مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة جبِل، برنامج الحضور والوقت القائم على السحابة. لدي عدة سنوات من الخبرة في بناء وتوسيع نطاق المنتجات والفرق البرمجية في مختلف الصناعات والأسواق. قبل أن أقوم بتأسيس شركة جبِل، عملت كنائب رئيس في شركة مورجان ستانلي لمدة ست سنوات. أنا متحمس لمساعدة الشركات على تحسين إنتاجيتها وأدائها من خلال ممارسات إدارة الوقت الذكية.
نظرة عامة
أصبح العمل عن بعد اتجاهًا سائدًا في القوى العاملة الحديثة، مما يوفر المرونة والراحة لكل من الموظفين وأصحاب العمل. ومع ذلك، فإن إدارة كشوف المرتبات للموظفين عن بعد تمثل مجموعة فريدة من التحديات للشركات.
من الامتثال الضريبي إلى سياسات العمل عن بعد، تستكشف هذه المقالة التعقيدات المرتبطة بإدارة كشوف مرتبات العمل عن بعد وتوفر حلولاً لأصحاب العمل للتغلب على هذه التحديات
في هذه المقالة:
ما هي مخاطر سوء إدارة رواتب الموظفين عن بعد؟
يمكن أن يؤدي الفشل في إدارة رواتب الموظفين عن بعد بدقة إلى مخاطر وعواقب سلبية مختلفة لكل من الموظفين وأصحاب العمل. فيما يلي بعض المخاطر الرئيسية:
- عدم الامتثال القانوني والتنظيمي: يمكن أن يؤدي عدم دقة كشوف المرتبات إلى عدم الامتثال لقوانين العمل الفيدرالية وقوانين الولاية والقوانين المحلية، بما في ذلك لوائح الحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي وحجز الضرائب ولوائح حقوق العمل. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى عقوبات باهظة الثمن وغرامات ونزاعات قانونية.
- محفزات التدقيق: قد تؤدي التناقضات في كشوف المرتبات إلى إجراء عمليات تدقيق ضريبية أو تدقيق عمالي من قبل الوكالات الحكومية، مما يزيد من التدقيق واحتمال فرض المزيد من العقوبات.
- الاضطرابات التشغيلية: يمكن أن يؤدي التعامل مع أخطاء كشوف المرتبات وتصحيحها إلى تعطيل عمليات الموارد البشرية والمالية، وتحويل الوقت والموارد بعيدًا عن المهام الهامة الأخرى.
- مشكلات الامتثال الضريبي: يمكن أن يؤدي الاستقطاع الضريبي والإبلاغ غير الصحيح إلى حدوث مشكلات مع السلطات الضريبية. قد يكون أصحاب العمل مسؤولين عن الضرائب والغرامات والفوائد غير المدفوعة. يمكن أن يؤدي الفشل في الإبلاغ بدقة عن دخل الموظفين عن بعد إلى عمليات تدقيق ضريبية.
- فقدان الثقة وفقدان القدرة على الاحتفاظ بالموظفين: عندما يواجه الموظفون أخطاء في كشوف المرتبات، فإن ذلك يؤدي إلى تآكل الثقة في صاحب العمل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى ارتفاع معدلات دوران الموظفين حيث قد يبحث الموظفون عن فرص عمل أكثر موثوقية في أماكن أخرى، مما يؤثر على جهود الاحتفاظ بالمواهب.
- الضرر بالسمعة: يمكن أن تؤدي الأخطاء في كشوف المرتبات، خاصة عندما تصبح معروفة للعامة، إلى الإضرار بسمعة الشركة. قد تؤدي الدعاية السلبية إلى ردع العملاء والشركاء والمستثمرين المحتملين.
- التكاليف المالية: قد ينطوي تصحيح أخطاء كشوف المرتبات على تكاليف إدارية إضافية، مثل معالجة التصحيحات وإعادة إصدار شيكات الرواتب. ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى خسائر مالية إذا كانت هناك حاجة لاسترداد المدفوعات الزائدة.
١٠ تحديات وحلول لتشغيل كشوف المرتبات للموظفين عن بعد
الاعتبار رقم ١: امتثال التعويض لقوانين العمل
يجب على أصحاب العمل الذين لديهم عمال عن بعد في ولايات متعددة التنقل عبر شبكة من القوانين واللوائح الضريبية المتعلقة بالدفع الخاصة بالولاية. لا تزال قوانين العمل الأمريكية، بما في ذلك الحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي، تنطبق على العاملين عن بعد. قد يكون لكل ولاية معدلات فريدة بالإضافة إلى متطلبات ضريبية، وبشكل عام، عندما يشارك الموظفون في العمل عن بعد، فإنهم يخضعون على الفور لقوانين ولوائح الولاية التي يعملون فيها. يمكن أن يعرض هذا أصحاب العمل لمجموعة من برامج المزايا والتفويضات الخاصة بالدولة، بما في ذلك المتطلبات المتعلقة بالإجازة مدفوعة الأجر، والحد الأدنى للأجور، والإفصاحات الإلزامية، ومعايير بيان الأجور المتنوعة، والمزيد.
على سبيل المثال، في كاليفورنيا، يحق للموظفين الحصول على أجر العمل الإضافي إذا كانوا يعملون أكثر من ثماني ساعات في اليوم، ومضاعفة الوقت إذا تجاوزوا 12 ساعة في يوم واحد. بالإضافة إلى ذلك، تفرض ولاية كاليفورنيا إجازة مرضية مدفوعة الأجر، ويجب حساب أقساط الوجبات وفترات الراحة باستخدام معدل الأجر العادي للموظف. علاوة على ذلك، أوضح مسؤولو وزارة العمل في نيويورك موقفهم بشأن ترتيبات العمل التي تتجاوز حدود الولاية، مؤكدين على أن جميع قوانين العمل في نيويورك تصبح قابلة للتطبيق على الفور إذا انخرط الموظفون في العمل عن بعد داخل الولاية. على عكس الامتثال للاستقطاع الضريبي، لا تنص قوانين الأجور وساعات العمل على أي حد يتعلق بالتواجد المؤقت أو بدوام جزئي من شأنه أن يعفي صاحب العمل من الامتثال.
الحلول الرئيسية:
- توحيد السياسات: في حين أن قوانين الولاية قد تختلف، يمكن لأصحاب العمل النظر في وضع سياسات موحدة تلبي أو تتجاوز متطلبات لوائح الدولة الأكثر صرامة. يضمن هذا النهج الامتثال المتسق عبر جميع الولايات ويقلل العبء الإداري لتتبع وإدارة السياسات الخاصة بالولاية.
- هياكل التعويض المرنة: النظر في اعتماد هياكل التعويض التي يمكن أن تتكيف مع متطلبات الدولة المختلفة. قد يتضمن ذلك تنفيذ أنظمة تسمح بتعديل معدلات الأجور بسهولة، وحسابات العمل الإضافي، واستحقاقات المزايا بناءً على لوائح الدولة المحددة المطبقة على كل عامل عن بعد.
- الحلول التقنية: الاستفادة من الحلول التقنية التي تساعد في إدارة الامتثال. هناك أدوات برمجية ومنصات متاحة يمكنها المساعدة في أتمتة حسابات الرواتب، وتتبع ساعات العمل، والتأكد من دفع أجور العاملين عن بعد وفقًا للوائح الخاصة بالولاية. يمكن لهذه الأدوات أن تقلل بشكل كبير من مخاطر الأخطاء وتبسيط جهود الامتثال.
- الإعداد الخاص بالولاية: عند توظيف العاملين عن بعد، فكر في تخصيص عملية الإعداد لتلبية المتطلبات الخاصة بالولاية. وقد يشمل ذلك تقديم اتفاقيات توظيف أو إفصاحات خاصة بالدولة لضمان الامتثال من اليوم الأول.
- مراجعة الامتثال: للتنقل عبر اللوائح الخاصة بالدولة، يجب على أصحاب العمل إجراء مراجعة شاملة للامتثال. يتضمن ذلك فحصًا دقيقًا لقوانين العمل في كل ولاية، ومتطلبات الإجازة مدفوعة الأجر، ومعدلات الحد الأدنى للأجور، ومعايير بيان الأجور. يسمح هذا النهج الاستباقي لأصحاب العمل بتحديد اللوائح المحددة التي تنطبق على العاملين عن بعد في كل ولاية.
الاعتبار رقم ٢: طريقة تعويض الموظفين عن بعد
- دفع أجور العاملين عن بعد في الولايات المتحدة: عندما يتعلق الأمر بصرف المدفوعات للعاملين عن بعد في الولايات المتحدة، يتوفر لدى أصحاب العمل مجموعة متنوعة من الخيارات المتاحة، بما في ذلك الإيداع المباشر والشيكات الصادرة عن مقدمي خدمات كشوف المرتبات واستخدام تطبيقات أو خدمات كشوف المرتبات مثل باي بال أو فينمو. عادةً ما توفر خدمة كشوف المرتبات الحالية للفريق الموجود في الموقع حلاً للتعامل مع المدفوعات للموظفين البعيدين أيضًا.
- الدفع للعاملين عن بعد في الخارج: في حين أنه يمكن تطبيق العديد من طرق الدفع نفسها على الفرق الدولية عن بعد، فمن الضروري مراعاة عاملين مهمين. أولاً، يُنصح بمراجعة الرسوم المصرفية الدولية المرتبطة بتحويلات الأموال. يمكن أن تكون هذه الرسوم في بعض الأحيان كبيرة جدًا، وغالبًا ما تتجاوز 30 دولارًا لكل معاملة، وهو ما قد لا يكون الخيار الأكثر فعالية من حيث التكلفة. ثانيا، يجب على أصحاب العمل ألا يتجاهلوا تأثير أسعار الصرف الدولية. قد يواجه الموظفون الدوليون انخفاضًا في أرباحهم بمجرد تحويل حصتهم إلى عملتهم المحلية. بالإضافة إلى ذلك، قد تفرض البنوك وغيرها من خدمات الرواتب رسومًا كبيرة لتغطية النفقات المتعلقة بصرف العملات، مما يزيد من التكاليف الإجمالية
الحلول الرئيسية:
حلول الدفع للعاملين عن بعد في الولايات المتحدة:
- خدمات كشوف المرتبات المبسطة: استفد من موفري خدمات كشوف المرتبات الذين يقدمون حلولاً متكاملة لكل من الموظفين في الموقع وعن بعد. وهذا يضمن الاتساق والكفاءة في معالجة كشوف المرتبات. التأكد من أن المزود المختار يدعم طرق الدفع المختلفة، بما في ذلك خيارات الإيداع المباشر والدفع الإلكتروني.
- برنامج الرواتب الشامل: استثمر في برنامج الرواتب القوي الذي يمكنه إدارة المدفوعات للعاملين عن بعد بسلاسة. ابحث عن البرامج التي توفر إمكانيات الإيداع المباشر الآمن، وتدعم طرق دفع متعددة، وتسمح بالتخصيص السهل لتلبية متطلبات الحالة الفردية.
- التواصل الشفاف: حافظ على قنوات اتصال مفتوحة مع العاملين عن بعد فيما يتعلق بطرق الدفع المفضلة لديهم. اطلب مدخلاتهم واستيعاب تفضيلاتهم في إطار خيارات الدفع المعمول بها.
حلول الدفع للعاملين عن بعد في الخارج:
- تقييم مقدمي خدمات الدفع: ابحث عن مقدمي خدمات الدفع والبنوك الدوليين لتحديد الخيارات الفعالة من حيث التكلفة لتحويل الأموال. قارن رسوم المعاملات وأسعار تحويل العملات لتحديد الحل الأكثر ملاءمة لكل من صاحب العمل والعامل عن بعد.
- حسابات بالعملة المحلية: فكر في فتح حسابات بالعملة المحلية في البلدان التي يوجد بها عمال دوليون عن بعد. يتيح لك ذلك دفع أجور الموظفين بعملتهم المحلية، مما يقلل من تأثير تقلبات أسعار الصرف والرسوم المرتبطة بها.
- تكرار الدفع: استكشف خيارات الدفعات الأقل تكرارًا لتقليل تكاليف المعاملات. على سبيل المثال، قم بإجراء دفعات شهرية بدلاً من التحويلات الأسبوعية إذا كان ذلك ممكنًا لفريقك الدولي عن بعد.
- التخطيط المسبق: قم بتخطيط جداول الدفع مسبقًا لإتاحة الوقت لتحويل الأموال وتحويل العملات. تجنب معاملات اللحظة الأخيرة لمنع التحويلات المتسرعة والمكلفة.
- إدارة صرف العملات: توظيف خدمات صرف العملات المتخصصة التي تقدم أسعار تنافسية ورسوم أقل مقارنة بالبنوك التقليدية. يمكن أن تساعد هذه الخدمات في تحسين تحويل العملات وتقليل التكاليف الإجمالية.
- سياسات السداد: تنفيذ سياسات سداد واضحة لرسوم المعاملات التي يتكبدها العاملون عن بعد عند تلقي المدفوعات. تختار بعض الشركات تغطية هذه الرسوم لضمان حصول الموظفين على أرباحهم كاملة.
- المراجعة المنتظمة: مراقبة مستمرة لكفاءة وفعالية تكلفة طرق الدفع الدولية الخاصة بك. قم بإعادة تقييم مقدمي الخدمات بشكل دوري واستكشف خيارات جديدة مع تطور المشهد المالي.
الاعتبار رقم ٣: الضرائب والعاملون عن بعد في الولايات المتحدة
يقوم أصحاب العمل بخصم ضرائب الدخل الحكومية والمحلية بناءً على الموقع الذي يؤدي فيه الموظف واجباته، والذي عادةً ما يكون موقع عمله الفعلي. في بعض الحالات، قد يلعب مكان إقامة الموظف أيضًا دورًا ثانويًا. توجد اتفاقيات المعاملة بالمثل بين الدول في بعض الحالات، مما يسمح بحجز الضرائب في دولة واحدة، وهو ما قد يكون مفيدًا. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن هذه الاتفاقيات موجودة فقط في أقل من نصف الولايات.
عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع الضرائب للقوى العاملة عن بعد، فإن العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها هي تصنيف الموظفين ومواقعهم.
- الضرائب المفروضة على الموظفين عن بعد في الولايات المتحدة: بشكل عام، عند الدفع لموظف عن بعد، يكون أصحاب العمل مسؤولين عن الضرائب المحلية في الولاية التي يقيم فيها الموظف. إذا كان الموظف البعيد يعمل في نفس الولاية التي تم تسجيل الشركة فيها، فسوف يحتاج إلى حجب ضرائب الدخل بالولاية ودفع ضريبة التأمين ضد البطالة الحكومية (SUI) في تلك الولاية. في بعض الحالات، قد يضطر أصحاب العمل أيضًا إلى حجب ضريبة الدخل المحلية من رواتبهم. في مثل هذا السيناريو، إذا كان الموظفون عن بعد منتشرين عبر ولايات مختلفة، فيجب على الشركة التسجيل لدى وكالات الضرائب (الولاية وربما المحلية) في كل ولاية حيث لديهم موظفين عن بعد. قد يكون من الضروري أيضًا التسجيل لدى وكالات العمل/البطالة في هذه المواقع. وبالتالي، سيكون أصحاب العمل ملزمين بحجب الضرائب وفقا لقوانين الضرائب في كل ولاية يقيم فيها الموظفون. على سبيل المثال، إذا قامت شركة مقرها واشنطن بتعيين موظف عن بعد في فلوريدا، فسوف تحتاج إلى الالتزام بلوائح الضرائب وقوانين العمل في فلوريدا.
- الضرائب المفروضة على العاملين عن بعد في بلدان أخرى: يمثل توظيف العاملين عن بعد ودفع أجورهم في بلدان مختلفة تحديات فريدة من نوعها. عادةً ما يكون من الأسهل توظيف موظفين عن بعد من البلدان التي تم تأسيس الشركة فيها بالفعل. تطلب معظم الدول من صاحب العمل إنشاء فرع محلي للشركة داخل حدودها. بعد ذلك، سيتعين على صاحب العمل الالتزام بجميع قوانين العمل المحلية، بما في ذلك الحد الأدنى للأجور والمزايا، لأعضاء الفريق البعيدين في ذلك البلد. هذا التعقيد هو السبب وراء توظيف المرشحين الدوليين في كثير من الأحيان كموظفين متعاقدين بدلاً من موظفي الشركة بدوام كامل. بمجرد تسجيلهم كأصحاب أعمال لحسابهم الخاص أو مستقلين، فإنهم يتحملون مسؤولية إدارة التزاماتهم الضريبية الدولية.
- الضرائب للمقاولين: على الرغم من أن موظفي العقود يتعاملون مع المسائل الضريبية الخاصة بهم، إلا أن الشركة لا تزال تتحمل بعض المسؤوليات. يجب على أصحاب العمل أن يطلبوا من مقاوليهم إكمال نموذج W-9، الذي يطلب رسميًا رقم تعريف دافع الضرائب والشهادة. هذه المعلومات ضرورية للخطوة التالية. تحتاج الشركة إلى إكمال نموذج ١٠٩٩ لكل مقاول دفع له أكثر من ٦٠٠ دولار خلال العام. يوفر هذا النموذج لمصلحة الضرائب (خدمة الإيرادات الداخلية) تفاصيل حول المبلغ الذي دفعه صاحب العمل لهؤلاء العمال غير الموظفين. تذهب نسخة واحدة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية، ويتم إرسال نسخة أخرى إلى الموظف المستقل.
الحلول الرئيسية:
- تحديث معلومات الموظف بانتظام: تتبع مكان عمل موظفيك البعيدين وقم بتحديث معلوماتهم الضريبية وفقًا لذلك.
- تحديث سياسات الرواتب: قم بمراجعة وتحديث سياسات وإجراءات الرواتب الخاصة بمؤسستك بانتظام لتعكس التغييرات في قوانين ولوائح الضرائب. تأكد من أن هذه السياسات في متناول جميع الموظفين والمقاولين حتى يتمكنوا من الرجوع إليها عند الحاجة.
- التكامل التكنولوجي: استثمر في برامج كشوف المرتبات وتتبع الوقت التي يمكن أن تتكامل مع مواقع مختلفة وتتوافق مع لوائح الضرائب الحكومية. يمكن لحلول كشوف المرتبات الحديثة حساب الضرائب تلقائيًا بناءً على موقع الموظف وإنشاء شيكات رواتب دقيقة. يمكن لعدد من برامج الرواتب حساب الضرائب وخصمها تلقائيًا بناءً على موقع عمل الموظف، مما يؤدي إلى تبسيط العملية وتقليل مخاطر الأخطاء. قد ترغب في الاطلاع على أفضل ٦ تطبيقات مختارة لدينا لتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك في الولايات المتحدة.
- الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات: فكر في الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات للخبراء الذين يمكنهم إدارة الامتثال الضريبي متعدد الولايات.
- التشاور مع متخصص في الضرائب: ابحث عن مستشار قانوني أو خبراء في الموارد البشرية من ذوي الخبرة في الامتثال متعدد الولايات للتنقل بين تعقيدات لوائح الدولة المختلفة. اطلب التوجيه من خبير ضرائب أو اتفاق السلام الشامل المتخصص في الامتثال الضريبي متعدد الولايات لضمان امتثال عملك لجميع قوانين الضرائب الحكومية ذات الصلة.
- توثيق السجلات والاحتفاظ بها: الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع الأنشطة المتعلقة بكشوف المرتبات، بما في ذلك الإقرارات الضريبية وتصنيفات الموظفين وسجلات الدفع. يمكن أن يكون التوثيق الصحيح بمثابة دليل على الامتثال في حالة عمليات التدقيق أو النزاعات القانونية. تنفيذ ممارسات قوية لحفظ السجلات لضمان الدقة والشفافية.
الاعتبار رقم ٤: تتبع ساعات العمل والإنتاجية
قد تكون مراقبة ساعات عمل الموظفين عن بعد وإنتاجيتهم أمرًا صعبًا، لا سيما أن الموظفين يعملون في مناطق زمنية مختلفة وبجداول زمنية مختلفة، مما يؤدي إلى عدم دقة كشوف المرتبات أو النزاعات المحتملة. يتطلب التحقق من ساعات عمل الموظفين عن بعد، خاصة بالنسبة للأدوار دون إشراف مباشر، تتبعًا دقيقًا للوقت. وهذا أمر بالغ الأهمية لحساب الأجور والعمل الإضافي، والامتثال لقوانين العمل. يعد تنفيذ حلول فعالة لتتبع الوقت أمرًا ضروريًا للحفاظ على دقة كشوف المرتبات.
الحلول الرئيسية:
- عمليات تسجيل الوصول المنتظمة: قم بجدولة اجتماعات تسجيل وصول منتظمة مع الموظفين البعيدين لمناقشة مهامهم وتقدمهم وأي عقبات قد يواجهونها.
- مقاييس الأداء المبنية على النتائج: التركيز على مقاييس الأداء المبنية على النتائج بدلاً من الإدارة التفصيلية لساعات العمل. تقييم الموظفين على أساس النتائج والإنجازات وليس على عدد ساعات العمل.
- أدوات تتبع الوقت: قم بإضافة برامج أو تطبيقات الساعة الزمنية التي تسمح للموظفين بتسجيل ساعات عملهم بدقة. يمكن لهذه الأدوات توفير الشفافية والمساءلة، وضمان الامتثال لقوانين العمل، ويمكنها أيضًا مساعدة المديرين في مراقبة إنتاجية الموظفين.
الاعتبار رقم ٥: تصنيف الموظف
يلعب تصنيف الموظفين عن بعد دورًا حاسمًا في تحديد المزايا التي يحق لهم الحصول عليها، وفقًا للوائح الفيدرالية ولوائح الولاية. في حين أن القانون الفيدرالي يحدد الحالة المعفاة أو غير المعفاة للموظف، فإن أصحاب العمل يتحملون مسؤولية تصنيف الموظفين إلى فئات مثل الدوام الكامل أو الدوام الجزئي أو المؤقت. وللحفاظ على الوضوح والاتساق، يجب على أصحاب العمل توضيح تعريفات دقيقة لتصنيفات التوظيف هذه ضمن سياسة تصنيف الموظفين الخاصة بهم. يعد التصنيف الدقيق للموظفين أمرًا ضروريًا لضمان حصول الموظفين على المزايا المستحقة لهم، بما في ذلك الضمان الاجتماعي وتغطية الرعاية الصحية، وفقًا للقوانين الفيدرالية وقوانين الولاية.
يعد التصنيف الدقيق للعاملين عن بعد كموظفين أو مقاولين مستقلين أمرًا بالغ الأهمية. يعمل الموظفون عن بعد بدوام كامل طوال ساعات عملهم من المنزل ويندرجون ضمن تصنيف الموظف. عادةً ما يحدد أصحاب العمل ساعات العمل بدوام كامل، ويحددها الكثيرون بأنها ٣٥ إلى ٤٠ ساعة في الأسبوع. قد يكون الموظفون غير المعفيين مؤهلين للحصول على أجر العمل الإضافي إذا كانوا يعملون أكثر من ٤٠ ساعة في الأسبوع. من ناحية أخرى، يعمل المقاولون المستقلون عن بعد بشكل مستقل لصالح الشركة ويتمتعون بالمرونة في تحديد أسعارهم وساعات عملهم. غالبًا ما يتم تعيينهم لمشاريع محددة، مثل تطوير مواقع الويب. يمكن أن يؤدي سوء التصنيف إلى مشاكل قانونية وعقوبات ضريبية.
علاوة على ذلك، هناك تصنيفات مختلفة للموظفين معفاة وغير معفاة. عادة ما يتقاضى الموظفون المعفون رواتبهم وغير مؤهلين للحصول على أجر العمل الإضافي مقابل العمل أكثر من ٤٠ ساعة في الأسبوع. وفي المقابل، يحصل الموظفون غير المعفيين على أجر بالساعة وقد يكونون مؤهلين للحصول على أجر العمل الإضافي.
الحلول الرئيسية:
- ابق على اطلاع دائم بمعايير تصنيف الموظفين: تأكد دائمًا من أنك على دراية بالعناصر الأساسية التي تميز الموظفين وتصنيفاتهم، سواء كانوا مقاولين مستقلين أو موظفين، معفيين أو غير معفيين، سيعتمد على هذه الميزات وقد تتغير بمرور الوقت وعبر الزمن. ولاية. قد تؤدي بعض التحديثات إلى جعل الموظفين غير مؤهلين لفئات معينة، ولهذا السبب يعد البقاء على اطلاع أمرًا بالغ الأهمية.
- إنشاء عملية تقييم تصنيف متسقة: إنشاء طريقة واضحة وموحدة لتقييم فئات الموظفين لضمان الامتثال القانوني والاتساق الداخلي. قم بتطوير سياسة شاملة لتصنيف الموظفين والتي ستوجه تقييمات التصنيف الخاصة بك للموظفين الجدد وتوفر مراجعات منتظمة للحفاظ على الدقة. قم بتوثيق هذه العملية بدقة لدعم مؤسستك في حالة إجراء التدقيق.
- ضمان الصياغة المهنية لعقود العمل: يجب أن تكون عقود العمل شاملة، وتحدد واجبات العامل، وهيكل الدفع، والأطر الزمنية ذات الصلة. ومع ذلك، فإن العقد وحده لا يحدد فئات الموظفين؛ تساهم أيضًا عوامل مثل حالة الرواتب.
الاعتبار رقم ٦: إدارة المزايا
غالبًا ما يحتاج أصحاب العمل إلى اختيار المزايا المناسبة للقوى العاملة عن بعد، مع الأخذ في الاعتبار عوامل مثل الميزانية والالتزامات القانونية وتفضيلات الموظفين التي قد تؤثر على الرواتب. يمكن أن تشمل هذه المزايا عروضًا أساسية مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد، بالإضافة إلى عروض اختيارية مثل برامج الصحة والإجازات مدفوعة الأجر والجداول الزمنية المرنة وفرص التعلم وبرامج مساعدة الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، يجب على أصحاب العمل النظر في المزايا المتخصصة المصممة خصيصًا للموظفين عن بعد، مثل معدات المكاتب المنزلية، أو إعانات الإنترنت، أو عضوية مساحات العمل المشتركة، أو بدل السفر، أو المساعدة في الانتقال.
ولا ينبغي افتراض أن شبكات التأمين الصحي، التي ترتبط عادة بمناطق جغرافية محددة، تغطي تلقائيا الموظفين البعيدين في مناطق جديدة. يمكن أن تكون إعانات البطالة معقدة عندما يتعلق الأمر بالولايات المتعددة. يجب على مديري الموارد البشرية تقييم المطالبات والتأكد من تقديمها بشكل صحيح، مع الأخذ في الاعتبار المتطلبات المختلفة لكل ولاية. تضيف القوانين المحلية طبقة أخرى من التعقيد، تشمل مجالات مختلفة مثل استحقاقات الموظفين، واللوائح الطبية، وقوانين الأجور، وبرامج الإعاقة الحكومية.
الحلول الرئيسية:
- استشارة مقدمي المزايا: العمل بشكل وثيق مع مقدمي المزايا لضمان حصول الموظفين عن بعد على نفس المزايا التي يتمتع بها الموظفون الموجودون في المكتب.
- تبسيط تسجيل المزايا: قم بتوصيل خيارات المزايا بوضوح وتوفير عمليات تسجيل سهلة الاستخدام عن بعد. إعطاء الأولوية للمزايا ذات المغزى والتي يمكن الوصول إليها والمفيدة لجميع الموظفين، بغض النظر عن موقع عملهم.
- ضبط العملية الخاصة بك لتغطية المزايا: قم بتنفيذ العمليات والأنظمة المناسبة لإدارة المزايا وتتبعها بشكل فعال لضمان توافق المزايا الخاصة بك مع القوانين واللوائح في البلدان والمناطق التي يتواجد فيها موظفوك.
- استشارة المستشار القانوني: يمكن أن يكون البحث عن مستشار قانوني يتمتع بالخبرة في قانون العمل والامتثال للعمل عن بعد أمرًا لا يقدر بثمن. يمكن للمتخصصين القانونيين تقديم إرشادات حول كيفية مواءمة سياسات العمل عن بعد مع قوانين كل ولاية يتواجد فيها موظفوك. يمكنهم مساعدتك في فهم الفروق الدقيقة في لوائح الدولة المختلفة والتأكد من امتثال سياساتك.
- تعليم الموظفين: يجب تثقيف الموظفين عن بعد حول قوانين ولوائح التوظيف التي تنطبق على مواقعهم المحددة. ويشمل ذلك إعلامهم بحقوقهم، مثل أجر العمل الإضافي أو استحقاقات الإجازة المرضية مدفوعة الأجر، بناءً على حالة عملهم. إن توفير معلومات واضحة يمكن أن يساعد الموظفين على فهم حقوقهم ومنع سوء الفهم.
الاعتبار رقم ٧: الرواتب وأمن البيانات
إحدى القضايا الرئيسية للمؤسسات في بيئة العمل عن بعد هي حماية معلومات الرواتب الحساسة. نظرًا لأن الموظفين يعملون من مواقع مختلفة، فإن احتمالية اختراق البيانات والوصول غير المصرح به تتزايد. تعد بيئات العمل عن بعد أهدافًا مغرية لمجرمي الإنترنت الذين يبحثون عن ثغرات أمنية في نظام الرواتب. يشكل الاحتيال في كشوف المرتبات، الذي يتضمن تغييرات غير مصرح بها أو حسابات مزيفة، مخاطر مالية ومخاطر على السمعة. تؤدي الهجمات الإلكترونية، مثل التصيد الاحتيالي وبرامج الفدية، إلى تفاقم المخاوف الأمنية المتعلقة بكشوف المرتبات. غالبًا ما يتضمن العمل عن بعد نقل وتخزين بيانات الشركة والعملاء الحساسة. يجب على أصحاب العمل التأكد من أن الموظفين عن بعد يتبعون ممارسات الأمن السيبراني القوية للحماية من خروقات البيانات وانتهاكات الخصوصية.
بالإضافة إلى ذلك، يمثل تحقيق الالتزام بلوائح حماية البيانات تحديًا إضافيًا في بيئات العمل عن بعد. يجب على المؤسسات المناورة من خلال مشهد معقد من القوانين والقواعد، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي أو قانون خصوصية المستهلك في ولاية كاليفورنيا (CCPA) في الولايات المتحدة. يقدم العمل عن بعد أيضًا تعقيدات إضافية فيما يتعلق بموقع البيانات وعمليات نقل البيانات الدولية.
الحلول الرئيسية:
- تثقيف موظفيك: قم بتثقيف الموظفين عن بعد حول أفضل ممارسات الأمن السيبراني، بما في ذلك إدارة كلمات المرور والتعامل الآمن مع البيانات الحساسة، وتوفير تدريب شامل للموظفين حول لوائح حماية البيانات.
- الاستثمار في التكنولوجيا: الاستثمار في أدوات تقنية آمنة وموثوقة للعمل عن بعد مثل تقنيات التشفير، وجدران الحماية، والمصادقة متعددة العوامل، ومنصة التعاون، وبرامج مكافحة الفيروسات، والشبكات الافتراضية الخاصة الآمنة (VPN).
- تقييم وتحديث عمليات كشوف المرتبات الخاصة بك: قم بتقييم إجراءات كشوف المرتبات، ومراجعة سياسات الخصوصية الخاصة بها، ووضع إرشادات واضحة للتعامل مع البيانات الحساسة، والتخزين الآمن للمستندات، وبروتوكولات مشاركة البيانات.
- إضافة طبقة اتصال: قم بتوصيل استخدام البيانات مع موظفيك البعيدين، وتدابير الحماية، واحصل على الموافقة.
الاعتبار رقم ٨: سداد نفقات الموظف
إن تحديد النفقات المتعلقة بالعمل التي يحق للموظفين عن بعد وكيفية تعويضها يمكن أن يشكل تحديًا. يحتاج أصحاب العمل إلى سياسات معمول بها لمعالجة النفقات مثل معدات المكاتب المنزلية وتكاليف الإنترنت وفواتير الخدمات. في السنوات الأخيرة، رفع العديد من الموظفين دعاوى قضائية ضد أصحاب العمل لعدم سدادهم نفقات العمل عن بعد. واجهت شركات مثل Wells Fargo وLiberty Mutual Insurance وVisa وOracle وBank of America وحتى Amazon إجراءات قانونية من الموظفين في كاليفورنيا بسبب تكاليف العمل عن بعد غير مدفوعة الأجر.
تفرض بعض الولايات الأمريكية على أصحاب العمل تعويض الموظفين عن النفقات الأساسية فقط. يمكن أن تخضع المعايير المحددة لتحديد ما يعتبر ضروريًا إلى حد ما للتفسير، ولكن بشكل عام، تحدد قوانين الولاية النفقات الأساسية على أنها تلك المطلوبة للموظفين للوفاء بمسؤولياتهم الوظيفية. عادةً، إذا اختار الموظف طوعًا العمل عن بعد، فقد لا يتم تصنيف هذه النفقات على أنها ضرورية. ومع ذلك، إذا كانت مؤسستك بأكملها تعمل عن بعد، إما على أساس دوام كامل أو جزئي، فستعتبر هذه النفقات ضرورية لموظفيك للقيام بواجباتهم الوظيفية بشكل فعال.
بموجب القانون الفيدرالي، فإن أصحاب العمل غير ملزمين بسداد النفقات المتعلقة بعمل الموظف. ومع ذلك، من الضروري ملاحظة أن قانون معايير العمل العادلة (FLSA) يفرض على أصحاب العمل تعويض الموظفين عن هذه النفقات إذا أدت إلى انخفاض أرباح الموظف إلى أقل من الحد الأدنى الفيدرالي للأجور. علاوة على ذلك، يُحظر على أصحاب العمل إجبار الموظفين على تغطية التكاليف المرتبطة باستخدام المعدات التي يوفرها صاحب العمل إذا كانت هذه النفقات ستخفض دخولهم إلى ما دون الحد الأدنى للأجور أو تنتهك متطلبات التعويض عن العمل الإضافي. تتعلق هذه اللوائح الفيدرالية بجميع أنواع النفقات المتعلقة بالأعمال. من المهم التأكيد على أنه لا توجد توجيهات فيدرالية تتناول على وجه التحديد النفقات المتعلقة بالعمل عن بعد. ومع ذلك، نفذت بعض الولايات تشريعات تلزم أصحاب العمل بتعويض الموظفين عن أي نفقات “ضرورية” متعلقة بالعمل.
الحلول الرئيسية:
- سياسات النفقات: أحد الأساليب الفعالة لإدارة سداد نفقات العمل عن بعد هو إنشاء سياسة رسمية مكتوبة داخل مؤسستك. يجب أن تحدد هذه السياسة بوضوح النفقات المؤهلة للسداد، ويجب أن تشمل أي تعويضات إلزامية قانونًا للموظفين.
- الامتثال الخاص بالولاية: ابق على اطلاع بقوانين ومتطلبات السداد الخاصة بالولاية، حيث أنها يمكن أن تختلف بشكل كبير. قم بتعيين مستشار قانوني أو خبراء امتثال لضمان امتثال سياساتك للقوانين في كل ولاية يتواجد فيها موظفوك البعيدون.
- ممارسات التعويض العادل: الالتزام باللوائح الفيدرالية، وخاصة قانون معايير العمل العادل (FLSA)، عند حساب التعويضات. التأكد من أن النفقات القابلة للسداد لا تتسبب في انخفاض أرباح الموظفين إلى ما دون الحد الأدنى الفيدرالي للأجور، والامتناع عن مطالبة الموظفين بتغطية التكاليف التي من شأنها أن تنتهك قواعد الحد الأدنى للأجور أو تعويض العمل الإضافي.
- مراجعة منتظمة للسياسة: قم بمراجعة سياسات سداد النفقات الخاصة بك وتحديثها باستمرار للتكيف مع التغييرات في قوانين الولاية واحتياجات الموظفين وديناميكيات العمل عن بعد المتطورة. ويساعد هذا النهج الاستباقي في الحفاظ على الامتثال ومواءمة السياسات مع أفضل الممارسات
الاعتبار رقم ٩: الوجود المؤقت
قد يقوم بعض الموظفين عن بعد بتغيير موقع عملهم باستمرار، أو السفر من ولاية إلى أخرى أو حتى دوليًا، مما يسبب اختلافًا في التزاماتهم الضريبية. في مثل هذه الحالات، يحتاج أصحاب العمل إلى الالتزام بالقوانين والمبادئ التوجيهية الراسخة والمعقدة التي تحدد المدة التي يمكن للموظف أن يبقى فيها مؤقتا في الدولة لأسباب تتعلق بالعمل قبل أن يصبح صاحب العمل ملزما بخصم ضريبة الدخل. عندما يكون صاحب العمل مسؤولاً عن حجب الضرائب، فهذا يعني أنه إذا فشل صاحب العمل في حجب الضريبة من أجور الموظف، فيمكن للدولة فرض تحصيل الضرائب من صاحب العمل. تختلف لوائح التواجد قصير الأجل بشكل كبير وقد تعتمد على عوامل مثل عدد الأيام التي يقضيها في الولاية (على سبيل المثال، ١٤ أو ٣٠ يومًا)، أو حد أرباح محدد، أو مجموعة من هذه المعايير.
بيانات تنقل الموظفين: قم بجمع وتحليل البيانات بانتظام حول حركة الموظفين عن بعد عبر الولايات. يسمح هذا النهج الاستباقي لأصحاب العمل بتوقع الالتزامات الضريبية وإجراء التعديلات اللازمة.
التدقيق والتوثيق: إنشاء عمليات تدقيق صارمة والاحتفاظ بسجلات مفصلة لمواقع عمل الموظفين وحسابات الضرائب ذات الصلة. ستكون هذه الوثائق لا تقدر بثمن في حالة عمليات التدقيق أو النزاعات.
تكامل البرامج الضريبية: الاستثمار في البرامج الضريبية التي يمكنها أتمتة وتبسيط عملية الاستقطاع الضريبي وإعداد التقارير للموظفين في الولايات المتعددة. يمكن أن يساعد هذا في تقليل العبء الإداري وتعزيز الدقة.
التتبع الفعال: تنفيذ نظام قوي لتتبع عدد الأيام أو عتبات الدخل التي تؤدي إلى الالتزام الضريبي في مختلف الولايات. يجب دمج هذا النظام في برنامج كشوف المرتبات أو الموارد البشرية لضمان الدقة والامتثال.
التواصل الشفاف: التواصل بوضوح مع الموظفين عن بعد حول الآثار الضريبية المحتملة لموقع عملهم ومسؤوليات صاحب العمل. وتساعد هذه الشفافية في إدارة التوقعات وتجنب المفاجآت في وقت الضرائب.
الاعتبار رقم ١٠: التواجد المؤسسي في الدولة
أحد العوامل المهمة التي يجب مراعاتها، خاصة عندما يعمل الموظفون عبر ولايات مختلفة، هو التأثير المحتمل على الضرائب المتعلقة بالأعمال التجارية. حتى لو كان مجرد موظف واحد يعمل داخل الولاية، فيمكن أن يؤدي ذلك إلى فرض ضرائب مختلفة على الشركات أو الأنشطة التجارية في الولاية. في الأساس، إذا لم يكن لصاحب العمل وجود ثابت في إحدى الولايات في السابق، ولكن بدأ موظف واحد العمل هناك، فقد يؤدي ذلك إلى التزامات جديدة تمامًا فيما يتعلق بالتسجيل والمسؤوليات الضريبية. قد يتضمن ذلك التسجيل لدى وزير الخارجية والسلطات الضريبية ذات الصلة، وتعيين عنوان وكيل مسجل، والوفاء بالالتزامات المتعلقة بضرائب الشركات والأنشطة التجارية، وضرائب المبيعات، وضرائب التوظيف، بما في ذلك ضرائب الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، قد تكون هناك متطلبات للتراخيص الحكومية والمحلية وتصاريح الأعمال للتعامل معها.
الحلول الرئيسية:
التقييم الضريبي الاستباقي للدولة: يجب على أصحاب العمل إجراء تقييم شامل للآثار الضريبية المحتملة قبل السماح للموظفين بالعمل في ولايات مختلفة. وينبغي أن يشمل هذا التقييم الخطوات التالية:
- تحليل العلاقة بين الدولة: تحديد ما إذا كانت أنشطة صاحب العمل داخل الولاية تخلق “رابطة حكومية” أو اتصالاً كافيًا لتحفيز الالتزامات الضريبية. افهم القواعد المحددة في كل ولاية، لأنها يمكن أن تختلف بشكل كبير.
- تسجيل الولاية: إذا لزم الأمر، قم بتسجيل الشركة لدى وزير الخارجية والسلطات الضريبية ذات الصلة في الولايات التي يوجد بها موظفون عن بعد. الامتثال لمتطلبات التسجيل الخاصة بالولاية، والتي قد تتضمن تعيين وكيل مسجل.
- الامتثال لاقتطاع الضرائب: فهم قواعد الولاية فيما يتعلق باقتطاع ضريبة الدخل للموظفين عن بعد. تأكد من وجود إجراءات الاستقطاع والإبلاغ المناسبة للامتثال لمتطلبات ضريبة الولاية.
- ضرائب الأنشطة التجارية: كن على دراية بضرائب الأنشطة التجارية الخاصة بالولاية، مثل ضرائب الامتياز أو ضرائب الإيرادات الإجمالية أو ضرائب المبيعات. حدد ما إذا كانت هذه الضرائب تنطبق على القوى العاملة البعيدة لديك ووضع آليات للامتثال.
- الترخيص والتصاريح: ابحث عن متطلبات الترخيص والتصاريح الحكومية والمحلية التي قد تنطبق على أنشطة عملك في ولايات مختلفة. ضمان التطبيق والامتثال في الوقت المناسب.
- المراقبة المستمرة: قم بمراقبة التغييرات في قوانين ولوائح الضرائب بالولاية بشكل مستمر والتي قد تؤثر على التزاماتك الضريبية. كن مستعدًا لتكييف وضبط استراتيجيات الامتثال الضريبي وفقًا لذلك
- التوثيق: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الأنشطة المتعلقة بالضرائب، والتسجيلات، والإيداعات، والمدفوعات. سيكون التوثيق الشامل ضروريًا لعمليات التدقيق والتحقق من الامتثال.
- التكامل مع كشوف المرتبات والمحاسبة: قم بدمج أنظمة كشوف المرتبات والمحاسبة الخاصة بك لتبسيط عمليات الاستقطاع الضريبي وإعداد التقارير والتحويلات عبر ولايات متعددة.
الخاتمة
تتطلب إدارة كشوف المرتبات للموظفين عن بعد استراتيجيات استباقية والالتزام بالمتطلبات القانونية والإدارية. يجب على أصحاب العمل إعطاء الأولوية للامتثال الضريبي، ووضع سياسات قوية للعمل عن بعد، وتتبع ساعات العمل والإنتاجية بشكل فعال، وضمان الامتثال لمزايا الموظفين.
ومن خلال تنفيذ هذه الحلول، يمكن للشركات التغلب بنجاح على التحديات المرتبطة بإدارة كشوف مرتبات العمل عن بعد وإنشاء تجربة عمل سلسة عن بعد لموظفيها. إذا كنت تريد معرفة المزيد حول كشوف المرتبات بشكل عام، فاطلع على دليلنا خطوة بخطوة لتشغيل كشوف المرتبات في الولايات المتحدة. وبدلاً من ذلك، إذا كان لديك نظام مطبق بالفعل، فقد تجد هذه النصائح العشرة لتبسيط كشوف المرتبات الخاصة بك في الولايات المتحدة مفيدة.
