كيفية عمل الموافقات متعددة المستويات
افهم كيفية عمل الموافقات متعددة المستويات لتطبيق سير عمل منظم للتصاريح
تتيح لك الموافقات متعددة المستويات في برنامج تتبع الإجازات مدفوعة الأجر من جبل إضافة ما يصل إلى ثلاثة مستويات موافقة متتالية لطلبات الإجازات.
يضمن ذلك مراجعة الطلبات بشكل صحيح من قبل الأشخاص المناسبين في كل مرحلة قبل اعتمادها نهائيًا. تتوفر هذه الميزة في الخطتين المميزة والشاملة.
يغطي هذا المقال:
- كيفية عمل مسار الموافقة
- أنواع الموافقين التي يمكنك الاختيار من بينها
- أدوار وأذونات الموافقين
- حالات طلبات الإجازة
- عرض سجل الموافقة لطلبات الإجازة
- تجاوز سير عمل الموافقة
كيفية عمل مسار الموافقة
عند تفعيل الموافقات متعددة المستويات، ستمر طلبات الإجازة عبر كل مستوى موافقة بالتسلسل:
- يُرسل الطلب إلى موافقي المستوى الأول.
- بمجرد الموافقة عليه في المستوى الأول، ينتقل إلى المستوى الثاني.
- إذا تمت الموافقة في المستوى الثاني، ينتقل إلى المستوى الثالث (في حال إعداده).
- تُحدد حالة الطلب كـ “معتمدة” فقط بعد موافقة جميع المستويات عليه.
ملاحظات هامة:
- يتم إخطار الموافقين فقط عندما يصل الطلب إلى مستواهم.
- إذا تم تعيين عدة موافقين لمستوى معين، فيكفي قيام واحد منهم فقط باتخاذ إجراء بشأن الطلب.
أنواع الموافقين التي يمكنك الاختيار من بينها
لكل مستوى، يمكنك تعيين موافقين من الخيارات التالية:
| نوع الموافق | التعريف |
| المديرون المباشرون | المدير المعين للعضو. |
| مديرو المجموعات | مديرو المجموعة (أو المجموعات) التي ينتمي إليها العضو. |
| المسؤولون | المستخدمون الذين لديهم أدوار” مسؤول”. |
| المالك | مالك المؤسسة. يمكن للمالكين تجاوز سير عمل الموافقة واتخاذ إجراء بشأن طلبات الإجازة في أي مستوى. |
| أشخاص محددون | فرد واحد أو أكثر تم تعيينهم كموافقين. يجب أن يكون لدى المستخدمين أدوار “مدير” أو “مسؤول” أو “مالك”. |
ملاحظات هامة:
- يمكن إضافة ثلاثة مستويات موافقة كحد أقصى.
- يمكن تعيين أنواع متعددة من الموافقين لكل مستوى.
- لا يمكن تعيين نفس نوع الموافق (مثل “مديرو المجموعات”) أو نفس الشخص المحدد لأكثر من مستوى واحد.
- مثال: إذا تم اختيار “مديرو المجموعات” في المستوى الأول، فلا يمكن اختيارهم مرة أخرى في المستوى الثاني أو الثالث.
- مثال: إذا تم اختيار شخص محدد (مثل سارة أحمد) في المستوى الأول، فلا يمكن تعيينها مرة أخرى كفرد في مستوى آخر.
- يمكن تعيين موافق لعدة مستويات إذا تم اختياره من خلال طرق مختلفة.
- مثال: تم اختيار “مديرو المجموعات” في المستوى الأول، وتم تعيين سارة أحمد (وهي مديرة مجموعة) بشكل فردي في المستوى الثاني.
أدوار وأذونات الموافقين
لا يمكن للموافقين اتخاذ إجراء بشأن طلبات الإجازة إلا إذا مُنحوا الصلاحيات اللازمة. يوضح الجدول أدناه الصلاحيات الافتراضية والقابلة للإعداد المتاحة لكل دور:
| الدور | الصلاحيات الافتراضية | الصلاحيات القابلة للإعداد (الخطة الشاملة فقط) |
| المالك |
|
|
| المسؤول |
|
|
| المدير |
|
|
حالات طلبات الإجازة
يمكن أن تكون لطلبات الإجازة في جبل حالات مختلفة اعتمادًا على تقدمها في سير عمل الموافقة:
| الحالة | التعريف |
| قيد المراجعة (0/x) | تم تقديم الطلب وهو بانتظار الموافقة في المستوى الأول.
*تشير x إلى إجمالي عدد مستويات الموافقة التي تم إعدادها. |
| قيد المراجعة (1/x) | وافق موافق من المستوى الأول على الطلب وهو بانتظار الموافقة في المستوى الثاني.
*تشير x إلى إجمالي عدد مستويات الموافقة التي تم تكوينها. |
| قيد المراجعة (2/x) | وافق موافق من المستوى الثاني على الطلب وهو بانتظار الموافقة في المستوى الثالث (في حال ضبطه في الإعدادات).
*تشير x إلى إجمالي عدد مستويات الموافقة التي تم تكوينها. |
| معتمدة | وافقت جميع مستويات الموافقة المطلوبة على الطلب. لا يمكن اتخاذ أي إجراء آخر بشأن الطلبات في هذه الحالة. |
| ملغية | تم سحب الطلب من قبل مقدم الطلب أو إلغاؤه من قبل الموافق. لا يمكن اتخاذ أي إجراء آخر بشأن الطلبات في هذه الحالة. |
| مرفوضة | تم رفض الطلب في أي مستوى من مستويات الموافقة. لا يمكن اتخاذ أي إجراء آخر بشأن الطلبات في هذه الحالة. |
عرض سجل الموافقة لطلبات الإجازة
يتضمن كل طلب إجازة سجلاً مفصلاً للموافقة، مما يتيح لك معرفة من اتخذ الإجراء ومتى بالضبط، ويشمل ذلك:
- تاريخ ووقت الإجراء
- اسم الموافق
- نوع الإجراء المتخذ (مثل معتمدة، مرفوضة، ملغية)
- الحالة الحالية للطلب
يمكنك عرض سجل الطلب بالانتقال إلى الإجازات > نظرة عامة، والنقر على أيقونة السجل في الطلب.
ملاحظة: سجل الموافقة مرئي فقط للمستخدمين الذين لديهم أدوار “مدير” أو “مسؤول” أو “مالك”.
تجاوز سير عمل الموافقة
في حالات مثل الطلبات العاجلة، أو عدم توفر الموافقين، أو الاحتياجات التنظيمية الخاصة، يمكن للمالكين تجاوز عملية الموافقة متعددة المستويات افتراضيًا. كما يمكن منح المسؤولين هذه الصلاحية إذا لزم الأمر.
من خلال صلاحية التجاوز، يمكنهم:
- الموافقة على أي طلب إجازة قيد المراجعة أو رفضه، بغض النظر عن مستوى الموافقة الحالي.
- اتخاذ إجراء حتى لو لم يكونوا جزءًا من مستويات الموافقين المُعدَّة.
- اعتماد الطلب نهائيًا على الفور، وتخطي أي خطوات موافقة متبقية.
كيفية تجاوز سير عمل الموافقة:
- انتقل إلى الإجازات > نظرة عامة.
- حدد الطلب الذي ترغب في تجاوزه.
- انقر على زر الإجراء، أي اعتماده أو رفضه أو إلغائه.
- تأكيد التجاوز.
ملاحظة: يتم تسجيل جميع إجراءات التجاوز في سجل تاريخ طلب الإجازة.
