Checklista för att konfigurera närvaroregistrering
En heltäckande stegvis guide för att konfigurera närvaroregistrering för din organisation
Välkommen till Jibbles närvaroapp och checklista för närvarorregistrering! Att komma igång med en ny programvara är enkelt när du har en tydlig plan att följa. Använd denna steg-för-steg-guide för onboarding som den ultimata checklistan för att säkerställa att alla viktiga inställningar är konfigurerade, så att du kan börja övervaka närvaron sömlöst redan idag.
1. Konfigurera din organisation
Gå till fliken Organisation och konfigurera ditt företags standardinställningar:
Ange organisationsuppgifter – Välj startdag, primär tidszon, tidszon för tidrapporter och valuta för tidrapportering.
2. Ange policyer för tidsregistrering
Gå till dina policyer för tidsregistrering för att konfigurera dessa inställningar:
Konfigurera enhetsbegränsningar – För fältarbetande personal rekommenderar vi att du aktiverar mobilappen och delad terminal.
Aktivera offlineläge om det behövs – Tillåt in- och utstämpling offline för oavbruten tidsregistrering i avlägsna områden.
Konfigurera dina regler för tidsregistrering – Nedan följer några anpassade inställningar som vi rekommenderar:
- Kräv ansiktsigenkänning/selfies – Snabb verifiering för dina anställda.
- Aktivera platsspårning i realtid – Se var din personal arbetar ifrån under hela dagen.
- Kräv platsdata vid tidsangivelser – Registrera GPS-positioner vid varje in- och utstämpling.
- Aktivera geostaket – Tillåt bara att de anställda stämplar in på auktoriserade platser.
Aktivera enhetslås – Begränsa in- och utstämpling till auktoriserade mobila enheter.
Genomdriv automatiserade geostaket – Automatisera in- och utstämpling när de anställda korsar ett geostaketområde.
Obs! Du kan bara aktivera platsspårning i realtid eller automatiserade geostaket – inte båda samtidigt.
3. Upprätta arbetsscheman och löneperioder
Gå till fliken Arbetsscheman för att konfigurera dessa inställningar:
Ställ in arbetsscheman – Definiera start- och sluttider eller flexibla arbetstider.
Definiera policyer för raster – Skapa olika typer av raster och ange reglerna för dem.
Konfigurera regler för övertid – Ställ in policyer för övertid i enlighet med lokala bestämmelser.
4. Ställ in helgdagskalendrar och policyer för ledighet
Gå till fliken Ledighet och helgdagar för att konfigurera dessa inställningar:
Lägg till en kalender för din organisation – Importera kalendrar för att synkronisera allmänna helgdagar i tidrapporterna.
Upprätta policyer för ledighet – Upprätta policyer för ledighetsansökningar.
5. Lägg till arbetsuppgifter och projekt
Gå till fliken Uppgifter och projekt för att lägga till följande:
Lägg till arbetsuppgifter – Ange arbetsuppgifter som medlemmar kan spåra tid mot.
Lägg till projekt – Låt personalen registrera sin arbetstid mot projekten de arbetar med.
Lägg till och koppla kunder till projekt – Lägg till dina kunder och tilldela dem enkelt till deras projekt.
6. Lägg till platser
Gå till fliken Platser för att lägga till dina geostaket:
Lägg till arbetsplatser – Sök upp en adress och lägg till auktoriserade platser för dina anställda.
Tilldela platser till arbetsscheman – Lägg till specifika platser i arbetsscheman med geostaket.
7. Ställ in ditt team
Gå till fliken Personer för att skola in personalen och konfigurera dessa inställningar:
Bjud in teammedlemmar – Skicka ut inbjudningar till alla anställda som ska registrera arbetstid.
Lägg till medlemmar utan konton – Ange namn utan att skicka ut några inbjudningar och registrera arbetstid via en terminal.
Tilldela roller och behörigheter – Definiera vilka som ska vara administratörer, chefer och medlemmar.
Skapa grupper – Dela in personalen i grupper baserat på avdelningar eller arbetsplatser.
8. Konfigurera terminalläget
Om du vill centralisera närvaroregistreringen för dina anställda ute på arbetsplatsen kan du använda en delad terminal på en surfplatta. Gå till sidan Meny i Jibble-mobilappen och växla till terminalläget för att konfigurera din delade terminal:
Upprätta terminaler – Konfigurera terminaler för olika arbetsplatser och tilldela personal till dem.
Konfigurera dina terminalinställningar – Välj ditt föredragna terminalläge för att ange hur medarbetarna ska stämpla in.
9. Börja registrera personalens närvaro
När allt är inställt och alla har skolats in kan personalen stämpla in och ut medan de är på språng eller på valfri auktoriserad plats.
Här är några ytterligare resurser för att hjälpa ditt team att komma igång med grunderna i att använda Jibble som medlem: