タイムシートを絞り込む方法は？

給与計算用時間、グループ、従業員などに基づいて、タイムシート検索を絞り込みます。

コレクション:

Jibbleのタイムシートアプリを使えば、タイムシートをスムーズに絞り込み、特定のニーズに応じて正確に時間を分析・管理できます。本記事では、各絞り込みタイプと、それがチームの作業分析にどのように役立つかを案内します。

本記事では、以下について説明します：

役割と権限

担当の役割に応じて、アクセス権限や機能のレベルが異なる場合があります：

  • 所有者/管理者：全メンバーのタイムシートにフルアクセスでき、すべての絞り込みを適用・管理することが可能です。
  • マネージャー：割り当てられた特定のグループやメンバーのタイムシートにアクセスでき、それらに関連する絞り込みを適用できます。すべてのタイムシートを閲覧する権限が有効化されている場合、マネージャーは管理者や所有者が利用できるすべての絞り込みにアクセスできます。
  • メンバー：自分自身のタイムシートのみを閲覧でき、絞り込みオプションにはアクセスできません。

詳しくは、Jibbleにおける役割と権限についてをご覧ください。

タイムシートに絞り込みを適用する

Jibbleでは、タイムシートに使用できる主な絞り込みは4種類あります：［給与計算用時間］［グループ］［メンバー］［スケジュール］です。より詳細な分析を行うために、［記録時間］［メンバーコード］［ポジション］といった追加の絞り込みオプションを利用することもできます。

ヒント💡：複数の絞り込みを組み合わせて、さらに特定の検索を作成します。例えば、「マーケティング部」で「8〜10時間」の給与計算用時間を持つタイムシートを、休日/祝日および休暇を除外して表示できます。

  1. ［タイムシート］に移動します。
  2. 左上にある絞り込みを見つけます。
  3. 絞り込みをクリックしてオプションを展開します。
  4. 検索バーを使って絞り込み内の項目を検索できます。［メンバー］の絞り込みでは、メンバーコードやメールアドレスでの検索も可能です。
  5. 絞り込みから1つ以上の条件を選択すると、その時点で即座に適用されます。
  6. さらに絞り込みを行う場合は、別の条件を選択し、同じ手順を繰り返してください。
  7. ［絞り込み条件を追加］をクリックすると、［記録時間］や［メンバーコード］などの追加条件を利用できます。
  8. 追加の絞り込みに対して同じ手順を繰り返してください。
  9. 特定の絞り込みを解除する場合は、［選択をクリア］をクリックしてください。
  10. または、［リセット］をクリックして、適用されたすべての絞り込みを解除します。

注：

  1. 選択した日付範囲に基づいて絞り込みが適用されます。例えば、週次または月次のタイムシートを表示する際には、Jibbleがその期間全体を対象に検索を行い、条件に合致するタイムシートを表示します。
  2. ページ上部の検索バーを使用すると、名前またはメンバーコードで特定のメンバーを素早く見つけることができます。

絞り込みオプション

給与計算用時間

［給与計算用時間］の絞り込みでは、所定時間と残業を含めた総労働時間に基づいてタイムシートを分類できます。オプションには次のものがあります：

  • 0時間：給与計算用時間が記録されていないタイムシート。欠勤者の特定に役立ちます。
  • 0〜2時間：給与計算用時間が0〜2時間のタイムシート。短い勤務日や休憩の分析に適しています。
  • 2〜4時間：給与計算用時間が2〜4時間のタイムシート。短時間シフトや半日の勤務状況を確認できます。
  • 4〜6時間：給与計算用時間が4〜6時間のタイムシート。半日勤務を確認するのに適しています。
  • 6〜8時間：給与計算用時間が6〜8時間のタイムシート。標準的な1日勤務を示します。
  • 8〜10時間：給与計算用時間が8〜10時間のタイムシート。残業を含む長めの勤務を確認できます。
  • 10時間以上：給与計算用時間が10時間を超えるタイムシート。長時間勤務や退勤の打刻忘れを確認するのに有効です。

さらに、次のオプションを使用して結果を絞り込むことができます：

  1. 休日と祝日を除外：絞り込み結果から休日や祝日のタイムシートを除外し、通常勤務日の労働時間を明確に把握できます。
  2. 休暇を除外：承認済みの休暇がある日のタイムシートを絞り込み結果から除外します。休暇や病気休暇の影響を外して勤務時間を分析するのに役立ちます。

例：

勤務日に出勤打刻していないメンバーを特定したいとします。次の手順で確認できます。

  • 0時間の絞り込みを選択：給与計算用時間が記録されていないタイムシートが表示されます。
  • 休日と祝日を除外のチェックボックスを有効にする：勤務日のみを対象にできます。
  • 休暇を除外のチェックボックスを有効にする：承認済みの休暇日を外して確認できるため、実際の欠勤状況をより正確に把握できます。
グループ化

［グループ］の絞り込みでは、組織内の特定のチームや部署のタイムシートを表示できます。例えば、「営業チーム」や「マーケティング部」のタイムシートだけを表示するように絞り込むことができます。

メンバー

［メンバー］の絞り込みを使えば、個々の従業員のタイムシートを対象にできます。これは、特定の従業員の勤務時間、プロジェクトへの時間配分、または出退勤の傾向を確認するのに役立ちます。

スケジュール

［スケジュール］の絞り込みを使えば、事前に設定された勤務スケジュールと照らし合わせて確認できます。従業員が割り当てたスケジュールどおりに勤務しているか、または逸脱がないかを確認できます。

記録時間

［記録時間］の絞り込みを使うと、休憩を含む合計の記録時間に基づいてタイムシートを検索できます。給与計算用時間の絞り込みと同様に、0時間、0〜2時間、2〜4時間などのオプションで総記録時間ごとにタイムシートを分類できます。

メンバーコード

［メンバーコード］の絞り込みを使えば、各メンバーに割り当てられた固有コードでタイムシートを絞り込めます。カスタムコードや従業員IDで管理している組織では、特に有効です。

ポジション

［ポジション］の絞り込みを使うと、割り当てられた役職ごとにタイムシートを絞り込めるため、特定のポジションの勤務状況を簡単に確認できます。

関連記事：