٦ طرق لإدارة أفضل لبيئة العمل المختلط

2024

Written by عاصم قريشي
بقلم عاصم قريشي, الرئيس التنفيذي لشركة جبِل

مرحبا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جبِل، وهي شركة تقدم برنامجا سحابيا لإدارة الوقت والحضور. لدي خبرة عدة سنوات في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات وفرق العمل عبر مختلف الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس مورغان ستانلي لمدة ست سنوات. أنا متحمس لمساعدة المنشآت في تحسين الإنتاجية والأداء من خلال ممارسات ذكية لإدارة الوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على أفضل 6 نصائح لـ إدارة بيئة العمل المختلط، دعنا نبدأ…

نظرة عامة

 تغيرت العديد من الجوانب في حياتنا، بما في ذلك مكان العمل. في الوقت الحالي، يتوقع الموظفون المزيد من المرونة في تنظيم أوقات عملهم، بالنسبة لبعضهم، يعني ذلك العمل من المنزل بشكل كامل، ولكن بالنسبة للأغلبية، إنها بيئة عمل مختلطة.

بحسب الإحصائيات الحالية لعام ۲۰۲۳، تظهِر الأرقام أن ۱۲.۷% من الموظفين بدوام كامل اعتمدوا نظام العمل عن بعد، في حين اعتمدت نسبة أعلى بكثير، وهي ۲۸.۲%، نمط العمل المختلط. في هذا المشهد التفاعلي، لم يعد التكيف مع التغيير مجرد خيار للمديرين، بل إنه مهارة قيادية أساسية، حيث يعتمد نجاح بيئة العمل المختلطة على مدى قدرة المديرين على التغلب بفعالية على التحديات الفريدة التي يواجهونها والاستفادة من مزاياها، لذا سنعرفك على ست طرق لا غنى عنها لإدارة بيئة العمل المختلطة بشكل أفضل، وتقدم هذه الطرق بعض التوجيهات لمساعدتك ومساعدة فريقك ليس فقط في التكيف مع بيئة العمل المختلطة، بل في النجاح والتفوق فيها.

في هذا المقال:

ما هي بيئة العمل المختلطة؟

بيئة العمل المختلطة في الأساس هي البيئة التي تجمع بين العمل عن بعد والعمل من المكتب، في هذا النظام، يُمنح الموظفين المرونة في العمل من المنزل أو مواقع أخرى بعيدة في بعض أيام الأسبوع، والحضور إلى المكتب في باقي الأيام.

العديد من المنشآت اعتمدت سياسات العمل المختلط مع موظفيها، فعلى سبيل المثال، قام موظفو ديزني في عام ۲۰۲۳، بتنفيذ أسبوع العمل الذي يتكون من ٤ أيام عمل، حيث أكد الرئيس التنفيذي بوب آيغر على أهمية الوجود الشخصي لتعزيز الإبداع والتعاون. من جهة أخرى، سمحت أمازون لموظفيها بالعمل من مقرها الرئيسي لمدة ثلاثة أيام في الأسبوع على الأقل.

الهدف من بيئة العمل المختلطة هو تحقيق توازن بين فوائد العمل عن بعد مثل المرونة وتقليل وقت التنقل ومزايا التعاون في المكتب والتفاعلات وجهًا لوجه مع الزملاء والمشرفين، كما يسمح هذا النهج للمنشآت والموظفين بالتكيف مع ظروف العمل المتغيرة وتحسين الإنتاجية والإحساس بالرضا الوظيفي.

نصائح إدارة بيئة العمل المختلط

الطريقة الأولى: وضع سياسة لبيئة العمل المختلطة

للبدء بالخطوة الأولى، من الضروري إنشاء سياسة محددة بشكل جيد لبيئة العمل المختلطة، يجب أن تتناول هذه السياسة جوانب مثل ساعات العمل، معايير أهلية العمل عن بعد، قواعد التواصل، وأمن البيانات.

  • ساعات العمل: حدد عدد أيام الأسبوع التي يمكن للموظفين خلالها العمل عن بعد، إن أمكن، وذلك للحفاظ على التوازن بين الحضور إلى المكتب والعمل عن بعد.
  • أهلية العمل عن بعد: حدد بوضوح المعايير التي يجب توافرها لأهلية الموظفين للعمل بنظام مختلط، مع مراعاة دور الوظيفة والأداء وأي متطلبات محددة.
  • التواصل: قم بتحديد قنوات التواصل المفضلة (مثل البريد الإلكتروني، أو الرسائل الفورية، أو مكالمات الفيديو) لمختلف أنواع التفاعلات وتأكد من أن جميع الموظفين على علم بها، كما يمكنك تحديد توقعات وقت الاستجابة للرسائل خلال ساعات العمل للحفاظ على التواصل السريع والفعال.
  • أمن البيانات: حدد تفاصيل إجراءات حماية البيانات، بما في ذلك إرشادات التعامل مع المعلومات الحساسة واستخدام الشبكات الآمنة. نفذ أفضل الممارسات لحماية بيانات المنشأة أثناء العمل عن بعد، مثل استخدام شبكات الخوادم الافتراضية الخاصة والمصادقة ثنائية العوامل.

ضمان وضوح هذه الجوانب سيساعد الموظفين على فهم مسؤولياتهم ويساهم في تنسيق سلس بين الفرق العاملة عن بعد والفرق في المكتب.

الطريقة الثانية: تحديد توقعات وأهداف واضحة

في بيئة العمل المختلطة، من الأمور الضرورية تحديد توقعات وأهداف واضحة لكل عضو في الفريق، ويشمل ذلك تحديد المخرجات المحددة، والمواعيد النهائية، ومقايس الأداء. عندما يعرف الموظفون ما يتوقع منهم، فإنهم سيكونون أكثر تركيزًا وحماسًا، بغض النظر عن موقع عملهم. تواصل معهم بانتظام حول هذه التوقعات وقدم الملاحظات والتعليقات لضمان أن يبقى الجميع متوافقين مع أهداف المنشأة.

الطريقة الثالثة: الاستفادة من أدوات إدارة الوقت والمشاريع

أثناء عمل أفراد الفريق من مواقع مختلفة، تصبح الإدارة الفعالة للوقت والمشاريع أمرا ضروريا. استخدم أدوات إدارة الوقت والمشاريع التي تتبع المهام والمواعيد النهائية والتقدم بكل سهولة.

هناك العديد من الأدوات في السوق التي يمكن أن تلبي الاحتياجات المحددة لفريقك، مثال رائع على ذلك هو تطبيق جبِل. يقدم هذا التطبيق إمكانية تسجيل الوقت على أساس المشروع، مما يسمح للموظفين بتسجيل ساعات العمل في مهام أو مشاريع معينة. يمكن لمديري المشاريع وقادة الفرق مراقبة تقدم المشروع، وتقييم تخصيص الموارد، واتخاذ قرارات مبنية على البيانات للحفاظ على تقدم المشاريع.

الطريقة الرابعة: توفير المساعدة والموارد المناسبة

جهز فريقك للنجاح من خلال التأكد من توفير الأدوات والموارد اللازمة لتفوقهم في بيئة العمل المختلطة، قد يتضمن ذلك توفير أجهزة الكمبيوتر المحمولة والمعدات المريحة وتراخيص البرمجيات للعاملين عن بعد.

قد يكون تقديم أدوات وبرمجيات جديدة مرهقًا ومزعج بالنسبة لبعض أعضاء الفريق، للمساعدة في ذلك، قدم جلسات تدريب شاملة لتدريب الجميع على الأدوات التي تستخدمها للتعاون وإدارة المشاريع والاتصال، بالإضافة إلى ذلك، قم بتخصيص فريق دعم تقني أو شخص مخصص للمساعدة في حالة الاستفسارات أو حدوث أي مشاكل تقنية.

الطريقة الخامسة: استخدام الاجتماعات بشكل استراتيجي

هل تعرف تلك الاجتماعات التي لا يبدو ان لها نهاية والتي تجعلك تتساءل ما الذي حدث للتو؟ نعم، دعنا نتجنب حدوث مثل هذه الحالات.

في بيئة العمل المختلطة، من المهم للغاية الحصول على أقصى استفادة من وقت الاجتماع، لذا حدد جدول عمل واضح، وادع أعضاء الفريق الضروريين فقط، والتزم بالجدول الزمني، وحافظ على مشاركة الجميع، سواء كانوا ينضمون من المكتب أو من خلال محادثة مرئية.

ضع في اعتبارك المناطق الزمنية المختلفة عند جدولة مواعيد الاجتماعات لتلائم ساعات العمل لدى الجميع بقدر الإمكان، ولمنع ضياع وقت الاجتماعات، قم بتحديد مدة الاجتماع والتزم بموضوعه، وحاول تسجيل الاجتماعات لأولئك الذين لم يستطيعوا حضورها، ولتعزيز الشفافية وإبقاء الجميع مطلعين على ما يحدث.

الطريقة السادسة: تشجيع الاندماج وتقديم الملاحظات

لتعزيز ثقافة العمل الإيجابية والشاملة، اعطي الأولوية للتواصل ولحلقات التغذية الرجعية، وأنشئ قنوات للحوار المفتوح وشجع الموظفين على مشاركة تجاربهم ومخاوفهم واقتراحاتهم، وابحث باهتمام عن الملاحظات حول فعالية نموذج العمل المختلط وتعامل مع أي مشكلة تنشأ في الحال، فالموظفون الذين يشعرون بأن أصواتهم مسموعة وأنهم ذوي قيمة، هم الأكثر انخراطًا وإخلاصًا لعملهم وللمنشأة.

ما هي مزايا وعيوب بيئة العمل المختلطة؟

كما هو الحال مع أي نموذج عمل، تضمن بيئة العمل المختلطة مجموعة من المزايا والعيوب الخاصة بها. من المهم العمل على توازن هذه الجوانب بعناية لتحديد ما إذا كانت مناسبة لمنشأتك.

المزايا

  • المرونة والتوازن بين العمل والحياة الشخصية: واحدة من المزايا الأساسية لبيئة العمل المختلطة هي المرونة التي تقدمها للموظفين، فإمتلاكهم حرية اختيار متى وأين يعملون، يسمح بتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية، ويمكن أن تؤدي هذه المرونة إلى تقليل التوتر، وزيادة الرضا الوظيفي، وفي نهاية المطاف، تحسين الأداء في العمل.
  • جذب واحتفاظ بالمواهب: تقديم نموذج مختلط يجعل منشأتك تتميز في سوق العمل، فالناس يحبون اختيار مكان العمل بحرية، كما سيساعدك ذلك في جذب مواهب متميزة والحفاظ على فريقك الحالي سعيدًا ومخلصًا.
  • تخفيض تكاليف التشغيل: يمكن أن يوفر التحول إلى نموذج العمل المختلط الأموال لكل من الموظفين وأصحاب العمل، على سبيل المثال، تصغير مساحة المكتب يعني تكاليف إيجار وفواتير أقل، ومن ناحية أخرى، يمكن للموظفين توفير نفقات التنقل وربما حتى تكاليف السكن إذا فضلوا الانتقال إلى مناطق قليلة التكلفة.

العيوب

  • ازدياد المخاطر السيبرانية: مع عمل الموظفين من مواقع وأجهزة مختلفة، تزداد مخاطر الهجمات السيبرانية وانتهاك البيانات، حيث أن الشبكات المنزلية والأجهزة الشخصية لا تتمتع بنفس مستويات الأمان الذي تتمتع به البنية التحتية للمنشأة، وهذا قد يخلق ثغرات محتملة يستغلها القراصنة، لذلك ستحتاج المنشأة إلى تنفيذ تدابير أمان سيبراني قوية وتدريب الموظفين بشكل مناسب للحد من هذه المخاطر.
  • تحديات التواصل والتعاون: على الرغم من أن العمل المختلط رائع للإنتاجية الفردية، إلا أنه قد يشكل بعض التحديات فيما يتعلق بالعمل الجماعي، قد يكون من الصعب الحفاظ على التواصل والتعاون الفعال بين الموظفين العاملين عن بعد والعاملين في المكتب، لذا من المحتمل حدوث سوء الفهم، مما يؤدي إلى تأخير في جداول المشاريع وحتى عدم وضوح المهام والمسؤوليات.
  • مشاكل التدريب والاندماج: في بيئة العمل المختلطة قد يكون تعريف الموظفين الجدد بثقافة المنشأة وتوفير التدريب المناسب لهم تحديًا، قد تفتقر عمليات التدريب والادماج التي تتم عن بعد للتفاعل، بينما يتحسن التفاعل في حال تواجدهم وجها لوجه، والذي يمكن أن يساعد الموظفين الجدد على الاندماج بسهولة مع الفريق.

الختام

نموذج العمل المختلط نمطًا خالدًا، وهذا الشكل لأداء العمل يمثل تحولًا جوهريًا في كيفية عملنا، مقدمًا فوائد كبيرة للموظفين وأصحاب العمل على حد سواء، كالمرونة، وزيادة الرضا الوظيفي، والوصول إلى مجموعة أوسع من المواهب، وفرص لتوفير التكاليف، ومع ذلك، يتطلب النجاح في تنفيذه تخطيطًا دقيقًا وتواصلًا، والاهتمام بالتحديات المحتملة، من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات الرئيسية التي تم مناقشتها في هذا المقال، فإن تعزيز المنشآت لبيئة العمل سواء من المكتب أو عن بعد سيحسن من إمكانية الانسجام والنجاح.