مرحبًا، أنا محمد، مهندس ميكانيكا، واستشاري، ومدير مشروع، وأكاديمي. يشكل التوازن بين مشاريع متعددة ومسئوليات العمل، والأكاديمية، والالتزامات العائلة تحديًا كبيرًا. وجدت أن إدارة الوقت بفعالية أمر ضروري للبقاء على قدر عالٍ من الإنتاجية. لديَّ اعتقاد راسخ بأن الجميع قادرون على تحقيق إنجازات لا تصدق، وأن الإدارة الذكية للوقت هي المفتاح لتحقيق نتائج استثنائية.
نظرة عامة
إذا كنت قد عملتَ في إحدى الشركات الكبرى من قبل، فستعلم أنه يتم استخدام أنواع مختلفة من تتبع الوقت والحضور في معظم الشركات. لقد عملتُ في شركات الاستشارات على مدى عقد من الزمان. ورأيت سجلات الحضور، وتسجيل الحضور والانصراف من العمل، والتحكم في الوصول عبر بطاقة، أو الأنظمة المدعومة بالقياسات الحيوية، وبطاقات أنظمة العمل، وإدخال الساعات يدويًّا، ولوحات الموظفين، وتتبع الوقت الرقمي، والأنظمة المدعومة بتقنية موجات الراديو، وأنظمة تتبع الموقع الجغرافي، وهذه الأنظمة يتم استخدام بعضها مجتمعةً أو منفردةً.
ما كل هذه الأنظمة، كثيرة أليس كذلك؟ أنظمة تتبع الوقت الحديثة قادرة على مراقبة الوقت في الوقت الحقيقي، وتقديم تقارير حول أنشطة الموظفين، مما ينشئ عنه كمية كبيرة من بيانات تتبع الوقت في هذه العملية. سيتناول هذا المقال كيفية استخدام بيانات تتبع الوقت من قبل شركات الاستشارات لاستخلاص رؤًى مفيدة وقيِّمة عن أداء الموظفين، والمساعدة في مهام الأعمال، وتوفير الأدوات التي تمكن إدارة المشاريع بفعالية.
في هذا المقال
- ما مقاييس أداء الموظفين؟
- كيف يتم تحديد إنتاجية الموظف؟
- لماذا يجب على الشركات قياس إنتاجية الموظفين؟
- كيف يتم تحديد استخدام الموظف؟
- لماذا يجب على الشركات قياس استخدام الموظفين؟
- هل هناك طرق أخرى لاستخدام بيانات تتبع الوقت؟
- هل تعرف كيف يتم فوترة العملاء مقابل العمل الاستشاري؟
- كيف يتم استخدام بيانات تتبع الوقت في فوترة العملاء؟
- كيف ينبغي لشركات الاستشارات تسعير الأعمال الجديدة؟
- كيف يتم تسعير عمل برسوم ثابتة باستخدام بيانات تتبع الوقت؟
- هل يمكن لأنظمة تتبع الوقت المساعدة في إدارة المشاريع؟
- أفكار نهائية
ما مقاييس أداء الموظفين؟
إن مؤشرات أداء الموظفين هي قياسات لأداء الموظف. واعتمادًا على مسماه الوظيفي، يمكن تقييم جوانب مختلفة من أداء الموظف، مثل:
- جودة عمل الموظف.
- عدد مرات التسليم التي ينهيها الموظف.
- سرعة إكمال الموظف لمهام العمل.
- اتساق ناتج عمل الموظف.
- نوعية الأعمال التي يقوم بها الموظف.
- مستوى مشاركة الموظف.
واستنادًا إلى ما سبق، يمكن تطوير وتقييم أداء الموظف الكمي والزمني باستخدام بيانات من أنظمة تتبع الوقت. كما يمكن أيضًا تقييم مؤشرات أخرى مثل: الأداء النوعي باستخدام بيانات تتبع الوقت، بشرط أن يتم إعداد نظام تتبع الوقت بالشكل الصحيح.
سيتناول هذا المقال مؤشرين لأداء الموظفين؛ وهما: إنتاجية الموظف، والاستفادة من الموظف.
كيف يتم تحديد إنتاجية الموظف؟
إن إنتاجية الموظف هي مقياس لمدى كفاءة الموظف في تحويل إدخال معين إلى الإخراج المطلوب. في سياق العمل الاستشاري، يشير المدخل إلى وقت وجهد الموظف، ويشير الإخراج إلى منتج أو تسليم (بالجودة المطلوبة). باستخدام بيانات تتبع الوقت المناسبة، يمكن تقييم إنتاجية الموظف بسهولة. على سبيل المثال، يمكننا تقييم إنتاجية المساحين “أ ” و “ب ” على النحو التالي:
إذا استغرق المساح “أ ” 28 ساعةً لإنتاج 10 رسومات، يمكن حساب إنتاجيتهم كالتالي:
10 / 28 = 0.36 رسم في الساعة.
إذا استغرق المساح “ب ” 22 ساعة لإنتاج 7 رسومات، فيمكن حساب إنتاجيته كالتالي:
7 / 22 = 0.32 رسم في الساعة.
بناءً على ما سبق، نستنتج أن المساح “أ ” أكثر إنتاجيةً من المساح “ب “.
الطريقة المذكورة أعلاه مبسطة، وقد تكون أكثر تعقيدًا في سيناريو العمل على أرض الواقع. على سبيل المثال، قد نحتاج إلى مراعاة نوع الرسوم التي يعمل كل مورد عليها لضمان صحة المقارنة بينهم.
للحصول على رؤًى أعمق، يمكن تضمين عوامل مثل: وقت إعادة العمل، ووقت مراجعة الرسم في الحساب، مما يسمح لنا بالنظر في الوقت الذي يتم فيه إعداد المسودة الأولى حتى إصدار الرسم للبناء، وتقييم إنتاجية الموظف وفقًا لذلك.
لماذا يجب على الشركات قياس إنتاجية الموظفين؟
تسمح برامج تتبع الوقت الحديثة بإجراء مجموعة واسعة من حسابات إنتاجية الموظفين، حيث إنها توفر إدخالًا لبيانات دقيقة حول وقت الموظف المرتبط بأنشطة ومهام محددة، ويمكن تخصيصها بمزيد من التفصيل وفقًا لعمليات وتدفقات العمل الخاصة بالشركة. وما يعنيه ذلك هو:
- يمكن تقييم إنتاجية الموظف من خلال المهام، وفرق العمل، والمشاريع المختلفة، ويمكن تحديد كل المستويات العالية والمنخفضة من الإنتاجية.
- يمكن استخدام مؤشرات إنتاجية الموظفين لتقييم الموظفين الأكثر إنتاجيةً في مهام محددة.
- قد يتم تكليف عمل محدد لمهمة معينة للموظفين الأكفاء عندما يكون هناك ضغط زمني ضيق.
- يمكن للشركات تحديد الموظفين الأقل إنتاجيةً في مهام محددة وتخطيط التدريب وفقًا لذلك.
- يمكن تحليل نقاط القوة والضعف لدى الموظفين قبل تكليفهم بأعمال أو مشاريع جديدة تناسب قدراتهم.
مؤشر آخر مفيد للشركات الاستشارية، وهو استخدام الموظفين.
كيف يتم تحديد استخدام الموظف؟
يعد استخدام الموظف مقياسًا لمقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل القابل للفوترة. وغالبًا ما يُعبر عنه كنسبة مئوية، ويتم حسابه بالإشارة إلى فترة زمنية محددة. لحساب معدل استخدام الموظف، ويجب أن تعرف عدد الساعات التي عملها الموظف خلال الفترة المحددة، وعدد الساعات التي قضاها في العمل القابل للفوترة خلال نفس الفترة. فيما يلي مثال على كيفية تحديد استخدام الموظفين:
إذا عمل الموظف “أ” لمدة 45 ساعةً خلال أسبوع معين، وقضى 36 ساعةً منها في العمل القابل للفوترة، سيكون معدل استخدام الموظف “أ” لهذا الأسبوع هو 36 / 45 = 0.80. بافتراض أن نفس الموظف عمل 2000 ساعة إجمالًا خلال العام، وقضى 1700 ساعة في العمل القابل للفوترة؛ سيكون معدل استخدام الموظف للعام هو 1700 / 2000 = 0.85.
لماذا يجب على الشركات قياس استخدام الموظفين؟
عادةً ما تحدد شركات الاستشارات معدلات الاستخدام المستهدفة لموظفيها استنادًا إلى الساعات القابلة للفوترة المطلوبة للحفاظ على الربحية، مع مراعاة الوقت المستهلك في العمل غير القابل للفوترة. ستتغير معدلات الاستخدام المستهدفة تبعًا للصناعة والشركة ووحدة الأعمال ودور الموظف؛ على سبيل المثال، يمكن أن يقضي الموظف الإداري أو المالي وقتًا كبيرًا في العمل الذي لا يمكن فوترته.
يتيح معرفة معدلات استخدام الموظف للشركة تحديد أسعار الخدمات التي تحقق ربحًا، ودفع رواتب الموظفين بشكل عادل، وتحديد ما إذا كان الموظفون يتعرضون لإرهاق زائد أو قليل. ويمكن استخدام معدلات استخدام الموظف لمقارنة أداء الموظفين ذوي الأدوار المماثلة في الشركة أو لمقارنة الموظفين ضمن فرق محددة أو المكلفين بمشاريع معينة.
يمكن استخلاص مقاييس إضافية مشتقة من معدل استخدام الموظف؛ وتشمل هذه المقاييس: معدلات استغلال القدرة (الذي يعبر عن استخدام الموظف العادي)، ومعدل الاستخدام المثالي، ومعدل الفوترة الأمثل. تقدم مثل هذه المقاييس رؤًى قيمةً حول أداء الشركة وأرباحها.
هل هناك طرق أخرى لاستخدام بيانات تتبع الوقت؟
نعم، بالتأكيد هناك! يمكن أن يوفر برنامج تتبع الوقت معلومات مفيدة مثل:
- تفاصيل حضور الموظف أو الفريق وانتظامه بالمواعيد.
- معلومات عن الغيابات.
- عدد ساعات العمل العادي وساعات العمل الإضافية.
هذا سهل الحساب، ويمكن تحليله وتصفيته على مستوى الموظف، أو الفريق، أو المشروع، أو الإدارة، أو الشركة. ويمكن بسهولة التعرف على الاتجاهات مع التمثيل البياني لمثل هذه البيانات. على سبيل المثال، قد تكتشف الإدارة أن موظفًا معينًا أو فريقًا يقوم بالكثير من ساعات العمل الإضافية بشكل متكرر، أو يظهر بانتظام معدلات غياب عالية.
عند تقييم مؤشرات أداء الموظف، يجب أن يتم إنشاء مؤشر قاعدي لتمكين المقارنة مع نقطة مرجعية محددة. يُعد المؤشر القاعدي نقطةً مرجعيةً أو معيارًا أساسيًّا للأداء، وقد يكون معيارًا صناعيًّا، أو محددًا للشركة، أو وحدة أعمال محددة.
مع الكم الكبير من البيانات المتاحة من أنظمة تتبع الوقت للموظفين، قد تقوم الشركات ببناء قاعدة بيانات لمؤشرات الأداء للموظفين والمشاريع. ومع نمو قاعدة البيانات، ستتمكن الشركة من الوصول إلى بيانات تاريخية وحالية فورية مرتبطة بمهام محددة أو عملاء أو أنواع عمل. يمكن استخدام هذه البيانات للمساعدة في العديد من المهام؛ على سبيل المثال:
- يمكن استخدام البيانات لتحديد تكلفة المشروع بشكل سريع.
- يمكن تقدير أوقات إكمال المهام.
- يمكن تحسين توزيع وتخصيص الموارد استنادًا إلى ميزانيات المشروع والمواعيد النهائية.
- قاعدة بيانات لمؤشرات أداء الموظفين يمكن أن تكون مفيدةً في تطوير مؤشرات أساسية خاصة بالشركة.
قد تعتقد أننا ننهي الأمور هنا، ولكن، انتظر! فلم ننتهِ بعد. هناك طرق أخرى يمكن من خلالها استخدام بيانات تتبع الوقت.
هل تعرف كيف يتم فوترة العملاء مقابل العمل الاستشاري؟
بالنسبة لشركات الاستشارات، عادةً ما تكون ترتيبات الرسوم مع العملاء عبارةً عن رسوم ثابتة، أو مستندة إلى الوقت والمواد (أو نظام مختلط يتضمن عناصر من كليهما – دعونا نتجاهل هذه الحالة في الوقت الحالي). بالنسبة لعقد الرسوم الثابتة:
- يتم تقدير الجهد؛ (أي التكلفة) اللازم لإكمال العمل. ويشمل ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة، والتكاليف العامة.
- يتم إضافة هامش ربح إلى التكلفة المقدرة لإكمال العمل.
- يتم تحديد إجمالي الرسوم بما في ذلك جميع التكاليف وهامش ربح مناسب للعميل.
- بدلًا من ذلك، يمكن استخدام نموذج التسعير القائم على القيمة للوصول إلى رسوم مقترحة (وهذا يأخذ في الاعتبار قيمة العمل بدلًا من عنصر التكلفة).
بالنسبة لعقد الرسوم الثابتة، يدفع العميل الرسوم المحددة بغض النظر عن الجهد الفعلي المطلوب لإكمال العمل. وإذا كنت قادرًا على إنجاز العمل بشكل أسرع أو أرخص، فسيمكنك تحقيق ربح أكبر.
في حالة العقد المستندة للوقت، ينطبق ما يلي:
- يستند الرسم المقترح إلى سعر الساعة أو اليوم.
- تتم محاسبة العميل بالمبلغ الفعلي للوقت الذي تم العمل فيه.
- يمكن أن تشمل النفقات المادية أيضًا، اعتمادًا على طبيعة العمل الذي سيتم تنفيذه وتفاصيل الاتفاق.
- يتم عادة اقتراح قائمة بالأسعار المقترحة، حيث قد تختلف الأسعار اعتمادًا على نوع المورد ومستوى المورد.
- تحتوي الأسعار المعروضة للعميل بالفعل على تكلفة إكمال العمل وهامش ربح مناسب.
إذاً، نعود إلى النقطة…
كيف يتم استخدام بيانات تتبع الوقت في فوترة العملاء؟
بالنسبة للعقود القائمة على الوقت، قد يساعد برنامج تتبع الوقت مباشرةً في إنشاء فواتير دقيقة للعملاء، وإصدار فواتيرهم وفقًا للوقت الفعلي الذي يستهلك في المشاريع.
يمكن استخدام البرنامج لتوفير أدق تفاصيل حول المهام والأنشطة التي تم قضاء الوقت عليها، وذلك بواسطة أي مورد، وبأي سعر. وبالتالي تجنب أي نزاعات بشأن الفواتير، وضمان أن تتلقى الشركة مستحقاتها بدقة وفي الوقت المناسب. من المهم أن يكون نظام تتبع الوقت متكاملًا مع نظام الرواتب، مما يمكِّن من إصدار الفواتير للعملاء بسلاسة.
بالنسبة للعقود ذات الرسوم الثابتة، يتم دفع مبلغ ثابت بغض النظر عن الوقت الذي يستغرقه إكمال المشروع. لا تُستخدم بيانات تتبع الوقت مباشرةً للفوترة في هذه الحالة، ولكن يتم استخدامها لتتبع تكاليف المشروع، وتقييم وإدارة السلامة المالية وربحية المشروع. قد يتم ربط مدفوعات الرسوم جزئيًّا بتقدم مراحل المشروع. يمكن استخدام أنظمة تتبع الوقت لتتبع إكمال المهام وتفعيل المراحل الأساسية لإصدار فواتير العميل.
يمكن أيضًا استخدام بيانات تتبع الوقت لتسعير الأعمال الجديدة.
كيف ينبغي لشركات الاستشارات تسعير الأعمال الجديدة؟
يجب على شركات الاستشارات تحديد نقاط السعر لخدماتها للعملاء، سواءً عن طريق تقديم عروض مباشرة للمشروع، أو المنافسة في المناقصات للحصول على أعمال جديدة. تمثل العقود القائمة على الوقت مخاطر منخفضةً عند تسعير الأعمال الجديدة، حيث تكون التكلفة وهوامش الربح مدمجةً بالفعل في الأسعار المعروضة للمشروع. تمثل العقود ذات الرسوم الثابتة مخاطر أكبر، حيث تتفاوت هوامش الربح اعتمادًا على الجهد (الوقت والموارد) المطلوب لإكمال المشروع. لسوء الحظ، لا يتم معرفة الجهد الذي يتطلبه إكمال مشروع عند تسعير العمل. باستخدام بيانات تتبع الوقت، يمكن استخدام النهج التالي لتسعير عمل برسوم ثابتة.
كيف يتم تسعير عمل برسوم ثابتة باستخدام بيانات تتبع الوقت؟
- وضع نطاق عمل للمشروع، استنادًا إلى الوصف العام للعميل أو اجتماعات تحديد النطاق.
- اعتمادًا على تعقيد المشروع، قم بتقسيم نطاق العمل إلى مراحل: المشروع، والأنشطة، والمهام والتسليم.
- يمكن استخدام بيانات تتبع الوقت التاريخية لتقدير كمية الوقت اللازمة لإكمال المهام والتسليم المطلوب، مما يوفر تقديرًا مستنيرًا للجهد المطلوب لإكمال العمل.
- يمكن استخدام مؤشرات استخدام الموظفين وإنتاجيتهم، لضمان أن التكلفة تستند إلى المخرجات المقدرة للموارد أو الفرق المقترحة.
- يجب أن تتضمن التحاليل، تكاليف مثل: التكاليف العامة، وتكاليف التشغيل.
- مع تحديد تكلفة المشروع، يمكن إضافة هامش ربح مناسب. وتحدد الشركات عادةً هوامش ربح محددةً لأعمالها، اعتمادًا على العميل ونوع العمل الذي يتم تنفيذه.
إليك مثال على كيفية تسعير عمل برسوم ثابتة:
قد قام عميل بإرسال ملخص يطلب خدمات الهندسة الإنشائية لتصميم مستودع جديد.
يعد هذا مشروعًا شائعًا تقوم به شركتك. لتسعير العمل لهذا المشروع، يمكن تحليل بيانات تتبع الوقت التاريخية للمشاريع التي تم إنجازها لنفس العميل، بالإضافة إلى المشاريع المتعلقة بخدمات الهندسة الإنشائية وتصميم المستودعات.
إذا كانت البيانات كافيةً (أي أن شركتك قد طوَّرت قاعدة بيانات المشاريع)، يمكننا تحديد أفضلية المشاريع بناءً على نقاط معينة، على سبيل المثال: حجم المستودع، نوع المستودع، موقع المستودع، أو ظروف ميكانيكا التربة.
يمكن استخدام بيانات تتبع الوقت التاريخية لتقديم تقدير للوقت المطلوب لإكمال المشروع الجديد، وتقديم تفصيل للأنشطة والمهام والمراحل للمشروع، بالإضافة إلى اقتراح الموارد والفرق المناسبة لكل مهمة. يمكن استخدام هذه المعلومات لتقدير تكاليف المشروع، وستؤثر في نهاية المطاف على العرض الذي سيتم تقديمه للعميل.
يمكن تطوير أدوات لتسهيل وأتمتة العمليات المذكورة أعلاه.
أخيرًا، سنلقي نظرةً على استخدام بيانات تتبع الوقت لإدارة المشاريع.
هل يمكن لأنظمة تتبع الوقت المساعدة في إدارة المشاريع؟
بدون أدنى شك. إن ربط برامج تتبع الوقت للموظفين في الوقت الحقيقي مع أدوات إدارة المشاريع يوفر لمديري المشاريع رؤيةً محدثةً حول حالة المشروع. وهذا يسمح لمديري المشاريع بمتابعة تسليم المشروع وضبط توزيع الموارد والميزانيات عند الحاجة.
إذا كان المشروع يتأخر عن الجدول الزمني، تسمح أنظمة تتبع الوقت المتكاملة مع أدوات إدارة المشاريع لمدير المشروع ببساطة، بالتالي:
- التحقق من إنتاجية ومعدلات استخدام الموظفين.
- تحديد سبب تأخر المشروع، من خلال مقارنة جدول المشروع ببيانات تتبع الوقت ومخرجات العمل.
- قرار تخصيص موارد إضافية للمرحلة الحالية أو المراحل المستقبلية للمشروع أو ضبط جداول العمل والمراحل وفقًا لذلك.
- توقع تأثير قرارات إدارة المشروع قبل تنفيذ القرار.
إليك مثال على كيفية استخدام تتبع الوقت في إدارة المشروع:
قد يتم استخدام برامج تتبع وقت الموظفين أيضًا لتقييم الوضع المالي لمشروع، كما هو موضح في السيناريو أدناه.
فلنأخذ في اعتبارنا مشروع تصميم المستودع الذي تم مناقشته سابقًا. تم الاتفاق مع العميل على عقد ثابت بقيمة 100,000 ريال للمشروع. كان من المخطط أن يستمر المشروع لمدة خمسة أشهر، بتكلفة للشركة تبلغ 16,000 ريال شهريًّا. إذا تم كل شيء وفقًا للخطة (التي لا تحدث بشكل مفاجئ أبدًا!)، فإن تكلفة المشروع الإجمالية لخمسة أشهر تبلغ 5 × 16,000 = 80,000 ريال؛ وتحقق الشركة ربحًا قدره 100,000 – 80,000 = 20,000 ريال للمشروع.
بعد ثلاثة أشهر من المشروع، يتم تقييم تكاليف المشروع باستخدام بيانات تتبع الوقت (للتبسيط، سنفترض أن تكاليف الموظفين هي الوحيدة المطبقة على المشروع، دون النظر إلى تكاليف التشغيل والنفقات العامة الأخرى). تظهر بيانات تتبع الوقت أن تكاليف الموظفين كانت 20,000 ريال، 25,000 ريال، و25,000 ريال خلال الأشهر الثلاثة الأولى من المشروع. يبلغ إجمالي هذا 70,000 ريال، ويمثل 70% من ميزانية المشروع المستنفدة في ثلاثة أشهر. يثير ذلك ضوءًا أحمر (تحذير)، ويبرر إجراء مزيد من التحقيق حول الوضع المالي للمشروع.
إذا استمرت الاتجاهات بتكاليف مماثلة خلال الشهرين التاليين، سيمثل المشروع خسارةً للشركة. وبالمقابل، قد يكون الوضع أن المشروع في المسار الصحيح للانتهاء خلال الأسابيع القليلة القادمة، محققًا ربحًا في العملية.
وهكذا قمنا باستخدام بيانات تتبع الوقت للمساعدة في إدارة مشروع بطريقة متميزة.
أفكار نهائية
كاستشاري، تعد إدارة الوقت بفعالية أداةً حيوية لتحسين الإنتاجية، وتحقيق الأهداف، والبقاء في المقدمة على المنافسين. تقدم أنظمة تتبع وقت الموظفين قيمةً، وتقدم رؤيةً في العديد من الطرق داخل شركة الاستشارات.
يجب على المؤسسات استغلال قوة برامج تتبع وقت الموظفين؛ وضمان أن نظام تتبع الوقت يتضمن على الوظائف المطلوبة، ويمكن تكامله بسهولة مع أدوات أخرى مثل، أنظمة تخطيط موارد المؤسسة وبرامج إدارة المشاريع. سيؤدي ذلك إلى رؤية أعمق على أداء الموظفين والمشاريع والشركة، ويتيح للرؤساء والمديرين تحديد المجالات التي يمكن تحسينها في مهام المشروع والأعمال.
تفقد المقالات التالية لمزيد من القراءة:
دليل لمراقبة العاملين في السعودية
