع دعم الامتثال، والدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. توفِّر المنصة خيارات دفع متعددة، بما في ذلك الإيداع المباشر، وتتضمن تكاملًا مع ميزات بايشكس فليكس الأخرى مثل تتبع الوقت والحضور لإنشاء منصة شاملة لإدارة الأعمال.
كما أن خدمة دفتر الأستاذ العام في التطبيق تقوم بمزامنة الرواتب مع برامج المحاسبة. يمكن للموظفين الوصول بسهولة إلى معلومات الرواتب.
يجب أن أقول إن بايشكس يتمتع بمظهر جمالي رائع مع تصميم جذاب وواجهة مستخدم سلسة تجعل التنقل سهلاً. ومع ذلك، لا يمكن تجاهل العديد من أوجه القصور الكبيرة في البرنامج. غالبًا ما تتلقى خدمة العملاء شكاوى لكونها دون المستوى، مع أوقات استجابة بطيئة وسلوك غير احترافي، وذلك أمر محبط بالطبع. علاوةً على ذلك، هناك العديد من الشكاوى من الموظفين حول محدودية موارد الشخص المسؤول، ومشاكل تسجيل الدخول التي تؤثر على تسجيل الحضور والانصراف، ونظام معزول يتطلب إدخال البيانات بشكل متكرر.
الميزات الأساسية
- واجهة مستخدم سهلة الاستخدام
- اقتطاعات الأجور وخدمة الموظفين الذاتية
- حلول مصممة خصيصًا لشركتك
- خدمات الضرائب، وحسابات الضرائب الآلية، ودعم الامتثال
- خيارات دفع متعددة
- تكامل مع ميزات بايشكس فليكس الأخرى
ما يحبه المستخدمون
- حل شامل لإدارة الرواتب، والموارد البشرية، وإعداد التقارير
- واجهة مستخدم جذابة مع معلومات مفيدة
- عرض مُجمَّع لكشوف المرتبات، والخصومات، والمستندات الضريبية، وتفاصيل العمل
- عملية انضمام سلسة مع فريق دعم مساعد
ما لا يحبه المستخدمون
- سلوك غير مهني وخدمة عملاء ضعيفة
- العديد من شكاوى الموظفين ومحدودية موارد المسؤولين
- مشاكل تسجيل الدخول تؤثر على تسجيل الحضور والانصراف في الوقت المحدد
- نظام معزول يتطلب إدخال البيانات بشكل متكرر
- عملية إعداد مملة للوصول الأساسي للوقت والعمالة
- مشكلات في الوصول إلى المزايا والتسجيل
- فواتير غير مُفصَّلة وزيادات متكررة في الأسعار
- أخطاء في العمليات القانونية وأجهزة تسجيل الوقت المعطلة
- عدم دفع رواتب الموظفين في بعض الأحيان والدعم الضعيف لحل المشكلات
- عدم وجود تجربة مجانية من بايشكس ورسوم لأي خدمات إضافية ومخصصة
6. مُدد
برنامج إدارة الرواتب من مدد هو نظام إلكتروني يُستخدم لإدارة وتحويل رواتب الموظفين في الشركات والمؤسسات. يتيح هذا البرنامج الربط مع الجهات المعنية مثل نظام التأمينات الاجتماعية والبنوك، مما يسهل عملية تحويل الرواتب للموظفين بشكل آلي ودقيق. كما يُمكن للنظام توفير تقارير تفصيلية حول الرواتب والموظفين، مما يساعد في اتخاذ القرارات الإدارية المناسبة.
يهدف برنامج مدد لإدارة الرواتب إلى تسهيل إدارة الرواتب للشركات، وتقليل الأخطاء البشرية، وتحسين الامتثال للأنظمة واللوائح المعمول بها. كما يساهم في زيادة الكفاءة والشفافية في إدارة الموارد البشرية، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين أداء الأعمال.
الميزات الأساسية
- التكامل مع نظام حماية الأجور
- إدارة بيانات الموظفين
- تحويل الرواتب
- إعداد التقارير وتقديم التحليلات
- الربط مع الخدمات البنكية
ما يحبه المستخدمون
- سهول الاستخدام
- القدرة على التكامل مع البنوك
- إمكانية الربط مع الجهات الحكومية والوزارات
- تنوع باقات الأسعار مع وجود تجربة مجانية
ما لا يحبه المستخدمون
- قلة المزايا
- متاح في السعودية فقط
- عدم تقديم المنصة خدمة الدفع الدولي للموظفين
إذا كنت قد اخترت نظامًا بالفعل، إليك 10 نصائح لتسهيل عملية إعداد الرواتب في المملكة العربية السعودية.
The definitive list:
- Clock-in/out functionality on multiple platforms
- Automated calculations and advanced reporting for payroll
- Cloud-based platform offering payroll and work hours tracking
- Integration with existing payroll or accounting software using open API
- Customizable tracking of hours by activity, project, or client for billing and insights
- Free
- Easy to use
- Feature-rich software
- Excellent customer support
- Affordable with a stacked free version
- No tax filing
- Tedious process for adding explanations when altering time changes
- Employees often forget to Jibble in or out, affecting time tracking accuracy
Jibble is a cloud-based platform that offers a comprehensive solution for both payroll and work hours tracking. Jibble’s payroll hours tracker comes equipped with clock-in/out functionality on multiple platforms, automated calculations, and advanced reporting. Employers have the flexibility to set up pay period time frames, ensuring accurate employee payments based on the tracked time within the designated period.
The tracking of hours can be categorized by activity, project, or client, which proves advantageous for billing purposes and gaining valuable insights into time allocation. Utilizing various filters, attendance patterns can be easily identified, enabling improved attendance management.
Tracking employee time is seamless and accessible on mobile, desktop, or tablet devices, accommodating different work settings like on-site, remote, or in-store. For larger teams, managers can approve calculated payroll hours through the approvals feature before processing payroll. Moreover, the work hours tracker allows customization of overtime payments based on specific settings such as minimum time worked or breaks.
Now, Jibble’s payroll tracker doesn’t provide extended payroll capabilities such as tax filing or direct deposit. However, it does offer swift integrations with various payroll applications for a swift process.
Payroll-ready timesheets can easily be exported in Excel or CSV format for reporting, billing, productivity management, and additional payroll calculations. Furthermore, the timesheets and reports can be easily integrated with existing payroll or accounting software using Jibble’s open API.
- Tailored solutions
- Multiple pay options
- Paychex ERTC service
- User-friendly interface
- Extensive retirement services
- Workers’ compensation insurance plans
- Integration with other Paychex Flex features
- Wage garnishments and employee self-service
- Tax services, automated tax calculations, and compliance support
- Tax reminders and IRS updates
- Compliance with federal and state laws
- All-in-one solution for payroll, HR, and reporting
- Visually appealing interface with useful information
- Smooth onboarding process with helpful support team
- Consolidated view of paychecks, deductions, tax documents, and employment details
- Issues with benefits access and enrollment
- Siloed system requiring repetitive data entry
- Missed staff payments and poor support resolution
- Login issues affecting timely clock-in and clock-out
- Unprofessional behavior and poor customer service
- Lack of detailed invoices and frequent rate increases
- Tedious setup process for basic time and labor access
- Errors in legal processes and malfunctioning timeclocks
- Numerous employee complaints and limited admin resources
- No free trial offered by Paychex and fees for any additional and custom services
Paychex Flex, an HR, Payroll, and Benefits software, offers a user-friendly interface and automation for tax calculations, wage garnishments, and employee self-service, streamlining payroll processing for businesses. It provides tailored solutions for diverse business needs with comparison options and simplifies tax calculation, payments and filing with compliance support and 24/7 customer support. The platform offers Paychex ERTC Service for tax credit identification and Paychex Pre-Check for paycheck review. Multiple pay options are also available, including direct deposit and the integration with other Paychex Flex features such as time and attendance and retirement plans creates an all-in-one platform for comprehensive business management.
The app’s general ledger service also synchronizes payroll with accounting software. Employees can gain controlled access to payroll information, including check stubs and W-2s and extensive retirement services are offered along with access to workers’ compensation insurance plans.
I must say, Paychex exudes a remarkable aesthetic appeal with its well-designed layout and seamless user interface that makes navigation a breeze. However, several significant shortcomings of the software also can’t be ignored. Customer service has often received complaints for being subpar, with slow response times and unprofessional behavior which is certainly frustrating. Moreover, there are multiple complaints from employees about limited admin resources, login issues affecting clock-ins and clock-outs, and a siloed system requiring repetitive data entry.
- Reporting and tax form distribution
- Automated payroll and tax filing services
- Comprehensive payroll and HCM platform
- Employee self-service portals and benefits administration
- Access to Wisely by ADP® pay card balances and transactions
- IRS inquiries and state unemployment insurance management
- Direct deposit and mobile payroll integration with time and attendance tracking
- Intuitive, easy-to-use and secure
- Accessible from multiple devices
- Onboarding assistance included in packages
- Free and paid add-ons and apps from third-party providers
- Seamless integration of payroll software with HR and business management functions
- Issues with the user interface and mobile app
- No option for early pay like other services offer
- Absence of free trials or money-back guarantee
- No retained customer information at the corporation
- Customer service leaves a lot of room for improvement
- Lack of transparent pricing for payroll software packages
- Expensive Essential plan, not suitable for very small businesses
ADP Mobile Solutions, based in New Jersey, is a comprehensive payroll and human capital management (HCM) platform that offers seamless integration of direct deposit and mobile payroll with time and attendance tracking. It enables businesses to efficiently manage their payroll taxes by automating deductions from employee wages and ensuring compliance with the latest tax regulations. Employees can conveniently access their payroll information, benefits, pay statements, and manage time off through the mobile app. The platform also includes employee self-service portals, benefits administration, and customizable interfaces.
Additionally, the software handles IRS inquiries, manages state unemployment insurance (SUI), and automates payroll processing with autopilot functionality. It further streamlines reporting tasks and automates the creation and distribution of Forms W-2 and 1099. Users can also view Wisely by ADP® pay card balances and transactions conveniently.
Despite all that it has to offer, those intrigued and interested in ADP payroll would find it extremely frustrating to obtain clear pricing and understand the total cost of the software due to the complex quotation process involving multiple pages and disclaimers. Additionally, the Essential plan’s base fee is suggested to be at $79 per month, and users who managed to get a quotation mention an additional $4 per employee, which is considered quite steep. The customer service provided also may not fully meet users’ expectations considering all the software offerings.
- Tax filings and direct deposits
- State tax registration resources
- Automated payroll calculations
- Contractor payment in over 120 countries
- Gusto wallet and debit card for employees
- Transparent pricing with unlimited payrolls
- Compliance management (I-9s, W-2s, contractor 1099s)
- Integrated platform with health insurance, 401(k), workers’ comp, time tracking, PTO, and more
- Quick and easy direct deposit payment system
- Multiple direct deposit options to choose from
- Scalable payroll options for growing businesses
- User-friendly website with high intuitiveness (90%)
- Seamless integration of time tracking with full-service payroll
- Delayed loading of timesheets
- Manual time off for part-time employees
- No free trial or money-back guarantee
- Limitation in processing severance payrolls
- Navigation requires too many clicks and lack of intuitive next steps
- Generic responses to support inquiries and decline in email and online service
- Complicated process and additional costs for switching employees to W2 status
Gusto, formerly known as ZenPayroll, is a comprehensive payroll software based in California. It automates payroll calculations, tax filings, and direct deposits, and offers features like employee benefits and time tracking for streamlined HR management.
Gusto calculates and files taxes with government agencies without additional charges and provides resources for state tax registration for employees while monitoring tax law changes and managing compliance tasks like storing and organizing I-9s, W-2s, and contractor 1099s online. It also syncs various features seamlessly with payroll, including health insurance, 401(k), workers’ comp, and time tracking, making it a convenient all-in-one solution.
Gusto also facilitates contractor payments in over 120 countries and allows employees to access their funds through Gusto Wallet and the Gusto debit card for efficient financial management. However, while it offers expert support and transparent pricing, downsides of the platform include higher pricing compared to other providers and limited customer support. Additionally, although a free demo is offered, there is no free trial option, and cancellations may impact ongoing payroll and tax filings depending on timing.
- Same-day direct deposit
- Benefits administration for all tiers
- 24/7 expert support with callback assistance
- Workers’ comp coverage options with AP Intego
- Tax penalty protection up to $25,000 for users
- Access to retirement plans via Guideline
- Auto payroll taxes calculation, filing, and payment of payroll taxes and forms
- Affordable medical, dental, and vision insurance packages through SimplyInsured
- Intuitive user experience
- Enhanced employee profiles
- Accurate payroll processing
- Flexible and comprehensive setup
- Customizable and informative reports
- Automatic filing of federal and state taxes
- Added tax penalty protection with Elite Plan
- Seamless integration with QuickBooks Online
- Expensive pricing
- No automation for local taxes
- Occasional server connection issues
- Time tracking limited to top-tier plans
- Room for improvement in post-payroll wrap-up
- Additional filing fees for Core and Premium plans
- Limited integrations without QuickBooks Online
- Frustrating updates and importing features, including lost files
- Poor customer service experience and limited support for tax questions
QuickBooks Payroll is a cloud-based payroll solution offered by the famous accounting software Intuit. Integrated into the renowned QuickBooks accounting software headquartered in California, it simplifies payroll management. Tailored for small to midsize businesses, it provides same-day direct deposit and auto taxes and forms to calculate, file, and pay payroll taxes seamlessly. The software also provides customizable payroll reports covering multiple worksites, deductions, tax liability, and time activities along with time tracking, approving timesheets, and creating invoices on the go as well as easy creation and e-filing of 1099-MISC and 1099-NEC forms.
A standout feature of QuickBooks Payroll is the tax penalty protection that offers up to $25,000 coverage to businesses in case of penalties for added peace of mind. Further, the software boasts 24/7 expert support and through collaboration with Mineral, Inc., offers additional assistance and HR resources. Workers’ comp coverage options are offered with AP Intego, medical, dental, and vision insurance packages through SimplyInsured, and retirement plans with Guideline enhance employee benefits.
That being said, the software does encounter occasional glitches and customer support is frequently called out for being non-responsive. And while QuickBooks payroll efficiently handles federal, state, and local taxes, automation is available only for state and federal taxes. Also, the least expensive version of the software, at $45 per month plus $5 per employee per month, can be a significant expense for small businesses.
- USA-based support available at no charge
- Seamless and cost-free onboarding and setup process
- Swift and complimentary 2-day direct deposit service
- No obligation for long-term contracts; the freedom to cancel at any time
- Unlimited payrolls covered under a single monthly price, with no hidden fees
- Handles all tax filings
- User-friendly interface
- Great customer service department
- Suitable for businesses with tighter budgets
- Easy navigation for payroll and payroll reports
- Provides quick availability of W-2 at year-end
- Allows multiple payrolls per month for the same fee
- Primarily caters to businesses based in the United States
- Outdated design
- Set up issues and lack of finalization
- Limited customization compared to other software
- No benefits administration or free HR services
- Additional cost for each additional employee
- Not ideal for larger companies with many employees
- Lack of integration with apps, requiring manual entry
- No one-day direct deposit option for contractors
- Not suitable for companies outside the United States or with employees abroad
- No automatic bundling of payroll, accounting, and HR features
Patriot Payroll is a comprehensive and affordable human resource (HR) and payroll management solution, from Patriot Software. This software is particularly good for simplifying payroll processing for small businesses ranging from 1 to 500 employees and serves a diverse range of industries, including distribution, retail, engineering, maintenance/field service, and others. It accurately calculates wages, taxes, and deductions, streamlining payment procedures. The software offers direct deposit options and ensures compliance with federal, state, and local tax regulations.
Employees can access their pay stubs and W-2s through the employee self-service portal. Patriot Payroll’s basic and full-service options include a suite of built-in reports, though not customizable. The software also provides time and attendance tracking features to monitor employee work hours. Businesses can generate various payroll reports for informed decision-making and have access to free USA-based support.
However, I must say that for Patriot’s as an HR solution, the absence of an HR add-on is quite a miss as it forces users to make a separate purchase for that functionality. Patriot also does not handle the administration of employee benefits with external providers, such as health insurance companies or 401(k) providers.
Furthermore, there are additional fees associated with Patriot’s basic payroll software. Users are required to pay a fee for e-filing 1099 forms and small businesses filing taxes in multiple states incur an extra cost of $12 per month, per state, for additional state tax filings. These fees can become a concern for businesses with specific needs or multiple contractors.
If you have found this list helpful, yet, still feel unconfident about managing your payroll, here is a step-by-step guide to running US payroll. Alternatively, if you already have a system in place, here are 10 tips to streamline your payroll in the US.
