Hur fungerar övertid?
Lär dig allt om hur du aktiverar övertidsregler, ser sammanlagd övertid och förstår hur den räknas ut
Övertid avser de extra timmar som de anställda arbetar utöver sin vanliga eller ordinarie arbetstid. Det innebär vanligtvis extra ersättning och bättre timlön än ordinarie timlön för att kompensera de anställda för deras förlängda arbetstid.
Övertid är en kritisk aspekt för att administrera arbetstid, säkerställa rättvisa och följa arbetslagar. Med Jibbles övertidsregistrering för anställda är det enkelt att registrera och hantera övertid på ett effektivt sätt. Den här guiden går igenom viktiga koncept och funktioner som rör övertid.
Ställa in övertidsregler (OT)
För att komma igång med övertidsregistreringen måste du konfigurera övertidsreglerna under arbetsschemat. Det innebär att du anger tröskelvärden och multiplikatorer för varje övertidstyp. Ägare och administratörer kan ställa in övertidsregler oavsett abonnemang.
Viktigt❗: Övertidsperioderna avslutas i enlighet med den delade tiden som anges i arbetsschemat, vilket som standard är inställt på midnatt, kl. 00.00. Det innebär att om din övertid börjar från kl. 20.00 och framåt kommer den att fortsätta fram till kl. 00.00 och därefter upphör övertiden. Se vår guide om att justera inställningarna för arbetsdagens slut för att lära dig mer om att dela tidrapporter.
- Gå till Arbetsscheman.
- Om inget arbetsschema finns börjar du med att skapa ett. Annars väljer du ett befintligt schema.
- Klicka på pennikonen och gå till avsnittet Övertidsregler.
- I konfigurationen för övertidsregler finns det alternativ för att aktivera olika typer av övertid och definiera tröskelvärden och multiplikatorer för dem. Alternativen är bland annat:
- Daglig övertid – Tillämpas när en anställd arbetar utöver sina ordinarie dagliga timmar.
- Daglig dubbel övertid – En högre ersättning tillämpas efter en specifik daglig gräns. Om den ställs in tidigare än daglig övertid (t.ex. dubbel övertid efter 6 timmar och daglig övertid efter 8) får tröskelvärdet för dubbel övertid företräde.
- Veckovis övertid – Tillämpas när veckans sammanlagda arbetstid överskrider ett angivet tröskelvärde (t.ex. mer än 40 timmar). Obs! Veckovis övertid kan inte kombineras med daglig, dubbel daglig, vilodags- eller helgdagsövertid.
- Övertid för vilodag – Tillämpas när de anställda arbetar på sina utsedda vilodagar.
- Övertid för helgdag – Tillämpas när de anställda arbetar på utsedda helgdagar, baserat på tilldelade helgdagskalendrar. Läs mer om att hantera helgdagskalendrar.
- Välj om övertiden börjar efter ett specifikt klockslag eller efter ett angivet antal timmar.
- Ställ in multiplikatorvärdet för att fastställa övertidslönen baserat på medlemmarnas debiterbara timtaxa. Läs mer om hur du anger debiterbar timtaxa genom att uppdatera profiluppgifter.
- Klicka på knappen Spara för att bekräfta dina inställningar för övertidsregler.
Kolla in vår omfattande guide om att administrera arbetsscheman för mer information om hur du konfigurerar alla aspekter av dina arbetsscheman.
Visa övertid i tidrapporter
Dagliga tidrapporter
De dagliga tidrapporterna visar en uppdelning av varje medlems dagliga loggade arbetstid. Övertiden visas tydligt i kolumnerna på höger sida.
Veckovisa tidrapporter
I vyn veckovis tidrapport kan du få en sammanfattning av övertiden för varje medlem under hela veckan. Dagar med registrerad övertid markeras i rött tillsammans med en månikon. Dessutom kan du hålla muspekaren över tiden och enkelt se hur många timmar som betecknas som övertid.
Månatliga tidrapporter
De månatliga tidrapporterna ger dig ett bredare perspektiv på övertiden. Du kan enkelt följa hur medlemmarna bygger på övertiden under en hel månad. I den här vyn markeras övertiden med en månikon. Ju djupare färg rutan har desto längre registrerad arbetstid under den specifika dagen.
Detaljerade tidrapporter
Om du vill få en detaljerad förståelse av övertiden är detaljerade tidrapporter ditt bästa alternativ. Klicka helt enkelt på en specifik tid på den dag du vill se övertid för så kommer de enskilda tidsregistreringarna att visas. Här kan du se dagens alla tidsregistreringar samt specifika detaljer som arbetsuppgifter, projekt, anteckningar och raster.
Klicka på rullgardinsmenyn bredvid avsnittet lönetimmar för att se det sammanlagda antalet timmar som betecknas som övertid.
Detaljerad lönevy
För att få en omfattande sammanfattning av lönetimmarna för varje medlem trycker du på knappen lönevy i det övre högra hörnet. Denna vy förenklar löneprocesserna eftersom du får all information du behöver för att räkna ut lönerna korrekt, inklusive uppdelningar av övertid.
Om du behöver redigera arbetsgruppens lönetimmar (ordinarie eller övertid) kan du göra det här. Kolla in vår artikel om hur tidrapporter fungerar för att skaffa dig en grundlig förståelse av allt som rör tidrapporterna.
Tidrapporter för löneperioder
Utöver dagliga, veckovisa och månatliga tidrapportvyer kommer du att kunna se tidrapporter för löneperioder och se övertidsberäkningar som överensstämmer med dina lönecykler. Kolla in vår artikel om löneperioder och godkännanden för att få mer information om löneperioderna.
Exempeluträkningar
Daglig övertid och daglig dubbel övertid
Alan har ett tröskelvärde för daglig övertid på 8 timmar och ett tröskelvärde för daglig dubbel övertid på 12 timmar. Detta innebär att han kommer att börja tjäna daglig övertid efter att han har arbetat 8 timmar under en och samma dag. Om Alan arbetar mer än 12 timmar under en dag kommer han att börja tjäna dubbel övertid för de timmar han arbetar efter 12 timmar.
Här är ett exempel på hur tröskelvärdena för daglig övertid och dubbel daglig övertid skulle beräknas:
- Alan arbetar 8 timmar = 8 ordinarie timmar
- Alan arbetar 9 timmar = 8 ordinarie timmar + 1 timme daglig övertid
- Alan arbetar 10 timmar = 8 ordinarie timmar + 2 timmar daglig övertid
- Alan arbetar 11 timmar = 8 ordinarie timmar + 3 timmar daglig övertid
- Alan arbetar 12 timmar = 8 ordinarie timmar + 4 timmar daglig övertid
- Alan arbetar 13 timmar = 8 ordinarie timmar + 4 timmar daglig övertid + 1 timme daglig dubbel övertid
- Alan arbetar 14 timmar = 8 ordinarie timmar + 4 timmar daglig övertid + 2 timmar daglig dubbel övertid
Veckovis övertid
David har ett tröskelvärde för veckovis övertid på 40 timmar. Det innebär att han kommer att börja tjäna veckovis övertid efter att han har arbetat 40 timmar under en arbetsvecka.
Här är ett exempel där David har registrerat sammanlagt 65,5 timmar under en arbetsvecka.
Översikt över arbetsveckan:
- Sammanlagd registrerad arbetstid: 65,5 timmar
- Sammanlagda obetalda raster: 5 timmar
- Tröskelvärde för veckovis övertid: 40 timmar
Beräkning:
- Sammanlagd ordinarie arbetstid: 65,5 (totalt antal timmar) – 5 (obetalda raster) = 60,5 timmar
- Veckovis övertid: Sammanlagd ordinarie arbetstid – Tröskelvärde för veckovis övertid
- 60,5 – 40 = 20,5 timmar
Övertid för vilodagar och helgdagar
När den registrerade arbetstiden infaller på en schemalagd vilodag eller en utsedd helgdag klassificeras dessa timmar automatiskt som övertid i Jibble. Vilodagarna fastställs med det tilldelade arbetsschemat medan helgdagarna följer den angivna helgdagskalendern. Det är viktigt att notera att obetalda raster inte tas med i beräkningarna för vare sig övertid för vilodagar eller helgdagar.
Låt oss illustrera detta med ett exempel:
Tänk dig att Michelle följer ett arbetsschema som anger att fredagarna har utsetts till hennes lediga dag. Vi förutsätter att övertid för vilodagar har aktiverats i hennes arbetsschema så då tar vi och undersöker hennes tidsregistreringar en typisk fredag:
- Hon stämplar in kl. 08.00.
- Hon tar en obetald rast från kl. 12.00 till kl. 13.00.
- Slutligen stämplar hon ut kl. 15.00.
Med tanke på dessa tidsregistreringar skulle Michelles totala övertid för vilodagar uppgå till 6 timmar (4+2 timmar).
Ett annat exempel på övertid för helgdagar:
Tänk dig nu att John har tilldelats en helgdagskalender där nyårsdagen, den 1 januari, är en helgdag. John stämplar in kl. 09.00 och stämplar ut kl. 17.00 den dagen. Med tanke på att det är en helgdag enligt helgdagskalendern så kommer hela hans arbetstid den dagen att betraktas som övertid för helgdagar. I det här fallet skulle hans sammanlagda övertid för helgdagar bli 8 timmar.
Viktigt❗: Om du har integrerat Jibble med PayrollPanda bör du beakta att övertiden kommer att beräknas annorlunda när tidrapporterna exporteras till PayrollPanda. Kolla in hur beräknas övertid enligt den malaysiska arbetslagen för att få en mer ingående förståelse för de övertidsberäkningar som är specifika för Malaysia.