وفقًا لصحيفة نيويورك تايمز، يستخدم حوالي ٦٠٪ من أصحاب العمل برامج التتبع لمراقبة أنشطة الموظفين. يتضمن ذلك تسجيل ضغطات المفاتيح وتتبع الوقت باستخدام لقطات الشاشة وتشغيل كاميرات الويب أو الميكروفونات ومراقبة الوقت الذي تقضيه في التطبيقات ومواقع الويب المختلفة. وقد ذهب بعض المديرين إلى أبعد من ذلك من خلال حفظ سجلات المكالمات الهاتفية للموظفين أو رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل لتقييم أداء موظفيهم. لتتبع كل هذه البيانات، يمكن للشركات استخدام مجموعة من الأدوات، بدءًا من تطبيقات الإنتاجية على الأجهزة المحمولة، وبرامج مراقبة الويب، وأجهزة تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، وبالطبع أجهزة تتبع الوقت الموثوقة على سطح المكتب.
تستخدم العديد من الشركات تطبيقات تتبع الوقت على سطح المكتب لأنها توفر مستوى أعلى بكثير من مراقبة الموظفين مقارنة بتطبيقات تتبع الوقت على الهاتف المحمول أو الويب، على سبيل المثال. كما أنها تعمل أصلاً على أجهزة الكمبيوتر، مما يجعلها أسرع وأكثر موثوقية.
وعلى الرغم من أن هناك بالتأكيد مزايا لاستخدام هذه التكنولوجيا لمعرفة ما يفعله موظفوك وأين تذهب تلك الساعات الثمينة، فما مدى صعوبة التتبع والمراقبة؟ هل تتبع الوقت على سطح المكتب قانوني؟ حسنًا، سواء كنت موظفًا يتساءل عن حقوقك أو صاحب عمل يتطلع إلى ضمان عدم تجاوز الحدود القانونية، فإن هذه المقالة ستكون بمثابة دليلك الشامل.
في هذا المقال:
- هل تتبع الوقت على سطح المكتب ضروري حقًا؟
- ما الذي يمكن لبرنامج تتبع وقت سطح المكتب تتبعه قانونيًا؟
- متى يصبح تتبع الوقت على سطح المكتب غير قانوني؟
- القوانين الأمريكية الرئيسية لتتبع ومراقبة مكان العمل
- كيفية استخدام أجهزة تتبع الوقت على سطح المكتب بطريقة مسؤولة
هل تتبع الوقت على سطح المكتب ضروري حقًا؟
من المحتمل أن يكون هذا أحد الأسئلة الأولى التي سيطرحها الموظفون عند إدخال أداة تتبع الوقت على سطح المكتب في سير عملهم. قد يعتقد البعض أنها غير ضرورية أو حتى تدخلية. لكن تتبع الوقت، خاصة على سطح المكتب، يوفر العديد من المزايا التي يمكن أن تفيد الشركات وموظفيها على حد سواء، مما يجعلها جانبًا لا غنى عنه في المشهد المهني اليوم.
من ناحية الموظف، يمكن أن يوفر تتبع الوقت سجلاً واضحًا ودقيقًا لساعات العمل، مما يضمن احتساب كل دقيقة وتعويضها وفقًا لذلك. إن معرفة أين تذهب ساعات العمل يمكن أن يمنح الموظفين طريقة أكثر تنظيماً لإدارة وقتهم، مما يؤدي إلى تحسين إدارة الوقت والإنتاجية.
على الجانب الآخر، يحصل أصحاب العمل على العديد من المزايا من استخدام أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب. توفر هذه الأدوات مراقبة أكثر شمولاً للموظفين، مما يسمح لأصحاب العمل بالحصول على فهم واضح لإنتاجية فريقهم. ويمكنهم معرفة التطبيقات أو مواقع الويب التي يستخدمها الموظفون أكثر من غيرها وتحديد المشاريع التي قد تكون متخلفة، مما يساعدهم على حل أي مشكلات وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك، يعمل التتبع الدقيق للوقت على تبسيط عملية كشوف المرتبات، مما يقلل من الأخطاء الإدارية ويضمن حصول الموظفين على رواتبهم بشكل عادل.
لذا، بالنسبة للسؤال: هل تتبع الوقت ضروري؟ الجواب سيكون بلا تفكير، نعم. مع تزايد عدد القوى العاملة التي تعمل عن بعد بشكل كامل أو تتكيف مع إعدادات العمل المختلطة، تصبح الحاجة إلى أدوات تتبع الوقت ومراقبته أكثر أهمية.
تعرف على كيفية تتبع الوقت على سطح المكتب بمزيد من التفصيل من خلال دليلنا الشامل لتتبع الوقت على سطح المكتب.
ما الذي يمكن لبرنامج تتبع وقت سطح المكتب تتبعه قانونيًا؟
لا يعد تتبع الوقت أمرًا قانونيًا في الولايات المتحدة فحسب، بل إنه مطلوب أيضًا في بعض الحالات. وفقًا لقانون معايير العمل العادلة (FLSA)، يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات زمنية دقيقة لجميع الموظفين غير المعفيين. وهذا يضمن حصول الموظفين على أجور عادلة وبما يتوافق مع قوانين العمل. ومع ذلك، فإن طريقة الحفاظ على سجلات الوقت هذه وجمعها تعود إلى صاحب العمل.
إذا كنت تستخدم برنامجًا لتتبع الوقت على سطح المكتب، فمن المحتمل أنك تعلم أنه يمكنه تتبع أكثر من مجرد الوقت؛ يمكن لبعض الأدوات أيضًا تتبع:
- كم عدد نقرات الماوس التي تتم في الساعة
- نشاط لوحة المفاتيح
- ما يتم عرضه على شاشة الكمبيوتر
- المدة التي يظل فيها الكمبيوتر خاملاً
- ما هي التطبيقات ومواقع الويب التي يتم استخدامها ومدة استخدامها، وما إلى ذلك
قد يكون هذا مفاجئًا للبعض، لكن تتبع كل هذا قانوني تمامًا، وفقًا لنقابة المحامين الأمريكية. هناك، بالطبع، بعض الاعتبارات المهمة والقيود القانونية التي يجب وضعها في الاعتبار، ويمكن أن تختلف من دولة إلى أخرى.
على سبيل المثال، في كونيتيكت وديلاوير، من الضروري على أصحاب العمل إبلاغ العمال بطرق المراقبة المحددة المستخدمة. وفي الوقت نفسه، في كولورادو وتينيسي، يجب على أصحاب العمل وضع سياسة مكتوبة فيما يتعلق بمراقبة البريد الإلكتروني، وهو أمر ذو أهمية خاصة بسبب إمكانية التقاطه من خلال لقطات الشاشة. بالإضافة إلى ذلك، تطبق ولايات ميريلاند وإلينوي وكاليفورنيا قوانين “الموافقة الكاملة”، مما يستلزم موافقة صريحة من الموظفين على أي شكل من أشكال مراقبة الاتصالات الإلكترونية.
من المهم ملاحظة أن مراقبة أنشطة الموظفين مسموح بها بشكل عام فقط خلال ساعات العمل. يجوز لأصحاب العمل أيضًا توسيع المراقبة لتشمل الأجهزة المملوكة للموظفين، بشرط أن يكونوا قد وضعوا قواعد واضحة، مثل سياسات “إحضار جهازك الخاص” (BYOD)، التي تنص صراحةً على سلطتهم في مراقبة الأجهزة الشخصية للموظفين لأسباب تتعلق بالعمل.
نظرًا لتطور المشهد التنظيمي الذي يحكم تتبع الوقت ومراقبته، فمن المستحسن التحقق من قوانين العمل بالولاية الأمريكية المطبقة عليك حتى تتمكن من ضمان الامتثال والشفافية داخل مؤسستك. يمكنك أيضًا مراجعة دليلنا الشامل للتعرف بشكل أكبر على شرعية تتبع الوقت في الولايات المتحدة.
متى يصبح تتبع الوقت على سطح المكتب غير قانوني؟
على الرغم من أنه من القانوني عمومًا أن تقوم أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب بجمع معلومات معينة من أجهزة كمبيوتر الموظفين إما من خلال التطبيق أو عمليات تكامل سطح المكتب التابعة لجهات خارجية، إلا أن هناك بعض الحالات التي يمكن أن يتجاوز فيها تتبع وقت سطح المكتب الحدود.
يصبح تتبع الوقت على سطح المكتب غير قانوني عندما ينتهك حق الفرد في الخصوصية أو ينتهك قوانين العمل المعمول بها. في حين أن لأصحاب العمل الحق في مراقبة أنشطة الموظفين أثناء ساعات العمل، فإن إجراءات التتبع المفرطة أو الغازية التي تتجاوز الواجبات المهنية قد تتجاوز الحدود القانونية. على سبيل المثال، يمكن أن يشكل التقاط معلومات حساسة تتعلق بالاتصالات الشخصية أو مراقبة الموظفين خارج ساعات العمل دون موافقة مراقبة غير قانونية.
في حالة موظفة في كاليفورنيا، قام صاحب عملها السابق، Intermex، بوضع تطبيق على جهاز iPhone الخاص بعملها والذي استمر في العمل طوال الوقت وتتبعها دون توقف. وعندما أبدت اعتراضات وأوقفت التطبيق، زعمت أنهم أنهوا عملها. هذه المعلومات مأخوذة من دعوى قضائية حصلت عليها Ars Technica. على الرغم من أن هذه الحالة تتضمن تطبيقًا لتتبع الوقت على الهاتف المحمول، إلا أن المبدأ الأساسي ينطبق على أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب أيضًا. إن مراقبة الموظفين خارج ساعات عملهم واتخاذ إجراءات سلبية، مثل طردهم، لإثارة مخاوفهم، يمكن أن تؤدي إلى مخاوف قانونية وأخلاقية.
ومن المهم أيضًا ملاحظة أن استخدام بيانات تتبع الوقت للتمييز ضد الموظفين على أساس الخصائص المحمية، مثل العرق أو الجنس أو الدين، يعد انتهاكًا واضحًا لقوانين مكافحة التمييز. ولا ينبغي أيضًا استخدام بيانات الوقت لمضايقة الموظفين الذين يشاركون في أنشطة محمية أو الانتقام منهم، مثل الإبلاغ عن المخالفات أو التنظيم النقابي. هذا الحق محمي بموجب قانون علاقات العمل الوطنية (NLRA).
القوانين الأمريكية الرئيسية لتتبع ومراقبة مكان العمل
يخضع أصحاب العمل لقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية المختلفة التي تحكم تتبع مكان العمل ومراقبته. على الرغم من عدم وجود قانون اتحادي شامل واحد يتناول جميع جوانب تتبع مكان العمل، فإن العديد من القوانين واللوائح الحالية توفر إرشادات وحماية أساسية لكل من الموظفين وأصحاب العمل.
قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية لعام 1986 (ECPA)
يعد قانون ECPA قانونًا فيدراليًا رئيسيًا ينظم بشكل مباشر كيفية مراقبة الاتصالات الإلكترونية في العمل. تم إنشاؤه في عام 1986 عندما قام الكونجرس بتحديث قانون التنصت الفيدرالي. ركز قانون التنصت الأصلي بشكل أساسي على الاستماع إلى المحادثات المنطوقة والسلكية ومراقبتها. ومع ذلك، قامت ECPA بتوسيع هذه القواعد لتشمل الاتصالات الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني. وبما أن أجهزة تتبع الوقت على سطح المكتب يمكنها التقاط معلومات البريد الإلكتروني من خلال لقطات الشاشة، فيمكن تطبيق هذا القانون أيضًا.
هناك استثناءان رئيسيان يسمحان لأصحاب العمل بمراقبة اتصالات موظفيهم. الأول هو “استثناء الغرض التجاري”، والذي يسمح لأصحاب العمل بمراقبة الاتصالات المنطوقة والإلكترونية إذا كان لديهم سبب وجيه يتعلق بالعمل. والثاني هو “استثناء الموافقة”، الذي يسمح بالمراقبة طالما وافق الموظفون عليه. من المهم ملاحظة أن استثناء الموافقة لا يقتصر على الاتصالات المتعلقة بالعمل، مما يعني أنه يمكن للشركة مراقبة الرسائل الإلكترونية الشخصية إذا وافق الموظفون.
قانون معايير العمل العادلة (FLSA)
يضع قانون FLSA معايير تغطي الحد الأدنى للأجور، وأجور العمل الإضافي، وحفظ السجلات، ومعايير توظيف الشباب. كما يتطلب من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظفين غير المعفاة. لا يلزم قانون FLSA أصحاب العمل باستخدام أي نظام معين لضبط الوقت مثل الساعات الزمنية أو بطاقات الوقت. يمكن لأصحاب العمل اختيار الطريقة التي يفضلونها لتتبع ساعات العمل.
قانون علاقات العمل الوطنية (NLRA)
يعمل قانون NLRA، المعروف أيضًا باسم قانون فاغنر، على دعم الديمقراطية في مكان العمل من خلال منح الموظفين في أماكن عمل القطاع الخاص الحق الأساسي في تحسين ظروف العمل والتمثيل دون التعرض لخطر مواجهة عواقب سلبية.
وفقًا للتشريعات الحالية، إذا اعتمد صاحب العمل تقنيات مراقبة جديدة كرد فعل على نشاط محمي أو استخدم التقنيات الحالية للكشف عن نشاط محمي، فإن ذلك يعتبر انتهاكًا للمادة 8 من قانون LRA.
في الآونة الأخيرة، أعرب المجلس الوطني لعلاقات العمل (NLRB) أيضًا عن خطط لتعزيز الأحكام التي تتناول الاتجاه المتزايد لأصحاب العمل الذين يستخدمون الأدوات التكنولوجية المختلفة لإدارة القوى العاملة عن بعد. في 31 أكتوبر 2022، أصدرت جينيفر أبروزو، المستشار العام لـ NLRB، مذكرة تركز على استخدام تكنولوجيا المراقبة من قبل الشركات لتعطيل جهود التنظيم النقابي. وحث أبروزو مجلس الإدارة على اتخاذ خطوات أكثر أهمية للحد من استخدام أصحاب العمل لتقنيات المراقبة لمراقبة الموظفين. واقترحت أيضًا إطارًا جديدًا من شأنه أن يضع المسؤولية على عاتق صاحب العمل لإثبات أن ممارسات الإدارة الإلكترونية الخاصة به مصممة بعناية لتلبية احتياجات العمل الصحيحة.
كيفية استخدام أجهزة تتبع الوقت على سطح المكتب بطريقة مسؤولة
لا شك أن أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب هي أدوات قوية يمكنها تعزيز الإنتاجية وتساعدك على إدارة عملك بكفاءة أكبر. ومع ذلك، مثل أي أداة، يجب استخدامها بطريقة مسؤولة للتأكد من أنها تخدم الغرض المقصود منها دون انتهاك الخصوصية أو أن تؤدي إلى نتائج عكسية.
عند استخدام أداة تعقب الوقت على سطح المكتب لمراقبة ساعات عمل الموظف وأنشطته، ضع في اعتبارك كلمة واحدة: الموافقة. يدور جزء كبير من الإطار القانوني المتعلق بمراقبة مكان العمل حول الموافقة. ولهذا السبب ينصح الخبراء القانونيون بأنه يجب على المؤسسات إبلاغ موظفيها بشفافية حول عملية المراقبة والحصول على تأكيد كتابي بموافقتهم. لا تتوافق هذه الممارسة مع المعايير القانونية فحسب، بل تعزز أيضًا ثقافة الثقة والشفافية داخل مكان العمل.
وبصرف النظر عن الحصول على الموافقة، هناك نهج فعال آخر يتمثل في الاستفادة من ميزات الخصوصية المضمنة التي توفرها العديد من أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب. قد يحتوي بعضها على ميزات تسمح للموظفين بتعيين أوقات أو أنشطة معينة على أنها خاصة، مما يضمن بقاء معلومات معينة سرية. وقد تسمح لك أيضًا بطمس لقطات الشاشة أو إخطار المستخدمين عند التقاطها.
من الضروري أن نتذكر أن الاستخدام المسؤول لأجهزة تتبع الوقت على سطح المكتب لا يقتصر فقط على الالتزام بالمعايير القانونية؛ يتعلق الأمر أيضًا بتعزيز ثقافة العمل التي تحترم حقوق الموظفين وخصوصيتهم ورفاهيتهم. إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من متتبع الوقت على سطح المكتب، فحاول تطبيق أفضل الممارسات الثمانية لتتبع الوقت على سطح المكتب.
الخاتمة
أصبح من الواضح الآن أن أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب يمكنها جمع كمية كبيرة من البيانات القيمة حول ساعات عمل الموظف ونشاطه، وفي معظم الحالات، يكون هذا ضمن حدود القانون. ومع ذلك، كما ذكرنا سابقًا، يعد الاستخدام المسؤول لهذه الأدوات أمرًا حيويًا. وفي حين يسمح القانون بمراقبة واسعة النطاق، فإنه يضع أيضًا أهمية كبيرة على الموافقة والشفافية واحترام حقوق الموظفين في الخصوصية.
إن الشفافية فيما يتعلق بممارسات تتبع الوقت ومراقبته يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا إذا قررت تقديم أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب في سير عمل فريقك. فهم المتطلبات القانونية لتتبع الوقت ومراقبته الموجودة داخل ولايتك. وكقاعدة عامة جيدة، اطلب دائمًا موافقة الموظف. ستسمح لك كل هذه الإجراءات باستخدام أدوات تتبع الوقت على سطح المكتب لتحسين كفاءة مكان العمل مع ضمان بقائك على الجانب الصحيح من القانون.
