مراجعة صادقة:

ديسك تايم (DeskTime)

بواسطةعاصم قريشي،المدير التنفيذي، جبِل

١٩ نيسان ٢٠٢٤

بصفتي الرئيس التنفيذي لشركة برامج لتسجيل الوقت، أقوم أنا وفريقي بالبحث المستمر عن أفضل برامج الأعمال لمعرفة ما هو جديد لدى المنافسين. وهذا يعني أننا غالبًا ما نقوم بالبحث والتجربة العملية لمنتجاتهم، كما تعلم، هذا جزء من عملنا. هنا، سأشاركك نتائج تلك التجارب، وأخبرك بمميزات المنتجات التي تستحق الإشادة، وسأكون صريحًا فيما يتعلق بالمنتجات التي أعتقد أنه يجب عليك تجنبها. والآن، إليك هذا التقييم، حيث أحاول فيه أن أكون صادقًا، وعادلًا، ومفيدًا. وآمل أن يساعدك هذا في اتخاذ القرار الصحيح…

في هذا المقال

• نظرة عامة
• ما يعجب المستخدمين في ديسك تايم
• ما لا يعجب المستخدمين في ديسك تايم
• خطط تسعير ديسك تايم
• الميزات المميزة في ديسك تايم
• تعليقات المستخدمين الإيجابية المختارة
• تعليقات المستخدمين السلبية المختارة
• التقييمات
• الحكم النهائي

نظرة عامة

ديسك تايم هو برنامج تسجيل الوقت مبني على السحابة مصمم لمراقبة الإنتاجية، وإدارة سير العمل للعاملين المستقلين وفرق العمل الصغيرة. إنه مفيد أيضًا بشكل خاص للمنشآت التي تعمل بشكل مباشر مع العاملين عن بُعد، والذين يحتاجون إلى مواكبة التقدم والتطورات المهمة. يتضمن ميزات تسجيل الوقت الآلية بالكامل في وجود الإنترنت، أو في حال ضعف أو انقطاع الاتصال بالإنترنت، ومجموعة من الميزات التي تعزز الإنتاجية، والتي يزعم أنها تزيد من إنتاجية الموظفين بنسبة 30% خلال الأسابيع الأولى من الاستخدام.

بالإضافة إلى ذلك، يفتخر ديسك تايم أيضًا بميزات المساءلة التي تم تصميمها لضمان تركيز الموظفين بشكل كامل على المهام خلال ساعات العمل، مع تعزيز روح الشفافية والعدالة والمساءلة بين أعضاء الفريق. تشمل هذه الخصائص التقاط صور للشاشة في فترات معينة، وتسجيل التطبيقات المستخدمة، وروابط مواقع الإنترنت التي تم زيارتها في الوقت الحقيقي، سواءً كان متصلًا أو غير متصل بالإنترنت، طالما أن الموظفين مسجلون للحضور في النظام. ويزعم أن هذه الوظائف توفر رؤيةً واضحةً حول إنتاجية الأفراد، وتمكين الموظفين، وتجنب الشعور بانعدام الثقة بين الموظفين وأصحاب الأعمال. ولكن هل يفعل ديسك تايم ذلك حقًّا؟ تابع قراءة بقية هذه المراجعة لمعرفة الإجابة.

بغض النظر عن الادعاءات التسويقية، فأنا حقًّا معجب بسهولة استخدام ديسك تايم، وتقليل الوقت الذي كان يُستَهلك في التخطيط والمراقبة والمسائل الإدارية الأخرى بالأساليب التقليدية سابقًا، ونظام حساب تكاليف المشاريع سهل للغاية، ونظام الفوترة الذي يسهل عملية الدفع بناءً على ساعات العمل المحسوبة بدقة. إضافةً إلى التقارير المفيدة للغاية التي يولدها تسجيل الوقت التلقائي، والتي تظهر للمستخدمين بدقة المجالات التي يمكن تحسينها لتعزيز الإنتاجية. كما أنه يتوافق مع تكاملات الطرف الثالث.

يستحق عداد بومودورو للوقت أيضًا ذكرًا خاصًّا، حيث إنها طريقة مثبتة علميًّا لتعزيز الإنتاجية من خلال التناوب بين فترات العمل وفترات الراحة القصيرة. يقلل ذلك من الإرهاق الذهني، ويساعد في تجنب الشعور بالتعب من خلال الحفاظ على التوازن بين العمل والراحة. كما تعد الواجهة الواضحة والأنيقة – التي تتميز باللون الأخضر واللمسات البرتقالية، والتي تعطي انطباعًا جذابًا – مريحةً ولا تُشعر بالملل بفضل تفاصيلها الجميلة التي تبقي الأمور مبهجةً وجذابةً.

لكن، ها هو الأمر. لقد وعدتك بتقديم مراجعة صادقة، ولن أكون صادقًا تمامًا إذا ظللت أتحدث عن إيجابيات ديسك تايم دون تحذيرك من عيوبها أيضًا. على الرغم من مميزات ديسك تايم الرائعة والمتعددة، فإنك في بعض الأحيان قد لا تحتاج إلى كل تلك المميزات، وتحتاج فقط إلى ميزة واحدة، لكنها لا تعمل كما يجب أن تكون. على سبيل المثال للإيضاح: يمكن أن تكون التحليلات مربكةً قليلًا، ومع مستوى التفصيل الذي تقدمه، قد يكون من الصعب أحيانًا تحديد العمل أو الوقت الذي يتم استهلاكه على مشاريع محددة أو عملاء معينين ما لم يتم تصنيفه يدويًّا، وهو أمر معقد بعض الشيء. وبسبب كل ما يحدث في التقارير، قد يتطلب بعض البحث في بعض الأحيان إلى فهم النتائج التي أراها أمام عيني. أتمنى لو كانت هناك وسيلة لجعل التقارير تظهر بشكل أسهل، على سبيل المثال، أن يكون الناتج (ب) ناتجًا عن السبب (أ).

مراقبة تطبيق ديسك تايم لتسجيل عناوين المواقع الإلكترونية قد يعد تعديًا على الخصوصية. بالإضافة إلى خاصية التقاط صور للشاشة، أعتقد أن هناك اتجاه نحو الإدارة المفرطة في التفاصيل، ولا يمكن القول بأنه يساهم في تمكين الموظفين، لكنه يعزز شعورهم بعدم الثقة؛ لدرجة أنه يجب تسجيل كل حركات الموظفين كبيرها وصغيرها من قِبل المديرين الذين يراقبونهم بعيون الصقر.

بالإضافة إلى ذلك، هناك الأعطال، والتوقفات، والتأخيرات التي تكون مزعجةً ومربكةً، خاصةً عندما تؤثر على قدرة ساعة الحضور على تسجيل الوقت بدقة. وبالحديث عن سجلات الدوام، لاحظت أنه بمجرد حذف إدخال الوقت من ديسك تايم، فإنه يختفي إلى الأبد!

ونعم، إنه أمر مكلف بعض الشيء إذا كانت المنشأة تحتاج إلى جميع الخصائص الرائعة؛ لأن النسخة المجانية محدودة للغاية، ولكن قبل أن نقفز على أي استنتاجات، دعنا نلقي نظرةً عميقةً على ميزات ديسك تايم وعلى الأسعار وما يقوله المستخدمون عنه، فدعنا نبدأ!

ما يعجب المستخدمين في ديسك تايم

• مؤقت بومودورو.
• التسجيل التلقائي للوقت.
• تقارير متعمقة ومفصلة للغاية.
• حساب تكاليف ونظام الفواتير مفيد.
• تكامل سلس مع العديد من التطبيقات والبرامج.
• خيار الوقت الخاص، لتقليل التوتر والراحة.
• واجهة رائعة مع الكثير من اللون الأخضر.

ما لا يعجب المستخدمين في ديسك تايم

• • • تنتهك لقطات الشاشة خصوصية الموظفين.
    • تسجيل التطبيقات وروابط المواقع لا يساهم في تمكين الموظفين، ولكنه يعزز الشعور بالعدم الثقة.
    • تقارير التحليل مربكة.
    • تعطل التطبيق بشكل عشوائي.
    • لا يسجل ساعات العمل بدقة.
    • تسجيل الإنتاجية لا يعد حضور الاجتماعات والأنشطة الأخرى مهامًّا تساهم في الإنتاجية.
    • الأداء الوظيفي الأمثل سعره مرتفع للغاية.

خطط تسعير ديسك تايم

يقدم ديسك تايم ثلاث خطط مدفوعة، ونسخةً مجانيةً محدودةً للغاية. وكلما ارتفعت الخطة والسعر، أتيح المزيد من الميزات، ولكن تقدم الخطط الثلاثة جميعها شهرًا مجانيًّا إذا حجز المستخدمون عقدًا سنويًّا. دعنا نلقي نظرةً أقرب على الخطط وميزاتها.

ديسك تايم لايت

هي الخطة المجانية، وتحتوي على أربع ميزات فقط: تسجيل الوقت التلقائي، وتسجيل عناوين المواقع الإلكترونية والتطبيقات، واختصار المتصفح لتسجيل الوقت، وتطبيق الهاتف. يسمح بمستخدم واحد فقط، وفي الحقيقة هي خطة فقيرة للغاية مقارنةً بقدرات ديسك تايم الحقيقية.

الخطة الاحترافية

إذا كانت خطة ديسك تايم لايت غير كافية لمتطلبات العمل، فتقدم ديسك تايم مجموعةً من الخطط المدفوعة مع ميزات أكثر، ونبدأ بالخطة الاحترافية وتكلفتها 6.42 دولارًا للمستخدم شهريًّا عند الدفع السنوي. أو 7 دولارات للمستخدم شهريًّا بنظام الدفع الشهري، يحصل المستخدمون على جميع ميزات تسجيل الوقت المتاحة في الخطة المجانية، بالإضافة إلى حساب الإنتاجية وتسجيل وقت الخمول. كما يحصل المشتركون على ميزات إدارة الوقت والمشاريع مثل: تتبع عنوان المستند، وتتبع وقت المشروع، وحساب التكلفة، وخيار الوقت الخاص، ومؤقت بومودورو. بالإضافة إلى ذلك، يحصل المشتركون أيضًا على إدارة القوى العاملة وميزات مخصصة مثل: جهات الاتصال في الفريق، والتقارير المخصصة، والتكاملات المستخدمة.

الخطة المميزة

تعد الخطة المميزة أفضل عرض مقابل القيمة من ديسك تايم، تكلفتها 9.17 دولارًا للمستخدم شهريًّا عند الدفع السنوي أو 10 دولارات للمستخدم شهريًّا في حال الدفع الشهري. يمكن للمستخدمين الاستمتاع بجميع ميزات الخطة الاحترافية بالإضافة إلى التقاط صور الشاشة تلقائيًّا لإدارة الوقت والمشاريع بشكل تفصيلي. بالإضافة إلى ذلك، سيحصل المستخدمون أيضًا على إدارة القوى العاملة، وميزات مخصصة مثل: تقويم الغياب، وجدولة المناوبات، والحجز، والموافقة على الوقت المسجل دون الاتصال بالإنترنت، والقيود على عناوين بروتوكول الإنترنت، وتكامل المنشأة. سيحصلون أيضًا على ميزة تخطيط الموارد البشرية وإدارة جميع مناوبات الموظفين في مكان واحد، ومعرفة من هو مريض، أو في إجازة، أو خارج المقر، وأكثر من ذلك، ومزامنة ديسك تايم مع أدوات إدارة المشاريع الشهيرة؛ لتقليل العبء، وتوفير الوقت، والموافقة أو الرفض على طلبات الموظفين لتسجيل الوقت المتتبع دون الاتصال بالإنترنت.

خطة الشركات العملاقة

خطة الشركات العملاقة هي الأغلى سعرًا، فتكلفتها 18.33 دولارًا للمستخدم شهريًّا عند الدفع السنوي، أو 20 دولارًا للمستخدم شهريًّا عند الدفع الشهري. بهذا السعر الباهظ، يمكن للمستخدمين الاستمتاع بجميع ميزات ديسك تايم – وهذا يعني جميع المزايا في الخطة المميزة، بالإضافة إلى الدعم الشخصي الفوري، والتأهيل الشخصي، وعدد غير محدود من المشاريع والمهام، وتاريخ البيانات، بالإضافة إلى واجهة برمجة التطبيقات المخصصة.

التناقض بين الخطة المجانية وخطة الشركات العملاقة – أو حتى بين الخطة الاحترافية وخطة الشركات العملاقة – كبير جدًّا، وبالنظر إلى كيفية تصميم الفئات والتسعير، يمكنني القول: إن ديسك تايم لن يكون على توافق مع ميزانية المنشآت، خاصة بالنسبة للأعمال الصغيرة والمنشآت الناشئة.

الميزات المميزة في ديسك تايم

1. تسجيل الوقت التلقائي وجدولة شاملة للمناوبات:

هناك الكثير مما أحبه شخصيًّا في ميزة تسجيل الوقت التلقائي في ديسك تايم. كرئيس تنفيذي لشركة لتسجيل الوقت، أقدر ذكاء تصميمه وعدم تداخله. يمكن للمستخدمين أن يبدأوا في تسجيل الوقت حال تشغيلهم للكمبيوتر، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا؛ حيث يتولى ديسك تايم ذلك عنهم، لذلك يمكن للموظفين التركيز على العمل بينما يعمل التطبيق في الخلفية.

كيف يعمل؟ يرسل أصحاب العمل دعوات إلى موظفيهم عبر البريد الإلكتروني، ثم يقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى الصفحة الرئيسية لـ ديسك تايم باستخدام بيانات الاعتماد التي تم تقديمها في دعوة البريد الإلكتروني، ثم يقومون بتنزيل تطبيق ديسك تايم على أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف، ويقومون بتسجيل الدخول إلى التطبيق باستخدام نفس بيانات الاعتماد. وهذا يتيح لـ ديسك تايم بدء تسجيل الوقت تلقائيًّا دون الحاجة إلى أي إدخال من المستخدم. يسجل تلقائيًّا وقت وصول المستخدم، ووقت مغادرته، ووقت الإنتاجية، ووقت العمل، ووقت الخمول، والفعالية. كما يسجل ديسك تايم أيضًا الوقت أو مجموع الوقت الذي تم تسجيله تلقائيًّا، والوقت الذي تم تسجيله يدويًّا في حال انقطاع الاتصال بالإنترنت، والوقت الشخصي – سأتناول هذا الجزء لاحقًا.

يظهر شريط الإنتاجية عرضًا بصريًّا لساعات العمل اليومية، حيث يتم تصنيفها كإنتاجية بـ(لون أخضر)، أو خمول بـ(لون رمادي)، أو غير إنتاجية بـ(لون برتقالي). يتم قياس الإنتاجية عن طريق تكرار مدة استخدام التطبيقات التي يتم تحديدها كإنتاجية أو غير كذلك من قبل الإدارة. ويبدأ وقت الخمول بمجرد أن يصبح جهاز المستخدم غير نشط لمدة لا تقل عن ثلاث دقائق، أو حسب تعريف المسئولين.

أثناء تسجيل الدخول، يقوم ديسك تايم بتتبع الإنتاجية باستمرار من خلال استخدام التطبيقات وعناوين المواقع الإلكترونية، بالإضافة إلى لقطات الشاشة. قد يظهر هذا الأمر للعديد من الأشخاص تعديًا على الخصوصية، وقد يكون هناك حاجة إلى استراحة من النشاط المراقب بين الحين والآخر. هنا يأتي دور خيار الوقت الخاص. فعند تفعيله، يقوم بتعطيل تسجيل النشاط بأكمله حتى يتسنى للموظفين قضاء بعض الوقت لأنفسهم دون الخوف من أن يراقب المشرفون نشاطهم الخاص على الإنترنت. يمكن تحقيق نفس التأثير أيضًا ببساطة عند تسجيل الخروج.

تساعد هذه الوظائف الخاصة بميزة تسجيل الوقت التلقائي في ديسك تايم على تحسين الإنتاجية من خلال تقليل وقت الإدخال، والسماح للموظفين بالبدء في العمل فور تشغيلهم للكمبيوتر، والمساعدة في تحديد الممارسات غير الفعالة التي تعيق الأداء، وفي نهاية المطاف تعيق نمو المنشأة.

بالإضافة إلى ذلك، تسمح ميزة الجدولة الشاملة للمناوبات في ديسك تايم للإداريين بتوزيع المناوبات بكل سهولة، حيث تكون منظمةً في جداول مرتبة توضح ما إذا كان الشخص المجدول يعمل في المكتب أو من المنزل، مما يتيح للفرق رؤية تفاصيل الجداول الزمنية المهمة بلمح البصر. يمكن أيضًا للموظفين العاملين في المنشآت التي لا تحدد ساعات عمل محددة طلب أوقات المناوبات لأنفسهم ببضع نقرات، حيث يتعين عليهم تقديم بعض التفاصيل مثل: المدة المخطط لها، وبداية ونهاية الأوقات، والمواقع المفضلة التي يمكن أن يوافق عليها المديرون أو يرفضونها.

على الجانب الآخر، يعمل تقويم الغياب في ديسك تايم بنفس الطريقة، ويسمح للمستخدمين برؤية الإجازات المخططة لفرقهم بأكملها حتى يتمكنوا من التخطيط وفقًا لذلك، دون المساس بالتغطية وإنتاجية الفريق. يمكن للمستخدمين إرسال طلبات الغياب والإجازة ببضع نقرات توضح تفاصيل التواريخ ونوع الإجازة المطلوبة، والتي يمكن أن يوافق عليها أو يرفضها المديرون.

يضمن تسجيل الوقت التلقائي وميزات الجدولة الشاملة معًا في ديسك تايم دفع الفرق والأعضاء باستمرار لتقديم أداء أفضل، والحصول على وقت راحة كافٍ لتحقيق توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية، وبالنهاية تحسين الإنتاجية.

2. إدارة قوية للمشاريع

يكون تتبع المشاريع وإدارتها في كثير من الأحيان من العوامل التي تحدد نجاح أو فشل المنشآت. فإن أسلوب إدارتهم لإنشاء المخرجات التي يقدمونها للعملاء يعتمد على العديد من العوامل مثل: جدولة الأعمال، وتحديد التكاليف، ووضع الميزانيات، وتحديد نقاط الضعف مثل: عدم قيام الموظفين بالمطلوب منهم.

تساعد أدوات إدارة المشاريع في ديسك تايم في التعامل مع هذه العوامل بشكل شامل من خلال السماح للمنشآت برؤية كيفية استهلاك الوقت من قبل الفِرق والمشاريع، وتحديد المواعيد النهائية بواقعية، وتقدير التكاليف وتخصيص الميزانيات، وإنشاء تقارير مفصلة للغاية في جزء صغير من الوقت الذي كان يستغرق عادةً القيام بنفس الأمور بالطرق الورقية التقليدية أو جداول البيانات.

إن إنشاء مشروع في ديسك تايم أمر سهل لا يتطلب سوى بعض النقرات، وإعطاء اسم له، وهذا كل شيء، يمكن تعيين الفرق بأكملها أو مجموعات محددة من الأفراد للعمل عليه.

تتبع وقت المشاريع كذلك هو أمر سهل أيضًا. يكفي للمستخدمين أن يختاروا المشروع من القائمة، وينقروا على البداية، وسيقوم ديسك تايم تلقائيًّا بتسجيل الوقت المخصص لهم على المشروع المختار حتى ينقروا على الإيقاف، أو يعملوا على مشروع آخر.

للتركيز بشكل أكبر على تفاصيل استغلال الوقت، يمكن للمستخدمين تسجيل الوقت للمهام بحيث يتم تسجيل كل ثانية وكل إجراء. إذا كان الوقت هو المال، فإن المنشآت يجب أن تعرف بدقة أين يتم صرف أموالها، ويمنحهم ديسك تايم هذه القوة.

ونظرًا لأن الميزانيات تعد جزءًا مهمًّا من تخطيط المشروع، وأن الالتزام بها يضمن الربحية، يتيح ديسك تايم للمستخدمين القدرة على معرفة كيف تتراكم الساعات مع الميزانيات. يتم إجراء تخصيص للميزانية في بداية المشروع وبمجرد تطوره، يقوم ديسك تايم بمقارنة التقدير بالعمل الفعلي الذي يتم، مما يعطي أصحاب الأعمال نظرات تفصيليةً قويةً حول حجم الوقت والموارد التي يتم صرفها لتحقيق النتائج المرغوبة.

 يعد ذلك مفيدًا بشكل خاص عند اتخاذ القرارات المستقبلية، وربما في المساعدة أيضًا في حل التحديات الحالية مع مشاريع مماثلة.

وفيما يتعلق بالتقديرات، قد تتطلب بعض المشاريع أو المهام سعرًا مختلفًا عن معدلات الأسعار الافتراضية للساعة. يبسط ديسك تايم هذا التعقيد من خلال الحسابات التلقائية. يتعين على أصحاب الأعمال إدخال أسعار مشروع أو مهمة محددة لكل شخص معين على المشروع أو المهمة، ويقوم البرنامج بجميع الحسابات التي تؤدي إلى تقديرات أكثر دقة.

وأخيرًا، يتكامل ديسك تايم بشكل جيد مع برامج إدارة المشاريع الأخرى التي قد تستخدمها المنشآت بالفعل، مما يضمن تتبعًا سلسًا لوقت المشاريع، ومن الأدوات المشهورة، أسانا، تريلو، جيرا، زابير، وغيرهم.

3. التقاط تلقائي لصور الشاشات وتسجيل عناوين المواقع الإلكترونية والتطبيقات

تتكون أدوات المساءلة في ديسك تايم من متتبع عناوين المواقع الإلكترونية، والتطبيقات، وميزة التقاط صور الشاشات تلقائيًا. ويعد هذا الارتباط وسيلةً لمراقبة نشاط أجهزة كمبيوتر الموظفين أثناء الدوام. إذ تعد سرقة الوقت أمكر أنواع السرقة، حيث يمكن للموظفين أن يظهروا بمظهر المشغولين في العمل بالمهام على شاشات أجهزتهم، في حين أنهم في الواقع يقومون بأمور أخرى، مثل: مشاهدة مقاطع الفيديو المفضلة لديهم على يوتيوب، أو كتابة وصفات لشواء اللحوم، أو مجرد المحادثة مع الأصدقاء. تؤذي هذه الأنشطة المنشآت من خلال دفع تكاليف لأنشطة ليس لها صلة بأهدافها، أو تقدم المشاريع. وإذا كانت هذه الأمور تحدث في المكتب، فماذا يحدث في بيئات العمل عن بُعد؟

لذلك، تأتي هنا برامج مراقبة أجهزة الكمبيوتر للموظفين مثل: ديسك تايم للمساعدة. فإنها تتبع كل تطبيق وموقع إلكتروني وبرنامج يستخدمه الموظفون أثناء وقت العمل، وتصنفها كإنتاجية أو غير إنتاجية أو محايدة وفقًا لمواصفات المنشأة. ونظرًا لأن لديها احتياجات مختلفة، يسمح ديسك تايم لأصحاب الأعمال بتخصيص التطبيقات والمواقع والبرامج التي تعزز الإنتاجية أو لا تعزز الإنتاجية للفرق الفردية. مما يمنحهم أقصى حرية في إعداد قوائم الإنتاجية وفقًا لاحتياجات كل فريق أو فرد بشكل فريد. يمكن تغيير حالة الإنتاجية لأي عنصر في القائمة في أي وقت من قبل المسئولين فقط حتى لا يتسنى للموظفين التأثير غير الملائم على بيانات الإنتاجية.

يمكن للمسئولين رؤية تتبع استخدام التطبيق، وعناوين الويب، وحتى معرفة الوثائق التي يعمل عليها الموظفون من خلال تسجيل عناوين الوثائق. تظهر مستويات إنتاجية كل موظف في شريط الإنتاجية، ويعمل كتذكير لهم بالاستفادة من وقت المنشأة وفقًا لذلك، وكمؤشر لأصحاب الأعمال لتركيز الاهتمام والجهود على المجالات التي تشكل مصدر قلق.

أما ميزة التقاط صور الشاشات التلقائية في ديسك تايم، فتوفر لأصحاب الأعمال صورًا واضحةً لما يحدث على شاشات الموظفين في فترات عشوائية طوال فترات عملهم. طالما أنهم مسجلون للحضور، يمكن للمديرين من خلال لقطات الشاشة التلقائية معرفة كيفية استغلال الأفراد لوقتهم. وهذا مفيد بشكل خاص لإدارة الفرق عن بُعد، التي غالبًا ما يتم الدفع لها على أساس الساعة، لضمان عدم إهدار أموال المنشأة في أنشطة غير ضرورية.

وتساعد ميزة التقاط الشاشات أيضًا في تحديد المواقف الصعبة التي تواجه الموظفين، فسوف يقوم ديسك تايم تلقائيًّا بتحديد لقطات الشاشة المشبوهة، وتحديد الموظفين الذين يواجهون صعوبةً في البقاء على المسار الصحيح، ومعرفة السبب.

من خلال تتبع عناوين المواقع الإلكترونية والتطبيقات، وميزة التقاط صور الشاشات تلقائيًّا، تحمي المنشأة الموارد، وتعزز الشعور بالمساءلة بين الموظفين؛ حيث تظهر الدراسات أنه يمكن تحقيق زيادة في الإنتاجية تصل إلى 30% عندما يعلم الموظفون أنهم مراقبون بدقة.

4. خيار الوقت الشخصي

بعد مناقشة كيفية عمل ميزات التقاط الشاشات، وتتبع عناوين المواقع الإلكترونية والتطبيقات في ديسك تايم، يتوجب علينا أيضًا أن نتحدث عن كيفية شعور العديد من المستخدمين بأن مثل هذه التدابير للمساءلة قد تنتهك خصوصيتهم. في رأيي الشخصي، أرى أن الموظف الذي ليس لديه شيء ليخفيه يجب ألَّا يخاف من أدوات المساءلة، ولكن من الواضح أن هذا ليس شعورًا مشتركًا بين الجميع. أود أن أؤكد أن مخاوف وجود معلومات حساسة وشخصية تجد طريقها إلى لقطات الشاشة ومتتبعات عناوين الصفحات الإلكترونية والتطبيقات هي مخاوف في محلها، خاصة بالنسبة للأنظمة التي تعتمد على العمل من المنزل؛ حيث تكون الحدود بين الوقت الشخصي والمهني متغيرةً بشكل دائم، حتى وأنت تقرأ هذا النص. في أحسن الأحوال قد يبدو الأمر، وكأنه إدارة مفطرة في التفاصيل، وفي أسوأ الأحوال قد يبدو انتهاكًا للخصوصية.

هنا يأتي دور خيار الوقت الشخصي في ديسك تايم. في الأوقات التي يشعر فيها الموظفون بأنهم يحتاجون إلى استراحة من العمل، ولكنهم يستمرون في استخدام أجهزة الكمبيوتر، يتيح لهم هذا الخيار وقف جميع أنشطة تتبع الكمبيوتر، والاستمتاع بتصفح غير متعلق بالعمل على وسائل التواصل الاجتماعي، أو قراءة البريد الإلكتروني الشخصي، أو التسوق عبر الإنترنت، أو حتى مشاهدة مقاطع الفيديو الجذابة للقطط على تطبيق تيك توك!

تعد الاستراحات القصيرة خلال يوم العمل أمرًا أساسيًّا للحفاظ على التركيز، وتعزيز التوازن بين العمل والحياة الشخصية، وحماية خصوصية الفرد، واهتماماته الشخصية، واتصالاته، وعاداته، وآرائه السياسية وغيرها من الاهتمامات هي أمور ذات أهمية بالغة. توفر ميزة الوقت الشخصي في ديسك تايم للموظفين مكانًا ذا خصوصية حيث يمكنهم أن يعيشوا حياتهم خارج ساعات العمل دون الخوف من التداعيات.

مع تشغيل ميزة الوقت الشخصي، يمكن للموظفين أن يكونوا على يقين من أن عاداتهم الشخصية لتصفحهم للإنترنت لن تكون معلنةً لمديريهم، بما في ذلك مقاطع القطط الجذابة وما إلى ذلك.

5. عداد الوقت بومودورو

نظرًا لأننا نتحدث بالفعل عن أهمية الاستراحات وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، يجب أن نلقي نظرةً على واحدة من أكثر ميزات ديسك تايم المفضلة لدي، وهي عداد الوقت بومودورو. إنه نظام تنبيه في التطبيق يقاوم التعب والإرهاق بناءً على التقنية التي وضعها فرانشيسكو سيريلو في أواخر الثمانينيات من القرن الماضي، واستخدمها لتنظيم جدول دراسته، ثم شاركها مع العالم لاحقًا.

ينظم عداد الوقت بومودورو في ديسك تايم ساعات العمل إلى جلسات قدرها 25، 60 أو 90 دقيقةً، تليها فترات استراحة تتراوح من خمس إلى سبع عشرة دقيقةً؛ حيث يمكنهم ممارسة الأنشطة مثل: ممارسة الرياضة للتخلص من الضغط وتجديد الطاقة، أو تناول وجبة خفيفة، أو لعب لعبة لرفع الروح المعنوية، أو أخذ قيلولة قصيرة تستمر من عشر إلى عشرين دقيقةً لراحة الجسم وتصفية الذهن.

تُثبت الأبحاث أن الأشخاص الأكثر إنتاجيةً يأخذون استراحات منتظمة كما توصي بها تقنية بومودورو، وتم تصميم عداد الوقت بومودورو في ديسك تايم لمنع تراجع مستوى الإنتاجية، وضمان قدرة الموظفين على العمل بنسبة 100٪ على مدار اليوم.

تعليقات المستخدمين الإيجابية المختارة

• • • “تسجيل الوقت عبر الهاتف هو أفضل ميزة في ديسك تايم. يمكنني الوصول بسهولة إلى البيانات باستخدام هاتفي أو الكمبيوتر، وهي دائمًا موثوقة ودقيقة”. – براشانت S. (مصدر: كابتيرا).
    • “شيء واحد أحبه في ديسك تايم هو أنه يساعد في تسجيل حضورك عند العمل من المنزل“. – بريجيش J. (مصدر: جي 2).
    • “من خلال النظر في لوحة التحكم الإدارية، يمكننا رؤية من هو متصل حاليًّا ومن هو مكلف بمشروع معين. البيانات من السهل أيضًا تصديرها لربطها مع تطبيقات أخرى”. – مستخدم موثوق (مصدر: Trust Radius).
    • “التصنيف بين الإنتاجية وعدم الإنتاجية مفيد للغاية للحصول على نظرة شاملة على نشاطي.” – إلينا (مصدر: سوفت وير أدفيزور).
    • “أحب كيف يسهل على الموظفين رؤية ساعات عملهم وما يقومون به في ذلك الوقت. إنه واضح جدًّا للمديرين أن يروا ماذا فعل موظفوهم ومدى إنتاجيتهم“. – برايان ج. (مصدر: كابتيرا).
    • “نحن نحب حقيقةً أنه يمكننا مراقبة تقدم مهمة أو مشروع. كما أنه يساعدنا في تبسيط العمليات الحالية لزيادة الإنتاجية. كما أنه يحفز الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجيةً“. – روجر R. (مصدر: جي 2)
    • “نحن نقوم بتقليل الوقت والتكاليف الاقتصادية، بإمكاننا القيام بتسجيل الوقت عبر الإنترنت وتلقائيًّا عند تشغيل الكمبيوتر، ومراقبة فترات الراحة والإجازات السنوية، والإجازات المرضية، وغير ذلك”. – خافيير R. (مصدر: كابتيرا).
    • “أحب كيف يقيس ديسك تايم الإنتاجية. يظهر لنا أنه على الرغم من أن الموظفين قد يكونون في الخدمة، فإنهم ربما لا يعملون بالضرورة”. – شانا K. (مصدر: كابتيرا).
    • “عندما انتقلنا إلى العمل عن بُعد، لم يكن لدينا ديسك تايم، ووجدنا أن الإنتاجية بدأت تتراجع. الآن بما أننا قادرون على مراقبة الإنتاجية، والتطبيقات التي تعمل ووقت الخمول، نحن قادرون على تقديم ملاحظات في الوقت الفعلي وتوجيه موظفينا!” – أنجيل (مصدر: سوفت وير أدفيزور)
    • “ميزة التقارير ممتازة. يمكننا تسجيل وقت موظفينا وإنشاء تقارير شهرية بسرعة لتسهيل العمليات المحاسبية“. – فيليب C. (مصدر: جي 2).
    • “تسجيل الوقت التلقائي الرائع لمراقبة استخدام الوقت. مفيد لكل من العاملين عن بعد والعميل. أنا أحب ميزات التسجيل دون اتصال وإصدار الفواتير. مفصل للغاية“. – تينا R. (مصدر: جي 2)
    • “أنا أحب التصميم الأخضر. إنه يجعلني أشعر بالإيجابية والإنتاجية“. – ليفا أ. (مصدر: كابتيرا).
    • “يجعل ديسك تايم الفريق أكثر وعيًا بكيفية استغلال وقتهم سواءً بشكل فردي أو كفريق. إنه يسمح لهم برؤية وتتبع ما يجعلهم أكثر إنتاجية وأي أوقات في اليوم يكونون أكثر فعالية“. – شانا كوستوبولوس (مصدر: تراست راديوس).
    • “ممتاز لإدارة الوقت ومساءلة الفريق. يساعد في إدارة الموظفين العاملين عن بعد.” – كولين (مصدر: سوفت وير أدفيزور)
    • “يسمح ديسك تايم بمراقبة وإدارة جميع الموظفين الذين يعملون عن بعد بكفاءة. يقلل هذا من القلق من جانب الإدارة بضياع الوقت في مراقبة كل شخص بمفرده، حيث إن كل شيء في مكان واحد“. – ستيسي T. (مصدر: جي 2).

تعليقات المستخدمين السلبية المختارة

• • • • “الحقيقة أن بعض أعضاء الفريق يمكنهم ملء وقت الخمول ولا يتم تسليط الضوء عليه في التقرير أو بلون مختلف تحت شريط الإنتاجية. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا حقًا لتحديد سوء استخدام تلك الميزة.” – مستخدم موثوق في مجال تكنولوجيا المعلومات والخدمات (مصدر: جي 2)
      • “عندما يتم حذف الوقت، لا يوجد وسيلة لاستعادته مرة أخرى.” – أبيشيك أ. (مصدر: كابتيرا)
      • “التقارير مفصلة جدًّا، ولكن من الصعب تحديد العملاء الذين يقضي فريقنا وقتهم معهم دون أن يُطلب منهم إدخال المعلومات يدويًّا لتسجيل ساعات الفوترة لكل عميل”. – بريان (مصدر: سوفت وير أدفيزور).
      • “إنها نظام مكلف. الخطة المجانية تحتوي على ميزات محدودة. لم أقارنها مع برامج تسجيل الوقت الأخرى، ولكن بالنسبة لنا (منشأة بها 35 موظفًا تتم متابعتهم)، إنها مكلفة إلى حد ما”. – سامانثا ف. (مصدر: كابتيرا).
      • ” لقد اختفى السماح لإعداد التقارير بتقسيم إجراءات المستخدم خلال ساعة معينة منذ التحول من ديسك تايم الجديد، وتسمح لنا هذه الميزة على وجه التحديد بجمع الأفكار.” – فيكتور (مصدر: سوفت وير أدفيزور).
      • “لا يوجد أي كراهية، لكن يجب أن تكون هناك واجهات برمجة تطبيقات مفتوحة للتكامل مع أداة إدارة المشاريع الخاصة بهم. حتى نتمكن من مزامنة جميع البيانات المتعلقة بسجلات الدوام ووقت الخمول على أداة إدارة المشروع الخاصة بنا.” – جيسال S. (مصدر: جي 2).
      • “قد يكون هذا تنازلًا بسيطًا من جانب المستخدم حيث يقوم التطبيق بالتقاط لقطة شاشة دون علمك في فترات زمنية منتظمة. هذا ليس مقبولًا بطريقة ما، وقد يكون مزعجًا بالنسبة للمستخدم. ومع ذلك لا يتم تسجيل الساعات بدقة“. – شوناك P. (مصدر: جي 2).
      • “عندما يتعلق الأمر بالتقارير، أجد أنها قليلًا مربكةً، ويتطلب الأمر الكثير من التحقيق لمعرفة سبب رؤية النتائج التي أراها”. – فؤاد ح. (مصدر: كابتيرا).
      • “لا يتم تسجيل الاجتماعات عبر الإنترنت، وعندما تقضي معظم وقتك في الاجتماعات، يبدو أنك غير منتج، وهذا يبدو سلبيًّا”. – دارين (مصدر: سوفت وير أدفيزور).
      • “أحيانًا يمكن أن يكون هناك تأخير في المعلومات التي يتم تقديمها، والطريقة الجديدة لعرض جميع الموظفين ليست بنفس الوضوح كما كانت عليه في السابق”. – ستيسي T. (مصدر: جي 2).
      • “أود أن أقول إن التقارير وميزات التقارير يمكن أن تتم معالجتها بشكل أفضل قليلًا. لقد وجدت نفسي محدودًا إلى حد ما عندما كنت أحاول إنشاء بعض التقارير المتقدمة“. – سوين (مصدر: سوفت وير أدفيزور).
      • “في بعض الأحيان قد يحدث تعطل في تطبيق سطح المكتب على نظام التشغيل لينكس، يجب أن نعيد تشغيله ليعمل. إنه يأخذ لقطات شاشة عشوائية“. – فيليب C. (مصدر: جي 2).
      • “ليس مناسبًا بما فيه الكفاية للعاملين عن بعد. التطبيق قد يتعطل ويتجمد أحيانًا. بالإضافة إلى ذلك، الخطة المجانية تحتوي على ميزات محدودة بينما الخطط الأخرى التي تقدم المزيد من الميزات مكلفة“. – رون E. (مصدر: كابتيرا).
      • “إذا كان فريقك يعمل على مشاريع متعددة لعملاء متعددين، فإن فهم أي لقطة شاشة تنتمي إلى أي مشروع ليس أمرًا سهلًا“. – مراجع موثوق (مصدر: سوفت وير أدفيزور).
      • “أتمنى أن تكون لديها المزيد من ميزات التعديل. في بعض الأحيان قد تحتاج إلى تعديل أو إضافة جزء من الوقت الخاص، ولكنني غير قادر على القيام بذلك. أتمنى أيضًا أن تكون لقطات الشاشة أوضح أو يمكن تكبيرها”. – شانا ك. (مصدر: كابتيرا)

التقييمات

(اعتبارًا من ديسمبر 2023)

• متجر جوجل بلاي: 4/5
• متجر تطبيقات أبل: 3/5
• كابتيرا: 4.5/5
• جي تو: 4.6/5
• سوفتوير ادفايس: 4.5/5
• تراست راديوس: 6.6/10

الحكم النهائي

بعد مناقشة كل ما تم ذكره أعلاه، أعتقد أن ديسك تايم هو حل رائع لإدارة المشاريع. ميزاته الآلية مثل: تسجيل الوقت، ونظام حساب وفوترة التكاليف، ومتتبع عناوين المواقع الإلكترونية والتطبيقات، ولقطات الشاشة، وميزة إنشاء التقارير تخفف من أعباء إنشائها بالطرق الورقية التقليدية والسجلات التي كانت تستهلك الكثير من الوقت والجهد.

الطريقة التي يوفر بها ديسك تايم جدولةً مبسطةً، وإدارة المشاريع والمهام، والحضور، والإجازات تستحق الثناء أيضًا، وبمجرد أن تلقي نظرةً سريعةً، يظهر أن البرنامج تم تصميمه بعناية كبيرة، ووضع مصلحة جميع المستخدمين في عين الاعتبار.

ومع ذلك، يوجد لديه بعض العيوب والقيود. على سبيل المثال: في مسعاهم لتعزيز تحليلاتهم، قد ضحوا بالتمييز من أجل التفصيل الزائد، مما أدى إلى ارتباك المستخدمين عندما يواجهون تقارير مليئةً بالتفاصيل التي لا يحتاجون إليها، ولكن يتعين عليهم مراجعتها للحصول على المعلومات التي يحتاجونها. يعاني البرنامج من ضعف، ويظهر ذلك في الأخطاء والأعطال ومرات التوقف التي تؤثر أحيانًا على وظائفه الأساسية، مثل التقاط ساعات العمل بشكل صحيح. يحتاج متتبع الإنتاجية إلى بعض العمل لضمان أن المهام التي لا يتم استخدام الشاشة فيها، والتي تشكل نسبةً كبيرةً من ساعات العمل، مثل: الاجتماعات، والقراءة، وحل المشكلات، يجب أن يتم احتسابها في نسب الإنتاجية.

ربما يعد انتهاك الخصوصية، الذي تسببه ميزات التقاط صور الشاشة، ومتتبع عناوين المواقع الإلكترونية والتطبيقات، من أكثر القضايا جدلًا. لحسن الحظ، يتم موازنة الكفة من خلال ميزة الوقت الخاص التي تسمح للموظفين استخدام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم بثقة ودون خوف من المراقبة، وهو نوع من الخصوصية خلال يوم العمل. شخصيًّا، أعتقد أن فترات الاستراحة في ميزة الوقت الخاص تتناسب بشكل جيد مع فترات الاستراحة في ميزة عداد الوقت بومودورو.

في النهاية، أوصي بـ ديسك تايم بسبب مجموعة ميزاته المفيدة جدًّا، وبسبب تصميمه الواضح. إذا لم يكن لديك مانع من نقطة السعر المرتفع من أجل الوظائف الكاملة والقيود التي تم مناقشتها مسبقًا، فانطلق واحصل عليه!