勤務時間を正確に計算するための6つの簡単なステップ

著者 Asim Qureshi, Jibble CEO

2026.03.17

こんにちは。クラウドベースの勤怠ソフトウェア「Jibble」のCEO兼共同創設者であるAsim Qureshiです。さまざまな業界や市場において、ソフトウェア製品やチームの構築と拡張に長年携わってきました。

Jibbleを設立する前は、モルガン・スタンレーで6年間VPを務めていました。テクノロジーとスマートな時間管理の実践を通じて、企業の生産性とパフォーマンス向上を支援することに情熱を注いでいます。

「時は金なり。特に給与計算においては重要です。」まさにこれが、企業が勤務時間を記録する理由です。本記事では、勤務時間を正確に把握することの重要性と、正しく計算する方法について解説します！

勤務時間を正確に計算することが重要な理由とは？

勤務時間を正確に計算することは、いくつかの理由から重要です。まず、従業員が費やした時間と労力に対して、公正に報酬が支払われることにつながります。適切な賃金が支払われない、あるいは過重労働になる状況を、誰も望みません。

また、正確な時間記録により、雇用主は人件費を正確に把握でき、予算を効果的に管理し、人員配置について適切な意思決定を行えます。生産性の傾向や改善点を把握することで、より効率的な職場環境を実現できます。

さらに重要なのは、勤務時間を正確に記録・計算することが、労働法や規制を遵守するうえで不可欠である点です。高額な罰則の回避や賃金トラブルの防止につながり、監査対応もスムーズになります。

画像出典：Mikhail Nilov、Pexelsより

勤務時間を正確に計算する方法

勤務時間の計算は複雑である必要はありません。手作業での計算が初めてでも、以下の6つの簡単なステップに従えば、正確に計算できるようになります。

1. 始業時刻と終業時刻を設定する

まず、勤務時間帯の正確な始業時刻と終業時刻を記録します。出勤（打刻）時刻と退勤（打刻）時刻の両方を含めてください。特に、勤務が複数日にまたがる場合は日付も必ず記録しましょう。

2. 時刻をミリタリータイム（24時間表記）に変換する

次に、始業時刻と終業時刻をミリタリータイムに変換します。これは24時間制の表記で、午前・午後（AM/PM）の混同を防ぎます。

ミリタリータイムでは、午前12:00は00:00、午前1:00は01:00と表します。午後1:00以降の時刻は、時に12を足してミリタリータイムにします。例えば、午後3:30は15:30、午後9:00は21:00です。

3. 分を小数に変換する

小数を使うと計算が簡単になります。分を60で割って小数に変換します。例えば：

15分 = 15/60 = 0.25時間
30分 = 30/60 = 0.5時間
45分 = 45/60 = 0.75時間

4. 終業時刻から始業時刻を引く

終業時刻（ミリタリータイム）から始業時刻（ミリタリータイム）を引いて、勤務時間（時間と分）を求めます。

注：終業時刻が始業時刻より早い場合は、シフトが翌日にまたがっていることを意味します。

5. 無給の休憩時間を差し引く

従業員が休憩を取得する場合は、ステップ4で求めた勤務時間から休憩時間を差し引きます。休憩時間や有給/無給の区分については、労働法および社内規定を遵守してください。

6. 給与期間の給与対象時間を合計する

最後に、給与期間全体の給与対象時間を合計します。各日の勤務時間を合計し、該当する場合は残業時間も考慮します。この合計が、その給与期間における従業員の勤務時間を正確に表します。

残業を考慮する際の重要な注意点

勤務時間に基づいて給与を計算する際は、残業に関するルールや規制を把握しておくことが重要です。日本の労働基準法では、1日8時間・週40時間が法定労働時間とされており、それを超える時間外労働には25％以上の割増賃金を支払う必要があります。

残業を反映するには、基準を超えた時間数を特定し、社内規定または労働法に従って適切な割増率を適用します。最終的な支給額を算出する際は、給与期間中に追加で働いた時間も忘れずに考慮してください。

残業を手作業で計算するのが面倒な場合は、当社の残業計算ツールをご利用ください。

勤務時間計算の例

例えば、従業員の始業時刻が午前9:00、終業時刻が午後5:30だとします。次のように計算できます。

ステップ1：始業時刻と終業時刻を設定する。

始業時刻：午前9:00、終業時刻：午後5:30

ステップ2：時刻をミリタリータイム（24時間表記）に変換する。

始業時刻：09:00、終業時刻：17:30

ステップ3：分を小数に換算する。

始業時刻：09.00、終業時刻：17.50

ステップ4：終業時刻から始業時刻を引く。

17.50 – 09.00 = 8.50時間

ステップ5：無給の休憩時間を差し引く。従業員に30分の無給休憩（0.50時間）があった場合、それを差し引きます。

8.50 – 0.50 = 8.00時間

ステップ6：給与対象時間を合計する。この手順を給与期間内の各勤務日に対して繰り返し、最後に給与対象時間をすべて合計して総勤務時間を算出します。

従業員の勤務時間をどのように把握できますか？

勤務時間を計算する前に、まず従業員の勤務時間を記録・管理するための効率的で信頼性の高いシステムが必要です。ここでは、従業員の勤務時間を管理するための方法とツールをいくつかご紹介します。

紙のタイムカード

従来の紙のタイムカードは、従業員の勤務時間を記録するために長年にわたり使用されてきました。各従業員にカードを配布し、出勤・退勤時刻を手書きで記入します。その後、上長または人事担当者が給与期間の終わりに確認・集計します。

メリット

従業員数が限られた小規模事業者にとって、シンプルで費用対効果が高い。
技術的な導入やトレーニングが不要。

デメリット

手作業での記録や計算のため、ミスが起こりやすい。
リアルタイムで勤務状況を把握しにくい。
処理に時間がかかり、遅延が発生しやすい。

手書きのタイムカードを使用する場合でも、オンラインのタイムシート計算ツールを活用することで、事務作業の負担を軽減できます。

時間記録ソフトウェア

時間記録ソフトウェアは、勤務時間の記録と計算を効率的かつ正確に行うためのソリューションです。タイムクロックアプリは、PCにインストールすることも、Webアプリやモバイル端末からアクセスすることもできます。

ソフトウェアの優れた点は、設定した時給に基づいて従業員の賃金を自動計算できることです。さらに、Jibbleのような従業員の時間記録ソフトには、充実したレポート作成や請求書発行機能も備わっています。さらに、これらの機能を無料で利用できます！

メリット

自動化によりミスが減り、給与計算の処理時間を短縮できる。
リアルタイム上長がで勤務状況や勤務時間を把握できる。
従業員の生産性やプロジェクトの進捗を把握できる詳細レポートを作成できる。

デメリット

従業員や管理者に対して初期設定やトレーニングが必要になる場合がある。

機械式タイムレコーダー

機械式タイムレコーダーも、職場で長年使用されてきた勤務時間の記録方法です。この方法では、従業員が打刻カードを機械に差し込み、出勤・退勤時刻を記録します。機械がカードに時刻を印字します。

メリット

電力やソフトウェアに依存せず、信頼性と耐久性が高い。
デジタルシステムのバックアップとして使える物理的な記録が残る。

デメリット

紙のタイムカードと同様に手作業によるミスが起こりやすく、手動で確認・計算する必要がある。
リアルタイムでの把握やレポート機能がない

電子式タイムレコーダー

電子式タイムレコーダーは、機械式タイムレコーダーの現代版で、打刻カードの代わりに電子カードやICバッジを使用します。従業員がカードをスワイプすると、出勤・退勤時刻がデジタルで記録されます。

メリット

機械式や紙ベースの仕組みより正確で効率的。
時間記録ソフトウェアと連携することで、リアルタイムのデータ同期やレポート作成が可能。
セキュリティ強化のために生体認証などの追加機能に対応できる場合がある。

デメリット

初期導入コストがかかり、継続的なメンテナンスが必要。
電力に依存し、技術的な問題が発生する可能性がある。

時間記録の方法の選択は、事業規模、予算制約、必要な自動化のレベルによって異なります。従業員数が限られた小規模な企業であれば、紙のタイムカードや機械式タイムレコーダーで十分な場合があります。より正確で自動化された時間記録を目指す大規模な組織や企業には、タイムクロックソフトウェアがより高度で効率的な方法を提供します。