多段階承認の設定

休暇申請に多段階承認ワークフローを設定する方法を学びましょう。

コレクション:

Jibbleの有給休暇トラッキングソフトを使えば、休暇申請に対して多段階承認を設定でき、承認前に1段階または複数段階のレビューを経るようにすることができます。

すべての休暇ポリシーに共通の承認ワークフローを指定することも、必要に応じて各ポリシーごとにワークフローをカスタマイズすることもできます。この機能はPremiumプランおよびUltimateプランでご利用いただけます。

詳しくは、多段階承認の仕組みについてをご覧ください。

本記事では、以下について説明します：

一般的な承認設定の構成

休暇承認ワークフローを設定できるのは、所有者と管理者のみです。一度設定すると、個別にカスタマイズしない限り、その承認設定はすべての休暇ポリシーに適用されます。

  1. 休暇・休日 > 休暇ポリシーに移動します。
  2. 上部の承認設定をクリックします。Accessing approval settings for time off
  3. 多段階承認を有効にするのチェックボックスをクリックします。　Enabling multi level approvals
  4. 各レベルごとに、承認が必要かどうかを以下から選択します：
    1. グループマネージャー
    2. 直属のマネージャー
    3. 管理者
    4. 所有者
    5. 特定のユーザー（マネージャー、管理者またはオーナーのみ）
  5. ＋承認レベルを追加をクリックして承認レベルを追加します。Adding approval levels
  6. 追加した承認レベルごとに手順4を繰り返します。
    注：最大で3レベルまで追加できます。前のレベルで選択された承認者は、後続のレベルで再度選択することはできません。
  7. すべての選択が完了したら、保存をクリックします。

 

多段階承認の設定に関するクイックガイドツアーをご覧ください：

重要な注意事項：

  • 承認者が休暇申請に対応できるのは、必要な権限が付与されている場合のみです。既定では、マネージャーは自分が管理しているメンバーの休暇申請に対応でき、管理者と所有者は組織内すべてのメンバーの休暇申請に対応できます。
    • Ultimateプランでは、個別のカスタム権限を設定でき、誰が申請を承認または拒否できるかをより詳細に管理できます。詳細については、Jibbleにおける権限についてをご覧ください。
  • 多段階承認が無効になっている場合、休暇申請は基本の承認ワークフローを経由し、マネージャー、管理者、または所有者のいずれかが1回のステップで承認できます。

ポリシーごとの承認設定のカスタマイズ

特定の休暇ポリシーに異なる承認フローが必要な場合、一般設定を上書きできます。このカスタム設定は、選択したポリシーにのみ適用されます：

  1. 休暇・休日 > 休暇ポリシーに移動します。
  2. 編集したい休暇ポリシーの鉛筆アイコンをクリックします。
  3. 多段階承認セクションまでスクロールします。
  4. 既定の承認設定を使用するのチェックボックスを無効にします。Checkbox for using default approval settings for time off policies
  5. 各レベルで、以下の承認者タイプから1つ以上を選択できます：Customizing multi level approvals per time off policy
    1. グループマネージャー
    2. 直属のマネージャー
    3. 管理者
    4. 所有者
    5. 特定のユーザー（マネージャー、管理者、またはオーナーのみ）
  6. ＋承認レベルを追加をクリックして承認レベルを追加します。
    注： 最大で3レベルまで追加できます。前のレベルで選択された承認者は、後続のレベルで再度選択することはできません。
  7. 保存をクリックして、承認ワークフローをその休暇ポリシーに適用します。
  8. カスタマイズしたい各休暇ポリシーについて、上記の手順を繰り返します。

重要な注意事項：ポリシーを既定の承認設定から個別にカスタマイズされた設定に変更すると、休暇承認プロセスは新しい設定に基づいて再開されます。

承認レベルの削除

承認レベルは、最上位のレベルから順に逆順で削除する必要があります。上位のレベルを削除しないと、下位のレベルは削除できません。

例：承認レベルが3つ（レベル1、レベル2、レベル3）ある場合、レベル2を削除するには先にレベル3を削除する必要があります。

一般的な承認設定で承認レベルを削除するには：

  1. 休暇・休日 > 休暇ポリシーに移動します。
  2. 上部の承認設定をクリックします。
  3. 承認レベルの横にあるゴミ箱アイコンをクリックします。Bin icon to delete approval level on general approval settings
  4. 変更を確認します。

休暇ポリシーごとに承認レベルを削除する方法：

  1. 休暇・休日 > 休暇ポリシーに移動します。
  2. 編集したい休暇ポリシーの鉛筆アイコンをクリックします。
  3. 多段階承認セクションまでスクロールします。
  4. 承認レベルの横にあるゴミ箱アイコンをクリックします。Bin icon to delete approval level per time off policy
  5. 変更を確認します。

重要な注意事項：

  • レベルを削除しても、すでに承認された申請には影響しません。
  • 承認レベルが、前のレベルで申請に対するアクションが行われる前に削除された場合、その申請は現在のレベルで保留のままとなり、アクションが行われるまで進みません。
    • 例：レベル2（管理者）が承認する前にレベル3（所有者）が削除された場合、その休暇申請はレベル2で保留状態のままとなり、管理者が承認または却下するまで進みません。
  • 承認レベルが、前のレベルで既に承認が行われた後に削除された場合、その申請は完全に承認済みと見なされます。
    • 例：レベル2（管理者）が既に承認した後にレベル3（所有者）が削除された場合、その休暇申請は自動的に承認済みとマークされます。

例

以下は、設定できる代表的な承認フローの一例です：

例 1：直属のマネージャー → 管理者

  • レベル1：直属のマネージャー
  • レベル2：管理者

チームメンバーが休暇申請を提出すると：

  • 最初に直属のマネージャーに送られます。
  • 承認後、管理者に回されます。
  • 両方のレベルで承認が行われた時点で、休暇申請は最終的に承認されます。

この設定は、まずマネージャーの判断を経てから、組織的な監督を行いたいチームに適しています。

例 2：グループマネージャー → 管理者 → 所有者

  • レベル1：直属のマネージャー
  • レベル2：管理者
  • レベル3：所有者

チームメンバーが休暇申請を提出すると：

  • 最初に直属のマネージャーに送られます。
  • 承認後、管理者に回されます。
  • さらに承認されると組織の所有者に送られます。
  • 3段階すべてで承認が行われて初めて、休暇申請は承認済みとなります。

このワークフローは、大規模な組織や、厳格な監督が求められる影響度の高い休暇タイプに適しています。

例 3：特定のユーザー → 管理者

  • レベル1：特定のユーザー（例：プロジェクトリード）
  • レベル2：管理者

チームメンバーが休暇申請を提出すると：

  • まずプロジェクトリードに送られます。
  • 承認後、管理者に回されます。
  • 両方の承認が行われた時点で、休暇申請は最終的に承認されます。

この設定は、人事部門や管理者に届く前に、プロジェクトリードなどの担当者が休暇を確認する必要がある場合に適しています。

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