نظرة عامة
تعد إدارة الرواتب والأجور في المملكة العربية السعودية جانبًا مهمًا لممارسة الأعمال التجارية في البلاد. في هذه المقالة، سوف نستكشف قوانين العمل واللوائح وإجراءات الرواتب في البلاد والتي يجب على أصحاب العمل معرفتها. بدءًا من الحد الأدنى الإلزامي للأجور وحتى مساهمات الضمان الاجتماعي، سنغطي جميع الجوانب الأساسية لإدارة الرواتب والأجور في المملكة العربية السعودية. ومن خلال هذه المعرفة، يمكن لأصحاب العمل التأكد من امتثالهم لقوانين وأنظمة الدولة مع تزويد موظفيهم بتعويضات عادلة.
في هذا المقال:
إعداد الرواتب في المملكة العربية السعودية
من الأفضل أن تكون عملية إعداد الرواتب موثقة ومحددة قبل توظيف أول عامل لديك. ولإتمام هذه العملية دون تأثير على درجة امتثال المنشأة للنظم واللوائح ذات الصلة يفضل التأكد من التالي:
- وضع هيكل للرواتب يتوافق مع الحد الأدنى لكل وظيفة
- تحديد فترة دفع الرواتب بشكل دقيق وواضح
- فتح حساب بنكي للمنشأة
- انشاء رقم موحد على المنصة الوطنية الموحدة
- التسجيل في الهيئة العامة للزكاة والدخل
- التسجيل في وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- تسجيل العاملين لدى الجهات المختصة
- ترجمة عقود العاملين الأجانب
بالإضافة إللى هذه العوامل، يجب على أصحاب الشركات الانتباه إلى الأمور التالية اثناء تجهيز الرواتب:
معلومات الموظفين
قبل حساب الرواتب، يجب جمع معلومات الموظفين الضرورية، وتشمل:
- الاسم القانوني للموظف
- الوظيفة التي يشغلها داخل المنشأة
- القسم التابع له في المنشأة
- العنوان الحالي
إدارة الرواتب والأجور
تتضمن هذه العملية دفع أجور العاملين، والاحتفاظ بالسجلات المالية، ومتابعة نظام العمل السعودي والتحديثات الدورية عليه. ومراجعة أي شكاوى أو تعليقات من العاملين بخصوص أجورهم.
برنامج حماية الأجور
تبذل المملكة جهودا مستمرة لتشجيع الاستثمار، وجعل بيئة العمل بيئة مشجعة لأصحاب العمل والعاملين على حد سواء. ولذلك، قامت المملكة بسن برنامج حماية الأجور، والذي يضمن حقوق العاملين ويحمي استحقاقاتهم المالية وباقي الفوائد التي ضمنها لهم نظام العمل. وللامتثال لهذا النظام يفضل الالتزام بالتالي:
- جمع بيانات الموظفين وتحديثها بشكل دوري وضمان دقتها.
- متابعة نظام التأمينات الاجتماعية والتقاعد.
- متابعة نظم الضرائب والزكاة والدخل بشكل دوري.
- أتمتة عملية حساب ساعات العمل.
- أتمتة عملية إعداد الرواتب.
- إعداد الرواتب وتحديد الخصومات والاستقطاعات بدقة.
- التواصل مع الموظفين بشأن عملية إعداد الرواتب ومعرفة توقعاتهم.
- الالتزام بمواعيد صرف الرواتب.
صرف الرواتب
يتم تحويل الرواتب لحسابات الموظفين بالعملة المحلية (الريال السعودي)، ويتم تسجيل جميع عمليات دفع الرواتب، والاحتفاظ بما يثبت الأجر المدفوع وتاريخ الدفع. يتيح ذلك متابعة المدفوعات بسهولة، ومعالجة أي مشكلات قد تحدث خلال العملية.
تقارير الرواتب
تقديم بيانات الرواتب أمر ضروري للامتثال، كما أنه أمر واجب في حالة التفتيش الإداري.
موعد صرف الرواتب
هذا الموعد للرواتب والأجور ضروري لامتثال المنشأة التي تعمل في المملكة العربية السعودية، ويجب أن يتضمن السجل الخاص بمواعيد صرف الرواتب العديد من المعلومات الأساسية، منها، تاريخ صرف الراتب، وطريقة صرف الراتب، مما يثبت إعلام الموظفين بموعد صرف الرواتب.
عدد ساعات العمل و الإجازات
يجب عليك التأكد من الالتزام بمتطلبات نظام العمل، بما في ذلك الحد الأقصى لعدد ساعات العمل والحد الأدنى لأيام الإجازة التي يفرضها القانون. لذلك يجب عليك التركيز على كافة التفاصيل عند إنشاء نشاطك وترخيصه.
- عدد ساعات العمل: حدد نظام العمل السعودي عدد ساعات العمل اليومية بـ 8 ساعات فعلية، وفي شهر رمضان 6 ساعات عمل فعلي للمسلمين.
- ساعات العمل الإضافي: حدد نظام العمل السعودي أجر ساعة العمل الاضافية التي تزيد عن عدد الساعات الرسمية بأجر الساعة العادية ويضاف له 50% من أجر العامل.
- فترات الراحة: حسب نظام العمل السعودي فلا يجوز أن يعمل العامل لأكثر من 5 ساعات متواصلة دون فترة للراحة، وحدد نظام العمل مدة فترة الراحة بنصف ساعة في فترة الراحة الواحدة. ولا يحق لصاحب العمل إبقاء العامل في مكان العمل خلال فترة الراحة.
- أيام الراحة الأسبوعية: حدد النظام السعودي يوم الجمعة كيوم راحة أسبوعي بأجر كامل للعاملين الخاضعين لنظام العمل. ويمكن استبداله بيوم آخر إذا كانت ظروف العمل تطلب ذلك، بشرط أن يسمح للعاملين بالقيام بواجبتهم الدينية.
- العطل والإجازات الرسمية: يحتسب النظام السعودي للعاملين اليوم الوطني السعودي، وعيد الفطر، والعيد الأضحى، وغيرهم. كأيام إجازات رسمية في المملكة، يضاف لهم أيام الإجازات السنوية للعامل كأيام إجازات مدفوعة الأجر بالكامل. ويحق لصاحب العمل تشغيل العامل في هذه الأيام شرط أن يتم تعويضه طبقا لنظام العمل.
- الإجازة المرضية: يحق للموظف الحصول على إجازة مرضية مدفوعة الأجر بعد تسليم التقارير الطبية اللازمة. وتقل نسبة الأجر المدفوع كلما زادت مدة الإجازة. وذلك لمدة 90 يوماً. وتقسم كالتالي: أول ۳۰ يوما يحصل العامل على 100% من الأجر، الـ ٦۰ يوما التالية يحصل العامل على 75% من الأجر، ولمدة ۳۰ يوما بعد ذلك بدون أجر.
- إجازة حالة الوفاة: يحق للعامل إجازة 5 أيام مدفوعة الأجر عند وفاة زوجته أو أحد أصوله أو فروعه، بعد تقديم ما يثبت الوفاة.
- إجازة المولود: يحق للعامل إجازة لمدة 3 أيام مدفوعة الأجر في حالة ولادة مولود له، بعد تقديم ما يثبت الولادة.
- إجازة الحج: مدتها لا تقل عن 10 أيام ولا تزيد عن 15 يوما ويتضمنها عيد الأضحى. وذلك حسب الاشتراطات والضوابط الخاصة بحج العامل.
- إجازة تأدية الامتحانات: يحق للعامل إجازة في أيام الامتحانات الدراسية. وذلك حسب الاشتراطات والضوابط الخاصة بدراسة العامل.
- إجازة الوضع: حدد نظام العمل السعودي إجازة الوضع للمرأة بـ 10 أسابيع بأجر مدفوع بالكامل ولها الحق في توزيعها كما تشاء، ولكن نظام العمل منع صاحب العمل من تشغيل المرأة في الـ 6 أسابيع الأولى من الولادة. ويحق للمرأة مد هذه الإجازة لشهرين إضافيين بدون أجر. وفي حال كان المولود مريض يحق لها إجازة لشهر إضافي بأجر كامل بعد انتهاء إجازة الوضع.
- وفاة الزوج: يحق للمرأة المسلمة إجازة “عدة” عند وفاة زوجها، ومدتها 4 أشهر و10 أيام من تاريخ الوفاة وهي إجازة مدفوعة الأجر بالكامل. ولغير المسلمة إجازة مدفوعة الأجر بالكامل لمدة 15 يوماً.
سياسة الحضور
يجب عليك قبل إنشاء نظام للرواتب أن تقوم بوضع نظام وسياسة للحضور تتيح وتضمن لك وللعاملين تسجيلا دقيقا لوقت العمل، وساعات العمل الإضافي، وأوقات الراحة، والإجازات. لذلك يجب عليك تحديد نظام تسجيل الوقت الذي ستعتمده في هذا الشأن. ولأنك ستكون منشغل بالعديد من المهام التشغيلية والتنظيمية، فالحل الأمثل لك هو اختيار نظام لتسجيل الحضور وتتبع الموظفين أثناء ساعات العمل، ويمكن أن يكون هذا النظام مدعوما بخاصية التعرف على الوجه وتحديد الموقع الجغرافي، لضمان عدم سرقة الوقت أو الاحتيال (تسجيل الموظفين الحضور لبعضهم البعض). وعند اختيارك لنظام تسجيل الوقت يجب أن تتأكد من أنه يتكامل مع برنامج المحاسبة والرواتب لديك، بذلك سيكون لديك نظام دقيق لتسجيل وقت الحضور وساعات العمل، تستطيع من خلاله الحصول على أفكار عن نمط عمل الموظفين بشكل فردي، وتصدير سجلات الحضور لإعداد الرواتب في وقت لا يكاد يذكر، مع ضمان دقة البيانات.
وبعد أن قمت باختيار برنامج تسجيل الحضور، يمكنك الآن وضع السياسات واللوائح التنظيمية التي تسمح لك بتشجيع الانضباط، ووضع التدابير التأديبية على المتغيبين والمتأخرين، وذلك طبقا لما حدده نظام العمل في هذا الشأن.
الضرائب والخصومات
هناك العديد من الخصومات التي قد يتحملها العامل وفقا لنظام العمل السعودي، ومنها:
- استرداد قروض صاحب العمل
- اشتراكات التأمينات الاجتماعية وأي اشتراكات أخرى مستحقة على العامل ومقررة في النظام
- اشتراكات العامل في صندوق
- الغرامات التي توقع على العامل بسبب المخالفات التي يرتكبها، وكذلك المبلغ الذي يقتطع منه مقابل ما أتلفه
- استيفاء دين إنفاذا لأي حكم قضائي على ألا يزيد ما يحسم شهرياً لقاء ذلك عن ربع الأجر المستحق للعامل مالم يتضمن الحكم خلاف ذلك
- ويستوفى دين النفقة أولاً، ثم دين المأكل والملبس والمسكن قبل الديون الأخرى
ولا يجوز ــ في جميع الأحوال ــ أن تزيد نسبة المبالغ المحسومة عن نصف أجر العامل المستحق، مالم يثبت لدى المحكمة العمالية إمكانية زيادة الحسم على تلك النسبة، أو يثبت لديها حاجة العامل إلى أكثر من نصف أجره. وفي هذه الحالة الأخيرة لا يعطى العامل أكثر من ثلاثة أرباع أجره مهما كان الأمر.
على الجانب الأخر، يدفع صاحب العمل التكاليف التالية:
- التأمين ضد التعطل عن العمل: 2% يدفع صاحب العمل النصف والعامل يخصم منه النصف الآخر.
- تأمين فرع المخاطر: 2%
- ضريبة الدخل للشركات: 20%
الخاتمة
في ظل التشريعات والتحديثات دائمة التجديد، والتقدم التكنولوجي الذي تشهده المملكة العربية السعودية، أصبحت عملية دفع الرواتب سهلة وليست بنفس تعقيدات الماضي. وعلى الرغم من هذه السهولة والحلول البرمجية التي جعلت معظم الخطوات مؤتمتة. إلا أن لا يزال هناك الكثير من المنشآت التي لا تزال تحسب ساعات العمل وتعد الرواتب بشكل يدوي. مما يجعلها عرضة للكثير من الأخطاء البشرية والوقوع في مشكلات عدم الامتثال، بالإضافة إلى خسارة الكثير من الموارد والقوة العاملة في مهام أصبح من البديهي أنها لا تحتاج لكل هذا العناء والوقت والمجهود.
