Vilka olika typer av rapporter kan exporteras?

Generera och exportera olika typer av rapporter för att få värdefulla insikter om personalens tids- och närvaromönster

Samlingar:

Jibbles programvara för tidrapportering ger dig värdefulla insikter om din personals arbetstid och närvaro. En av de viktigaste funktionerna är möjligheten att generera och exportera olika typer av rapporter som kan hjälpa dig att fatta välgrundade beslut och förbättra den övergripande personaladministrationen.

Några exempel på dessa rapporter är bland annat tidrapporten, rapporten över registrerad arbetstid och närvarorapporten. Ägarna, administratörerna och cheferna kan exportera rapporterna men cheferna är begränsade till sina egna medlemmar eller grupper, medan ägarna och administratörerna kan exportera rapporter för hela organisationen.

I den här guiden går vi igenom de tre huvudsakliga rapporttyperna som går att exportera, samt ytterligare exporterbara filer.

Den här artikeln tar upp:

Tidrapporter

Tidrapporten ger dig en omfattande översikt över varje medlems arbetstid under en angiven period och delar upp den i lönetimmar, ordinarie arbetstid, övertidskategoriserad arbetstid, betald ledighet och totalt fakturerbart belopp. Rapporten är särskilt användbar för löneadministration, registrering av övertid och för att säkerställa korrekt fakturering till kunderna.

När du exporterar ut tidrapporterna är den nerladdade standardfilen en sammanfattande tidrapport för hela arbetsgruppen där detaljer om hela gruppens arbetstid visas i ett enda kalkylblad. Du kan tillämpa filter på rapporterna om du bara vill visa relevanta uppgifter såsom data för en viss grupp, ett specifikt schema eller en viss medlem. Exportera tidrapporter i webbappen

Tillsammans med sammanfattningar av arbetsgruppens tidrapporter har du möjlighet att inkludera andra valfria filer när du exporterar tidrapporter, bland annat följande filer:

  • Lista över tidrapporter (rådata för tidrapporter)

Listan över tidrapporter innehåller vanligtvis de detaljerade uppgifterna som återfinns i varje anställds tidrapport. Se avsnittet Lista över tidrapporter nedan för att få en mer detaljerad översikt över innehållet.

  • Lista över tidsangivelser (rådata för tidsangivelser)

Listan över tidsangivelser innehåller vanligtvis detaljerade uppgifter om varje anställds enskilda tidsangivelser. Se avsnittet Lista över tidsregistreringar nedan för en omfattande genomgång av innehållet.

  • Tidrapporter per medlem i enskilda flikar

Det här alternativet är bara tillgängligt i XLS-format och där sammanfattas arbetsgruppens tidrapporter i en flik eller ett kalkylblad tillsammans med enskilda tidrapportsammanfattningar för varje medlem presenterade i separata flikar eller kalkylblad. Detta upplägg erbjuder en tydlig och organiserad översikt över varje medlems arbetstid och relaterade data.

Informationen som visas liknar arbetsgruppens tidrapportsammanfattning, inklusive detaljer som lönetimmar, ordinarie arbetstid, övertidskategoriserad arbetstid och betald ledighet.

Obs! Det sammanlagda fakturerbara beloppet visas inte i enskilda tidrapportsammanfattningar.

Rapporter över registrerad arbetstid

Rapporten över registrerad arbetstid erbjuder en omfattande översikt över den tid som ägnats åt olika arbetsuppgifter, projekt och kunder med en uppdelning av registrerad arbetstid och sammanlagt fakturerbart belopp. Rapporten fungerar som en organiserad sammanfattning av hur tiden fördelas och används, vilket underlättar produktivitetsanalys, projektledning, kundfakturering och resurstilldelning.

När du exporterar rapporter över registrerad arbetstid är standardfilen som laddas ner en sammanfattande rapport över arbetsgruppens registrerade arbetstid och där visas en uppdelning av den registrerade arbetstiden för hela arbetsgruppen i ett enda kalkylblad. Du har möjlighet att välja en specifik grupp och undergruppstyp för att organisera dina data och få en djupare förståelse för relationerna mellan de olika komponenterna.

Om du till exempel vill veta mer om alla arbetsuppgifter som har kategoriserats på enskilda medlemmar kan du gruppera data efter arbetsuppgifter och därefter undergruppera dem efter medlemmar.Exportera rapporter över spårad tid i webbappen

Dessutom kan du tillämpa filter på rapporter för att endast visa den viktigaste informationen, såsom data för en viss grupp, en specifik arbetsuppgift eller en viss kund. När du exporterar ut rapporter över registrerad arbetstid kan du välja att inkludera kompletterande filer bland annat:

  • Lista över tidsangivelser (rådata för tidsangivelser)

Listan över tidsangivelser innehåller vanligtvis detaljerad information om varje anställds enskilda tidsangivelser. Se avsnittet Lista över tidsangivelser nedan för en omfattande genomgång av dess innehåll.

Närvarorapporter

Närvarorapporterna ger dig insikter om de anställdas närvaromönster, vilket ger personalchefer och överordnade möjlighet att hålla koll på olika frånvarotendenser. Dessa insikter inkluderar jämförelser av förväntade kontra faktiska arbetsdagar, frånvaroregister, sena instämplingar och tidiga utstämplingar, överskridna rasttider och den sammanlagda tid som har gått förlorad på grund av dessa faktorer.

När du exporterar närvarorapporter är den nerladdade standardfilen en sammanfattande närvarorapport för hela arbetsgruppen där detaljer om hela arbetsgruppens arbetstid och närvarorelaterade data visas i ett enda kalkylblad. Om du har flera typer av arbetsscheman kommer närvarosammanfattningarna att kategoriseras i fasta och flexibla scheman. Exportera närvarorapporter i webbappen

Dessutom kan du tillämpa filter på rapporten för att endast visa specifika data, såsom närvaromönster för en viss grupp, en specifik schematyp eller en enskild medlem. När du exporterar närvarorapporter kan du välja att inkludera andra valfria filer, bland annat:

  • Närvarosammanfattning per medlem i enskilda flikar

Om du väljer det här alternativet får du sammanfattningar av arbetsgruppens närvaro i en flik eller ett kalkylblad tillsammans med enskilda närvarosammanfattningar för varje medlem presenterade i separata flikar eller kalkylblad.

Informationen som visas liknar arbetsgruppens närvarosammanfattning, inklusive detaljer som frånvaro, sena instämplingar, tidiga utstämplingar, överskridna rasttider och sammanlagd förlorad tid.

Obs! Jämförelser av förväntade arbetsdagar och faktiska arbetsdagar visas inte i enskilda närvarosammanfattningar.

  • Lista över tidrapporter (rådata för tidrapporter)

Listan över tidrapporter innehåller vanligtvis den detaljerad informationen som finns i varje anställds tidrapporter. Se avsnittet Lista över tidrapporter nedan för en omfattande översikt över innehållet.

  • Lista över tidsangivelser (rådata för tidsangivelser)

Listan över tidsangivelser innehåller vanligtvis detaljerad information om varje anställds enskilda tidsangivelser. Se avsnittet Lista över tidsangivelser nedan för en mer detaljerad genomgång av innehållet.

Valfria filer för rapporter

Beroende på vilken typ av rapport det är kan du välja att inkludera valfria eller kompletterande filer när du genererar rapporterna. Dessa filer kan lägga till sammanhang eller detaljer som förbättrar informationen i rapporterna. De två vanligaste typerna av valfria filer är:

  • Lista över tidrapporter (rådata för tidrapporter)

Listan över tidrapporter innehåller vanligtvis den detaljerade information som finns i varje anställds tidrapporter. Här är detaljerna som brukar ingå:

  1. Datum och dag: Det specifika datum och den dag som timmarna registreras under.
  2. Fullständigt namn och medlemskod: Namnet på den anställda vars arbetstid registreras samt den anställdes medlemskod.
  3. Grupp: Gruppen den anställde har tilldelats.
  4. Chef/chefer: Namnen på chefen/cheferna som har tilldelats den anställda.
  5. Registrerad arbetstid: Den sammanlagda arbetstiden som har registrerats av den anställde, inräknat raster.
  6. Arbetade timmar: Det sammanlagda antalet timmar som den anställde har arbetat, undantaget raster.
  7. Rasttid: Den sammanlagda rasttiden som den anställde har tagit, kategoriserad i betalda och obetalda raster.
  8. Avdrag: Den sammanlagda tiden av tillämpade automatiska avdrag, beräknat enligt den definierade tröskeln.
  9. Lönetimmar: Det totala antalet timmar som den anställde har arbetat, inklusive ordinarie arbetstid, övertid och betald ledighet. Lönetimmar används som grund för att räkna ut en anställds sammanlagda intäkter.
  10. Ordinarie arbetstid: Den sammanlagda arbetstiden som den anställda har arbetat, undantaget övertid.
  11. Övertid: Det sammanlagda antalet övertidstimmar som har arbetats utöver ordinarie arbetstid, beräknat enligt den definierade tröskeln och kategoriserat efter typ av övertid.
  12. Övertidsersättning: Ersättningen som tillämpas för varje typ av övertid, beräknat enligt det definierade multiplikatorvärdet.
  13. Betald ledighet: Det sammanlagda antalet timmar som den anställde blir kompenserad för betald ledighet.
  14. Fakturerbar timtaxa: Den timtaxa som tillämpas på en anställds arbetstid, beräknad enligt den definierade fakturerbara timtaxan.
  15. Fakturerbart belopp: Summan av all fakturerbara arbetstid som den anställda har arbetat, multiplicerat med fakturerbar timtaxa för dessa timmar.
  16. Första in och sista ut: De exakta tiderna då den anställda stämplade in vid arbetsdagens början (första in) och stämplade ut vid arbetsdagens slut (sista ut).
  17. Raststart och rastslut: De exakta tiderna då den anställda påbörjade sina raster (raststart) och avslutade sina raster (rastslut), kategoriserade efter rasttyp.

 

  • Lista över tidsangivelser (rådata för tidsregistreringar)

Listan över tidsangivelser innehåller vanligtvis detaljerad information om varje anställds enskilda tidsangivelser. Här är de detaljerna som brukar ingå:

  1. Datum: Det specifika datum när arbetstiden registreras.
  2. Fullständigt namn och medlemskod: Namnet på den anställda vars arbetstid registreras samt den anställdas medlemskod.
  3. Chefer och chefskoder: Namnen på den chef/de chefer som har tilldelats den anställda samt med chefens chefskod.
  4. Registreringstyp: Typ av tidsangivelse, såsom instämpling, utstämpling eller rast.
  5. Tid och varaktighet: Den exakta tidpunkten då registreringen gjordes samt den tid som kopplas till registreringen.
  6. Rast och rasttyp: Namnet på rasten och rasttypen, såsom betald eller obetald rast.
  7. Projekt och projektkod: Det specifika projektet och projektkoden som är kopplad till tidsregistreringen.
  8. Projektplats: Namnet på den plats som har tilldelats projektet.
  9. Aktivitet och aktivitetskod: Den specifika aktiviteten och aktivitetskoden som är kopplad till tidsregistreringen.
  10. Kund och kundkod: Den specifika kunden och kundkoden som är kopplad till tidsregistreringen.
  11. Fakturerbart belopp: Summan av all fakturerbar arbetstid som är kopplad till tidsregistreringen, multiplicerat med fakturerbar timtaxa för dessa timmar.
  12. Anteckningar: Ytterligare kommentarer eller anteckningar som har lagts till i tidsregistreringen.
  13. Instämplingsenhet och enhetsnamn: Typen av enhet som den anställda använder sig av samt enhetens namn eller identifierare.
  14. Instämplingsplats och adress: Namnet på platsen och adressen där tidsregistreringen har gjorts.
  15. Författare och författarkod: Personen som ansvarar för tidsregistreringen samt med personens författarkod.
  16. Skapad den: Datum och tid då tidsregistreringen ursprungligen skapades eller registrerades.
  17. Senast redigerad av och senast redigerad den: Personen som senast gjorde ändringar i tidsregistreringen samt datum och tid för den senaste ändringen.
  18. Roll: Vilken roll personen som ansvarar för tidsregistreringen har, exempelvis ägare, administratör, chef eller medlem.
  19. Befattning: Den befattning som den anställde har i organisationen.
  20. Selfie tagen: Anger om en selfie-bild har tagits som en del av tidsregistreringen.
  21. Offline-läge: Anger om tidsregistreringen gjordes medan enheten var offline.
  22. Flaggad: Anger om tidsregistreringen har flaggats eller markerats för vidare granskning, till exempel vid rastöverträdelser eller felaktiga ansiktsigenkänningar.
  23. Tidszon: Tidszonen där tidsregistreringen gjordes.
  24. Automatisk utjibbling: Anger om utstämplingen har registrerats automatiskt av systemet.
  25. Mobilappläge: Anger mobilappens läge när tidsregistreringen gjordes, såsom personligt läge eller terminalläge.
  26. Namn på arbetsschema: Namnet på den anställdas tilldelade arbetsschema.

Relaterade artiklar: