“时间就是金钱，尤其是在工资发放方面。” 这正是雇主追踪工作时间的原因。本文将深入探讨工时准确的重要性以及如何正确地落实！
本文涵盖：
为什么准确计算工作时间如此重要？
准确计算工作时间至关重要，原因有以下几点。一方面，它能确保员工因其投入的时间和努力而获得公平的报酬。没有人愿意在没有得到合理薪酬的情况下被克扣工时或超负荷工作。
精准的计时还能帮助雇主准确地追踪劳动力成本，使他们能够有效地管理预算和做出明智的人力分配决策。通过识别生产力模式和各个需要改进的领域，经理们可以创造更高效的工作环境。
最重要的是，准确追踪和计算工作时间对于遵守劳动法律与法规至关重要。它不仅能帮助避免高额罚款，防止工资纠纷，还能让审计过程更加轻松顺利。
图片来源：Pexels，摄影师 Mikhail Nilov
准确计算工作时长的 6 个简单步骤
计算工作时间并不复杂。如果这是您第一次手动计算工作时间，只需按照以下 6 个简单步骤操作，就能轻松计算出准确的工时。
1. 设置工作开始和结束的时间
首先，记录工作时段的准确开始和结束时间。这应该包括上下班打卡时间。请务必记下日期，尤其是当工作时间跨越多天时。
2. 将工时转换为军事时间（24 小时制）
现在，让我们将那些开始和结束时间转换为军事时间。这是指 24 小时制的时钟系统，这样可以消除上午和下午之间的任何混淆。
在军事时间中，凌晨 12:00 表示为 00:00小时、凌晨 1:00 表示为 01:00小时，以此类推。如果时间是下午 1:00 或更晚，只需在小时数上加 12，即可获得对应的军事时间。例如，下午 3:30 表示为 15:30，晚上 9:00 则为 21:00。
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3. 将分钟数转换为小数形式
使用小数可以简化计算。将分钟数除以 60，即可将分钟数转换为小数。例如：
- 15 分钟 = 15/60 = 0.25 小时
- 30 分钟 = 30/60 = 0.5 小时
- 45 分钟 = 45/60 = 0.75 小时
4. 用结束时间减去开始时间
用结束时间（军事格式）减去开始时间（同样是军事格式），即可确定总工作小时数和分钟数。
注意：如果结束时间早于开始时间，则表示轮班将延长至第二天。
5. 扣除任何无薪休息时间
如果员工在工作班次中有休息时间，请从步骤 4 计算出的总工时中扣除休息时间。务必遵守劳动法和公司政策中关于休息时间及有薪/无薪休息的规定。
6. 汇总工资周期内的所有带薪工时
最后，计算整个工资周期的总带薪工时。将每天的工作时间加起来。如适用，还需计算加班时间。这个最终数值将准确反映员工在该特定工资期内的工作时长。
关于加班的重要提示
在计算工作时间的工资时，了解加班规章制度至关重要。劳动法规定员工每天工作不超过 8 小时，平均每周不超过 44 小时。加班时间的薪酬应高于正常工作时间。如果员工的工作时长超过标准工时，应计算并将加班费纳入其总工资中。
若要计算加班时间，必须先确定超出标准阈值的小时数，同时根据公司政策或劳动法来使用适当的加班费率。在计算最终薪酬时，请记住将工资期内的任何额外工作时间计算在内。
如果觉得手动计算加班费很麻烦，可以使用我们的加班费计算器。
工作小时数计算示例
假设一名员工开始工作的时间是上午 9:00，结束工作的时间为下午 5:30。其计算过程如下：
- 步骤 1：设置开始和结束时间。
开始时间：上午 9:00，结束时间：下午 5:30
- 步骤 2：将时间转换为军事时间（24 小时制）。
开始时间：09:00，结束时间：17:30
- 步骤 3：将分钟转换为小数。
开始时间：09.00，结束时间：17.50
- 步骤4：用结束时间减去开始时间。
17.50 – 09.00 = 8.50 小时
- 步骤5：扣除无薪休息时间。如果员工有 30 分钟的无薪休息时间（0.50 小时），则减去该时间。
8.50 – 0.50 = 8.00 小时
- 步骤 6：汇总所有带薪工时。对工资期内的每个工作日重复此过程，然后将所有带薪小时数加起来，以获取总工作时长。
如何追踪员工的工时？
在计算工作时长之前，您需要一个高效且可靠的系统来追踪员工的工时。以下的几种方法和工具，可以帮助您追踪员工的工作时间：
纸笔工时卡
传统的纸笔工时卡已被使用数十年，用于记录员工的工作时长。每位员工都会获得一张实体卡片，用于手动记录上下班时间。然后，主管或人力资源人员会在每个工资周期结束时审核并统计工时。
优点
- 简单且经济高效，适合员工人数有限的小型企业。
- 无需任何技术设置或培训。
缺点
- 由于手动记录和计算，容易出错。
- 难以实时追踪出勤情况。
- 处理耗时且容易延误。
当使用手动工时卡时，线上工时表计算器可以减轻一些管理负担。
工时追踪软件
工时追踪软件为记录和计算工作时间提供了一个高效又准确的解决方案。打卡应用可以安装在电脑上或是通过网页版应用和移动设备访问。
这款软件的一大优点是它可以根据您设定的小时费率来自动计算员工的工资。此外，像吉贝儿这样的员工工时追踪软件，还包含全面的报告和发票功能。最棒的是，您无需花费一分钱即可享受到这些功能！
优点
- 自动化可以减少错误并节省工资处理时间。
- 实时追踪功能可帮助主管监控出勤情况和工作时间。
- 生成详细的报告，以深入了解员工生产力和项目追踪。
缺点
- 员工和管理人员可能需要进行初始设置和培训。
机械式打卡机
机械式打卡机是一种在职场中使用多年的工时追踪方法。这种方法要求员工使用实体打卡方式，将他们的工时卡插入打卡机，以记录他们的上下班时间。机器随后会将他们的工时印到卡上。
优点
- 可靠且耐用，无需依赖电力或软件。
- 提供可作为数字系统备份的实体记录。
缺点
- 与纸笔工时卡类似，机械式打卡机容易出现人为错误，而且必须手动审查和计算。
- 缺乏实时追踪和报告功能。
电子打卡机
电子打卡机是机械式打卡机的现代化版本，使用电子卡或工作证代替打卡卡片。员工刷卡后，系统会以数字方式记录上下班时间。
优点
- 比机械式打卡机和纸笔系统更准确、更高效。
- 与工时追踪软件集成，可实现实时数据同步和报告。
- 它可以支持诸如生物识别验证之类的附加功能，从而提高安全性。
缺点
- 初始设置成本以及持续维护的需求。
- 依赖电力，且可能出现技术故障。
工时追踪方法的选择取决于企业规模、预算限制以及所需的自动化程度。对于员工人数有限的小型企业，使用纸笔工时卡或机械式打卡机可能就足够了。对于规模较大或是那些希望更精确、更自动化地进行工时追踪的组织来说，打卡软件提供了更先进和更高效的解决方案。
关于计算工作时长的结语
准确追踪和计算工作时间对雇主和员工都至关重要。通过学习这 6 个简单步骤，您现在拥有了一个可靠的方法，确保工时记录的公平性和准确性。
您还可以选择借助一个工时和考勤软件来跳过手动流程，有关软件可以根据员工的上下班打卡时间来自动计算他们的总工作时间。这不仅可节省时间，也减少了计算过程中出现人为错误的可能性。
请记住，精准计时不仅能提高工作效率，还能在雇主与员工之间建立信任与透明度。因此，使用这些简单的步骤来管理您的工时记录，享受一个更有序、更高效的工作环境。
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