Tek bir zaman takip yazılımından geçiş yapmak ve zaman takip yazılımını aktarmak aslında yeni bir zaman takip yazılımına başlamaktan çok daha zordur. Eğer sorumluluk sizdeyse ve büyük bir uygulamayı batırırsanız, bu işinize mal olabilir, bunun olduğunu gördüm.
Ancak yeterli planlama ve uygulama ile sorunsuz bir şekilde ilerlenebilir, daha verimli bir iş ve mutlu paydaşlarla sonuçlanabilir. Bu makalede, bir zaman takip yazılımından diğerine geçiş yapıyorsanız, yani zaman takip yazılımını aktarmak istiyorsanız, en azından düşünmenizi önereceğim bazı fikirler vereceğim.
12 Adımlı Aktarma Planı
- Gereksinimleri belirleyin ve mevcut yazılımı değerlendirin
- Araştırmanızı yapın
- Geçiş sürecini planlayın ve herkesin katılımını sağlayın
- Verileri dışa aktarın
- Verileri temizleyin
- Verilerinizi yeni yazılıma aktarın
- Yeni yazılımınızı kurun
- Ekibi eğitin
- Erken aşamaları izleyin
- Geçiş sürecini değerlendirin
- Eski verileri arşivleyin
- Eski yazılım aboneliğini iptal edin
1. Gereksinimleri belirleyin ve mevcut yazılımı değerlendirin
Geçiş sürecindeki ilk adımın mevcut zaman takip yazılımınızı değerlendirmek ve yeni yazılım için gereksinimlerinizi belirlemek olduğunu söyleyebilirim. Bu çok açık gibi görünse de, kaç kişinin bunu düzgün bir şekilde yapmadığını ve daha sonra sorunlar yaşadığını vurgulayamam. Şu anda ne kullandığınızı düzgün bir şekilde gözden geçirin ve özelliklerinin, güçlü ve zayıf yönlerinin bir listesini yapın. Hangi özelliklere ihtiyaç duyduğunuzu ve hangilerine ihtiyaç duymadığınızı belirleyin. Ardından, iş ihtiyaçlarınızı daha iyi karşılamak için yeni yazılımda hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Dikkate alınması gereken bazı özellikler arasında zaman takibi, faturalama, raporlama ve diğer yazılımlarla entegrasyonlar yer alır.
2. Araştırmanızı yapın
Şimdi farklı zaman takip yazılımlarını araştırma ve karşılaştırma zamanı. Piyasada, her biri kendi özelliklerine ve fiyatlandırma yapılarına sahip birçok zaman takip yazılımı seçeneği bulunmaktadır. Bütçeleme ihtiyaçlarınızın kapsamlı bir görünümü için, ücretsiz bir gider izleyici gibi araçları kullanın. Mali durumunuz düzene girdikten sonra her bir seçeneği araştırın ve ihtiyaçlarınızla karşılaştırın. Her bir yazılımın performansını ölçmek için zaman takip yazılımı hakkındaki dürüst incelemelerimiz ve Capterra, GetApp ve hatta birkaç inceleme yapmış olan Forbes gibi kullanıcı geri bildirimi inceleme siteleri de dahil olmak üzere çevrimiçi incelemeleri kullanabilirsiniz. Eğer büyük çaplı bir dağıtım planlıyorsanız, gerçek hayattaki kullanıcılara da ulaşmaya çalışmanızı öneririm. En mantıklı yazılımlar için deneme sürümlerine kaydolun ve bunları test edin. Bu aynı zamanda müşteri desteği seviyesini ölçmek için de iyi bir zamandır.
3. Geçiş sürecini planlayın ve herkesin katılımını sağlayın
Geçiş süreci için gerçekten adım adım bir plan oluşturduğunuzdan emin olun. Geçiş için zaman çizelgesini, ilgili adımları ve gereken kaynakları ana hatlarıyla belirtin. Ayrıca görevler, son tarihler ve sorumlu taraflar dahil olmak üzere her adımı ayrıntılı olarak özetleyen bir proje yönetim planı oluşturmanızı öneririm. Bu plan aynı zamanda çalışanların geçiş ve eğitim fırsatlarından haberdar edilmesine yönelik bir iletişim stratejisini de içermelidir. İlgili herkesle konuşmanın ve geçişin faydalarını açıkça anlatarak fikir birliği sağlamanın ne kadar önemli olduğunu ne kadar vurgulasam azdır. Nihayetinde, tüm planlama ve teoriye rağmen, insanlar bu işi yapmak istemezse, büyük bir ihtimalle olmaz.
4. Verileri dışa aktarın
Verilerinizi yeni yazılıma aktarmadan önce, verileri mevcut yazılımınızdan dışa aktarmanız gerekir. Çoğu zaman takip yazılımı, verilerinizi CSV, Excel veya Google E-Tablolar gibi çeşitli formatlarda dışa aktarmanıza olanak tanır. Verilerinizi nasıl dışa aktaracağınızı öğrenmek için mevcut yazılımınızın belgelerine başvurun. Dışa aktarılan verilerin eksiksiz, doğru ve güncel olduğundan emin olmak önemlidir.
5. Verileri temizleyin
Verilerinizin başlangıçtan itibaren %100 temiz olma ihtimali yaklaşık %0’dır! Doğruluğunu ve eksiksizliğini sağlamak için verilerinizi gözden geçirmeyi ve doğrulamayı içeren taşınan verilerinizi temizlemeniz gerekecektir. Yinelemeleri kaldırmak, hataları düzeltmek ve verilerinizde gerekli diğer değişiklikleri yapmak için Excel veya Google E-Tablolar gibi araçları kullanabilirsiniz. Bu adım, yeni yazılıma aktardığınızda verilerinizin tutarlı ve doğru olmasını sağlamak için çok önemlidir.
6. Verilerinizi yeni yazılıma aktarın
Verilerinizi temizledikten sonra, bunları yeni zaman takip yazılımına aktarabilirsiniz. Çoğu yazılım, verileri CSV veya Excel gibi çeşitli formatlarda içe aktarmanıza izin verir. İçe aktarma işlemi sırasında veri alanlarını doğru şekilde eşleştirdiğinizden emin olun.
Fotoğraf: Freepik
7. Yeni yazılımınızı kurun
Yeni zaman takip yazılımınızı kurun. Bu süreç, yazılımı iş ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde yapılandırmayı içerir. Projeler, görevler ve müşteriler oluşturmanız, faturalandırma oranlarını ayarlamanız ve raporları özelleştirmeniz gerekebilir. Ayrıca yeni yazılımın proje yönetim yazılımınız, faturalama yazılımınız ve muhasebe yazılımınız gibi diğer iş yazılımlarınızla entegre olduğundan emin olmalısınız.
8. Ekibi eğitin
Eğitim konusunda cimrilik yapmayın ve sırf siz işe giriş ve çıkış işlemlerini basit buldunuz diye herkesin de öyle yapacağını varsaymayın. Eğitim, yazılımın giriş ve çıkış, faturalama ve raporlama gibi temel özelliklerini kapsamalıdır. Ekibinizi yeni yazılımın kullanıcı arayüzü, navigasyon ve diğer işlevleri konusunda da eğitmeniz gerekebilir. Ekibinizin yazılımı etkin ve verimli bir şekilde kullanabilmesini sağlamak için kapsamlı bir eğitim vermek önemlidir. Özellikle şirketiniz büyükse, ekibinizin öğrenmesini desteklemek için öğreticiler, videolar ve kullanım kılavuzları gibi eğitim materyalleri sağlamayı ciddi olarak düşünün.
9. Erken aşamaları izleyin
Her şeyin doğru çalıştığından emin olmak için yeni yazılımı izleyin ve insanların ne düşündüğünü anlamak için onlarla konuştuğunuzdan emin olun. Doğru ve eksiksiz olduğundan emin olmak için yeni yazılımdaki verileri kontrol edin. Ekibin yeni yazılımı kullanımını izleyin ve ortaya çıkan sorunları veya endişeleri ele alın. Yeni yazılımın iş ihtiyaçlarınızı karşıladığından ve ekibinizin yazılımı rahatça kullandığından emin olun.
10. Geçiş sürecini değerlendirin
Yeni yazılımı birkaç hafta veya ay kullandıktan sonra geçiş sürecini değerlendirin. Bu değerlendirme, geçiş sürecinin etkinliğini ve yeni yazılımın performansını değerlendirmelidir. Yeni yazılımla ilgili düşüncelerini ve deneyimlerini toplamak için ekibinizle anketler veya geri bildirim oturumları düzenlemeyi düşünün. Ele alınması gereken sorunları veya endişeleri belirleyin ve gerekli ayarlamaları yapın.
11. Eski verileri arşivleyin
Eski verileri arşivleyin. Verileri harici bir sabit diskte ya da bulut depolama hizmetinde saklayabilirsiniz. Eski verileri arşivlemek, gelecekte erişmeniz gerektiğinde bir yedeğinizin olmasını sağlar.
12. Eski yazılım aboneliğini iptal edin
Eski yazılım aboneliğinizi iptal etmeyi unutmayın. Eski veya gereksiz yazılımlar için ödeme yapmak zorunda kalmak istemezsiniz.
Ana fikir
Dinleyin, zaman takip yazılımını aktarmak zorlu bir süreç olabilir, ancak doğru planlama ve uygulama ile sorunsuz ve başarılı bir süreç olabilir. Doğru şekilde yaparsanız tüm paydaşlar için bir kazanç olur ve kesinlikle buna değer. Geliştirilmiş üretkenlik, verimlilik, şeffaflık, doğru bordro veya maliyetlendirme ve hatta daha düşük işçilik maliyetleri!
