مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل، وهو برنامج قائم على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرمجيات والفرق، عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال إدارة فعالة لإجازة الموظفين. في هذا المقال ستحصل على الدليل الشامل لإدارة إجازة الموظفين في منشأتك، دعنا نبدأ!
نظرة عامة
في كل عطلة، يتلقى مديرو الموارد البشرية وأصحاب المنشآت الصغيرة العديد من طلبات الإجازة من موظفيهم. ويصعب الرد على هذه الطلبات فمن ناحية، أثبت أن رفض طلبات الموظفين للحصول على إجازة يؤدي إلى انخفاض معنوياتهم. ومن ناحية أخرى، تحتاج إلى الحفاظ على سير العمل.
إذًا كيف يمكنك تحقيق التوازن الحساس بين الحفاظ على سير العمل وضمان أن موظفيك يحصلون على إجازاتهم بانتظام؟
بصفتي الرئيس التنفيذي لشركة برمجيات لتسجيل الوقت، والتي تعمل مع موظفين بدوام جزئي وبدوام كامل ومتعاقدين من مختلف أنحاء العالم، إليك دليلي لإدارة إجازة الموظفين.
في هذا المقال
عملية إدارة إجازة الموظفين
1- الامتثال للنظام
الخطوة الأولى في إدارة إجازة الموظفين: هي فهم النظام. تحدد نظم العمل في معظم البلدان حقوق الموظفين لأنواع مختلفة من الإجازات. وتنطبق هذه النظم على المنشآت الخاضعة للنظام، لذا تأكد من التعرف على نظام العمل ولوائح الإجازات، قد تحتاج إلى استشارة محام ملم بنظام العمل قبل التعامل مع أي طلبات للإجازة.
اقرأ أيضا الغرامات المفروضة بسبب عدم الامتثال للقوانين السعودية
2- تحديد احتياجات العمل
ثانيًا: حدد متطلبات عملك. كم عدد الموظفين الذين تحتاجهم للحفاظ على المعايير الأساسية لسير العمل وتلبية احتياجات العملاء؟ حساب هذا العدد هو خطوة حاسمة في عملية إدارة الإجازات. وبدونها، لا يمكنك ضمان استمرارية سير العمل في الأيام التي يكون فيها بعض موظفيك في إجازة. خاصةً خلال فترات العطل الموسمية، عندما تبدأ طلبات الإجازة بالتدفق.
تسجيل الوقت هو وسيلة رائعة لتحديد احتياجات عملك، باستخدام برامج تسجيل الوقت مثل جبِل، وباستخدام الجداول الزمنية التي يتم إنشاؤها. يمكنك حساب عدد ساعات العمل التي استغرقتها الأعمال الأساسية؛ وبالتالي فإن عدد الموظفين الذين يعملون خلال هذه الساعات هم احتياجك. وضع هذا العدد في اعتبارك خلال موافقتك على طلبات الإجازة.
3- التشجيع الدائم للموظفين
ثالثًا: قم بدراسة نظام العمل الذي ينطبق على مجال، عملك وقم بتعيين الحد الأدنى للموظفين الذين يجب أن يحضروا للعمل في أي يوم عمل، بعدها يأتي الجزء الصعب، وهو الحفاظ على سعادة وتشجيع الموظفين.
أسلوب إدارة الإجازات السيئ سيشعر موظفيك بعدم التقدير، الحفاظ على ارتفاع معنوياتهم يتطلب نوعًا مختلفًا من التوازن. عليك أن تضمن أن جميع موظفيك يأخذون وقتًا كافيًا من الراحة لتجنب الإرهاق الوظيفي والاستمتاع بتوازن مثالي بين العمل والحياة الشخصية. ولكن، يجب ألا يأخذوا وقتًا أطول من اللازم حتى لا تقل إنتاجيتهم، ولتحقيق ذلك، تحتاج إلى استراتيجية جيدة لإدارة الإجازات.
اقرأ أيضا ما هو متتبع الإجازات مدفوعة الأجر؟
وضع استراتيجية فعالة لإدارة الإجازات
إليك دليلك لوضع استراتيجية فعالة لإدارة الإجازات في منشأتك:
1- فهم النظام
عند إدارة إجازات الموظفين، يجب عليك الامتثال لجميع الأنظمة واللوائح ذات الصلة. وإلا ستتعرض منشأتك للمشاكل التنظيمية وعدم الامتثال في العديد من الجوانب. لتجنب انتهاك النظام، قم بدراسة نظام العمل بعناية، ولا تنسى كذلك تدريب جميع المديرين على هذا النظام واللوائح.
2- وضع سياسة واضحة للإجازات
حدد أنواع الإجازات المختلفة والمزايا التي ستمنحها لموظفيك، وفي هذا السياق، دع النظام وأعراف الصناعة وسياسة الموارد البشرية يقوموا بتوجيهك.
يجب أن تضع في عين الاعتبار الأعياد الرسمية والإجازات النظامية مثل إجازات المرأة، والإجازات الخاصة، مثل الحج، أو الزواج، وكم يومًا من الإجازة السنوية يجب أن يمنح الموظف بموجب نظام العمل؟ وكم يومًا ستمنح للحالات الطارئة؟ هل ستزيد من رصيد إجازة موظفيك المدفوعة بعد كل عام من الخدمة في منشأتك؟ هل يزيد التعليم الأكاديمي والتدريب المهني من قيمة الموظفين في منشأتك؟ إذا كانت الإجابة نعم، هل ستسمح بإجازة للتدريب والامتحانات الدراسية؟
بمجرد إجابة هذه الأسئلة، تصبح جاهزًا لوضع سياسة الإجازات الخاصة بمنشأتك، ويجب أن تكون السياسة سهلة الفهم. لذا، تأكد من توضيح:
• ما الأعياد والعطلات التي ستلتزم بها منشأتك؟
• فئات الإجازات التي ستمنحها والحد الأقصى لعدد الأيام لكل فئة.
• معايير الأهلية لكل فئة.
• كيفية حساب أيام الإجازة.
• إجراءات طلب الإجازة.
• ماذا يحدث بالنسبة لرصيد أيام الإجازة غير المستغلة؟
• هل ترتبط الموافقة على الإجازة بعدد ساعات العمل؟
يجب إشعار وإعلام جميع الموظفين بالسياسة وتشجيعهم على الاستفادة من إجازتهم في تجديد نشاطهم وإعادة شحن طاقتهم.
اقرأ أيضا ٥ طرق فعالة لمغادرة العمل في الوقت المحدد
3- استثمر في برنامج لتسجيل الوقت
لحساب إجازة الموظف، تحتاج إلى معرفة بضعة أمور:
أولًا: كم يومًا أو ساعةً قضاها في العمل؟
ثانيًا: كم أيام الإجازة التي حصل عليها في العام الحالي؟
للإجابة على هذين السؤالين بدقة، تحتاج إلى حل دقيق لتسجيل الوقت. تحتاج إلى برنامج جيد لتسجيل الوقت مع خاصية أساسية لتسجيل وقت الحضور والانصراف. والسجل الزمني سيوفر سجلا دقيقًا لعدد ساعات العمل، يمكنك استخدام هذه المعلومات لتحديد أهلية الموظف للحصول على إجازة وحساب رصيد إجازاته.
كذلك، برنامج تسجيل الوقت هو أداة لا غنًى عنها لجدولة إجازات موظفيك مع الحفاظ على احتياجات العمل، هنا، ستحتاج إلى برنامج تسجيل الوقت مع خاصية الجدولة، وإلا، كيف ستضمن عدم تداخل أيام الإجازات في الأقسام الهامة؟ بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام خاصية توزيع مهام موظف معين على باقي الفريق، وبهذه الطريقة، يتم إتمام العمل دون أن يتلقى أحد مكالمات عمل خلال إجازته.
ثالثًا: أنظمة تسجيل الوقت المتقدمة مثل جبِل المتكاملة مع التقويم ستجعل تسجيل إجازة موظفيك أسهل، كل ما عليك فعله هو إنشاء تقاويم متعددة توضح فيها أيام إجازة كل موظف، ويمكنك أيضًا تعيين تنبيهات لإعلام الفريق بالمواعيد المجدولة لإجازات زملائهم في الفريق.
اقرأ أيضا ما هو برنامج تسجيل الوقت والحضور؟
4- أتمتة إدارة الإجازات
إن إجازة الموظف أكثر من مجرد توقيع طلب إجازة، فهي تتطلب الكثير من الأمور للتخطيط، على سبيل المثال، تؤثر الإجازة على مهام إدارة الحسابات، إذا خرج الموظف في إجازة غير مدفوعة، ستتلقى الإدارة تعليمات لتعديل أجره ليعكس انخفاض عدد أيام أو ساعات العمل.
أعلم فيما تفكر! بذلك هل ستصبح عملية الرواتب والأجور أصعب؟ لا، ليس بالضرورة. فباستخدام برنامج تسجيل الوقت مع خاصية سجلات الرواتب والأجور، يمكنك حساب أجور الموظفين في الإجازة غير مدفوعة الأجر في نفس الوقت الذي استغرقته لقراءة هذه الجملة. حيث يقوم البرنامج بتسجيل جميع ساعات العمل وإنشاء سجلات زمنية تتضمن إجمالي ساعات العمل، بما في ذلك ساعات العمل الإضافي، وببضع نقرات، يمكنك إنشاء سجلات رواتب معدلة لحالات الإجازات غير المدفوعة أو المدفوعة جزئيا. قم بإرسال هذه السجلات الزمنية إلى قسم الحسابات وبهذا تكون قد انتهيت من إعداد الرواتب والأجور لهذا الشهر.
التأكد من أن الموظفين الذين خرجوا في إجازات غير مدفوعة يحصلون على أجر أيام وساعات عملهم فقط أمر هام، ولكن الأمر الأكثر أهميةً هو ضمان تعويض الموظفين عن أيام إجازتهم المدفوعة. ادفع لهم مستحقاتهم عن أيام الإجازة المدفوعة في الوقت المحدد. راقب زيادة إنتاجية موظفيك مع ارتفاع معنوياتهم.
بينما تركز على دفع أجور العاملين في الوقت المحدد، لا تنسى تشجيعهم على استخدام أيام إجازتهم، لا تقلل من أهمية التذكير البسيط للموظف برصيد إجازته، وفكر في إرسال تنبيهات تلقائية للمديرين عندما تكون طلبات الإجازة مجمعةً على مكاتبهم لفترة طويلة، والأهم من ذلك، قم بضبط تنبيه تلقائي لينبهك باقتراب وصول عدد طلبات الإجازة إلى الحد الذي يعيق سير العمل.
اقرأ أيضا ما هو تسجيل الوقت المدعم بالذكاء الاصطناعي؟
5- توافق إدارة الإجازات مع احتياجات العمل
تعد إدارة إجازة الموظفين عمليةً دقيقةً ولكن لها فوائدها، حيث تعد سياسة الإجازة الجيدة وسيلةً رائعةً للحفاظ على احتياجات سير العمل خلال أكثر فترات العام نشاطًا في عملك. قم بتخطيط سياستك للإجازة وفقًا لدورات الإنتاج والمبيعات للحصول على أفضل النتائج، بهذه الطريقة، تضمن قدرة منشأتك على تلبية متطلبات العملاء طوال العام.
يمكنك البدء بتحديد مواعيد نهائية للموظفين لتقديم طلبات إجازاتهم. استلام طلبات الإجازة قبل شهر يمنحك وقتًا كافيًا للتخطيط الجيد لغياب الموظف، وبعد ذلك، يجب أن يكون لديك سياسة واضحة للتعامل مع طلبات الإجازة المتداخلة، هنا، يمكنك تشجيع الموظفين على حجز إجازاتهم قبل أسابيع. السر هو تصميم سياسة تمنح الأولوية للموظفين الذين يقدمون طلبات إجازتهم مبكرًا.
6- التأقلم والتواصل
يجب أن تكون سياسة إدارة الإجازات بمنشأتك شاملةً، ولكنك لن تحصل على كل شيء بشكل صحيح من المرة الأولى، لذلك أوصي بتحديثها باستمرار حتى تكون مناسبةً لمنشأتك. وهذا أمر ضروري، فهو يوفر لك استراتيجيةً مرنةً لإدارة الإجازات كي تتأقلم مع متغيرات سوق العمل.
بفضل السياسة المرنة لإدارة الإجازات، يمكنك مواكبة تغيرات هيكل القوى العاملة في منشأتك، على سبيل المثال، يمكنك الاستفادة من الاتجاه الحالي نحو العمل المرن والعمل عن بعد، ولماذا لا تستفيد منه؟ بذلك، يمكنك الحفاظ على سعادة موظفيك وزيادة الإنتاجية وتقليل النفقات. هل تذكر برنامج تسجيل الوقت الذي استثمرت فيه؟ استخدمه لتسجيل وقت الموظفين بأنظمة العمل المرن.
أخيرًا، تأكد من إعلام موظفيك في كل مرة تقوم فيها بتغيير أو تعديل سياسة الإجازة الخاصة بمنشأتك، بل، وأشركهم في تعديل السياسات. استمع لآرائهم عند مراجعة سياستك لإدارة الإجازات، فلا شيء سيجعلهم يشعرون بقيمتهم أكثر من رؤية مقترحاتهم محققةً.
اقرأ أيضا ما هو نظام الحضور المدعوم بتقنيات القياسات الحيوية؟
الختام
باختصار، ستزيد استراتيجية إدارة الإجازات الجيدة من رضا الموظفين وإنتاجيتهم. إنها تضمن لك جذب أفضل الكوادر والاحتفاظ بأفضل موظفيك. الدليل الشامل لإدارة إجازة الموظفين الذي حصلت عليه في هذا المقال هو دليل عملي لإنشاء نهج لإدارة إجازات الموظفين يناسب عملك. فمن خلال اعتماد المرونة والأتمتة وبرامج تسجيل الوقت والتواصل، يمكنك الامتثال لنظام العمل، والحفاظ على تشجيع موظفيك، وضمان سير العمل بمنشأتك بسلاسة.
