Hur använder man kortdagar i Jibble?

Hjälp |

Samlingar: Hantera frånvaro

Kortdagar är bra för företag som har specifika dagar då personalen inte behöver arbeta lika många timmar som vanligt. Det ger dig möjlighet att skapa ett reducerat tidsupplägg med anpassade övertidsregler för särskilda dagar samtidigt som arbetsschemat för de andra dagarna förblir intakt.

Den här artikeln tar upp:

• Lägga till kortdagar
• Hur kortdagarna påverkar tidsberäkningarna
• Ta bort kortdagar

---

Lägga till kortdagar

Det är bara ägare och administratörer som får lägga till kortdagar.

Viktigt❗: Helgdagar med regler för kortdagar kommer inte att betraktas som officiella helgdagar. Det betyder att de kommer att räknas mot din totala använda ledighet om helgdagarna är exkluderade i ledighetspolicyerna.

1. Gå till Ledighet och helgdagar.
2. Välj en kalender som du ska lägga till en kortdag i.

Obs! Alla medlemmar som har tilldelats kalendern, antingen uttryckligen eller som standard, kommer att påverkas av kortdagarna.

3. Klicka på Lägg till helgdag.
4. Ange namnet på helgdagen och välj datumintervallet för att tillämpa kortdagen.
5. Klicka på Lägg till regel för kortdag.
6. Välj en egenskap att lägga till:
   • Förväntad arbetstid
   • Daglig övertid
   • Daglig dubbel övertid
   • Alla (arbets- och övertid)
7. Alternativt kan du lägga till regler för kortdag till en befintlig helgdag genom att hovra över den och klicka på pennikonen.

Obs! Du kan välja mer än en typ av egenskap genom att klicka på knappen lägg till regel för kortdag.

▶️ Klicka dig fram för att se hur det fungerar.

---

Om förväntad arbetstid har valts:

1. Välj hur du vill att förväntad arbetstid ska beräknas:
   • Är – Förväntad arbetstid för det angivna datumintervallet kommer att baseras på det angivna antalet timmar. Det går som mest att välja 24 timmar.
     Viktigt❗: Det här alternativet har inte stöd med fasta arbetsscheman.
     
   • Är till – Förväntad arbetstid för det angivna datumintervallet kommer att baseras på den angivna tiden. Det senaste valbara klockslaget är 23.59.
   • Reduceras med – Den förväntade arbetstiden för det angivna datumintervallet kommer att reduceras med det angivna antalet timmar baserat på den ursprungliga schemaläggningen. Det maximala reducerade värdet följer den sammanlagda dagliga arbetstiden i den ursprungliga schemaläggningen.
     • Om den ursprungliga schemaläggningen exempelvis är från 9.00 till 17.00 (8 timmar) och den förväntade arbetstiden reduceras med 1 timme, då blir den nya sammanlagda arbetstiden för det angivna datumintervallet 7 timmar
2. Ange det sammanlagda antalet arbetstimmar eller klockslaget.
3. Välj om du vill att detta tim-/tidsupplägg ska tillämpas på alla arbetsscheman eller på valda arbetsscheman:
   • Tillämpa på alla scheman – Alla arbetsscheman kommer att påverkas av ändringen.
   • Tillämpa endast på valda scheman – Endast utvalda arbetsscheman kommer att påverkas och det går att välja mer än ett schema.

---

Om daglig övertid har valts:

1. Välj hur du vill att daglig övertid ska beräknas:
   • Börjar efter – Daglig övertid för det angivna datumintervallet kommer att börja baserat på det angivna antalet timmar. Det maximala antalet timmar är 23 timmar och 59 minuter.
   • Börjar vid – Daglig övertid för det angivna datumintervallet kommer att börja baserat på den angivna tiden. Det senaste valbara klockslaget är 23.59.
   • Reduceras med – Daglig övertid för det angivna datumintervallet kommer att börja efter det angivna reducerade antalet timmar, baserat på den ursprungliga schemaläggningen.
     • Om den ursprungliga schemaläggningen till exempel har en daglig övertid som börjar efter 8 timmar eller efter kl. 20.00 och den dagliga övertiden reduceras med 2 timmar, då kommer den nya dagliga övertiden att börja efter 6 timmar eller efter 18.00.
2. Ange det sammanlagda antalet arbetstimmar eller klockslaget.
3. Välj om du vill att detta tim-/tidsupplägg ska tillämpas på alla arbetsscheman eller på valda arbetsscheman:
   • Tillämpa på alla scheman – Alla arbetsscheman kommer att påverkas av ändringen.
   • Tillämpa på valda scheman – Endast utvalda arbetsscheman kommer att påverkas och det går att välja mer än ett schema.

---

Om daglig dubbel övertid har valts:

Enheten (timmar/tid) som visas för daglig dubbel övertid kommer att baseras på den enhet som valts för daglig övertid.

1. Välj hur du vill att daglig dubbel övertid ska beräknas:
   • Börjar efter – Daglig dubbel övertid för det angivna datumintervallet kommer att börja baserat på det angivna antalet arbetstimmar. Det valda antalet måste vara större än antalet valda timmar för daglig övertid, med ett högsta värde på 23 timmar och 59 minuter.
   • Börjar vid – Daglig dubbel övertid för det angivna datumintervallet kommer att börja baserat på det angivna klockslaget. Det valda klockslaget måste vara efter den valda tiden för daglig övertid, med det senaste klockslaget 23.59.
   • Reduceras med – Daglig dubbel övertid för det angivna datumintervallet kommer att börja efter det angivna antalet reducerade timmar, baserat på den ursprungliga schemaläggningen.
     • Om den ursprungliga schemaläggningen till exempel har daglig dubbel övertid som börjar efter 10 timmar eller efter kl. 22.00 och daglig dubbel övertid reduceras med 1 timme, då kommer den nya dagliga dubbla övertiden att börja efter 9 timmar eller efter kl. 21.00.
2. Ange det sammanlagda antalet timmar eller klockslaget.
3. Välj om du vill att detta tim-/tidsupplägg ska tillämpas på alla arbetsscheman eller på valda arbetsscheman:
   • Tillämpa på alla scheman – Alla arbetsscheman kommer att påverkas av ändringen.
   • Tillämpa på valda scheman – Endast utvalda arbetsscheman kommer att påverkas och det går att välja mer än ett schema.

---

Om alla (arbets- och övertid) har valts:

1. Välj antalet timmar som du vill reducera både arbets- och övertiden med:
   • Förväntade arbetstimmar, daglig övertid och daglig dubbel övertid för det angivna datumintervallet kommer att reduceras med det angivna antalet timmar, baserat på den ursprungliga schemaläggningen.
     • Bens ursprungliga arbetsschemaläggning har till exempel en förväntad arbetstid på 8 timmar med daglig övertid efter 8 timmar och daglig dubbel övertid efter 10 timmar. Om en förkortad dag skapas där allt reduceras med 2 timmar, då blir hans nya tidsberäkningar följande:
       • Förväntade arbetstimmar: 6 timmar
       • Daglig övertid: börjar efter 6 timmar
       • Daglig dubbel övertid: börjar efter 8 timmar
2. Välj om du vill att detta tim-/tidsupplägg ska tillämpas på alla arbetsscheman eller på valda arbetsscheman:
   • Tillämpa på alla scheman – Alla arbetsscheman kommer att påverkas av ändringen.
     Obs! Om alla scheman väljs kan inga ytterligare regler för kortdagar läggas till.
   • Tillämpa på valda scheman – Endast utvalda arbetsscheman kommer att påverkas och det går att välja mer än ett schema.

När alla val eller regler är klara klickar du på Spara.

---

Hur kortdagar påverkar tidsberäkningar

När en kortdag skapas för ett datumintervall kommer tidsberäkningarna för Ordinarie arbetstid, Daglig övertid och Daglig dubbel övertid att baseras på timmarna/arbetstiden som angavs när kortdagen upprättades. Detta kommer att åsidosätta timmarna/arbetstiden som ursprungligen angavs i arbetsschemat.

Om en kortdag sammanfaller med en helgdag får kortdagen företräde. Om en kortdag sammanfaller med en vilodag eller ledighet (betald/obetald) har dessa dagar företräde framför kortdagen och kommer att kvarstå i enlighet med timmarna/arbetstiden som ursprungligen angavs vid schemaläggningen.

Hierarkin för de tidsberäkningar som visas i tidrapporter och exporterade rapporter är följande:

1. Kortdag > Helgdag
2. Vilodag > Ledighet > Kortdag

 

• Tidrapporter

I tidrapporterna markeras datum med kortdagar med etiketten ”Förkortad arbetsdag”. I de detaljerade dagliga tidsangivelserna visas Förkortad arbetsdag med respektive namn. I de månatliga tidsrapporterna markeras kortdagar med ”SD”.

• Exporterade rapporter

Sammanfattande tidrapporter, närvarorapporter och tidrapporter i råformat kommer att påverkas av kortdagarna som skapas. Rapporterna som förblir oförändrade är tidsangivelser i råformat och registrerade tidrapporter.

• Arbetsscheman

Kortdagar kommer att åsidosätta förväntade arbetstimmar, daglig övertid och dagliga dubbla övertidsberäkningar. Multiplikatorerna förblir oförändrade tillsammans med tiden för uppdelning av tidrapporter, raster, automatiska avdrag, plats- och medlemstilldelningar.

• Löneperioder

Kortdagar åsidosätter tidsberäkningar för löneperioder med statusen ”Pågående”. Om en kortdag läggs till efter en löneperiod som har statusen ”Öppen”, kommer kortdagarna inte att gälla.

• Tidsregistrering

Om en kortdag skapas kommer sluttiden baserat på det ursprungliga arbetsschemat att påverkas.

Exempel:

En organisation har ett fast arbetsschema med en starttid på 8.00 och en sluttid på 17.00. Påminnelserna om att stämpla ut är schemalagda 5 minuter före den schemalagda sluttiden, vilket innebär att medlemmarna får påminnelsen kl. 16.55.

Därefter upprättades en kortdag som reducerade den dagliga arbetstiden med 1 timme. Den nya sluttiden kommer nu att ändras till 16.00 istället för 17.00. Efter den här ändringen kommer påminnelserna om att stämpla ut att skickas till medlemmarna kl. 15.55 (5 minuter före den schemalagda sluttiden).

Kortdagarna visas också under ”Kommande helgdagar” i instrumentpanelen.

---

Ta bort kortdagar

Det är bara ägare och administratörer som får ta bort kortdagar.

1. 1. Gå till Ledighet och helgdagar i den vänstra navigeringsmenyn.
   2. Under fliken Helgdagar väljer du kalendern med en kortdag.
   3. Hovra över kortdagen och klicka på papperskorgsikonen.
   4. Ett varningsmeddelande kommer att visas för att bekräfta åtgärden.
   5. Skriv in DELETE och klicka på Bekräfta.

När en kortdag tas bort återställs alla tidsberäkningar i enlighet med den ursprungliga schemaläggningen. Löneperioder med statusen ”Öppen”, ”Återöppnad” och ”Godkänd” påverkas inte.