Exportera närvarorapporter

Hjälp |

Samlingar: Rapporter & Fakturering

Med Jibbles app för tids- och närvaroregistrering kan du generera och exportera närvarorapporter för att övervaka och analysera avvikelser i personalens närvaro och tidsanvändning.

Närvarorapporten ger dig insikter om personalens förväntade och ordinarie arbetsdagar eller arbetstid, antal frånvarodagar, sammanlagd övertid, sena ankomster, tidiga hemgångar med mera.

Den här funktionen finns i avsnittet Rapporter i webbappen och är tillgänglig för ägare, administratörer och chefer.

Den här artikeln tar upp:

• Så här exporterar du närvarorapporter
• Analysera närvarorapporterna

---

Så här exporterar du närvarorapporter

På grund av beräkningen för fasta och flexibla arbetsscheman skiljer sig åt kommer den exporterade närvarorapporten att visa medlemmar med fast schema i en flik och medlemmar med flexibelt schema i en annan.

Viktigt ❗: Närvarorapporter är inte tillgängliga för medlemmar med veckoschema.

1. Gå till Rapporter.
2. Välj Närvarorapport.
3. I sidofältet som visas kan du välja:
   • Filformat: För närvarande finns det bara stöd för Excel-filer
   • Valfria data som ska exporteras:
     • Närvarosammanfattning per medlem i enskilda flikar
     • Lista över tidrapporter
     • Lista över tidsangivelser
   • Datumintervall:
     • Dag
     • Vecka
     • Månad
     • Anpassad
   • Filtrera efter:
     • Grupper
     • Medlemmar (går även att söka via medlemskod och e-post)
     • Scheman
     • Medlemskoder
     • Befattningar
     • Anställningstyper
4. När du gjort alla nödvändiga val klickar du på Exportera.
   

Obs! Som standard exporteras filen med arbetslagets närvarosammanfattning. Om du vill inkludera ytterligare valfria data i exporteringen kan du välja ett eller flera av de tillgängliga alternativen.

▶️ Klicka för att se hur det fungerar.

---

Analysera närvarorapporterna

Baserat på vilka typer av data du har valt att exportera kommer du att se en eller flera av filerna som visas nedan. Som standard får du rapporten med arbetslagets närvarosammanfattning. Övriga valfria data som väljs kommer att exporteras i samma Excel-fil men visas i olika flikar.

• Närvarosammanfattning (exporteras som standard)

Baserat på valt datumintervall kommer relevanta data att exporteras för hela arbetsgruppen. I exemplet ovan visas arbetsgruppens veckovisa närvarosammanfattning.

De röda posterna i närvaroexporten betraktas som överträdelser. Exporten omfattar:

• Förväntade arbetsdagar – Sammanlagt antal förväntade arbetsdagar (exkluderar Vilodagar, Helgdagar och Godkänd Ledighet)
• Ordinarie arbetsdagar – Sammanlagt antal arbetade dagar
• Frånvaro – Sammanlagt antal frånvarodagar
• Ledighet – Sammanlagd uttagen ledighet (baserat på det sammanlagda antalet godkända ledighetsansökningar)
• Arbetade vilodagar – Sammanlagt antal arbetade vilodagar
• Arbetade helgdagar – Sammanlagt antal arbetade helgdagar
• Närvaroandel – Procentandel arbetade dagar av förväntade arbetsdagar (undantaget vilodagar, helgdagar och godkänd ledighet)
• Sen ankomst (varaktighet/dagar) – Sammanlagd varaktighet och dagar med sena instämplingar (rödmarkerat om tiden överskrider den tilldelade tiden för fasta arbetsscheman)
• Tidig hemgång (varaktighet/dagar) – Sammanlagd varaktighet och dagar med tidiga utstämplingar (rödmarkerat om tidpunkten är före den tilldelade tiden för fasta arbetsscheman)
• Överskridna raster (varaktighet/dagar) – Sammanlagd varaktighet och dagar med överskridna raster (om rastlängd eller tilldelad tid överskrids)
• Arbetstid – Sammanlagd arbetstid inklusive ordinarie arbetstid och övertid (undantaget betalda eller obetalda raster)
• Förlorad tid – Sammanlagd förlorad tid, baserat på skillnaden mellan förväntad arbetstid och faktisk arbetstid
• Övertid (daglig/daglig dubbel/vilodag/helgdag) – Sammanlagd varaktighet för respektive övertidstyp
• Närvarosammanfattning per enskild medlem

Var och en av dina medlemmars närvarodata kommer att exporteras ut i separata flikar. Om arbetsgruppen består av tio medlemmar kommer du att få tio olika flikar, en för varje medlem.

Baserat på det valda datumintervallet kommer relevanta data att exporteras ut för varje medlem. I exemplet ovan visas den veckovisa enskilda närvarosammanfattningen.

• Lista över tidrapporter (eller rådata för tidrapporter)

Rådata för tidrapporter omfattar de flesta detaljerna som anges i tidrapporterna med information som sammanlagd registrerad arbetstid, arbetade timmar, raster och varaktighet, avdrag, första instämpling, sista utstämpling med mera.

• Lista över tidsangivelser (eller rådata för tidsangivelser)

Rådata för tidsangivelser är en logg över alla detaljer som anges i medlemmarnas tidsangivelser som kan användas i granskningssyfte.