باعتباري الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جبِل لـ برامج تتبع الوقت، يجب علي معرفة ما ينوي منافسي فعله. وهذا يعني أنني كثيرًا ما أبحث وأتصفح منتجاتهم (كما تعلمون، فهذا جزء من العمل) لذا فأنا أعرف حقًّا ما يتوفر لديهم. هنا أشرح ما يجب البحث عنه في متتبع الوقت بنظام تحديد المواقع الجغرافية الخاص بك.
الميزة البارزة التي يجب البحث عنها في متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي: وضع عدم الاتصال بالإنترنت
إذا كنت تخطِّط للحصول على متتبع وقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي، فالشيء الأول الذي يجب عليك السؤال عنه هو ما إذا كان يوفر وضع عدم الاتصال بالإنترنت أم لا.
وضع عدم الاتصال بالإنترنت هو إحدى ميزات متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي (GPS)، والذي يتيح للبرنامج الاستمرار في العمل حتى في حالة عدم الاتصال بالإنترنت. عادةً ما يحتاج متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي إلى اتصال قوي بالإنترنت لتسجيل مكان ووقت عمل شخص ما. ولكن مع وضع عدم الاتصال بالإنترنت، يمكن للنظام العمل بشكل طبيعي عن طريق تتبع الوقت والموقع دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنت.
في بعض الأحيان، يعمل الموظفون في أماكن ضعيفة أو منعدمة الاتصال بالإنترنت. كما في المناطق النائية، ومواقع البناء، أو حتى المباني ذات إشارة اتصال ضعيفة. بدون الإنترنت، لن يتمكن متتبع الوقت العادي بنظام تحديد الموقع الجغرافي من تسجيل تفاصيل العمل، مما يجعل من الصعب على العمال أن يثبتوا لأصحاب العمل أنهم كانوا يعملون في وقت ومكان محددين.
يحل وضع عدم الاتصال بالإنترنت هذه المشكلة من خلال السماح للنظام بتخزين (أو ” التخزين المؤقت”) البيانات الخاصة بالوقت والموقع على الجهاز نفسه، مثل الهاتف أو الجهاز اللوحي. ثم عندما يعاود الجهاز الاتصال بالإنترنت مرةً أخرى، يرسل جميع البيانات المخزنة إلى خادم متتبع الوقت. بهذه الطريقة، يتم تسجيل وقت العمل والموقع بدقة، حتى لو لم يكن هناك اتصال بالإنترنت في ذلك الوقت.
لذا، إذا كنت تبحث عن متتبع وقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي، فإن الميزة الرئيسية التي يجب البحث عنها هي وضع عدم الاتصال بالإنترنت. لتحديد ما إذا كان متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي الذي اخترته سيستطيع القيام بعمله في حال انقطاع الاتصال بالإنترنت. كما يمكنك زيارة الموقع الرسمي لمزود البرنامج على الإنترنت، أو تحديد موعد للحصول على استشارة مع الفريق. هذه الخطوة البسيطة ستساعدك في فهم ما إذا كان متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي يلبي احتياجاتك من خلال تقديم وضع عدم الاتصال بالإنترنت.
ما يأتي بعد وضع عدم الاتصال بالإنترنت: الميزات الأساسية الأخرى التي يجب البحث عنها
الآن بعد أن ناقشنا الميزة الرئيسية التي لا يمكنك التخلي عنها عند البحث عن متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي (GPS)، إليك بعض الميزات الإضافية التي يجب عليك بالتأكيد أخذها في الاعتبار لتحسين تتبع الوقت:
السياج الجغرافي:
السياج الجغرافي (Geofence) هو ميزة تقنية في أدوات تتبع الوقت بنظام تحديد المواقع. والذي يستخدم نظام تحديد الموقع الجغرافي (GPS) لإنشاء حدود افتراضية حول منطقة جغرافية محددة مسبقًا. عند دخول الجهاز إلى هذه المنطقة أو مغادرتها، يُطلق استجابة – تمامًا مثل إنشاء سياج غير مرئي حول منطقة معينة. عندما يدخل الموظفون أو يغادرون هذه المنطقة، يقوم التطبيق تلقائيًّا بتسجيل الوقت.
بالنسبة للشركات التي يعمل بها موظفون في مجالات محددة، مثل خدمات التوصيل ومواقع البناء والمؤسسات التعليمية، فإنه من الصعب التحقق يدويًّا مما إذا كان الموظفون (أو أعضاء الهيئة التدريسية والطلاب، في حالة المؤسسات التعليمية) في المكان الصحيح في الوقت المناسب. هذه التعقيدات تجعل من الصعب إدارة الحضور والإنتاجية وضمان السلامة.
يحل السياج الجغرافي هذه المشكلة عن طريق أتمتة عملية مراقبة الموقع والوقت. عندما يدخل موظف (أو طالب/عضو هيئة تدريسية) إلى منطقة السياج الجغرافي أو يغادرها، يُسجل متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي تلقائيًّا الوقت والموقع. وهذا يعني أنه يتم تسجيل وقت وصول الأفراد إلى المكان أو مغادرته دون الحاجة إلى تسجيل الحضور يدويًّا، مما يؤكد أن المستخدمين في المكان الذي يفترض بهم أن يكونوا فيه للعمل أو الدراسة، ويوفر الوقت ويقلل أخطاء تتبع ساعات العمل والمواقع.
تحسين المسار:
يساعد تحسين المسار (Route Optimization) في متتبع الوقت بنظام تحديد المواقع الجغرافية في تحديد أسرع أو أقصر مسار للرحلة، مع مراعاة عدة عوامل مثل المسافة وظروف حركة المرور والمتطلبات الخاصة (مثل الحاجة إلى تجنب الطرق ذات الرسوم أو الوقوف المتعدد على الطريق).
وبدون تحسين المسار، قد يواجه الأفراد أو الشركات أوقات سفر أطول، واستهلاك زائد للوقود، وتأخير عمليات التسليم. مما قد يؤثر في الكفاءة والفعالية مما يؤدي إلى زيادة تكاليف التشغيل، وانخفاض رضا العملاء، وتمديد ساعات العمل، وإضاعة الكثير من الوقت والموارد.
يعالج تحسين المسار هذه المشكلات من خلال تحليل المسارات المختلفة واختيار الأفضل استنادًا إلى البيانات الفورية والمعايير المحددة مسبقًا. من ناحية أخرى، فإن قضاء وقت أقل على الطريق يعني استهلاكًا أقل للوقود واستخدام أقل للمركبات. بالإضافة إلى ذلك، تسمح المسارات الفعالة بإتمام المزيد من عمليات التسليم أو المقابلات في نفس مقدار الوقت – التسليم السريع ينتج عنه عملاء أكثر رضا وسعادة.
واجهة سهلة الاستخدام:
الواجهة سهلة الاستخدام (User-Friendly Interface) في متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي تعني أن كل شيء تم تصميمه ببساطة – فهو سهل الاستخدام وواضح. ويتميز بتصفح سلس، وتعليمات وأيقونات واضحة، مما يسهل على أصحاب العمل تتبع الوقت، وإعداد السياجات الجغرافية، أو الوصول إلى سجلات العمل.
تنشأ الحاجة إلى واجهة سهلة الاستخدام من التحدي الذي يواجه الموظفين عند استخدامهم لأنظمة معقدة أو غير واضحة. ويمكن للواجهات المعقدة أن تحد من استخدام متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي بشكل أمثل. وبدون تصميم واضح وبسيط، قد يجدون صعوبةً في العثور على الميزات الضرورية، مما يؤدي إلى الإحباط وعدم دقة تتبع الوقت، وانخفاض الإنتاجية.
من خلال حل هذه المشاكل، تحسِّن الواجهة سهلة الاستخدام من التجربة العامة للمستخدم مع متتبع الوقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي. فهو يمكِّن الموظفين من إدارة وقتهم وتتبع موقعهم بكفاءة، مما يقلِّل من الجهد والوقت المستهلك في تعلم واستخدام النظام نفسه. هذا التحسين لا يعزز رضا المستخدمين فقط، بل يزيد أيضًا من إنتاجية الفريق، حيث يمكن للموظفين تخصيص المزيد من الوقت لأنشطة العمل الأساسية بدلًا من التنقل في واجهة معقدة.
التسعير:
ليس بالضرورة ميزة، لكن التسعير (Pricing) عنصر مهم يجب البحث عنه عند اختيار متتبع وقت بنظام تحديد المواقع الجغرافية. يتعلق الأمر بفهم ما تدفع ثمنه والعثور على أفضل صفقة في السوق.
تختلف هياكل التسعير لأدوات تتبع الوقت بنظام تحديد المواقع الجغرافية – فبعض هذه الأدوات تفرض رسومًا ثابتةً، بينما يعتمد البعض الآخر على عدد المستخدمين، ويقدم بعضها حزمةً من الميزات مقابل رسوم شهرية. ما تبحث عنه حقًّا هو الشفافية. كما يجب أن تأخذ قابلية التوسع في الاعتبار. مع نمو فريقك، هل يمكن لخطة التسعير أن تتوسع معك؟ هل سيكلفك إضافة مستخدمين أو الوصول إلى المزيد من الميزات ثمنًا باهظًا؟
والآن، إليك عرضًا جيدًا: يقدم جبِل كل هذه الميزات البارزة – بما في ذلك السياج الجغرافي، الذي يُعد شيئًا نادرًا في عالم أدوات تتبع الوقت – مجانًا بالكامل. وليس فقط لفترة تجريبية، بل لمدى الحياة، مع عدد غير محدود من المستخدمين. نعم، سواء كان لديك 5 موظفين أو 500، فإن جبِل سيوفر لك كل احتياجاتك بدون تكلفة إضافية. هذا النوع من العروض نادر جدًّا، لذا إذا كنت بحاجة إلى حل شامل لتتبع الوقت دون التعرض للضغط المالي، فقد يكون جبِل هو الحل الأمثل لك.
الختام
في الختام، يعد اختيار متتبع وقت بنظام تحديد الموقع الجغرافي مع وضع عدم الاتصال بالإنترنت أمرًا حاسمًا لتتبع دقيق وموثوق به، بغض النظر عن مكان عمل فريقك. كما تضيف الميزات الأخرى مثل السياج الجغرافي، وتحسين المسار، والواجهة سهلة الاستخدام المزيد من القيمة، مما يجعل حياتك المهنية أسهل. بالإضافة إلى ذلك، مع خيارات مثل جبِل الذي يقدم هذه الميزات مجانًا، يمكنك الاستمتاع بتتبع متميز دون إنفاق أي مبالغ نهائيًّا. الأمر يتعلق بتحديد الأداة المناسبة للحفاظ على فريقك على المسار الصحيح دون عناء.
اعرف المزيد عن: تتبع موظفيك بنظام تحديد المواقع المجاني 100٪.
ملاحظة تحذيرية مهمة
عند إعداد هذا الدليل أعلاه، حاولنا جعله دقيقًا، ولكننا لا نقدم أيَّ ضمان بأن المعلومات المقدمة صحيحة أو محدَّثة. ولذلك فنحن ننصح بشدة بطلب استشارة من المتخصصين المهنيين المؤهَّلين قبل اتخاذ أي إجراء بناءً على أي معلومات مقدمة في هذا الدليل. ولا نتحمل أي مسؤولية عن أي أضرار أو مخاطر تتكبدها نتيجة استخدام هذا الدليل.
