Uzaktan Çalışırken Teslim Tarihlerini Nasıl Tutturabilirsin
Uzaktan çalışmanın tüm esnekliği ve rahatlığının yanında gizli bir bedeli var: zaman daha soyut bir hal alıyor.
Yüz yüze iletişim, ofis sohbetleri veya başkalarının görevleri nasıl yaptığını gözlemleme gibi fiziksel ipuçları olmadan, zaman soyut bir kavrama dönüşüyor. Ve zaman soyutlaştığında, teslim tarihleri sessizce gözden kaçıyor.
Uzaktan çalışırken teslim tarihlerini tutturmak sadece daha iyi planlama yapmakla ilgili değil, kimse fiziksel olarak izlemiyorken işle nasıl etkileşim kurduğumuzu tamamen yeniden düşünmekle ilgili.
Bunun bir tembellik sorunu olduğunu düşünmüyorum. Bu bir sistem sorunu. Ev ortamı, sen özellikle bunu sağlayacak şekilde düzenlemedikçe odaklanmış, sürdürülebilir bir çabayı destekleyecek şekilde yapılandırılmamış.
Oturma odandan veya yedek yatak odandan teslim tarihlerini tutturabilmek için, kimse ne yaptığını göremese bile seni sorumlu tutan bir çalışma dünyası tasarlaman gerekiyor.
Teslim Tarihleri Ancak Onları Fiziksel Olaylar Gibi Ele Alırsan İşe Yarar
Geleneksel bir iş yerindeyken, teslim tarihi yanımızda diğer koşucularla birlikte bir bitiş çizgisi gibi hissettiriyor. Uzaktan çalışırken, teslim tarihlerini öneriler gibi ele almak daha kolay oluyor – değiştirilebilir, esnek, daha “acil” şeylerden sonra gelen.
Bunu tersine çevirmenin anahtarı, teslim tarihlerini fiziksel davranışlara ve kanıtlanmış zaman organizasyon yöntemlerine bağlamak. Programını yazdır. Haftalık planlayıcı kullan. Görev dağılımını kağıda yaz. Soyut olanı somut hale getiren görsel ipuçları oluştur.
Geri sayımı görmenin gücü var. Yazdığında, görünür bir yere koyduğunda ve takip ettiğinde, beynin daha ciddi şekilde işe koyuluyor. Dijital takvimler kullanışlıdır ve somut araçlar olarak ele alındıkları sürece işe yarayabilir.
Fotoğraf: Dylan Ferreira, Unsplash
Tam Olarak Tanımlamadığın Bir Hedefi Tutturamassın
Uzaktan çalışan profesyonellerin zaman çizelgeleriyle mücadele etmesinin nedenlerinden biri, genellikle “tamamlanmış” kavramının bulanık tanımlarıyla çalışmamız. Proje taslak gönderildiğinde mi tamamlanmış oluyor? Yoksa incelenip, düzeltilip onaylandığında mı? Tamamlanmanın tanımı belirsiz olduğunda, kendini doğru tempoda ilerletmen imkansız.
Sonuçlarını her zaman detaylı bir şekilde tanımla. Sadece neyin yapılması gerektiğini değil, hangi format, uzunluk, kalite seviyesi ve teslim yönteminin beklendiğini de belirt. Bu, gecikmelere neden olan “gri bölgeyi” ortadan kaldırır.
Belirsiz hedefler zaman çizelgelerine zarar verir ve süreyi uzatır. Net, iyi sınırlandırılmış hedefler ilerlemeyi hızlandırır. Ve müşterin veya yöneticinle ortak bir anlayışa sahip olduğunu varsayma – netleştir, onayla ve yaz.
Herkesin bir görevin beklentilerini anladığından emin ol ve beklentilerin altında kalmaktan kaçın.
Odaklanmak Daha Çok Çabalamakla İlgili Değil, Sürtünme Oluşturmakla İlgili
Etrafta seni gören kimse olmadığında uzaktan çalışma dikkat dağıtıcıları sonsuz ve çekici. Kedi videoları izlemiyor olsan bile, çamaşırları değiştiriyor, Slack mesajlarına yanıt veriyor ve masanı temizliyorsun. Hepsi üretken gibi hissettiriyor ama hiçbiri seni teslim tarihine yaklaştırmıyor. Uzaktan odaklanmanın püf noktası, yanlış aktivitelere sürtünme, doğru olanlara akış katmak.
Dikkatinin dağılmasını zorlaştır. Seni cezbeden uygulamalardan çıkış yap. Önemli çalışma saatlerinde dikkat dağıtıcı web sitelerini engelle. Telefonunu ulaşamayacağın bir yere koy.
Bu arada, iş görevlerine başlamayı kolaylaştır. İhtiyacın olan belgeyi önceden aç. Tek satırlık bir başlangıç notu yaz. Günü bitirmeden önce, yarın hangi görevler üzerinde çalışacağını detaylı olarak planla ve başlamak için ihtiyacın olan her şeyin hazır olduğundan emin ol.
Uzaktan verimlilik insanüstü bir disiplinle ilgili değil. İşe uygun bir ortam yaratarak mümkün olduğunca az dikkat dağıtıcı ve işini yapmak için gereken tüm araçların el altında olmasını sağlamakla ilgili.
Görünürlük İç Baskı Oluşturur
Kimse seni çalışırken görmediğinde, risk daha düşük hissediliyor. Ancak evini bir akvaryuma çevirmeden görünürlüğü sessiz bir hesap verebilirlik sistemine dönüştürmenin bir yolu var.
Günlük veya haftalık hedeflerini bir ekip kanalında, iş arkadaşına veya bir arkadaşına kısa bir mesajla paylaş. Yöneticilerin kontrol etmesini bekleme, kendi raporlama ritmini oluştur.
Bu mikro-görünürlük, fiziksel ofislerdekine benzer bir hesap verebilirlik yapısı oluşturur. Başkalarının zaman çizelgenden haberdar olduğunu bildiğinde, doğal olarak daha acil hareket edersin. Bu suçlulukla ilgili değil. Doğru yönde pozitif baskıyla ilgili.
Tutarlı bir şekilde kendini raporladığında, kaçınma modundan uygulama moduna geçersin. Görünüşü yönetmeyi bırakır ve sonuçları yönetmeye başlarsın.
Fotoğraf: Nathan-Dumlao, Unsplash
Sistemler Seni Enerji Düşüşlerinden Korur
Motivasyona güvenmek yeterli değil. Motivasyon dalgalanır. Sistemler dalgalanmaz. Özellikle seni eyleme geçmeye veya eylemden çıkmaya zorlayan fiziksel sınırların olmadığı uzaktan çalışmada, sistemler senin korkuluklarındır.
İşe başlama ve bitirme etrafında bir dizi ritüel oluştur. Aynı müziği, aynı içeceği, aynı ışığı kullan. Ofisteki bir masanın yapacağı gibi beyninin mod değiştirmesini sağlayan zihinsel bir ortam yarat.
Alışkanlıklar yorgun, dikkatin dağınık veya zihnin başka yerde olduğunda seni kurtarır. Sistemler nasıl hissettiğini sormaz. Seni ileriye yönlendirir. Uzaktan çalışma gününü bir üretim hattı gibi tasarladığında – net giriş, tanımlı süreç, tutarlı çıktı – enerji toplamaya ihtiyaç duymazsın. Ortamın ve alışkanlıkların bunu senin için yapar.
Orta Nokta Çoğu Projenin Öldüğü Yerdir
Bir projenin başında enerji yüksektir. Sonunda, aciliyet devreye girer. Peki ya ortada? İşte hem tehlike hem de fırsat orada yaşar.
Uzaktan çalışanlar genellikle o sessiz orta noktada, hala erteleme zamanı varken ve yeterli baskı yokken yoldan çıkar. İşte en sıkı kontrollerine ihtiyacın olan zaman bu zamandır.
Kendinle bir orta nokta değerlendirmesi planla. İlerlemeni denetle. Zaman çizelgen hala doğru mu? Herhangi bir adımın kapsamı genişledi mi? Üretmek yerine cilalama veya araştırma yaparak erteliyor musun? Orta nokta bir kontrol noktasıdır. Görünür kıl. Anlamlı kıl. Projenin başka bir yavaş paniğe dönüşmesini engeller.
Sadece Teslim Tarihlerini Tutturma – Sonrasında Onları Analiz Et
Tutturduğun (veya kaçırdığın) her teslim tarihi bir öğrenme fırsatıdır. Sekmeyi kapatıp devam etme.
Dur ve gerçekte ne olduğunu analiz et. Zaman nerede kayboldu? Hangi adımlar beklenenden uzun sürdü? Hangi kısayollar işe yaradı ve hangileri daha sonra sorunlar yarattı?
Bu verileri sistemini ayarlamak için kullan. Belki daha fazla araştırmayı öne almanız gerekiyor. Belki yazma tahminlerin çok iyimser. Bu başarısızlık için yapılan incelemelerle ilgili değil, gelecekteki teslim tarihlerini tutturmayı kolaylaştıracak içgörüler oluşturmakla ilgili. İlerleme doğrusal değildir. Yinelemeli bir süreçtir. Hızlı öğren. Daha hızlı ayarla.
Fotoğraf: Ryland Dean, Unsplash
Yapı ve Alışkanlıklar Aracılığıyla Uzaktan Çalışmayı Ustaca Yönetmek
Uzaktan çalışırken teslim tarihlerini tutturmak disiplinden çok sistemlerle ilgili. Bir ofisin doğal momentumu eksik olduğunda bile direnci azaltan, sonuçları netleştiren ve seni hareket halinde tutan bir ortam tasarlamayı gerektiriyor.
Bu üretkenliği zorla sağlamakla ilgili değil. Teslim tarihlerinin son dakika telaşı değil, doğal bir yan ürün haline gelmesini sağlayacak kadar sağlam yöntemler ve alışkanlıklar oluşturmakla ilgili.
Bu teknikler izole ipuçları değil, daha büyük bir ekosistemin parçası. Teslim tarihlerini sabit olaylar gibi ele almak niyetlerini sabitler. Hedefleri netlikle tanımlamak karışıklığı önler. Dikkat dağıtıcılara karşı sürtünme ve anlamlı görevlere doğru akış oluşturmak, tepkisel değil kasıtlı hareket etmene yardımcı olur.
Mikro-görünürlük ofis baskısının yerini öz-hesap verebilirlikle değiştirir. Ritüeller ve rutinler motivasyon azaldığında enerjini korur. Ve orta nokta incelemeleri projelerin yarı yolda durmasını engeller.
Fakat belki de en önemlisi, her teslim tarihini bir bitiş çizgisi değil, bir geri bildirim döngüsü olarak ele alman gerekiyor. Her proje sistemlerinin bir testi. Soru sadece “Zamanında teslim ettim mi?” değil, “Bunu mümkün veya imkansız kılan neydi?” Sürecini dürüstçe analiz ettiğinde, sadece ne teslim ettiğini değil, nasıl çalıştığını da geliştirirsin.
Uzaktan çalışma kendi yöneticin, stratejistin ve motivatörün olmayı gerektiriyor. Ancak doğru yapılar yerinde olduğunda, sadece teslim tarihlerini tutarlı bir şekilde tutturmak değil, bunu daha az stres ve daha fazla güvenle yapmak tamamen mümkün. İş yükünün altında hayatta kalmayı bırakıp onu sahiplenmeye başlıyorsun.
İşte yapılması gereken değişim bu.
İlgili Makaleler:
Ertelemeyi Nasıl Durdurabilirsin
Odak ve Verimliliği Nasıl Artırabilirsin
Çoklu Görev Gerçekten Verimliliğin İçin İyi mi?
