يمكن أن يساعد برنامج تتبع الوقت المؤسسات على تحسين الإنتاجية، وتقليل المهام الإدارية، والتأكد من عمل كشوف مرتبات الشركة بشكل صحيح، بالإضافة إلى تقليل تكاليف العمالة بشكل كامل، ولكن تنفيذ برنامج تتبع الوقت في المؤسسة يمكن أن يكون مهمة شاقة، وإذا أنت الشخص المسؤول وسيسير الأمر على نحو خاطئ، ومن المحتمل أن تنتهي المسؤولية عليك. نعم، من الممكن أن تفقد وظيفتك بسبب عملية طرح فاشلة، لقد سمعنا عن حدوث ذلك. ولكن المساعدة في متناول اليد من خلال هذا الدليل الذي أعددته، ولا تتردد في التواصل مع فريقنا ذو الخبرة للحصول على المشورة. مع التخطيط السليم ومراقبة التنفيذ، يجب أن يكون طرح البرامج الخاصة بك عملية سلسة.
لذا، سألخص الخطوات المتبعة في طرح برنامج تتبع الوقت، أو تطبيق الجدول الزمني، أو برنامج الوقت والحضور في الشركة، بطريقة لا تحافظ على وظيفتك فحسب، بل تضمن أن يكون الطرح نجاحًا باهرًا.
خطة طرح مكونة من ١١ خطوة
يتطلب تنفيذ طرح برنامج تتبع الوقت التنسيق والتواصل على العديد من المستويات لضمان الاعتماد الناجح، وبالتالي يفوز كل من الموظفين والإدارة في نهاية المطاف. ولكن فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها لتحقيق ذلك.
1. تحديد الغرض والأهداف
قبل تنفيذ أي برنامج جديد في المؤسسة، من المهم تحديد غرض البرنامج وأهدافه. وهذا مهم بشكل خاص بالنسبة لبرامج تتبع الوقت، والتي قد تواجه مقاومة من الموظفين الذين يشعرون أنها تطفلية أو مرهقة. من خلال توصيل غرض البرنامج وفوائده بوضوح، وربطه بالأهداف التنظيمية الأوسع، من المرجح أن يفهم الموظفون تنفيذه ويقبلونه.
لتحديد غرض وأهداف برنامج تتبع الوقت، فإن الخطوة الأولى هي تحديد المشكلات أو التحديات المحددة التي تواجهها المنظمة والتي يمكن للبرنامج معالجتها. على سبيل المثال، إذا كانت المنظمة تكافح من أجل تتبع وقت الموظف بدقة لأغراض الرواتب والامتثال، يمكن أن يساعد متتبع وقت الموظف في تحسين الدقة والكفاءة في هذا المجال.
بعد ذلك، من المهم تحديد أهداف تنفيذ البرنامج. يجب أن تكون هذه الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ولها مواعيد نهائية. يمكن أن تشمل الأهداف تحسين الإنتاجية، وتقليل المهام الإدارية، وتحسين الدقة والكفاءة، وزيادة الشفافية، وخفض تكاليف العمالة. ومن المهم ربط هذه الأهداف بالمشكلات المحددة التي تواجهها المنظمة، وإبلاغ كيف يمكن للبرنامج أن يساعد في تحقيق هذه الأهداف.
2. تأكد من اختيار البرنامج المناسب
بمجرد تحديد غرض وأهداف برنامج تتبع الوقت، فإن الخطوة التالية هي اختيار البرنامج المناسب. هناك العديد من برامج الجداول الزمنية المتاحة في السوق، وقد يكون اختيار البرنامج المناسب أمرًا صعبًا. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على تلبية الاحتياجات المحددة للمؤسسة، ويجب أن يكون سهل الاستخدام وقابل للتخصيص ومتكاملًا مع البرامج الأخرى التي تستخدمها المؤسسة، عادةً عبر واجهة برمجة التطبيقات (API). إذا جاز لنا أن نقول ذلك، فقد تم تصميم جبِل للمؤسسات، ويتم استخدامه من قبل شركات مثل Tesla وجامعة هارفارد وبيتزا هت، لذا، هيا، يجب أن يتم إدراجه في القائمة المختصرة على الأقل!
فهم الميزات والقيود المفروضة عليها. على سبيل المثال، قد يحتوي برنامج تتبع الوقت على تتبع GPS، ولكن هل يحتوي على تتبع مباشر عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)؟ قد يكون به خاصية الحضور والتعرف على وجه الموظف، ولكن هل يعمل بشكل موثوق؟ أو ما مدى سهولة طرح ملحق Chrome لتتبع وقت الموظف؟
عند اختيار برنامج تتبع وقت المؤسسة، فإنك تحتاج إلى إجراء بحث وتقييم خيارات متعددة حيث أن كل مؤسسة لها احتياجات مختلفة. قد يتضمن ذلك قراءة المراجعات والشهادات، وطلب العروض التوضيحية ثم التجارب، والتشاور مع المنظمات الأخرى التي نفذت نفس البرنامج. إذا كانت شركة البرمجيات مترددة في منحك فترة تجريبية مناسبة، فهذه علامة سيئة للغاية بالفعل. إنه لا يظهر فقط المدى القصير ولكنه يوضح أيضًا عدم الثقة في منتجهم. وبالطبع، ضع في اعتبارك أيضًا التكاليف الأولية للبرنامج، والتكاليف المستمرة، والدعم، والأمان، واستضافة البيانات.
3. اختبر البرنامج
لقد اخترت البرنامج، ولكن من المهم جدًا اختباره بدقة. تأكد من أن لديك ما يكفي من الوقت وتحرك بسرعة حتى إذا لم تكن سعيدًا، فلديك الوقت الكافي للذهاب إلى خيارك الثاني. ابدأ بفريق صغير. قم بإنشاء بيئة اختبار تشبه إلى حد كبير البيئة الحية، واختبر البرنامج مع مجموعة تمثيلية من المستخدمين. يجب أن يتضمن الاختبار مجموعة متنوعة من السيناريوهات الخاصة باحتياجاتك، ويجب أن يشمل نطاقًا واسعًا من المستخدمين بمستويات مختلفة من الكفاءة التقنية. ستفاجأ بعدد الأشياء التي تعتقد أنها واضحة ولن يتمكن الآخرون من اكتشافها، ليس لأنهم أغبياء، ولكن فقط لأنهم يرون الأشياء من منظور مختلف تمامًا.
أثناء الاختبار، من المهم تحديد أي أخطاء أو مشكلات في البرنامج، والعمل مع بائع البرنامج لمعالجة هذه المشكلات. من المهم أيضًا جمع التعليقات من المختبرين، ودمج هذه التعليقات في خطة الطرح.
4. عليك الحصول على موافقة أصحاب المصلحة الرئيسيين
يعد الحصول على موافقة من أصحاب المصلحة الرئيسيين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملية الطرح في شركة المؤسسة. وهذا يشمل الإدارة ورؤساء الأقسام وقادة الفرق والموظفين. سيكون لكل من هؤلاء اللاعبين مخاوف أو اعتراضات مختلفة على تنفيذ البرنامج، ومن المهم معالجة هذه المخاوف وإيصال فوائد البرنامج.
للحصول على موافقة أصحاب المصلحة الرئيسيين، قم بتوصيل غرض البرنامج وأهدافه بشكل واضح وفعال. يمكن أن يتضمن ذلك إنشاء عروض تقديمية، وعقد اجتماعات، وتوزيع المواد التي تحدد فوائد البرنامج. ومن المهم أيضًا الاستماع إلى تعليقات أصحاب المصلحة ومعالجة أي مخاوف قد تكون لديهم.
اسمع، هذا مهم حقًا وغالبًا ما يتم تجاهله – والحقيقة هي أنه إذا لم يرغب أصحاب المصلحة في نجاح هذا الطرح، فسوف يتأكدون من عدم نجاحه. بالنسبة للموظفين، فإن الرسالة الرئيسية التي يجب إيصالها في كثير من الأحيان هي زيادة الشفافية، مما يعني منظمة أكثر عدالة.
5. التخطيط للطرح
بمجرد الحصول على موافقة أصحاب المصلحة الرئيسيين، فإن الخطوة التالية لا تتمثل في الطرح، بل في الواقع التخطيط للطرح بالتفصيل. حدد من سيستخدم البرنامج، وقم ببناء جدول زمني للطرح. وخطط للطرح بطريقة تقلل من تعطيل العمليات التجارية.
الآن، حدد الموارد المطلوبة، مثل دعم تكنولوجيا المعلومات، والتدريب، والمعدات، وما إلى ذلك… وقم أيضًا بتطوير خطة اتصال توضح كيفية إبلاغ الموظفين بالطرح وكيفية معالجة المخاوف. يمكنك عقد جلسات تدريبية، وتوزيع الأدلة، وإنشاء مكتب مساعدة أو خط ساخن مخصص، وتقديم الدعم أثناء بدء التشغيل.
ضع في اعتبارك أيضًا التأثير المحتمل على الموظفين، والذي سيتضمن العمل مع الموارد البشرية للتأكد من أن التنفيذ لا يؤثر بشكل غير عادل على أي مجموعة معينة من الموظفين، أو الموظفين الأفراد، والتأكد من أن تنفيذ البرنامج يحترم خصوصية الموظف وكذلك الأمان.
غالبًا ما تكون فكرة جيدة أن يكون لديك شخص من شركة البرمجيات ليخصص وقته لعملية الطرح الخاصة بك، وربما يكون متواجدًا في الموقع عندما يحدث كل ذلك. يمكن أن تكون هذه المساعدة هائلة.
6. توفير التدريب
التدريب أمر بالغ الأهمية لنجاح اعتماد وتنفيذ. يجب أن يتلقى جميع المستخدمين، بما في ذلك المديرين والموظفين، تدريبًا على كيفية استخدام البرنامج وأي سياسات أو إجراءات تتعلق باستخدامه.
وينبغي أن يستهدف التدريب احتياجات المستخدمين، وينبغي تقديمه في مجموعة متنوعة من الأشكال، بما في ذلك التدريب الشخصي، ووحدات التدريب عبر الإنترنت، وأدلة المستخدم.
7. تقديم الدعم
يجب توفير الدعم للمستخدمين لضمان معالجة أي مشكلات على الفور.
8. طرح البرنامج
بمجرد الانتهاء من الاختبار والتدريب والدعم، أخيرًا، حان وقت طرح البرنامج. يجب أن تكون متوترًا قليلاً على الأقل! هذا هو المكان الذي يمكن أن تصبح فيه الأمور صعبة، ولكن إذا كنت قد خططت بما فيه الكفاية فيجب أن تكون جيدًا. يجب عليك إبلاغ جميع المستخدمين بالطرح وتزويدهم بأي معلومات ضرورية، مثل تفاصيل تسجيل الدخول والمواد التدريبية الخاصة بهم. قم أيضًا بتتبع عملية الطرح، وتأكد من أنها تسير بسلاسة ووفقًا للجدول الزمني، ويتم التعامل مع المشكلات التي تنشأ بسرعة.
إن الاجتماعات المنتظمة أو جلسات التعليقات والعمل مع بائع البرنامج لمعالجة أي مشكلات تتعلق بالبرنامج كلها أمور منطقية للغاية.
9. مراقبة وتقييم البرمجيات
تعد المراقبة والتقييم المستمر وإعادة التقييم للبرنامج أمرًا مهمًا لضمان نجاحه المستمر. يتضمن ذلك تتبع استخدامه واعتماده، وجمع التعليقات من المستخدمين بشكل مستمر، والتي يمكن نقل الكثير منها إلى بائع البرنامج.
الشيء الأساسي هنا هو عدم صرف انتباهك عن الكرة، لأن هذا هو ما من المحتمل أن تفعله عندما تسير الأمور بسلاسة.
تقييم تأثير البرنامج على العمليات التجارية، مثل الإنتاجية والكفاءة وتكاليف العمالة. يمكن أن يتضمن ذلك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بهذه المجالات، ومقارنتها بمستويات ما قبل التنفيذ.
10. قم بإجراء التعديلات
بناءً على التعليقات والتقييم وإعادة التقييم المستمرة المذكورة سابقًا، قم بإجراء التعديلات، والإصرار، حيثما أمكن، على إدخال تحسينات على بائع البرنامج. وقد يتضمن ذلك تعديل الميزات أو تحسين واجهة المستخدم أو توفير تدريب ودعم إضافيين. قد لا تحصل عليه، ولكن على الأقل اسأل! إذا كان بإمكانك أن تُظهر للمورد أن المستخدمين الآخرين سيستفيدون أيضًا من هذه الميزة، فسيكون من الأسهل المضي قدمًا. وفي الوقت نفسه، ستحتاج إلى أن تكون مرنًا ومستعدًا لإجراء تغييرات على إجراءاتك أو أنظمتك أو حتى نتائجك. يمكنك القيام بكل التخطيط الذي تريده، ولكن لن يتم تنفيذ أي شيء كما هو مخطط له. في أحسن الأحوال، سوف تكون قريبا منه فقط.
11. احتفل بالنجاح
بمجرد الانتهاء من تنفيذ كل ذلك بنجاح، قم بتوصيل النجاح إلى جميع أصحاب المصلحة. وهذا يعزز القيمة المتصورة للتنفيذ والبرمجيات، ويشجع على استمرار استخدامها. سيكون لديك دائمًا اهتمام الإدارة عند الحاجة إذا اعتقدوا أن الأمر كان ناجحًا.
شارك قصص النجاح وقم بإجراء استطلاعات لجمع التعليقات وتوفير تحديثات منتظمة حول التأثير على العمليات التجارية. كن شفافًا وكن مستعدًا لمعالجة المخاوف.
المبادئ الأساسية
يمكن أن يكون طرح برنامج تتبع الوقت في شركة كبيرة، كما تعلمت الآن، عملية معقدة، ولكن عليك الالتزام بالمبادئ الأساسية، وهي:
الحصول على موافقة من أصحاب المصلحة الرئيسيين: يعد الحصول على موافقة من أصحاب المصلحة الرئيسيين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملية الطرح. يتعين عليك إيصال الغرض من البرنامج وفوائده ومعالجة أية مخاوف قد تكون لديهم.
توفير التدريب والدعم: غالبًا ما يتم تفويته، ولكن هناك حاجة ماسة إليه. تأكد من تدريب جميع المستخدمين وتقديم الدعم المستمر.
التواصل: والقيام بذلك بفعالية. قم بإبلاغ عملية الطرح والفوائد والتغييرات إلى جميع أصحاب المصلحة. من السهل إخفاء المشكلات تحت السجادة، ولكن إذا قمت بذلك، فقد تخرج الأمور عن نطاق السيطرة.
المراقبة والتقييم: مراقبة الاستخدام والاعتماد، وجمع التعليقات من المستخدمين لإجراء التحسينات.
كن مرنًا: مع تغير احتياجات العمل، حاول الضغط من أجل تعديل البرنامج لتلبية تلك الاحتياجات، ولكن كن أيضًا مستعدًا للتغيير الذي يستغرق وقتًا أو لا يحدث على الإطلاق.
خذ بعين الاعتبار الخصوصية والأمان: قد يؤدي تطبيق برنامج الوقت والحضور إلى إثارة المخاوف بشأن خصوصية الموظف وأمانه. ومن المهم التأكد من تنفيذ البرنامج بطريقة تحترم خصوصية الموظف، وأن أي بيانات تم جمعها يتم تأمينها بشكل مناسب.
معالجة المقاومة المحتملة: إذا قاوم الموظفون التنفيذ، فقد يؤدي ذلك إلى سحق كل التخطيط الجيد والنظرية. قم بمعالجة المخاوف مبكرًا، وقم بتوصيل فوائد البرنامج، واحصل على أكبر قدر ممكن من التأييد. إذا أراد الأشخاص تنفيذ عملية الطرح، فمن المحتمل أن يتم ذلك بنجاح.
الخاتمة
استمع، قد يكون طرح برنامج تتبع الوقت في المؤسسة عملية صعبة، ولكن مع التخطيط والتنفيذ المناسبين، يمكن أن تكون عملية سلسة وناجحة. تحديد الغرض والأهداف، واختيار البرنامج المناسب، والحصول على موافقة من اللاعبين الرئيسيين، والتخطيط للطرح، واختبار البرنامج بدقة، والقدرة على تغيير البرنامج بسرعة والحصول على الوقت للقيام بذلك، وتوفير التدريب ومن ثم الدعم المستمر، إن تقييم البرنامج، وإجراء التعديلات، وتوصيل الفوائد، كلها أمور تجعل من عملية الطرح مربحة للجانبين، أي أن جميع أصحاب المصلحة يفوزون.
احصل على كل هذا بشكل صحيح وهذا الفوز يستحق كل هذا العناء. تحسين الإنتاجية والكفاءة والشفافية ودقة كشوف المرتبات أو التكاليف، وحتى خفض تكاليف العمالة. الآن، هذا حقًا يغير قواعد اللعبة بالنسبة لأي منظمة.
