مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل، وهو برنامج مبني على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لديَّ خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الشركات على تحسين إنتاجيتها وأدائها من خلال التقنية وممارسات الإدارة الذكية للوقت.
قال إيلون ماسك ذات مرة: “من الممكن للأشخاص العاديين اختيار أن يكونوا استثنائيين”.
لم يكن مخطئًا.
ولكن الانتقال من العادي إلى الاستثنائي لا يحدث بين ليلة وضحاها. وإنما يتطلب الأمر سلسلة من الخطوات والعمل المستمر، والأهم من ذلك، إدارة الوقت بفعالية.
لقد ألقيت نظرة على كيفية استطاعة إيلون إدارة أعماله كرئيس تنفيذي لشركات سبيس إكس (SpaceX) وتسلا (Tesla) وإكس (X)، بينما شارك في تأسيس شركتي نيورالينك (Neuralink) وأوبن أيه أي (OpenAI) في الوقت نفسه (جميع الشركات بقيمة مليارية بالمناسبة). ولا يزال لديه الوقت لنشر آرائه. إليك بعض ما وجدته:
جميع القادة العظماء يدركون أن الوقت ثمين.
كل منا لديه حوالي 4000 أسبوع في حياته. وهذا ليس كثيرًا.
يبدو الأمر أقصر حتى عندما تنظر إليه من منظور يومي.
في اللحظة التي تبدأ فيها رؤية الوقت كمورد نادر، كلما زادت قيمته، أصبحت أكثر انتباهًا حول كيفية استخدامه.
لا يمكنك التحكم في الوقت.
من الخطأ الشائع أننا نعتقد أنه يمكننا السيطرة على وقتنا. ربما إذا استطعنا تحسين جداولنا بما يكفي، عندها يمكننا استغلال الوقت لصالحنا. ولكن هذا ليس هو الحال.
يمكنك التخطيط لكل دقيقة من يومك، ولكنك لن تتمكن من إطالتها وتمديدها لتكفي مع ما عليك القيام به خلال الأسبوع المليء بالمهام.
أنا مؤيد لتحسين جدولك، ولكن لا تقع في فخ التحسين الزائد. فقد ينتهي بك الأمر بإضاعة وقتك في التخطيط والتفكير في كيفية تحسين كل دقيقة بشكل مثالي لدرجة أنك تنسى أن تعيشها كما يجب.
إدارة الوقت تبدأ بالوعي الذاتي
إلى أين يذهب وقتك؟ ما هي أنشطتك طوال اليوم؟ كم من الوقت تقضي على كل نشاط؟
لا يمكنك إدارة ما لا تستطيع قياسه.
ابدأ باكتساب الوعي الذاتي حول كيفية استغلالك للوقت من خلال تمرين بسيط ولكن قوي: تتبع الوقت.
تتبع وقتك طوال اليوم. واكتب أنشطتك كل ساعة، وقيم شعورك بعد قيامك بهذه الأنشطة على مقياس من 1 إلى 10.
هذا تمرين بسيط، ولكن قد تتفاجأ بمقدار الوقت الذي تكرسه لأشياء لا تشعرك حقًّا بالرضا.
تذكر، أن المعرفة قوة. من خلال فهم عاداتك المتعلقة بالوقت، يمكنك اتخاذ القرارات المستنيرة حول كيفية تحديد أولوياتك، وتخصيص ساعات يومك الثمينة بشكل أكثر فعالية.
ضع خطتك
حان الآن الوقت لتحويل البيانات التي جمعتها إلى رؤى قابلة للتنفيذ. دقق في بيانات وقتك المتتبع وحلل كيف سار يومك.
- ما الأنشطة التي أعطتك أكبر قدر من الرضا؟
- إلى أين يذهب أغلب وقتك؟
- ما عوامل التشتيت التي واجهتك أثناء إنجازك لمهامك؟
بناءً على إجاباتك، حدد أولويات أنشطتك اليومية. أنشئ تسلسلًا هرميًّا لأي منها يجلب لك أكبر قدر من الفرحة ويمكن أن يجعلك أقرب لهدفك.
قسِّم يومك إلى فترات صغيرة.
إيلون ماسك مشهور جدًّا بأسلوبه في تقسيم الوقت، والذي يعتبره البعض كأفضل طرق الإنتاجية.
وعلى الرغم من أن فترات الوقت الخمسة دقائق التي يعتمدها إيلون قد لا تناسب الجميع، إلا أن أسلوب تقسيم اليوم إلى فترات قابلة للإدارة قد ثبت أنه يزيد من التركيز.
سواء كان ذلك تخصيص ساعة لصياغة الأفكار، أو التعامل مع البريد الإلكتروني خلال مدة قدرها 30 دقيقة، أو تخصيص وقت للعمل العميق، فإن اعتماد نهج منظم لإدارة الوقت يمكن أن يعزز الكفاءة ويساعدك في النهاية على إنجاز المزيد من الأشياء.
القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت هي خرافة
تشير الأبحاث إلى أنه عندما ينتقل تركيز دماغنا بشكل متكرر بين المهام، خاصة عندما تكون هذه المهام معقدة وتتطلب اهتمامًا نشطًا – نصبح أقل كفاءة ومن المرجح أن نرتكب أخطاءً.
لذا فمن المؤكد غالبًا: أنك ستحصل دائمًا على نتائج أفضل عندما تركز على شيء واحد ولا تقسم انتباهك بين عدة أمور في نفس الوقت.
اختر الأمور التي تستطيع التميز فيها، وفوض البقية
السعي للتميز في كل شيء لا يؤدي إلى التميز في أي شيء. خاصةً إذا كنت تدير عملًا، فلا يمكنك أن تتولى كل شيء بمفردك.
إيلون يعلم أنه لا يمكنه فعل كل شيء بمفرده (حتى وإن كان يتمنى ذلك على الأرجح). لهذا السبب هو خبير في تفويض المهام لفريقه.
لا تخشَ من تفويض الأمور. اختر المجالات الرئيسية حيث يمكنك تحقيق أكبر قدر من النجاح والتميز واترك البقية للآخرين.
ابقَ متزامنًا مع أهدافك ومخططك الزمني
تأكد من مزامنة أهدافك والتواريخ المهمة والمواعيد النهائية في تقويم رقمي.
تستخدم العديد من الشركات بما في ذلك تسلا، جبِل لتتبع وقتها ومزامنة مخططاتها الزمنية. يمكن أن يحقق استخدام أدوات تتبع الوقت فرقًا هائلًا في كيفية إدارتك الفعالة للوقت.
التقنية هي صديقك والأتمتة هي قوتك الخارقة.
ينتهي الأمر بالنسبة لبعض الأشخاص بفقدان الفرص بسبب خوفهم الزائد من الابتكار. لا تكن واحدًا منهم.
يمكنك أتمتة وتفويض المهام المتكررة أينما كان ذلك ممكنًا. قد يتضمن ذلك:
- أتمتة دفع الفواتير تلقائيًّا.
- توظيف من يقدم خدمة تنظيف منزلك.
- استخدام مساعد مدعوم بالذكاء الاصطناعي.
- استخدام تطبيق لـ تتبع الوقت.
كل مهمة تقوم بتفويضها إلى مصدر خارجي تحرر بها وقتًا للقيام بالأمور الأكثر أهمية. ركز على العمل بذكاء، وليس بجدية فقط.
توقف عن سرقة الوقت من نفسك في المستقبل
نسبة كبيرة جدًّا من الناس يماطلون ويؤجلون المهام، لا تكن واحدًا منهم. قاوم رغبتك في المماطلة والتسويف وحدد أولوياتك التي يمكن أن تستفيد منها في المستقبل.
إذا كنت تستطيع فعل شيء اليوم، لماذا تؤجله حتى الغد؟ ربما غدًا يكون قد فات الأوان.
«فإن القوة في العمل أن لا تؤخروا عمل اليوم لغد فإنكم إذا فعلتم ذلك تداركت عليكم الأعمال، فلم تدروا أيها تأخذون فأضعتم» ― عمر بن الخطاب رضي الله عنه
خصص وقتًا للاستراحة.
تذكر، الاستراحة ليست مجرد مكافأة بعدما كنت منتجًا – إنها ضرورية للحفاظ على الإنتاجية.
حاول عدم ربط قيمتك بالإنتاجية. أنت إنسان، لست آلة. اجعل العناية بالذات أولويةً لتجنب الإرهاق والحفاظ على إبداعك ونشاطك.
اعتبر فترة الراحة كحاجة ضرورية، ليست مجرد متعة أو رفاهية.
كفاءة ساعات يومك مرتبطة بقدر الطاقة التي تستثمرها فيها.
تتدفق الإنتاجية عندما يتم رعاية راحتك، لذلك تأكد من أن الإدارة ليست لوقتك فحسب، بل لطاقتك أيضًا. إليك بعض النصائح البسيطة لتساعدك في القيام بذلك:
- اجعل النوم والتمرين أولوية.
- خذ فترات استراحة منتظمة لإعادة شحن طاقتك.
- انتبه لإيقاع جسدك وأوقات نشاطك وخمولك وخطط جدول مهامك وفقًا لذلك.
«إنَّ لِرَبِّكَ عَلَيْكَ حَقًّا، ولِنَفْسِكَ عَلَيْكَ حَقًّا، ولأَهْلِكَ عَلَيْكَ حَقًّا، فَأَعْطِ كُلَّ ذِي حَقٍّ حَقَّهُ» – سلمان الفارسي
“مشغول” و “منتج” هما شيئًان مختلفان
غالبًا ما يربط ويساوي الناس بين الانشغال والإنتاجية، ولكن يمكن لجدول أعمالنا أن يجعلنا نشعر بأننا نحقق وننجز الكثير. ومع ذلك، فإن الإنتاجية الحقيقية لا تقاس بمدى انشغالنا، ولكن بالنتائج النهائية التي نحققها. الأمر يتعلق بجودة إنتاجنا، وليس عدد الساعات التي نقضيها.
باختصار، ركز على النتائج، وليس على المظاهر الخارجية.
لا تستهن بقوة الروتين
ما هو روتين يومك؟
توفر الإجراءات الروتينية الأساس والاستقرار وشعورًا بالتحكم في عالم فوضوي. إنها تساعدنا على إدارة وقتنا بشكل أكثر فعالية، وتقلل من إرهاق اتخاذ القرارات، وتزيد من الإنتاجية.
بناء الروتين هو مهمة طويلة، ولكن يمكنك البدء بخطوات صغيرة.
- ابدأ يومك بروتين صباحي وتحديد النوايا.
- خذ وقتًا للتفكير في أسبوعك.
- أنهِ يومك بروتين مسائي مريح وهادئ.
قال رسول الله صلى الله عليه وسلم: «إِنما الْأَعمال بِالنِّيات وإِنما لِكل امْرِئ ما نوى» – المصدر
حافظ على وقتك
إمكانية الوصول الدائم تجلب التشتت المستمر. لذا فإن أنجح المديرين لوقتهم يقومون بالتالي:
- يقيمون حدودًا مع الآخرين.
- يخصصون فترات عمل مركزة كوقت مقدس.
- خذ فترات الراحة شاملة.
حافظ على وقتك كما تحافظ على أي أصول قيمة ولا تخف من قول “لا”. حافظ على وقتك وطاقتك للمهام الأكثر أهمية حقًّا.
لا تكن مهووسًا بالكمال
يمكن للكمال أن يصبح عقبةً في طريق الاكتمال.
أعطِ الأولوية للتقدم أكثر من الكمال. أخذ إجراء غير مثالي أفضل من الانتظار للحظة مثالية.
ابدأ بخطوات صغيرة، وتقبل الفوضى، ولكن خذ الخطوة الأولى. كما تقول شركة نايكي (Nike): “فقط افعلها!”
إدارة الوقت هي في النهاية إدارة للحياة
لا يتعلق الأمر بالقيام بالكثير في كل يوم.
إنما يتعلق باستخدام الوقت المتاح بشكل هادف.
عندما تحقِّق هذا، ستكتشف أن الحياة تصبح أكثر ثراء وفي حد ذاتها تعني الكثير.
أفكار نهائية
وفي النهاية، الأمر الأكثر أهمية هو على ماذا تقضي وقتك؛ لأن وقتك هو أثمن ما تملك. تأكد من تنظيمه وتخصيصه للأمور التي تمنح حياتك قيمةً أكبر.
احمِهِ بشدة. استثمره بحكمة – لأنه المورد الوحيد الذي لا يمكن زيادته. وبمجرد انقضائه، فقد ذهب إلى الأبد.
