Bu işgücü yönetimi kılavuzuna bir alıntıyla, bir nevi buzları eritecek bir sözle başlayayım:
“Küçük ya da büyük, hiçbir şirketin, misyonuna inanan ve bunu nasıl gerçekleştireceğini bilen, enerjik çalışanlar olmadan uzun vadede başarılı olamayacağı açıktır.” – Jack Welch, General Electric eski CEO’su ve başkanı
Jack Welch haklı. Bir şirket, çalışanlarından oluşur ve onları iyi yönetmemek, işi ayakta tutan kalbi ihmal etmek gibidir. Elbette pazarlama stratejileri, ürünler ve teknoloji önemlidir, ancak asıl farkı yaratanlar bunların arkasındaki insanlardır.
Bu makalede, işgücü yönetiminin gerçekte ne olduğunu, doğru uygulandığında işinizi nasıl dönüştürebileceğini ve önde gelen şirketlerin ekiplerinin tam potansiyelini ortaya çıkarmak için kullandıkları stratejileri ele alacağız.
İşgücü Yönetimi Nedir?
İşgücü yönetimi bir kuruluşta çalışanların çalışma şeklini planlama, izleme ve optimize etme sürecidir. Vardiya planlaması, devamlılığı izleme, verimliliği izleme ve iş kanunlarının ve şirket politikalarının uygulanmasını sağlama gibi faaliyetleri içerir.
Amaç, esasen doğru kişilerin doğru zamanda doğru yerde olmasını sağlamak ve böylece işlerin sorunsuz bir şekilde yürümesi ve hedeflerin gerçekleştirilmesidir.
Fotoğraf: Annie Spratt, Unsplash
İşgücü Yönetimi Neden Önemlidir?
İşgücü yönetimi, işletmelerin personel sayısını gerçek ihtiyaçlarla eşleştirmelerine yardımcı olduğu için önemlidir.
Bu, fazla personel istihdamından kaynaklanan gereksiz işgücü maliyetlerini azaltmanıza ve satışların kaçırılmasına ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilecek personel eksikliğini önlemenize olanak tanır.
İşgücü yönetimi ile ekibinize daha dengeli iş yükleri de verebilirsiniz. Bu, daha az tükenmişlik ve zaman ve becerilerin daha optimal kullanımı anlamına gelir.
Beş kişilik bir ekibiniz olsun ya da beş yüz kişilik bir ekibiniz olsun, programları, zamanı, devamlılığı ve görevleri takip etmek hızla karmaşık hale gelebilir. Ancak iş gücünüz doğru bir şekilde yönetildiğinde, operasyonlar sorunsuz bir şekilde yürür, verimlilik artar ve çalışanlar kendilerini değerli ve desteklenmiş hissederler. Bu, her kuruluş için genel bir kazançtır.
İşgücü Yönetiminin Temel Bileşenleri
Peki, işgücü yönetimi aslında neleri içerir?
Sadece çalışma programları oluşturmak mı? Ekibinize projeler atamak mı? İnsanlara emir vermek mi?
Tam olarak değil.
İşgücü yönetimi, devamlılık takibi, verimlilik izleme ve iş kanunları ile şirket politikalarının uygulanmasını sağlamak gibi birçok konuyu ele alır.
Bunların her birine ayrı ayrı bakalım:
|
Tahmin ve planlama, ileriye bakarak belirli bir zamanda kaç çalışana ihtiyaç duyacağınızı tahmin etmekle ilgilidir. Yoğun dönemleri, mevsimsel artışları veya yavaşlamaları anlayarak, işletmeler işgücü maliyetlerini aşmadan talebi karşılamak için personel seviyelerini planlayabilirler. |
|
Planlama, bu planı doğru kişileri doğru vardiyalara atayarak eyleme dönüştürür. İyi bir planlama, iş ihtiyaçları ile çalışanların tercihleri arasında denge kurarak maliyetleri düşürürken, personelin mutlu ve motive olmasını sağlar. |
|
Zaman ve devam takibi çalışılan saatlerin kaydedilmesinde doğruluğu sağlar. Modern zaman takip çözümleri ile işletmeler, giriş saatlerini, molaları ve fazla mesaileri kolayca takip edebilir. Bu, maaş hesaplamalarını daha doğru hale getirir ve hem yöneticiler hem de çalışanlar için şeffaflığı sağlar. |
|
Devamsızlık ve izin yönetimi personel tatil, hastalık izni veya izin aldığında bile operasyonların istikrarlı bir şekilde devam etmesine yardımcı olur. Bunu doğru bir şekilde takip ederek, yöneticiler iş yüklerinin karşılanmasını sağlayabilir ve son dakika boşluklarını önleyebilirler. |
|
Performans yönetimi, çalışanların ne kadar iyi çalıştığını anlamaya odaklanır. Verimliliği ve sonuçları takip etmek, yöneticilere en iyi performansı gösteren çalışanları ödüllendirme, ihtiyaç duyulan alanlarda eğitim sunma ve herkesin etkili bir şekilde katkı sağladığından emin olma fırsatı verir. |
|
Uyum yönetimi, özellikle katı iş kanunları olan sektörlerde çok önemlidir. Bu yönetim, görev listelerinin, çalışma saatlerinin ve ücretlerin tümünün yasal gereklilikleri karşıladığından emin olur, böylece işletmeleri maliyetli cezalarından korur ve çalışanların adil muamele gördüklerini hissetmelerine yardımcı olur. |
En İyi Şirketler İş Gücünü Nasıl Yönetiyor?
“Bir şirket kuruyorsanız, harika insanları bir araya getirmelisiniz. Sonuçta, bir şirket, bir ürün veya hizmet yaratmak için bir araya gelen bir grup insandan ibarettir.” – Elon Musk
En iyi şirketler, çalışanlarının en büyük varlıkları olduğunu bilir ve bu nedenle işgücü yönetimini ciddiye alırlar. Sadece vardiyaları doldurmak yerine, verimlilik ve çalışanların refahı arasında denge kuran sistemler oluşturmaya odaklanırlar. İşte siz de onlar gibi bunu nasıl yapabilirsiniz:
1. Veriye dayalı işgücü planlaması kullanın
Doğru veriler olmadan, iş gücünüzü temelde körü körüne yönetiyorsunuz demektir.
En iyi şirketler, akıllı personel kararları almak için verilere güvenir. Şirketinizin satış eğilimlerini ve müşteri talebini inceleyerek yoğun günleri ve yoğun saatleri belirleyin. Ayrıca, sabahları, akşamları, hafta sonları veya tatil günlerinde çalışabilecek personelinizin uygunluk durumunu da gözden geçirin.
Bu şekilde, talebi karşılayan ve herkes için uygun bir program oluşturabilirsiniz.
Tüm bu bilgileri takvim veya planlama aracı gibi görsel olarak çizmek yardımcı olur.
Veriye dayalı planlama yapmak için zaman ayırmak karşılığını verir. Bu, her vardiyada yeterli sayıda personel bulunmasını sağlar, maliyetleri artıran personel fazlalığını önler ve çalışanların strese girmesine ve müşterilerin memnuniyetsizliğine yol açabilecek personel eksikliğini önler.
2. Esnek çalışma düzenlemelerini değerlendirin
Microsoft, Apple ve Google gibi şirketler esnek çalışma düzenlemelerini benimsemiştir.
Herkes için uygun olmayabilir, ancak çalışanlara uzaktan çalışma seçeneği sunmak, zaman ve enerjilerini nasıl yönetecekleri konusunda onlara daha fazla kontrol sağlar. Bu, iş-yaşam dengesini iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanların daha üretken ve bağlı kalmalarına da yardımcı olur.
Esnek bir çalışma düzeni sunmak, şirketin çalışanlarına güvendiğini gösterir ve bu da sadakati artırır ve işgücü devrini azaltır. Ayrıca, konum artık en iyi adayları işe almak için bir engel olmadığı için, daha geniş bir yetenek havuzuna kapı açar. Çoğu durumda, esnek çalışma seçenekleri genel giderleri azaltır ve işe gidip gelme süresini kısaltarak sürdürülebilirliği destekler.
İşte ofis tabanlı bir şirketten %100 uzaktan çalışan bir şirkete dönüşmemizin hikayesi.
3. İşgücü yönetimi araçlarından yararlanma
Teknoloji, modern işgücü yönetiminde merkezi bir rol oynar. Ve henüz bunları kullanmıyorsanız, büyük bir potansiyeli kaçırıyorsunuz demektir.
Örneğin, Jibble gibi zaman takip uygulamaları, çalışanların işe başlama ve bitirme saatlerini otomatik olarak kaydeder ve manuel zaman çizelgelerini ortadan kaldırır. Bu, saatlerce süren idari işlerden tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda maaş bordrosunun doğruluğunu da garanti eder.
Ayrıca, izinleri ve performansı takip ederek yöneticilerin daha hızlı ve daha akıllı kararlar almasını sağlayan araçlar da bulunmaktadır. Bu araçlar, iş kanunlarına uyumu kolaylaştırır ve kuruluş genelinde verimliliği optimize etmeye yardımcı olan bilgiler sağlar.
İzleme işlevinin ötesinde, işgücü yönetim sistemleri personel ihtiyaçlarını tahmin edebilir, planlamayı otomatikleştirebilir ve hatta sorun haline gelmeden önce iş yükü eğilimlerini belirleyebilir.
Tüm bu araçlar size daha stratejik işgücü yönetimi avantajı sunar, bu yüzden bunları denemenizi şiddetle tavsiye ederim.
İşgücü Yönetimini Bir Üst Düzeye Taşımaya Hazır mısınız?
İşgücü yönetiminin temelinde, işletmelerin başarılı olabilmesi için insanları ve süreçleri uyumlu hale getirmek yatmaktadır. Doğru şekilde uygulandığında, sadece maliyetleri düşürmekle veya planlama kaosunu önlemekle kalmaz, aynı zamanda gerçek sonuçlar elde edebilecek donanıma sahip, daha sağlıklı ve daha motive bir ekip oluşturur.
Veriye dayalı planlama, esnek çalışma modelleri ve doğru araçları benimseyerek, her kuruluş işgücünün tam potansiyelini ortaya çıkarabilir ve sürdürülebilir büyüme için bir temel oluşturabilir. Bu ipuçlarının benim ve ekibim için olduğu gibi sizin için de işe yarayacağını umuyorum. Sağlıcakla!
İlgili Makaleler:
Yazılımların Şantiye Yönetimini İyileştirmesinin 6 Yolu
6 Uzman Freelancer Zaman Yönetimi İpucu
