하루가 너무 짧다고 느껴본 적 있으신가요? 오늘 해야 할 일을 정확히 알고 하루를 시작하지만, 어느새 읽어야 될 이메일은 넘치고, 회의하느라 반나절이 이미 지났고, 오늘까지 마쳐야 되는 일을 붙잡고 허우적거리고 있는 나. 혹시 이런 경험들 있나요? 여러분만 그런 게 아니니 안심하세요.
우리가 사는 이 세상은 나의 집중을 방해하는 일로 가득합니다. 그렇기 때문에 시간 관리에 대한 확실한 전략이 없다면, 바쁜 일상 속에서 벗어나지 못하는 악순환에 빠지기 쉽죠. 일이 진행도 되지 않고 말이죠.
그나마 다행인 건 생산성을 유지할 수 있는 게 의지력만으로 가능한 게 아니라는 거죠. 나의 시간을 똑똑하게 관리하는데 도움이 되는 검증된 방법들이 있습니다.
이 글에서는 시간을 관리하는 최고의 방법 8가지를 소개합니다.
우선순위 정하는 데 어려움을 느끼거나, 일에 집중하기 힘들고, 업무 스트레스로 어깨가 무거운 경우, 이 글에서 제안하는 시간관리 방법을 한 번 따라해보세요. 나의 하루를 제대로 활용할 수 있게 됩니다.
이 글에서 배울 내용은
사진. Ocean Ng/Unsplash
시간관리, 왜 해야 할까?
시간은 그 누구도 되돌릴 수 없는 유한한 자원이죠. 한 번 사라지면 영원히 사라지는 것. 그렇기 때문에 시간을 제대로 관리하는 것은 단순히 생산성을 높이는 차원을 넘어 내가 살아가는 내 인생의 성공을 위한 필수 기술입니다.
체계적인 시스템이 없다면 하루하루 혼란스러워지고, 한없이 시간에 끌려 다니는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 끝없이 쏟아지는 이메일, 연이은 회의, 매일 끊임없이 늘어나는 할 일 목록 속에서 열심히 일하고 있지만 실질적인 진전은 없는 것처럼 느끼기 쉽죠.
생산성은 더 많이 일하는 것이 아니라 더 현명하게 일하는 것입니다. 효과적인 시간 관리는 진정으로 중요한 것에 집중하고, 스트레스를 줄이고, 그저 바쁘게 지내는 것이 아니라 의미 있는 성장을 이룰 수 있도록 도와줍니다.
시간을 관리하지 않으면 어떤 일이?
끊임없이 여러 업무를 번갈아 하다 보면 주의가 산만해지기도 하고, 일에 눌린 기분이 들기도 합니다. 지쳐서 일을 하다보니 이렇다할 성과도 거의 없고 말이죠. 이렇듯 시간 관리를 하지 않으면 스트레스와 번아웃이 오기도 하고, 마감일을 지키지도 못해서 직장과 개인 생활 모두 좋지 않은 영향을 미치기도 합니다.
시간 관리를 제대로 하지 않을 때 다음과 같은 일이 일어날 수 있습니다.
- 업무 지연: 명확한 시스템 없이는 중요한 업무가 밀릴 수가 있습니다. 업무가 계속 쌓이면 따라잡기 어려워지고 불필요한 압박감만 생깁니다.
- 일 미루기: 체계적인 계획이 없으면, 일에 부담이 생기고 자신도 모르게 미루기 쉽습니다. 이렇게 미루다 보면 마지막 순간에 허둥지둥 처리하고 기대 이하의 결과를 초래하게 되죠.
- 주의 산만: 하루를 체계적으로 관리하지 않으면 SNS부터 자잘한 일까지 일상의 모든 것에 의해 주의가 산만해집니다. 끊임없이 여러 활동을 번갈아 하다 보면 집중력과 생산성을 유지하기가 어려워집니다.
- 생산성 감소: 적당한 계획이 없으면 한 업무에서 다른 업무로 옮겨 다니며 막상 아무것도 끝내지 못할 때가 많습니다. 집중해서 일을 하지 않으니 당연히 생산성도 떨어지죠.
- 마감일 미준수: 우선순위가 낮은 작업에 집중하다보면 더 중요한 일의 마감일을 놓치게 됩니다. 시간을 효과적으로 관리하지 못하면 일을 서둘러 하느라 불필요한 실수가 생기고, 더 중요한 작업을 소홀히 하게 됩니다.
- 스트레스 증가: 시간 관리 시스템이 없으면 쌓이는 업무에 압도당하기 쉽습니다. 이러한 스트레스와 함께 일의 진전이 없다는 점에 번아웃도 쉽게 올 수 있죠.
이미지. Art Attack/Unsplash
시간관리를 위한 8가지 최고의 방법
그럼, 일정을 관리하고 시간을 확보하는 데 도움이 되는 최고의 전략을 살펴볼까요?
#1 칸반 방식 – 업무를 눈에 띄게 만들기
업무량이 너무 많고 체계적이지 않다고 생각된다면 칸반 방식이 적절한 해결책이 될 수 있습니다.
칸반 방식은 모든 작업을 추적하는 매우 간단하면서도 효과적인 방법입니다. 원래 제조를 위해 고안된 이 방식은 작업이 여러 단계의 완료 과정을 거치는 동안 시각적으로 확인할 수 있도록 하는 시스템을 만드는 것입니다.
이용하는 방식은 다음과 같습니다.
- 칸반 보드 설정: 몇 개의 기본 열로 구성된 보드를 만듭니다. 가장 왼쪽의 열은 “영업 문의”와 같은 시작점입니다. 가장 오른쪽의 열은 “고객 인수”와 같은 종료점입니다. 그 사이의 열은 작업 여정의 각 단계를 선형적이고 연속적인 순서로 보여줍니다.
- 시작하기: 작업을 시작할 때 해당되는 열에 작업 이름을 추가하세요.
- 진행 상황에 따라 작업 이동: 각 작업은 카드(사용하는 도구에 따라 스티커 노트 또는 “디지털 카드”)로 표시됩니다. 이 카드는 이정표가 달성됨에 따라 왼쪽에서 오른쪽으로 이동하며 각 작업의 진행 상황을 시각적으로 추적합니다.
- 흐름 유지: 칸반의 핵심은 모든 것이 원활하게 진행되도록 하는 것입니다. 보드를 볼 때 각 작업의 현재 위치를 명확하게 파악해야 진행 상황을 파악하고 할 일 목록의 내용들을 잊지 않게 해줍니다.
- 진행 중인 작업 제한: 칸반의 핵심 규칙 중 하나는 각 열에 동시에 표시되는 작업 수를 제한하는 것입니다. 모든 작업이 한 열에 모여 있다면, 작업을 다시 진행하기 위해 해당 항목의 진행에 에너지를 집중하세요.
작업을 “할 일”, “진행 중”, “완료”와 같은 범주로 나누면 다음에 처리해야 할 작업을 쉽게 파악할 수 있습니다. 화이트보드에 포스트잇을 붙이든 디지털 도구를 사용하든, 칸반은 업무가 쌓이는 것을 방지하고 항상 원활하게 진행되도록 도와줍니다.
업무가 잘 관리되고 진행되는 것을 시각적으로 확인하면 업무 부담이 훨씬 줄어듭니다.
#2 포모도로 기법 – 전력 질주, 휴식, 반복
몇 시간 동안 연이어 책상에 앉아 있으면 갑자기 뇌가 멍해지는 것 같은 느낌을 받을 때가 있죠? 인간이 집중할 수 있는 시간에는 한계가 있기 때문입니다.
포모도로 테크닉을 소개해 드릴게요. 할 일을 관리 가능한 단위로 나누어 실행하는 간단하면서도 효과적인 방법입니다
포모도로 테크닉의 원리는 간단합니다. 25분 타이머를 설정하고 한 가지 작업에 집중하세요. 타이머가 울리면 5분간 휴식을 취하세요. 이 과정을 네 번 반복해서 완료하면 15~30분 정도의 긴 휴식시간을 가져보세요.
이미지. Mohamed Hassan/Unsplash
이 방법은 번아웃을 예방하면서 두뇌 활동을 유지하기 때문에 효과적입니다. 마라톤처럼 힘들게 운동하는 대신, 짧고 집중력 있는 스프린트를 하는 것이죠.
고강도 인터벌 트레이닝과 비슷하지만 생산성 향상에 도움이 됩니다. 이렇게 집중해서 작업에 임하면 더 짧은 시간에 효율적으로 더 많은 것을 해낼 수 있습니다.
공부에도 포모도로 기법을 활용할 수 있습니다. 번아웃 없이 집중력을 유지하는 데 도움이 되어 공부에 매우 효과적이죠. 4회를 나누어 공부하고, 후에는 재충전을 위해 더 긴 휴식을 취합니다. 공부를 효과적으로 관리하는 동시에 두뇌를 상쾌하게 유지하는 최고의 방법입니다.
#3 아이비리 기법 – 오늘 바로, 내일을 계획하세요.
가끔은 가장 단순한 방법이 가장 효과적일 때가 있습니다. 아이비 리 메서드는 100년 전 제조업의 생산성을 높이기 위해 개발된 방식이지만, 오늘날에도 우리의 시간을 정리하고 해야 할 일들을 정복하는 데 큰 도움이 됩니다.
방법은 매우 간단합니다. 매일 업무가 끝난 후, 내일 반드시 해야 할 가장 중요한 작업 6가지를 적습니다. 그리고 그 작업들을 중요도 순으로 정렬하세요. 다음 날에는 목록의 첫 번째 항목부터 차례로 하나씩 처리해 나갑니다. 그날 끝내지 못한 작업은 다음 날로 이월하면 됩니다.
이게 전부예요. 복잡한 전략도 없고, 무얼 선택하나 고민하며 피곤하지도 않죠. 오직 뚜렷한 계획만이 있을 뿐입니다.
이 방식이 효과적인 이유는, 즉흥적으로 급해 보이는 일에 반응하기보다 정말 중요한 일이 무엇인지 미리 스스로 결정하도록 만들기 때문입니다. 마치 잠들기 전에 내일 입을 옷을 미리 준비해두는 것처럼 말이죠. 내일의 내가 한결 수월하게 하루를 보낼 수 있도록 도와줍니다.
#4 파레토 법칙 – 80/20 법칙
일이 너무 많아 허덕이며 바쁘게 해내는데 결과는 딱히 만족스럽지 않은 적 있나요? 바로 이런 경우에 도움이 되는 것이 파레토 법칙입니다. 80/20 법칙이라고도 불리는 이 원칙은 작업에 대한 결과의 80%는 단 20%의 노력에서 나온다고 말합니다.
그렇다면 이 법칙에서는 ‘중요한 20%’의 작업이 무엇인지 파악하는 게 가장 핵심이겠죠. 그 일에 더 많은 시간과 에너지를 집중해야 하니까요. 반대로 말하면, 나머지 80%의 업무는 결과에 비해 투자 대비 효율이 낮다는 뜻이기도 합니다.
어떤 일이 가장 큰 성과를 만들어내고 있나요? 어떤 활동은 그저 바쁘기만 할 뿐 실제로는 의미 없는 일인가요? 자신의 노력을 어디에 집중해야 할지 정확히 파악하면, 나머지 일은 줄이거나 다른 사람에게 맡기기 시작할 수 있습니다.
분주한 주방의 셰프를 떠올려보세요. 인기 있는 대표 메뉴에 집중해 완성도를 높이고, 거의 주문도 잘 들어오지 않는 요리에는 시간을 낭비하지 않으려하죠. 내가 하는 업무에 이 원칙을 적용하면, 더 적은 노력으로 더 크고 의미 있는 성과를 이끌어낼 수 있습니다.
#5 매슬로우의 욕구 이론 – 우선순위를 정하세요
매슬로우의 피라미드는 인간의 욕구가 생존을 위한 기본적인 것에서부터 자기실현 같은 고차원적 욕구에 이르기까지 단계적으로 구성된다는 심리학 이론입니다. 이 이론의 핵심은 상위 욕구에 집중하려면 먼저 하위 욕구가 충족되어야 한다는 것입니다.
하지만 대부분의 사람들은 이 이론을 그저 심리학 수업에서나 접하는 개념으로 여기고, 일상생활에 어떻게 적용할 수 있을지는 깊이 고민하지 않죠. 사실 이 이론은 시간 관리와 생산성 향상 측면에서도 아주 훌륭한 프레임이 됩니다. 원리는 간단합니다. 복잡하고 고차원적인 업무에 집중하기 전, 가장 기본적인 필요부터 충족해야 한다는 것입니다.
만약 지금 피곤하고, 배가 고프고, 정신적으로 지쳐 있다면, 아무리 훌륭한 생산성 도구가 있어도 소용이 없습니다. 언제나 우선순위는 나 자신의 건강과 컨디션을 챙기는 데 있어야 합니다. 푹 자고, 영양가 있는 식사를 하고, 필요할 때는 제대로 쉬어야 합니다.
단단한 기반 없이 고층 빌딩을 지으려 한다면, 결국 오래 버티지 못하는 것과 마찬가지입니다.
또한 해야 할 일의 기본적인 항목들을 먼저 끝내야, 그 위에 복잡한 작업을 쌓아 올릴 수 있습니다. 영업을 하는 사람이 세일즈 전략을 정하지 않고 바로 영업 전화를 돌리기 시작하는 건 아무런 의미가 없는 것과 같습니다.
#6 플로우타임 기법 – 집중과 휴식을 나만의 리듬으로
포모도로처럼 일정한 타이머가 너무 딱딱하게 느껴진다면, 플로우타임 기법은 훨씬 유연하게 사용할 수 있습니다. 이 방식은 정해진 시간 간격을 두는 대신, 집중력이 자연스럽게 흐트러질 때까지 한 가지 작업에 몰입하는 방식입니다. 그 시간이 20분이든 90분이든 상관없이 필요하다고 느껴질 때 휴식을 취하는 방식이죠.
중요한 건, 내가 얼마나 일하고 얼마나 쉬었는지를 기록하는 것입니다. 이렇게 쌓인 데이터를 통해, 내가 가장 집중할 수 있는 시간대를 파악할 수 있게 됩니다. 이 방법은 고정된 루틴에 나를 끼워 맞추기보다는, 나의 에너지 흐름에 맞춰 유연하게 대응할 수 있어, 정해진 루틴을 따르기 보다 나만의 스타일로 일을 처리하는 사람에게 특히 효과적입니다.
기록 도구는 일기장, 스프레드시트, 앱 등 어떤 방식이든 상관없습니다. 꾸준히 기록하다 보면, 언제 집중력이 가장 높고 어느 정도 시간이 지나면 쉬어야 하는지를 스스로 파악하게 됩니다.
플로우타임 기법은 인위적으로 중단하는 것 없이 할 수 있는 만큼 몰입할 수 있도록 하지만, 한편으로는 자기 통제 능력이 더 요구됩니다. 정해진 시스템이 없는 만큼, 루틴을 유지할 의지가 부족한 사람에게는 힘들 수 있는 기법입니다.
#7 알펜 기법 – 간단하고 현실적인 하루 계획법
알펜(ALPEN) 기법은 독일의 경제학자 로타르 J. 자이베르트가 고안한 방식으로, 빠르고 체계적으로 하루 일정을 계획하면서도 현실적인 기대치를 세울 수 있도록 도와줍니다. 이 기법은 다섯 가지 단계로 구성됩니다.
- 아우프가벤(Aufgaben) – 해야 할 모든 작업을 목록으로 작성합니다.
- 렝게 셰첸(Länge schätzen) – 각 작업에 걸릴 예상 시간을 계산합니다.
- 푸퍼차이텐 아인플라넨(Pufferzeiten einplanen) – 전체 일정의 20~30%를 여유 시간으로 확보합니다.
- 엔트샤이둥엔 트레펀(Entscheidungen treffen) – 작업의 우선순위를 정합니다.
- 나흐콘트롤레(Nachkontrolle) – 완료한 작업을 점검하고, 다음 날 계획에 반영합니다.
이 방식을 이용하면 하루 업무량을 유연하게 설정하여 무리하지 않은 계획을 설정하게 됩니다. 또한 예기치 못한 방해 요소도 고려해 일정에 여유가 생기죠. 하루 계획을 짜는 데 드는 시간도 짧아서 꾸준히 실천하게 됩니다.
알펜 기법은 특히 체계적인 사고를 선호하는 사람들에게 적합하며, 복잡하지 않으면서도 명확하고 유연한 계획을 세울 수 있습니다.
이미지. Alvaro Montoro/Unsplash
#8 ABC 기법 – 중요한 것부터 우선순위 정하기
ABC 기법은 작업을 세 가지 범주로 나눕니다.
- A범주: 긴급하고 중요한 일 – 반드시 오늘 끝내기
- B범주: 중요하지만 긴급하지 않은 일 – 곧 처리해야 할 일
- C범주: 우선순위는 낮지만 해두면 좋은 일 – 꼭 필요한 건 아님
먼저 A범주 작업부터 시작하고, 완료되기 전까지 다른 일로 넘어가지 마세요. B와 C 작업은 A 작업을 마친 후에만 처리합니다.
이 방식은 진짜 중요한 일에 집중하도록 도와주며, 바쁜 일처럼 보이지만 실은 비생산적인 작업들을 걸러냅니다. 할 일이 많은 경우 특히 유용하며, 시간과 에너지를 정말 가치 있는 활동에 쓸 수 있게 해줍니다.
간단하지만 효과적인 ABC 기법은 ‘편리함’이 아닌 ‘중요성’을 기준으로 행동하도록 도와줍니다.
유용한 팁:
작업 목록은 하루 중에도 재평가하세요. 아침엔 B였던 일이 오후에는 마감이나 상황 변화로 인해 A가 될 수 있습니다.
일상에서 시간관리 기법을 실천하는 방법
효과적인 전략은 정리를 도와주고 스트레스를 줄이며 하루를 더 알차게 만들어줍니다. 하지만 다양한 기법 중에서 무엇부터 시작해야 할지 막막할 수 있죠.
- 작게 시작해 점점 확장하세요: 한꺼번에 여덟 가지 기법을 모두 시도하면 오히려 부담이 됩니다. 자신에게 가장 와닿는 한 가지 방법을 선택해 일주일 동안 실천해보세요. 하나에 익숙해지면 그 다음 방법을 더해 자신에게 맞는 시스템을 만들어 나가는 것이 좋습니다.
- 적절한 도구를 사용하세요: 시간 사용을 관리하려면 생산성 관리 도구를 활용하세요. 포모도로 기법을 활용하려면 포모도로 타이머를, 아이비리 기법에는 간단한 노트나 일지를 사용하는 것도 좋습니다. 자신에게 맞는 도구를 선택하면 계획을 꾸준히 유지하는 데 도움이 됩니다.
- 살펴보고, 조정하고, 개선하세요: 이 기법들이 실제로 얼마나 효과적인지 일정 기간 동안 관찰해보세요. 잘 맞지 않는다면 방식을 조정해도 됩니다. 시간관리는 하나의 시스템에 얽매이는 것이 아니라, 자신의 상황과 스타일에 맞게 전략을 발전시켜가는 과정입니다.
마무리하며
시간을 정리하는 다양한 기법을 익힌다는 것은 가능한 모든 시간을 더 많은 일로 채우는 것이 아닙니다. 더 똑똑하게 일하는 것이지, 더 많이 일하는 것이 아닙니다. 핵심은 자신에게 맞는 시스템을 만들어 혼란 없이 체계적으로 일하고, 집중력을 유지하며, 과도한 부담 없이 생산성을 높이는 데 있습니다.
시간을 효과적으로 관리하면 단지 일과 삶의 균형이 좋아지는 것에 그치지 않고, 자신을 위한 시간도 더 확보할 수 있으며, 스트레스는 줄고 정말 중요한 일에 에너지를 쏟을 수 있게 됩니다.
예를 들어, 칸반 기법은 작업을 시각화해 한눈에 파악할 수 있게 도와주고, 매슬로우의 욕구 단계는 삶의 기본적인 필요를 먼저 챙기도록 안내합니다. 포모도로 기법은 에너지를 유지하며 집중하게 만들고, 아이비 리 기법은 계획을 단순하게 정리해줍니다. 파레토 법칙은 진짜 중요한 일에 집중하게 하죠.
여기에 플로우타임 기법은 자연스러운 리듬에 맞춰 업무 시간을 조절할 수 있도록 돕고, ALPEN 기법은 유연한 일일 계획을 위한 실용적인 설계를 제공합니다. 그리고 ABC 기법은 복잡한 할 일 목록에서 우선순위를 명확히 해줍니다.
이런 기법들을 자유롭게 조합해 자신만의 업무 흐름에 맞춰보세요. 그러면 더 많은 시간을 확보하고, 스트레스는 줄이며, 생산성은 훨씬 높아질 것입니다. 결국 시간 자체가 문제가 아니라, 시간을 어떻게 관리하느냐가 모든 차이를 만들어냅니다.
