タイムブロッキングとは？

タイムブロッキングとは、一日を時間のブロックに分け、特定のタスクや作業内容に割り当てるプロセスです。毎分に仕事を与えるようなものです。メールやその場で気になったことに反応するのではなく、事前に時間の使い方を決め、メールやメッセージはその日の中で指定した時間に確認します。

タイムブロッキングの魅力は、その構造にあります。それは一日の中にもっと詰め込むことではなく、より賢く働くことです。類似した作業内容をまとめて、マルチタスクを排除し、目の前のタスクに100%の集中力を注ぐことで、日々の予期せぬ出来事に振り回されるのではなく、能動的に時間を使うことができます。

タイムブロッキングは効果がある？

タイムブロッキングが効果的なのは、自ら意図的に行動するように強いるからです。あいまいなToDoリストに頼るのではなく、特定の時間に特定のタスクを実行することに専念します。この明確さが、決断疲れを減らし、先延ばしを防ぎます。

研究もこれを裏付けています。哲学教授ジョン・ペリーによる論説「構造化された先延ばし」では、あらかじめタスクをスケジュールすることで、生産性と集中力が大幅に向上することが示されています。その日のロードマップを作っておくことで、行き当たりばったりで反応するのではなく、船を操縦するように進むことができます。

この研究は「タイムブロッキング」という名称の技術を直接検証したものではありませんが、構造化された時間の区切りが集中力を高め、先延ばしを防ぐことを示しています。特定の時間に特定のタスクをスケジュールすることが生産性の最適化に役立つ、という議論でよく引用されます。

タイムブロッキングの始め方

タイムブロッキングを始めるのは思っているよりも簡単です。成功のためガイドをステップごとにご紹介します。

事前に計画する：毎日の終わりに、翌日の優先事項を整理します。自分が最も生産的になる時間帯を把握し、それに合わせてスケジュールを立てましょう。難しいタスクは集中力が高い時間帯に、軽いタスクはペースが落ちる時間帯に配置します。
カテゴリーを作成する：タスクをカテゴリーに分けます。たとえば、会議、集中作業、事務作業、私用の時間など。複数の会議がある場合は、一日中に分散させず、ひとつのブロックにまとめることで時間を効率的に使えます。
時間の上限を設定する：各ブロックに現実的な時間を割り当てます。時間を多く見積もりすぎると余白ができ、少なく見積もるとストレスになります。自分に合ったバランスを見つけましょう。予期せぬタスクや予定より長くかかる作業のために、あらかじめ余裕を持たせることも重要です。詰め込みすぎると、計画が崩れてしまいます。
計画を守る・必要に応じて調整する：時間ブロックを約束のように扱いましょう。Instagramをこっそり見るのはナシです。ただし、計画通りに進まない場合は焦らず、柔軟に変更しましょう。完璧な一日などありません。計画の調整をすれば大丈夫です。
成功するためのツールを使う：タイムブロッキングアプリを使えば、時計ばかりを気にすることなく、決めた予定を守りやすくなります。

タイムブロッキングを記録・管理するためにデジタルツールを活用

タイムブロッキングで最も難しいのは、計画通りに進めることです。そこで役立つのがタイムブロッキングソフトです。これは、タスクをスケジュールし、時間の使い方を一括でモニタリングできるオンラインツールです。

このようなソフトでは、会議から集中作業まであらゆるブロックを設定し、それぞれに費やした時間を記録できます。視覚的なレイアウトにより、時間の使い方を一目で把握でき、必要に応じてスケジュールを調整できます。まるで時間管理のためのパーソナルコーチのような存在です。

タイムブロッキングにポモドーロテクニックを取り入れる

1980年代後半にフランチェスコ・シリロによって考案されたポモドーロテクニックは、彼が使用していたトマト型のキッチンタイマーにちなんで名付けられました。これは、膨大に感じられるタスクを管理可能なインターバルに小さく分割することで、シンプルにすることを目的としています。

ポモドーロテクニックは、タイムブロッキングの一種であり、タスクを25分間の集中インターバルと短い休憩に分けて進めます。

タイムブロッキングが一日の構造を作るものだとすれば、ポモドーロテクニックはその各ブロックを動かすエンジンです。これらの方法は非常に相性がよく、集中力を維持しながら効率的なワークフローを生み出し、脳が冴えているのに必要な休憩を与えてくれます。

組み合わせ方は、まずタスクにタイムブロックを割り当てたら、それをさらに25分のポモドーロ・インターバルと5分の休憩に分割します。たとえば、レポート作成に2時間のブロックを設定した場合、4回のポモドーロとその間の短い休憩、そして最後に長めの休憩を取ることができます。

私のタイムブロッキング体験談

正直に言うと、時間管理は私にとって自然にできるものではありません。タイムブロッキングは最初、窮屈に感じました。一日のすべての時間を計画するという考えは、生産性向上のブートキャンプのようで、ライフハックとは思えませんでした。でも、1週間試してみたところ、先延ばし癖を克服するために本当に役立つと気づきました。

何週間もToDoリストの下の方に放置されて、日の目を見なかったタスクが、30分のスロットにきれいに収まるようになりました。メール返信に1日を振り回されることがなくなりました。メールの通知が鳴るたびに返信していた頃とは違い、通知はオフにして、複数のメールをまとめて時間ブロック内で返信するようになりました。

そして何より良かったのは、最も重要な作業内容に取り組んだという確信を持って、罪悪感なく早めに仕事を終えられるようになったことです。残りのタスクは翌日に割り当てればよいのです。