كيف يمكنك تطبيق تتبع الوقت في فريقك

نعم! من خلال تتبع الوقت، يمكن لأصحاب العمل قياس إنتاجية فريقهم. اعتبر الأمر كجسر يسمح لك، كصاحب عمل، بالتعرف بالضبط على كيفية استغلال موظفيك لساعات العمل.

تتبع الوقت ليس مجرد حلًا للمراقبة، فإنه يساعد أيضًا في تعزيز ثقافة الشفافية والصدق في مكان العمل. حيث تعاني 75% من الشركات في الولايات المتحدة من مشاكل الغش في الوقت. بالإضافة إلى ذلك، تشير الدراسات إلى أن 20% من أرباح الأعمال في الولايات المتحدة تضيع بسبب الغش في وقت الموظفين. لا تؤثر مشكلة عدم تأكد أصحاب العمل من كيفية قضاء ساعات العمل على الكفاءة التشغيلية فحسب، بل تؤثر سلبًا أيضًا بشكل كبير على النتائج المالية للمنشآت.

عند تقديم تتبع الوقت لفريقك، من الأفضل البدء باختيار طريقة تتبع وقت مناسبة. عند النظر في خياراتك، فكِّر في احتياجات عملك واختَر البرنامج الذي يناسبك أكثر شيء.
وأكثر شيء أهميةً، ضع في اعتبارك متطلبات ومقترحات موظفيك أثناء عملية الاختيار أيضًا، نظرًا لأنك ستحتاج إلى توجيه موظفيك خلال عملية التوظيف، من المهم الحصول على آرائهم في هذه المرحلة.

ابدأ باختيار طريقة تتبع الوقت. عندما تبحث عن برنامج تتبع الوقت، ابحث عن الأدوات التي تناسب متطلباتك على أفضل نحو. لاختيار أفضل برنامج، ضع في اعتبارك الميزات التالية:

• الميزات وسهولة الاستخدام: ابحث عن برنامج تتبع الوقت الذي يوفر ميزات متقدمة مثل التعرف على الوجه ووضع الكشك (الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول) لتسجيلات الحضور الآمنة. تأكد من أنه يسمح بتصنيف المهام وقابل للتخصيص، وأن خيارات إعداد التقارير قوية للحصول على تحليلات مُفصَّلة. أعطِ الأولوية للأدوات التي تتميز بواجهة سهلة الاستخدام للسماح بالتكيف السريع لموظفيك.
• التوافق والتكامل: تأكد من أن البرنامج يتكامل مع أدواتك وأنظمتك الحالية، مثل أدوات إدارة المشاريع أو برامج إدارة الموارد البشرية. تحقق من قابليته للتوسع للتكيف مع النمو المحتمل للموظفين. إمكانية الوصول عبر الهاتف مهمة لحالات العمل عن بُعد، مما يتيح للموظفين تتبع الوقت بكفاءة من أي مكان.
• دعم العملاء: ضع الأولوية للبرنامج الذي يُقدِّم دعم عملاء موثوق. يضمن الوصول إلى فِرَق الدعم سريعة الاستجابة والملمة بالمعرفة حلًّا سريعًا للأسئلة أو المشاكل التقنية. ابحث عن خيارات مثل المحادثة المباشرة، أو البريد الإلكتروني، أو الدعم الهاتفي لتلبية تفضيلات الاتصال المختلفة.
• هيكل الأسعار: قيِّم نموذج التسعير للبرنامج بعناية. ابحث عن شفافية التسعير، وتعرَّف على الميزات والقيود التي تقدمها كل باقة تسعير. تأكد من أن التسعير يتماشى مع ميزانيتك للفريق مع مراعاة الاحتياجات الخاصة وحجم مؤسستك.
• نسخ تجريبية: اختَر البرنامج الذي يتيح لك تقييم ما إذا كان يلبي متطلبات موظفيك الخاصة قبل الالتزام به لوقتٍ طويل أم لا. استفِد من النسخ التجريبية أو العروض التجريبية المجانية. تتيح هذه الفترة التجريبية لفريقك اختبار وظائف البرنامج، وسهولة الاستخدام، وتوافقه مع سير عملك.

إذا كنت تنتقل من استخدام بطاقات الحضور التقليدية إلى برامج تتبع الوقت عالية التقنية، فمن المؤكد أنك ستحتاج إلى تعديل نهجك. يتطلب هذا التحول الرفق وبعض الصبر. كما يمكن أن يؤدي التسرع في العملية إلى الارتباك والمقاومة. لذا، إليك بعض الإرشادات المفيدة لتسهيل الانتقال:

• قدِّم البرنامج: ابدأ بشرح غرض وفوائد من برنامج تتبع الوقت. أكِّد على فائدة ذلك في سير العمل، وكيف سيساعد في تتبع التقدم، ويسهم في زيادة الإنتاجية. تأكد أن موظفيك يفهمون التأثير الذي يمكن أن يُحدثه على مهامهم اليومية وتقدم العمل بشكل عام.
• عروض توضيحية عملية: أعقِد جلسات تفاعلية حيث يتعلم الموظفون من خلال استخدام البرنامج بأنفسهم. اعرض وظائف البرنامج خطوة بخطوة، مُركزًا على كيفية تسجيل الساعات، وتصنيف المهام بكفاءة، وإنشاء التقارير. استخدِم أمثلةً حقيقيةً ذات صلة بعمل فريقك لجعلها أكثر قابليةً للتطبيق.
• الدعم المستمر: بعد التدريب الأوَّلي، وفِّر دعمًا مستمرًا. وتأكد من سهولة الوصول إلى أدلة المستخدم، أو الأسئلة الشائعة، أو حتى مقاطع الفيديو التعليمية. حدد شخصًا معينًا أو فريقًا للإجابة على أية استفسارات أو حل المشاكل التقنية خلال فترة استخدامهم الأولي.

كصاحب عمل، من الضروري أن تثق بموظفيك، ولكن الاعتماد على الثقة فقط قد لا يكفي لتسير الأعمال بكفاءة. ينطبق المثل القديم القائل “الوقت كالسيف” على تتبع الوقت. تتبع وقت الموظفين في عملك لا يتعلق بعدم الثقة، بل يتعلق بضمان الإنتاجية المُثلى للوقت المُستغَّل.
قد يستقبل فريقك فكرة تتبع الوقت ببعض التردد. في الواقع، أظهر تقرير من بي دبليو سي أن 38% من أصحاب العمل يعتبرون مقاومة الموظفين كعقبة أمام تتبع الوقت. وقد يرى الموظفون ذلك على أنه نقص في الثقة أو انتهاك لخصوصيتهم.

ومع ذلك، فإن استخدام أداة لتتبع الوقت لا يشير إلى عدم الثقة. بل هي وسيلة لضمان أن الجهود والأهداف متوافقة بين صاحب العمل والموظف. من خلال تتبع الوقت، يكتسب كل من أصحاب العمل والموظفين رؤًى حول كيفية استهلاك الوقت، مما يعزز من بيئة عمل أكثر إنتاجيةً.