٨ أفضل الممارسات لتتبع الوقت على سطح المكتب

٢٠٢٤

Written by Asim Qureshi
By Asim Qureshi, CEO Jibble

مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لشركة جبِل، برنامج الحضور والوقت القائم على السحابة. لدي عدة سنوات من الخبرة في بناء وتوسيع نطاق المنتجات والفرق البرمجية في مختلف الصناعات والأسواق. قبل أن أقوم بتأسيس شركة جبِل، عملت كنائب رئيس في شركة مورجان ستانلي لمدة ست سنوات. أنا متحمس لمساعدة الشركات على تحسين إنتاجيتها وأدائها من خلال ممارسات إدارة الوقت الذكية.

نظرة عامة

يتمتع برنامج تتبع الوقت على سطح المكتب بالعديد من المزايا الفريدة مقارنة بتطبيقات تتبع الوقت على الهاتف المحمول أو الويب. لسبب واحد، أنها توفر مستوى أعلى بكثير من مراقبة الموظفين، مع قدرة البعض على تتبع استخدام التطبيق والموقع، واكتشاف وقت الخمول، والبعض الآخر حتى التقاط لقطات الشاشة. يمكن لأجهزة تعقب الوقت على سطح المكتب أيضًا متابعة الوقت حتى في حالة عدم الاتصال بالإنترنت حيث يتم تثبيتها مباشرة في نظام الكمبيوتر الخاص بك. علاوة على كل ذلك، فهي بشكل عام أسرع وأكثر استجابة من التطبيقات المستندة إلى الويب حيث يتم تشغيلها محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم.

هذه فقط بعض الأسباب التي جعلتها أداة تعقب الوقت المفضلة لدى العديد من الشركات. ولكن على الرغم من أن هذه الأدوات تبدو سهلة الاستخدام، فكيف يمكنك التأكد من تحقيق أقصى قدر من فوائدها والاستفادة من إمكاناتها الكاملة؟

في هذه المقالة، نستكشف ثمانية من أفضل الممارسات التي لا غنى عنها لتتبع الوقت على سطح المكتب، مع تسليط الضوء على الاستراتيجيات التي تمكن الأفراد والمؤسسات من تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، وتبسيط سير العمل، وتحقيق أهدافهم بكفاءة. لا تقتصر أفضل الممارسات هذه على تتبع الوقت على سطح المكتب فقط. حاول تطبيقها على ممارسات تتبع الوقت العامة لديك وشاهد مستوى الفارق الذي يمكن أن تحدثه!

A woman working on her laptop. Photo by Tran Mau Tri Tam ✪ on Unsplash

ما الذي يجب أن تبحث عنه في جهاز تعقب الوقت على سطح المكتب؟

قبل أن تتمكن من تطبيق أفضل ممارسات تتبع الوقت على سطح المكتب الموضحة في هذه المقالة، ستحتاج إلى أداة تعقب الوقت المناسبة على سطح المكتب للبدء بها. لذا، دعونا نتعمق في ذلك أولاً.

هناك الكثير من أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب. كيف تعرف أية واحدة تختار؟ ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها؟ حسنًا، تعتمد الإجابة على هذه الأسئلة عادةً على احتياجاتك المحددة. إذا كنت تدير فريقًا عن بعد، فقد تستفيد من أداة تعقب الوقت على سطح المكتب مع ميزات إضافية لمراقبة الموظفين. أو، إذا كان فريقك يعمل على مشاريع متعددة، فقد تكون ميزة إدارة المشروع ذات قيمة كبيرة.

ومع ذلك، هناك بعض الميزات الأساسية التي لا يمكن التفاوض عليها إلى حد ما لتتبع وقت سطح المكتب بشكل فعال. هذا يتضمن:

  • واجهة سهلة الاستخدام: ابحث عن أداة بديهية وسهلة التنقل، مما يضمن قدرتك أنت وفريقك على التكيف بسرعة مع وظائفها دون الحاجة إلى منحنى تعليمي حاد. قد توفر بعض أجهزة تتبع الوقت على سطح المكتب اختصارات للأوامر، مما يزيد من سهولة الاستخدام.
  • التتبع في الوقت الفعلي: يجب أن يمنحك تطبيق تتبع الوقت على سطح المكتب الذي اخترته وصولاً سهلاً إلى تقدم المشروع في الوقت الفعلي وبيانات الوقت حتى تتمكن من تقديم تعليقات فورية حول إنتاجيتك، مما يسمح لك بتعديل سير العمل حسب الحاجة.
  • تصنيف المهام والمشاريع: ابحث عن أداة تعقب الوقت على سطح المكتب التي تسمح لك بتصنيف المهام والمشاريع، مما يساعدك على تحليل تخصيص وقتك وتحديد أولويات عملك بشكل فعال. كما أنه يجعل إصدار فواتير للعملاء مقابل الوقت الذي يقضونه في مشاريعهم أسهل بكثير.
  • إعداد التقارير والتحليلات الشاملة: تعد البيانات مصدرًا قيمًا لاتخاذ القرار. يجب أن يوفر متتبع الوقت القوي على سطح المكتب أدوات تقارير وتحليلات شاملة توفر رؤى حول استخدام وقتك. تعد القدرة على إنشاء أنواع مختلفة من التقارير وتخصيص التحليل الخاص بك أمرًا ضروريًا.
  • قدرات التكامل: تأكد من أن جهاز تعقب الوقت على سطح المكتب الخاص بك يمكنه الاتصال بسلاسة مع البرامج والتطبيقات التي تستخدمها بانتظام، مثل أدوات إدارة المشروع، أو التقويمات، أو أنظمة الفواتير. يعمل التكامل على تبسيط سير العمل الخاص بك عن طريق التخلص من إدخال البيانات المكررة وتعزيز الكفاءة العامة.
  • خيارات التخصيص: لدى المستخدمين المختلفين احتياجات وتفضيلات مختلفة، لذا يجب أن يسمح برنامج تعقب الوقت على سطح المكتب بالتخصيص. كما أنه مثالي أيضًا إذا كان يحتوي على مجموعة واسعة من عمليات تكامل سطح المكتب التابعة لجهات خارجية للحصول على سير عمل أكثر سلاسة. وهذا يضمن أن الأداة يمكن أن تتكيف مع متطلباتك المحددة وليس العكس!
  • أمان البيانات والخصوصية: تقوم أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب بجمع معلومات حساسة حول أنشطة عملك، لذلك من الضروري أن يتم تخزين هذه البيانات بشكل آمن وأن تظل سرية. تأكد من أن جهاز تعقب الوقت على سطح المكتب يتوافق مع لوائح حماية البيانات ويوفر ميزات التشفير والمصادقة.

اقرأ أيضًا: الدليل الكامل لتتبع وقت سطح المكتب

٨ أفضل الممارسات لتتبع الوقت على سطح المكتب

يعد التتبع الفعال لوقت سطح المكتب أمرًا بالغ الأهمية للإنتاجية والمساءلة في المشهد المهني اليوم. لتحقيق أقصى استفادة من هذه الأداة الأساسية، فكر في تنفيذ أفضل الممارسات الثمانية التالية:

وضح سبب ضرورة تتبع الوقت

قد ينظر الموظفون في البداية إلى تتبع الوقت على أنه تدخلي أو غير ضروري. ولا ترتكب خطأ مجرد فرض ذلك عليهم. بدلاً من ذلك، من المهم أن نوضح بوضوح سبب ضرورة تتبع الوقت.

بالنسبة للموظفين بالساعة، أكد على كيف يمكن لمتتبع الوقت أن يضمن حصولهم على تعويض دقيق عن العمل الذي يقومون به. يمكنك أيضًا شرح كيف يساعد في تخطيط مشروع تخصيص الموارد ويضمن الاعتراف بجهود الجميع ومكافأتها بشكل عادل.

من خلال إيصال “سبب” تتبع الوقت، فإنك تساعد جميع المشاركين على رؤية القيمة في هذه العملية. فهو يضمن ألا يُنظر إلى تتبع الوقت على أنه مجرد التزام، بل كأداة لتحقيق الأهداف الفردية والجماعية. يبني هذا التواصل الثقة ويشجع الموظفين على الشراء.

ضع حدود عمل واضحة

يعد وضع حدود عمل واضحة بمثابة حجر الزاوية لتتبع الوقت بكفاءة. يحتاج أعضاء الفريق إلى فهم متى تبدأ ساعات العمل وتنتهي، خاصة في بيئات العمل المرنة أو البعيدة. ولهذا، يمكنك استخدام ميزة الجدولة لتطبيقات تتبع الوقت على سطح المكتب. يمكّنك جبِل، على سبيل المثال، من تعيين جداول زمنية مخصصة للموظفين وتمكين إشعارات التطبيق عندما يبدأ العمل وعندما يحين وقت انتهاء العمل.

يجب عليك أيضًا تشجيع أعضاء الفريق على تتبع الوقت فقط خلال ساعات عملهم الأساسية وعندما يشاركون بنشاط في المهام المتعلقة بالمشروع. وضح أن فترات الراحة الشخصية والأنشطة غير ذات الصلة والوقت خارج ساعات العمل لا تخضع للتتبع. يساعد هذا التوازن في الحفاظ على الشعور بالثقة والفصل بين العمل والحياة مع السماح بالتتبع الإنتاجي. كما أنه يمنع الموظفين من الشعور بالإرهاق أو المراقبة في جميع الأوقات.

لتعزيز ذلك، فكر في استخدام تطبيق تتبع الوقت على سطح المكتب الذي يسمح لك بتسمية وتصنيف التطبيقات والأنشطة على أنها مرتبطة بالعمل أو غير متعلقة بالعمل. بهذه الطريقة، يمكن للمؤقت اكتشاف وتصنيف الوقت الذي تقضيه في المهام المتعلقة بالعمل تلقائيًا، مما يحافظ على دقة تتبع الوقت والتركيز على العمل الإنتاجي.

ابدأ ببرنامج تجريبي

بالنسبة لأولئك الجدد في مجال تتبع الوقت أو تنفيذه ضمن الفريق، فإن البدء ببرنامج تجريبي يعد طريقة جيدة للبدء. بدلاً من طرح مبادرة تتبع الوقت على نطاق واسع على الفور، ابدأ بمجموعة أصغر أو نطاق محدود.

يتيح لك ذلك اختبار أداة تتبع وقت سطح المكتب المختارة وتقييم فعاليتها ومعالجة أي تحديات أو مخاوف على نطاق أصغر. بمجرد الانتهاء من حل أية مشكلات والثقة في العملية، يمكنك بعد ذلك توسيع البرنامج ليشمل الفريق أو المؤسسة بأكملها. يوفر البرنامج التجريبي انتقالًا أكثر سلاسة ويقلل من التعطيل مع ضمان التنفيذ الناجح لتتبع وقت سطح المكتب.

تنظيم الوقت حول العملاء والمشاريع

يتضمن التتبع الفعال للوقت أيضًا تنظيم عملك حول العملاء والمشاريع التي تشارك فيها. تتيح لك هذه الممارسة تخصيص الوقت والموارد بشكل أكثر فعالية، مما يضمن توافق جهودك مع أولوياتك.

استخدم أداة تعقب الوقت على سطح المكتب لتصنيف عملك إلى مشاريع محددة وربطه بالعملاء حتى تتمكن من الحصول على نظرة عامة واضحة حول المكان الذي تقضي فيه وقتك. لا تساعد هذه المؤسسة في تتبع الساعات القابلة للفوترة بدقة فحسب، بل تضمن لك أيضًا التركيز على المهام الأكثر أهمية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يساعد على تبسيط العملية الشاملة لإنشاء الفواتير أو التقارير للعملاء وأصحاب المصلحة، حيث يتم بالفعل تنظيم بيانات وقتك بدقة حسب المشروع.

استخدم ميزات مراقبة الموظفين بحذر

توفر أجهزة تتبع الوقت على سطح المكتب مستوى أعلى بكثير من مراقبة الموظفين، حيث يتمكن البعض من تتبع استخدام التطبيقات والويب والبعض الآخر لديه ميزة تتبع الوقت باستخدام ميزة لقطات الشاشة. يمكن أن تكون هذه ميزات قيمة جدًا للفرق أو المؤسسات البعيدة التي تحتاج إلى الإشراف. ومع ذلك، من الضروري استخدام هذه الميزات بحذر واحترام الخصوصية وبناء الثقة بين أعضاء الفريق.

يجب أن تكون المراقبة شفافة، مع وجود سياسات واضحة لضمان فهم الموظفين لسبب تتبع أنشطتهم ونطاق المراقبة. تحتوي بعض تطبيقات تتبع الوقت على سطح المكتب، مثل جبِل، أيضًا على ميزات خصوصية مدمجة يمكن لأصحاب العمل استخدامها للمراقبة المسؤولة. يحتوي التطبيق على إعدادات تسمح لك بطمس لقطات الشاشة لحماية المعلومات الحساسة وإخطار المستخدمين عند التقاط لقطات الشاشة. هذه إجراءات رائعة لمساعدة أصحاب العمل على تحقيق التوازن بين تتبع الإنتاجية والخصوصية الفردية.

ميزات مراقبة الموظف ليست سيئة بالضرورة. عند استخدامها بالطريقة الصحيحة، يمكن أن تكون ذات قيمة لتنسيق الفريق وتحديد المجالات التي تحتاج إلى دعم أو موارد إضافية.

قم بمراجعة وتحليل بيانات وقتك بانتظام

إن جودة البيانات لا تقل جودة عن كيفية تحليلها واستخدامها. اجعل من روتينك مراجعة بيانات تتبع الوقت. يمكنك الاستفادة من التقارير التي تنشئها أجهزة تتبع الوقت لتحديد أنماط العمل أو الاختناقات أو أوجه القصور. تحقق من مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مشروع أو مهمة. هل تحقق أهداف المشروع؟ ما هي المهام التي تستهلك معظم الوقت؟

ومن خلال مراجعة هذه البيانات باستمرار، يمكنك الحصول على رؤى قيمة حول عادات عملك وكيفية تخصيص وقتك. يمكنك تحديد الأنماط والاتجاهات، وتحديد المجالات التي يمكن تحسين الإنتاجية فيها، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تحسين سير عملك.

الاستفادة من عمليات التكامل والأتمتة

لتعظيم فوائد تتبع الوقت على سطح المكتب، حاول استخدام عمليات التكامل. يمكن أن تتكامل العديد من أدوات تتبع الوقت الحديثة على سطح المكتب مع البرامج والتطبيقات الأخرى التي تستخدمها في روتين عملك اليومي. يسمح هذا التكامل بمشاركة البيانات بسلاسة، مما يجعل سير عملك أكثر كفاءة.

يمكن لـ جبِل، على سبيل المثال، التكامل مع أدوات إدارة المشاريع مثل Asana وTrello. وهذا يعني أن وقت المشروع الذي تتتبعه عبر متتبع وقت سطح المكتب يمكن مزامنته تلقائيًا مع المشروع المقابل على Asana أو Trello. وهذا لا يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات بشكل مزدوج فحسب، بل يضمن الدقة أيضًا. يمكنك أيضًا دمج متتبع وقت سطح المكتب جبِل مع أنظمة الرواتب وأدوات إدارة علاقات العملاء (CRM) ومنصات الاتصال.

بصرف النظر عن عمليات التكامل، يعد استخدام ميزات الأتمتة طريقة رائعة أخرى لتعزيز كفاءة تتبع الوقت. حاول التحقق مما إذا كان متتبع الوقت على سطح المكتب الخاص بك يسمح لك بإعداد التذكيرات والإشعارات والقواعد المحددة مسبقًا لتتبع أنشطة معينة. إذا حدث ذلك، فاستفد استفادة كاملة من إمكانيات الأتمتة هذه. ومن خلال القيام بذلك، يمكنك الحفاظ بشكل أفضل على دقة سجلات الوقت الخاصة بك ومنع ترك أي مهام دون تعقب.

اضبط أسلوبك وحسّنه

ندرك أن نظام تتبع الوقت الخاص بك ليس ثابتًا. كن منفتحًا للتعديلات والتحسينات مع تغير عادات العمل أو ظهور أولويات جديدة. يجب أن يتطور نهجك معك.

لنفترض أنك تستخدم أداة تتبع الوقت لعدة أشهر، ولاحظت أنك تكافح باستمرار للوفاء بالمواعيد النهائية لمشاريع معينة. في هذه الحالة، حان الوقت لتعديل نهجك. ربما تحتاج إلى تخصيص وقت أكثر تركيزًا لتلك المشاريع أو تفويض المهام بشكل مختلف. من خلال التقييم المستمر لبيانات تتبع الوقت وإجراء التعديلات بناءً على النتائج التي توصلت إليها، يمكنك تحسين استراتيجيات إدارة وقتك وتعزيز الإنتاجية.

الخاتمة

إذن، لديك ثمانية ممارسات لتتبع الوقت على سطح المكتب. من توضيح “سبب” تتبع الوقت بوضوح إلى إنشاء نظام منظم وفعال لتصنيف مهامك، يمكن لهذه الممارسات، كما تبدو بسيطة، أن تساعدك على تحقيق أقصى استفادة من متتبع الوقت على سطح المكتب الذي اخترته.

تذكر أنه على الرغم من أن هذه الممارسات توفر أساسًا متينًا، إلا أن كل بيئة عمل فريدة من نوعها. لا تتردد في تكييف هذه الممارسات وتحسينها لتناسب احتياجاتك ومتطلباتك الخاصة. المفتاح هو الحفاظ على الالتزام بتتبع الوقت الفعال والتحسين المستمر.

يمكن أن يؤدي دمج أفضل الممارسات هذه، جنبًا إلى جنب مع التطبيق النهائي لتتبع الوقت على سطح المكتب، إلى تغيير قواعد اللعبة في تحقيق أهداف إدارة الوقت. جربهم وانظر لنفسك!

وأيضًا، إذا كنت لا تزال مترددًا بشأن ما إذا كان تتبع الوقت على سطح المكتب أو الويب هو الحل الأمثل بالنسبة لك، فيمكن أن يساعدك دليل تتبع الوقت على سطح المكتب مقابل الويب.