نظرة عامة
بصفتي رئيسًا تنفيذيا لشركة متخصصة في برامج تسجيل الوقت، فأنا أقوم دائمًا بتحليل مدى أهمية منتجنا لمختلف الأعمال والمهن. ومقال اليوم مخصص لمجموعة من المحترفين الذين أحترمهم وأقدرهم جدا، وهم المحامون. ارتباطي بالمحامين يعود إلى أيام عملي كنائب رئيس في مورغان ستانلي. حيث عملت عن قرب مع المحامين في عالمهم المعروف بإيقاعه السريع. إذ إن ساعات العمل المدفوعة ورضا العملاء هما الأهم على الإطلاق في مجالهم. هنا تكون دقة الوقت أمرًا حاسمًا، يمكن أن يساهم التسجيل الأفضل للوقت في تسهيل عملية إعدادك لفواتيرك، وتحسين الكفاءة، وزيادة الإيرادات. إذا كنت محاميًا تسعى إلى إدارة وقتك بدقة، ومن دون خرق النظم واللوائح فاستمر في القراءة. حيث سأتناول فيما يلي أفضل ۱۰ ممارسات للحفاظ على وقت المحامين بناءً على تجاربي وأبحاثي ومحادثاتي مع المحامين.
في هذا المقال
فوائد تسجيل الوقت للمحامين
هل تعلم أن دراسةً استقصائيةً أجرتها “بلومبرج للقانون”، وجدت انخفاضًا في رفاهية المحامين. حيث شعر 52% من المحامين بالإرهاق في العمل؟ يمكن أن تزيد الممارسات غير الفعالة لإدارة الوقت من هذه التحديات؛ مما قد يؤدي في نهاية المطاف إلى حالات الإرهاق. بالرغم من ذلك أظهرت دراسات حديثة لعام ۲۰۲۳ أن عدد المحامين السعوديين ارتفع بنسبة ۳۱٥ % في هذا العام مقارنةً بعام ۲۰۱٦. وهذا من أحد الأسباب لنهتم بمساعدة هذا العدد من المحامين في تسجيل وقتهم.
وبصراحة، يعود تسجيل الوقت بفوائد على جميع المهنيين والمنشآت من خلال زيادة الإنتاجية. ولكن بناءً على تجربتي، أعلم أن المحامين دائمًا يريدون برهانًا واضحًا. لذا ستعرف الأسباب التي ستجعلك كمحام تلتزم بتسجيل الوقت:
· اتصال شفاف ودقيق
تسجيل الوقت بدقة ومحاسبة العملاء بناءً على الوقت المستغرق في قضاياهم يعزز من العدالة والشفافية في العلاقات مع العملاء.
· ضمان التعويض العادل
يسمح لك تسجيل الوقت بتقدير وتبرير الساعات التي قضيتها على كل مهمة، مما يضمن التقدير المناسب لخدماتك.
· الأخلاقيات والامتثال القانوني
الحفاظ على الوقت هو التزام أخلاقي للمحامي، الذي يجب عليه ضمان الامتثال للمعايير المهنية.
· إدارة المشاريع بفعالية
جدولة الوقت تساعد في إدارة مهام العمل ومواعيد التسليم النهائية بشكل أكثر كفاءة من خلال تحديد أولويات المهام. يسهل أيضًا تسجيل التقدم في سير العمل وضمان تقديم الخدمات للعملاء في الوقت المناسب.
· الاستفادة من النظرات التفصيلية
من خلال تحليل بيانات تسجيل الوقت بدقة، يمكن للمحامين الحصول على نظرة تفصيلية عن ربحية مختلف أنواع القضايا. أو مجالات العمل، أو العملاء.
· تخطيط الموارد
تسجيل بيانات الوقت وتحليل المتوسط الزمني الذي تستغرقه لإكمال مختلف المهام، يساعدك بشكل أفضل في تخصيص الميزانيات وفقًا للتخطيط المستقبلي للموارد.
مع التسجيل الجيد للوقت، سيمكنك اتخاذ قرارات مبنية على المعلومات بشأن تخصيص الموارد، واستراتيجيات التسعير، وتطوير الأعمال.
اقرأ أيضا ٦ تطبيقات موارد بشرية أساسية للمحامين السعوديين
أفضل ۱۰ ممارسات لتسجيل الوقت للمحامين
الآن، بعد أن تعرفت على الأسباب التي تجعلك تلتزم بتسجيل الوقت، دعنا نلقي نظرةً على كيفية تسجيل الوقت. لنعترف بالحقيقة، ذاكرتنا ليست دفترًا لنتذكر كم من الوقت قضينا في كل موضوع. خاصةً عند النظر إلى القضايا المتعددة للعملاء المختلفين في يوم عمل عادي. كما أن بعض المدخلات غير الصحيحة قد تؤدي في النهاية إلى خسائر كبيرة.
هذا ليس كلامي أنا! حيث وجد تقرير “اتجاهات القانون” لعام ۲۰۲۰ أن ۳۰% فقط من يوم عمل المحامي يمكنه أن يحاسب عليه العملاء. وباقي الوقت يقضيه على مهام لا يمكن أن يحاسب عليها أحدًا، يمكن أن تساعد بعض الممارسات الجيدة للحفاظ على وقت المحامين في تعويض هذا الانخفاض في الإنتاجية.
لذلك، هنا بعض أفضل الممارسات للحفاظ على وقت المحامين، التي يمكن أن تساعد في التغلب على هذا التحدي:
۱- تسجيل الوقت الدقيق
التزم بتسجيل مدخلات وقتك فور الانتهاء من العمل قدر الإمكان. سيساعد إدخال الوقت المتزامن في تقليل احتمال النسيان أو الخطأ في تفاصيل المهام القابلة للمحاسبة، كما يسهل التطور التقني على المحامين عملية تسجيل مدخلات الوقت بشكل أكثر سهولة. على سبيل المثال، يمكنك الآن الوصول إلى تطبيق الوقت والفوترة من على هاتفك وإدخال الوقت مباشرةً، كما يمكن للمحامين غير المهتمين بالتكنولوجيا مشاركة تفاصيل وقتهم مع مساعديهم، والذي يمكنه إضافة البيانات إلى النظام. أيا كانت الطريقة التي يختارها، المهم هو تحديد آلية لإدخال الوقت لضمان تسجيله بشكل متزامن، ستلاحظ بسرعة زيادة ساعاتك المدفوعة إلى جانب إيراداتك المحتملة.
اقرأ أيضا الغرامات المفروضة بسبب عدم الامتثال للقوانين السعودية
۲- كن مفصلًا ومحددًا
قدم تفاصيل وافيةً عن المهام المنجزة (طبيعة العمل، العميل أو المهمة، الوقت المستغرق في كل مهمة، إلخ…). وذلك لتفسير الساعات المدفوعة واكتساب ثقة العملاء.
۳- استخدم رموزًا أو اختصارات ثابتةً
ضع نظامًا ثابتًا من الرموز الفريدة أو الاختصارات لتصنيف مختلف المهام. مثل: البحث، ومسودات المستندات، واجتماعات العملاء، والظهور في المحكمة، وما إلى ذلك. يمكن لهذا النظام تسهيل التعرف وتحليل مدخلات الوقت بسهولة.
٤- تسجيل الأنشطة غير القابلة للمحاسبة
من المهم التفريق بين الساعات القابلة للمحاسبة وغير القابلة للمحاسبة، لذلك يجب عليك تسجيل الأنشطة غير القابلة للمحاسبة، مثل: المهام الإدارية، والاجتماعات الداخلية، والتطوير المهني، بشكل منفصل للحصول على نظرة تفصيلية على تخصيصات وقت العمل بشكل عام.
اقرأ أيضا أفضل 7 ممارسات للمنشآت الغير هادفة للربح في المملكة العربية السعودية.
٥- استفد من برنامج تسجيل الوقت
برنامج تسجيل الوقت هو أداة مهمة لاستغلال الوقت بدقة. معظم أنظمة إدارة الوقت (بما في ذلك جبِل لتسجيل الوقت) تتمتع بواجهة سهلة الاستخدام، كما تقدم ميزات متعددةً. مثل: عدادات الوقت، والتنبيهات، والتقويمات، والتكاملات، وإمكانية الاستخدام من خلال الهاتف، وإنشاء الفواتير بشكل آلي، وتقارير في الوقت الحقيقي. تسهل هذه الأنظمة عملية تسجيل الوقت وتساعد المحامين في تسجيل وتنظيم وإدارة أوقات عملهم.
٦- حدد الأوقات بواقعية
قم بتقدير الوقت المطلوب لمختلف المهام أو المشروعات بناءً على خبرتك، حيث يساعد هذا في إدارة توقعات العملاء وتسجيل إنتاجيتك. قارن بشكل دوري بين الوقت الفعلي المستغرق والوقت المتوقع لتحسين تقديرات الوقت المستقبلية.
۷- استعرض وعدل مدخلات الوقت بانتظام
حدد وقتًا في نهاية كل يوم، أو كل أسبوع لاستعراض وتعديل مدخلات وقتك، وهذا يضمن لك الدقة والاتساق والتكامل في تسجيل الساعات القابلة للمحاسبة.
۸- التواصل الاستباقي مع العملاء
اهتم أن يبقى عملاؤك مطلعين على كل جديد يخص قضاياهم والوقت الذي استهلكته على قضاياهم. التواصل السريع بشأن الشئون القابلة للمحاسبة يساهم في بناء الثقة والشفافية.
۹- تعليم وتدريب العاملين
إذا كان لديك موظفين مساعدين أو شركاء يعملون معك، وفر لهم تدريبًا مناسبًا حول أفضل ممارسات الحفاظ على الوقت، قم بوضع توجيهات ومعايير لضمان أن مدخلات الوقت متسقة ودقيقة.
١٠- فحص بيانات تسجيل الوقت بانتظام
توفر بيانات الوقت نظرات تفصيليةً مهمةً عن أنماط عملك، وتحديد مجالات التحسين، ومساعدتك في اتخاذ قرارات أفضل.
اقرأ أيضا هل يعتبر تسجيل وقت العمل قانوني في السعودية؟
الختام
في الختام، يعد تسجيل الوقت بدقة وشفافية جزءًا أساسيا من حياة المحامي المهنية، حيث يساهم في المحاسبة ويرفع مكانتك المهنية. حان الوقت لتتخلص من طرق تسجيل الوقت القديمة، مثل: سجلات المكالمات، والتقويم وملفات الإكسل. وتجربة هذه الممارسات لتسجيل الوقت لتجعل الوقت في صالحك، وإذا حققت ولو واحدةً من هذه الممارسات ستزيد إيراداتك، وتزيد الإنتاجية، وزيادة رضا العملاء. وبعد أن تعرفت على أفضل ۱۰ ممارسات للحفاظ على وقت المحامين السعوديين، ألا تستحق كل هذه الميزات التجربة؟
