Skapa och hantera grupper
Förklara vad grupper är till för och hur de kan och bör användas
Gruppering hjälper dig att dela in dina medlemmar i olika grupper. Det kan vara en plats, en avdelning eller en arbetsgrupp som samlas för att utföra vissa arbetsuppgifter med enhetliga gruppinställningar.
Det används främst som ett administrativt verktyg i vår programvara för tidrapportering för att hjälpa chefer eller administratörer att samla sina medlemmar i grupper.
Skapa en grupp
Det finns två sätt att skapa en grupp:
-
Gå till Personer > Medlemmar och markera flera medlemmar samtidigt och klicka på Skapa ny grupp.
-
Eller gå till fliken Grupper och klicka på Skapa grupp.
Båda åtgärderna ska öppna sidopanelen från höger. Fyll bara i uppgifterna som krävs för att fortsätta och skapa en grupp:
-
Gruppnamn
-
Gruppchefer
-
Gruppmedlemmar
Viktigt ❗️: Vem som helst kan vara gruppmedlem men det går bara att vara med i en grupp. Chefer, administratörer och ägare kan hantera flera grupper även om de inte är med i dem.
Konfigurera gruppsidan
Förutom att lägga till och ta bort gruppmedlemmar, byta namn på gruppen och tilldela eller ta bort gruppchefer finns det flera andra saker du kan göra i gruppen:
Anpassa gruppinställningarna
Inställningarna för tidrapporteringen kan också anpassas och tillämpas för varje grupp.
Som standard följer gruppens inställningar för tidrapportering de inställningar som har angivits på organisationsnivå. Men under avancerade inställningar går det att konfigurera gruppens inställningar för tidrapportering under gruppinställningar och dessa har företräde över inställningarna på organisationsnivå.
Oavsett vilket så kommer gruppens inställningar för tidrapportering att tillämpas på alla gruppmedlemmarna och måste följas vid in- och utstämpling.
Tilldela gruppen arbetsuppgifter
Arbetsuppgifterna som tilldelas gruppen gäller för alla gruppmedlemmar och medlemmarna kan bara använda de tilldelade arbetsuppgifterna för att stämpla in och ut.
Som standard tilldelas varje grupp alla arbetsuppgifterna (som skapas under Inställningar för arbetsuppgifter). Gruppcheferna kan begränsa vissa aktiviteter för gruppen så att gruppmedlemmarna bara kan använda de arbetsuppgifter som är tillgängliga för dem när de stämplar in och ut.
Tilldela gruppen arbetsscheman
Ett förvalt arbetsschema tilldelas varje grupp automatiskt. Gruppcheferna kan tilldela gruppen ett annat arbetsschema. En grupp kan dock bara ha ett arbetsschema tilldelat åt gången.
Om gruppen har tilldelats ett arbetsschema medan enskilda medlemmar i gruppen har andra arbetsscheman kommer de enskilda tilldelningarna att ha företräde och åsidosätta grupptilldelningen. Mer information om hur tilldelningar fungerar finns i förstå dig på medlemstilldelningar i Jibble.
Tilldela gruppen en helgdagskalender
Precis som med arbetsscheman tilldelas varje grupp en förvald helgkalender automatiskt. Gruppcheferna kan tilldela gruppen en annan helgdagskalender, men varje grupp kan bara vara kopplad till en kalender åt gången.
Om gruppen har tilldelats en specifik kalender och enskilda medlemmar i gruppen har tilldelats andra kalendrar kommer de enskilda tilldelningarna att ha företräde framför grupptilldelningen.
Ta bort grupper
Att ta bort en grupp är en permanent åtgärd.
Det går att tilldela befintliga gruppmedlemmar en annan grupp när en grupp tas bort. Om det inte görs kommer gruppen att tas bort och gruppmedlemmarna blir utan grupptilldelning.