فترات دفع الرواتب والموافقات
إعداد فترات دفع الرواتب والموافقة على سجلات الدوام لضمان دفع الرواتب في الوقت المناسب
مع برنامج جبِل لسجلات الدوام، يمكنك إعداد مدد زمنية لـ فترات دفع الرواتب حتى يتم دفع الرواتب للموظفين بناءً على الوقت الذي تم تتبعه خلال الفترة. يمكن للمديرين استخدام ميزة الموافقات للموافقة على سجلات الرواتب التي تمت مراجعتها لموظفيهم.
في هذا المقال:
إعداد وضبط فترات دفع الرواتب
إعداد فترات دفع الرواتب
- اذهب إلى سجلات الدوام “Timesheets“ ثم الموافقات “Approvals“.
- انقر على زر إعداد فترات دفع الرواتب “Set up Pay Periods“.
- اختر دورة فترة دفع الأجور (شهريًا “Monthly“، مرتين في الشهر “Twice a month“، كل أسبوعين “Every Two weeks“، أو أسبوعيًا “Weekly“) مع تحديد اليوم وتاريخ البدء المعنيين.
- انقر على حفظ “Save“.
تعديل فترات دفع الرواتب الحالية
- اذهب إلى إعدادات تتبع الوقت “Time Tracking Settings“ ثم الموافقات “Approvals“.
- انقر على أيقونة القلم لتعديل فترة دفع الرواتب.
- إذا كنت ترغب في تغيير دورة فترة دفع الرواتب، سيظهر نافذة منبثقة لتأكيد هذا التغيير.
ملاحظة: إذا تم تغيير دورة فترة دفع الرواتب، فسيتم حذف جميع البيانات السابقة لفترة دفع الرواتب نهائيًا.
- انقر على “تأكيد” “Save“ لحفظ التغييرات.
نظرة عامة على سجلات الدوام لفترة دفع الرواتب
سجلات الدوام لفترة دفع الرواتب
عندما يتم ضبط فترة دفع الرواتب، سيعرض كل صف على علامة تبويب سجلات الدوام “Timesheets“ ثم الموافقات “Approvals” جميع الإدخالات الزمنية ذات الصلة داخل إطار زمني لفترة دفع الرواتب تلك.
تحتوي فترات دفع الرواتب هذه على حالات تشير إلى حالتها. هناك 3 حالات يمكن أن تكون فيها فترة دفع الرواتب:
- قيد التنفيذ: عندما تكون فترة دفع الرواتب مستمرة، تظهر حالة قيد التنفيذ. لا يمكن للموافقين إجراء تغييرات لأن دورة فترة دفع الرواتب لم تنتهي بعد.
- مفتوح: عندما تنتهي دورة فترة دفع الرواتب، تظهر حالة مفتوح. يمكن للموافقين الآن إجراء التغييرات والموافقة على سجلات الدوام لفترة دفع الرواتب.
- تمت الموافقة: عندما يعتمد الموافقون سجل الدوام لفترة دفع الرواتب، تظهر حالة تمت الموافقة. ويتم قفل سجل الدوام وتكون حالته مغلق ولا يمكن إجراء أي تعديلات إضافية حتى يتم إعادة فتحه من قبل الموافق.
ملاحظة: يمكن لأعضاء الفريق عرض سجل الدوام الخاص بمرتبهم ولكن لا يمكنهم اتخاذ أي إجراء لتغيير حالة سجل دوام الخاص بفترة دفع الراتب الخاصة بهم.
(قريبًا!: سيكون للأعضاء إمكانية تقديم سجلات دوامهم لدفع الراتب لمديريهم).
سجلات الدوام التفصيلية لفترة دفع الرواتب
عند النقر على عضو في سجل الرواتب الرئيسي، سيظهر سجل الدوام لفترة دفع الرواتب للعضو مع التفاصيل الدقيقة. في الشريط الجانبي الأيسر، سترى ملخص التفصيل للفترة المحددة.
هناك علاماتي تبويب للعرض. تتألف كل علامة تبويب من تفاصيل مختلفة.
1) علامة تبويب إدخالات الوقت
يتم عرض سجل الدوام اليومي لفترة دفع الرواتب مع تفصيل لإدخالات الوقت، والساعات المتتبعة، وساعات الرواتب.
2) علامة تبويب تفصيل الرواتب
سيتم عرض تفصيل ساعات العمل المحسوبة في الرواتب لكل يوم. إذا كنت بحاجة إلى تعديل سجلات ساعات الرواتب دون تعديل إدخالات الوقت، يمكنك القيام بذلك من علامة تبويب تفصيل الرواتب. لأي تغييرات، ستحتاج إلى تقديم سبب للتغيير.
التغييرات على جداول الرواتب
يتم تحديث سجلات الدوام دائمًا بإدخالات و/أو ساعات رواتب جديدة. إذا تم تغيير جدول العمل، أو العطلات، أو الأنشطة، أو إعدادات المشاريع والمواقع، سيتم إعادة حساب جميع سجلات الدوام العادية بما في ذلك سجلات الدوام السابقة لتعكس هذا التغيير.
تظل سجلات الدوام لفترة دفع الرواتب دون تغيير وتعتمد على ترتيبات جدول العمل والعطلات المحددة عندما تنتقل الفترة إلى حالة مفتوحة. ستكون قادرًا على عرض لقطة جدول لكل سجل دوام لفترة الرواتب تشمل تفاصيل حول العطلات وترتيبات جدول العمل، وقواعد الساعات الإضافية التي تعتمد عليها الفترة.
إذا كنت لا ترغب في إجراء تغييرات على بياناتك التاريخية عند تحديث الإعدادات، فإننا نوصي باستخدام ميزة الموافقات لقفل سجلات الدوام ومنع إجراء تعديلات إضافية.
الموافقة على سجلات الدوام لفترة دفع الرواتب
المالكون والمسؤولون والمديرون هم الموافقون لجميع أعضاء الفريق في المنشأة. سيكون بإمكان المديرين الموافقة على سجلات دوام لفترة رواتب أعضاء الفريق الذين يديرونهم فقط.
للموافقة على سجلات الدوام لفترة دفع راتب العضو:
- اذهب إلى سجلات الدوام “Timesheets” ثم الموافقات “Approvals“.
- في عرض سجل الدوام الرئيسي، يتم عرض سجلات الدوام لفترة دفع الرواتب لأعضاء الفريق مع حالتهم المعنية.
- انقر على أيقونة العلامة الخضراء على اليمين للموافقة على سجل الدوام لفترة راتب الفرد.
- يمكن أيضًا إجراء الموافقات على سجلات الدوام التفصيلية لفترة دفع الراتب من خلال النقر على زر الموافقة الأخضر في الشريط الجانبي الأيسر.
- إذا كنت قد وافقت على سجل الدوام لفترة دفع الرواتب وترغب في إجراء أي تعديلات، يمكنك إعادة فتح سجل الدوام من خلال النقر على أيقونة السهم على اليمين.
