Återgång till Kontoret:
För- och Nackdelar och
Bästa Strategier för att Lyckas

Den post-pandemiska eran möttes av en våg av krav på återgång till kontoret (RTO). De flesta kom från stora företag som Boeing, UPS och JPMorgan Chase. De möttes naturligtvis inte utan kontroverser och en del allvarligt motstånd.

Men medan den obligatoriska RTO-vågen långsamt har avtagit, försöker flera företag fortfarande navigera hur de ska få sina anställda att fullt ut återvända till kontoret, eller åtminstone en del av tiden.

Och jag förstår det, trenden med helt distansarbete kommer inte att passa alla företags behov. Vi hade tur på Jibble att övergången från kontor till 100% distansarbete fungerade så bra för oss.

Så oavsett vad du planerar för ditt företag, vare sig det är en hybrid eller en heltidsåtergång till kontoret, är det avgörande att närma sig övergången genomtänkt. De goda nyheterna är: det finns sätt att göra det utan att bli den mest impopulära personen på kontoret!

Det är vad vi ska prata om i den här artikeln, tillsammans med för- och nackdelarna som kommer med det beslutet. Låt oss dyka in.

Vilka är Fördelarna med att Återgå till Kontoret?

Att återvända till kontoret efter en period av distansarbete kan medföra flera fördelar för både anställda och företag. Och det är dessa fördelar som du verkligen vill utnyttja när du försöker uppmuntra anställda att återvända till kontoret.

• Balans mellan arbete och privatliv – För många hjälper det att vara tillbaka på kontoret att skapa en tydligare gräns mellan arbete och privatliv. Anställda kan lämna arbetet på kontoret, vilket minskar sannolikheten att ta med arbetsrelaterad stress hem. Dessutom tillåter hybrida upplägg flexibilitet på hemarbetsdagar, vilket ger anställda möjlighet att hantera personliga uppgifter tillsammans med sina arbetsåtaganden utan att dömas.
• Förbättrat erkännande av anställda – Att vara fysiskt närvarande på kontoret kan leda till större synlighet. Forskning visar att en betydande majoritet av ledare (96%) lättare erkänner bidragen från anställda på plats än de som arbetar på distans. Denna ökade ansikte-mot-ansikte-interaktion kan leda till bättre karriärutvecklingsmöjligheter, eftersom ledare är mer benägna att uppmärksamma och erkänna hårt arbete och prestationer.
• Förbättrade mentorskapsmöjligheter – För unga yrkesverksamma och de som är i början av sina karriärer erbjuder återgången till kontoret större tillgång till mentorskap och praktisk coaching. Att vara i samma fysiska utrymme som erfarna kollegor möjliggör mer spontant lärande och vägledning.
• Spontant samarbete – Förutom förbättrade mentorskapsmöjligheter innebär fysisk närvaro på kontoret också att anställda har fler möjligheter till oplanerade kontakter och interaktioner. Dessa oplanerade stunder – vare sig det är en snabb pratstund vid kaffemaskinen eller en brainstorming-session i korridoren – kan leda till nya idéer, snabbare problemlösning och starkare arbetsplatsrelationer. Sådana interaktioner bidrar till en känsla av gemenskap och tillhörighet som kan vara svårare att återskapa i en distansmiljö.
• Tillgång till resurser – Att vara fysiskt närvarande på kontoret ger anställda omedelbar tillgång till nödvändiga verktyg, utrustning och support. Och när du har det du behöver precis runt hörnet är du mest benägen att effektivisera arbetsprocesser och minimera en hel del onödig dödtid.

Vilka är Nackdelarna med att Återgå till Kontoret?

Precis som det finns fördelar med att återvända till kontoret finns det också nackdelar. Här är de viktigaste nackdelarna du måste ta itu med om du hoppas få anställda att återvända till kontoret:

• Besvär med pendling – Förmodligen en av de mest betydande nackdelarna med en RTO är den dagliga pendlingen. Anställda som har njutit av bekvämligheten med att arbeta hemifrån kan tycka att det är svårt att gå tillbaka till långa pendlingar, hantera trafik eller förlita sig på kollektivtrafik.
• Minskad flexibilitet – Distansarbete har introducerat en nivå av flexibilitet som är svår att återskapa i en traditionell kontorsmiljö. Att återvända till kontoret innebär ofta mindre självständighet över arbetsscheman och personlig tid. Inte något som många anställda skulle uppskatta.
• Mindre fokuserad tid – Samtal, ad hoc-möten och informella interaktioner, även om de är fördelaktiga för lagarbete, kan störa en anställds fokustid.

Det finns flera saker du kan göra för att kringgå dessa nackdelar. Du kan överväga att implementera flexibla ankomst- och avgångstider, vilket hjälper anställda att undvika rusningstrafik. Dessutom kan erbjudandet om pendlingsbidrag eller organisering av skjutstjänster för dem utan bil avsevärt lindra en del av de ekonomiska och logistiska påfrestningarna som kommer med pendling.

Ett hybridarbetsupplägg skulle också hjälpa till att hitta en balans mellan att få anställda att återvända till kontoret samtidigt som de fortfarande får en del av den flexibilitet de har vant sig vid.

Topp 6 strategier för att framgångsrikt implementera en RTO

Att implementera en RTO-policy kan vara ganska utmanande. Men det kan göras. Inte genom förtäckta hot och tvång, utan genom att närma sig övergången med transparens och fokus på ömsesidiga fördelar. Här är strategier som kan hjälpa dig att komma igång i rätt riktning:

1. Involvera anställda i beslutet

När anställda känner sig värdesatta och hörda är de mer benägna att stödja förändringar, inklusive skiftet tillbaka till kontoret.

Börja med att engagera ditt team genom enkäter eller enskilda möten för att mäta deras tankar och funderingar kring att återvända till kontoret. Fråga dem vilka utmaningar de förutser och vad som skulle göra övergången smidigare. Detta tillvägagångssätt ger dig inte bara värdefulla insikter utan visar också dina anställda att deras åsikter spelar roll.

2. Planera en gradvis RTO-övergång

För att underlätta skiftet tillbaka till kontoret, överväg en stegvis approach. Istället för att kräva att alla återvänder på heltid omedelbart, börja med några dagar i veckan så att de inte känner sig alltför överväldigade av förändringen.

Du kan implementera en hybridmodell där anställda kommer in på kärnarbetsdagar medan de arbetar på distans övriga dagar. Denna gradvisa övergång låter anställda anpassa sig till kontorsmiljön samtidigt som de fortfarande drar nytta av flexibiliteten med distansarbete. En gradvis övergång låter dig också övervaka hur väl skiftet fungerar och göra justeringar efter behov.

När anställda anpassar sig kan du långsamt öka antalet kontorsdagar baserat på deras feedback och företagets övergripande behov.

3. Skapa nya personliga ritualer

En artikel från Harvard Business Review av Chris Capossela kunde inte ha sagt det bättre: ”Värdet av kontoret ligger i människorna, inte platsen.”

En av de mest övertygande anledningarna att återvända till kontoret är möjligheten att återknyta kontakten med kollegor. Människor värdesätter faktiskt sina relationer och de sociala interaktioner de har med sina arbetskollegor. Så för att göra återgången till kontoret tilltalande och fördelaktig kan skapandet av nya personliga ritualer spela en nyckelroll.

Börja med att introducera regelbundna sociala aktiviteter som ger anställda en chans att bygga och stärka sina relationer. Du kan till exempel organisera veckovisa teamluncher, kaffepauser eller informella brainstorming-sessioner. Dessa sammankomster ger en avslappnad miljö för anställda att interagera och komma ikapp, vilket hjälper till att återuppbygga teamband och främja en känsla av kamratskap.

Det är också viktigt att fira prestationer och milstolpar tillsammans. Att uppmärksamma teamframgångar eller individuella bidrag med små kontorsfiranden kan öka moralen och förstärka känslan av tillhörighet.

Genom att skapa dessa nya personliga ritualer kan du göra kontoret till något som anställda faktiskt tycker om att återvända till. Och det kommer inte att vara särskilt svårt att sälja in när du rullar ut den där RTO-policyn.

4. Gör kontoret till en plats för produktivitet och samarbete

Du konkurrerar med hemmabekvämligheterna, och det finns verkligen inget som slår det. Det finns dock sätt att göra kontoret till en mer tilltalande och dynamisk arbetsplats.

Flexibilitet är nyckeln även i kontorsutrymmen. Inkorporera öppna planlösningar med designerade områden för teamarbete, brainstorming och sociala interaktioner. Försök att göra dem inbjudande och mindre formella än traditionella konferensrum. Överväg att lägga till flyttbara möbler och whiteboards som möjliggör flexibilitet i hur grupper samlas.

Dessa samarbetsytor uppmuntrar kommunikation och idéutbyte, vilket främjar en känsla av gemenskap bland teammedlemmar.

Se dessutom till att det finns tysta zoner där anställda kan fokusera på uppgifter utan distraktioner. Att tillhandahålla ljudisolerade bås eller designerade tysta rum kan hjälpa individer att koncentrera sig och slutföra arbetet mer effektivt.

5. Använd teknik för att effektivt hantera RTO-övergången

Det finns gott om mjukvaruverktyg som kan hjälpa dig under din RTO-övergång. En viktig sådan är appar för registrering av närvaro.

Med en närvaroapp kan du enkelt spåra anställdas ankomster och avgångar på kontoret, vilket säkerställer att alla följer sina schemalagda kontorsdagar. Överväg att använda en app för närvaro med ansiktsigenkänning så att du kan verifiera att endast behörig personal får tillträde till kontoret.

Geostaket är också en funktion i närvaroappen som är värd att undersöka; den låter dig sätta upp virtuella gränser runt ditt kontorsutrymme och säkerställer att tid endast registreras när anställda är fysiskt närvarande inom det angivna området.

Utöver närvarohanteringsprogram bör du överväga att använda samarbetsverktyg för att hålla kommunikationen flytande. Plattformar som Slack eller Microsoft Teams gör det möjligt för team att hålla kontakten, dela uppdateringar och samarbeta i projekt i realtid, oavsett var de befinner sig fysiskt. Detta bidrar till att upprätthålla produktivitet och engagemang, även när anställda återgår till kontoret.

6. Utforska incitament

“Chefer som kräver att deras anställda ska jobba från kontoret utan att ge dem incitament för att göra det kommer att ha svårt att behålla dem.” – Dan Drogman, Forbes

Vem gillar inte incitament, eller hur? När du uppmuntrar anställda att återvända till kontoret kan det göra stor skillnad att erbjuda incitament.

Börja med att fundera över vilka incitament som skulle tilltala ditt team mest. Det kan vara allt från flexibla arbetstider och extra betald ledighet till ekonomiska bonusar för dem som regelbundet kommer till kontoret. Även små förmåner, som presentkort eller företagsprylar, kan visa uppskattning och uppmuntra närvaro.

Att skapa en trevligare kontorsmiljö kan också fungera som ett incitament. Överväg att erbjuda gratis snacks, kaffe eller friskvårdsprogram för att förbättra arbetsplatsupplevelsen. Du kan till och med ordna regelbundna sociala evenemang eller temadagar, som casual Friday eller teamluncher.

Lite extra motivation kan göra stor skillnad för att få anställda att känna sig värdefulla och faktiskt bli entusiastiska över att återvända till kontoret.

Avslutande tankar

En återgång till kontoret är inte alltid det mest populära beslutet bland anställda. Så det kommer att kräva en del seriöst tänkande och noggrann planering för att säkerställa en smidig övergång.

Att förstå de anställdas oro och hantera den proaktivt är nyckeln. Genom att kommunicera tydligt, erbjuda incitament och skapa en positiv arbetsmiljö kan du underlätta övergången och hjälpa anställda att anpassa sig lättare.

Förhoppningsvis hjälper dessa tips dig att navigera processen med återgång till kontoret. Kom ihåg att målet är att skapa en plats dit anställda faktiskt vill återvända, en plats där de kan samarbeta, dela idéer och känna sig värdefulla.