مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل، وهو برنامج مبني على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لديَّ خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال نصائح ذكية لإدارة الوقت. في هذا المقال، يسعدني أن أدلك على كيفية إنشاء سياسة الإجازات للشركة السعودية، لذلك، دعنا نبدأ!
نظرة عامة
بعد أشهر من العمل الدؤوب وسجل حضور مثالي، هناك شيء واحد فقط يحتاج إليه موظفوك: إجازة جيدة. وذلك لضمان أن فريقك يبذل الجهد اللازم لدفع الشركة للأمام مع منحهم التوازن الذي يحتاجونه بين العمل والحياة الشخصية. الاهتمام برفاهيتهم ورضاهم هو أساس التشجيع على بيئة عمل إيجابية، والحفاظ على معنويات الفريق. من أجل تحقيق ذلك، تحتاج إلى إقامة سياسة جيدة للإجازات. ولكن كل شيء يتعلق بوضع سياسة للإجازات المدفوعة، يبدأ من فهم النظم والقوانين السعودية، وحتى ضمان عمليات موافقة سلسة على الإجازات، يمكن أن يكون الأمر مرهقًا بعض الشيء. ولكن لا تقلق، ففي هذا الدليل، سأطلعك خطوةً بخطوة على ما تحتاج إلى معرفته عن سياسات الإجازات المدفوعة، وكيفية إعدادها للحفاظ على موظفيك – ووزارة العمل – سعداءً.
في هذا المقال
ما سياسة الإجازات؟
تشير سياسة الإجازات إلى أي وقت يأخذه الموظف إجازةً من العمل، ولكنه يتلقى مقابله أجرًا من صاحب العمل. الإجازات المدفوعة هي ميزة مدفوعة الأجر تُقدَّم للموظفين سواءً كمتطلب قانوني، أو كسياسة للشركة.
تعد سياسة الإجازات المدفوعة بوصلة توجيه مزايا الموظفين في شركتك. فهي في الأساس مجموعة من القواعد التي يجب عليك كمدير أن تقررها؛ لتنظيم كيف يمكن لموظفيك أخذ وقت بعيدًا عن العمل، ويتلقون أجرهم بمعدله العادي. ويشمل هذا الوقت العطل، والإجازات السنوية، والإجازات المرضية، وإجازات الأمومة، وغيرها الكثير.
لوائح دفع أجر الإجازات في السعودية
يُلزمك نظام العمل السعودي واللوائح التابعة له بدفع رواتب لموظفيك عن أوقات الإجازات التي أقرها النظام. كما أن برنامج حماية الأجور يحمي أجور العاملين، ويضمن وصول الرواتب والأجور إلى حساب المواطن البنكي في المواعيد المحددة لذلك. لذلك، فأنت لا تملك حرية إبرام اتفاقات خاصة مع موظفيك، أو عدم منحهم الإجازات المدفوعة التي أقرها لهم نظام العمل. كما أن معظم الموظفين والعاملين يفضلون أن تكون إجازتهم متوافقةً مع إجازة المدارس، أو إجازة اليوم الوطني. وهي فترات تكثر فيها طلبات الإجازة بالتأكيد.
بالإضافة إلى ذلك، لا يحق لك تأخير أو تأجيل بعض أنواع الإجازات المدفوعة مثل: إجازة الحمل والولادة، وإجازة الحداد “العدة”، والإجازات المرضية بالطبع. لذا، تأكد من التحقق من نظام العمل واللوائح ذات الصلة بالإجازات قبل إقرار أو منع أي نوع من أنواع الإجازات.
إنشاء سياسة الإجازات الخاصة بك
1. تحديد أنواع الإجازات التي ستقدمها
الخطوة الأولى في إنشاء سياسة الإجازات المدفوعة الخاصة بك هي تحديد أنواع الإجازات المدفوعة التي ستمنحها لموظفيك. قم بدراسة نظام العمل لتحديد أنواع الإجازات المدفوعة التي يتعين عليك توفيرها، وقم بكتابتها.
لا تدع القوانين تقيِّدك. فكِّر في منحهم بعض أيام الإجازة المدفوعة الإضافية للسماح لموظفيك بالاستراحة وإعادة شحن طاقتهم. دع موظفيك يشعرون بمدى تقديرك لهم، واهتمامك بالتوازن بين العمل وحياتهم الشخصية. من خلال أخذ بضعة أيام الإجازة الشخصية المدفوعة سنويًّا لإنجاز المهام دون الخوف من فقدان وظائفهم، ستجد أنهم يقدرون ما فعلته، وستلاحظ ارتفاع إنتاجيتهم وولائهم المضاعف للشركة، وهو ما سينعكس على الإيرادات والأرباح بكل تأكيد. وبذلك، سيكون لديهم بضعة أيام مدفوعة للظروف الشخصية الطارئة مثل: العزاء في فقدان أحبائهم، ورعاية أفراد العائلة المرضى، وحضور الأفراح والمناسبات العائلية مما سيجعلهم يشعرون بالتقدير أيضًا.
رائع! كانت هذه هي الخطوة الأولى في إنشاء سياسة الإجازات الخاصة بك.
2. تحديد أفضل نموذج إجازات لشركتك
الآن، حدد النموذج الذي يتناسب مع احتياجات شركتك. يمكنك اختيار أحد النماذج التالية:
· النموذج التقليدي
في إطار هذا النموذج، يحصل موظفوك على عدد محدد من الإجازات المدفوعة، وسيحصلون على إجازات إضافية مقابل كل عام إضافي قضوه في خدمة شركتك. إذا كنت تعتقد أن هذه ستكون وسيلةً رائعةً لتأمين ولاء موظفيك، فأنت على حق، وهذا ما يجعله نموذجًا شائعًا للغاية.
ستحتاج أيضًا إلى تحديد ما إذا كان يمكن للموظفين نقل الإجازات غير المستغلة إلى العام التالي، أم إذا كانوا بحاجة لاستهلاكها قبل نهاية العام.
· نموذج بنك الإجازات
يقوم نظام بنك الإجازات بدمج كل أنواع الإجازات المدفوعة في مجموعة واحدة. هذه طريقة رائعة وبسيطة تسمح لموظفيك بالتحكم في إجازاتهم. إذا اعتمدت هذا النموذج، ستخصص عددًا محددًا من الأيام سنويًّا لكل موظف ليقضيها كما يشاء. في كل مرة يأخذ فيها الموظف يومًا أو أسبوعًا من الإجازة، يتم خصم الأيام من حسابه في بنك الإجازات.
تتبع أيام الإجازة المدفوعة في إطار نموذج البنك هو عملية بسيطة. بالإضافة إلى ذلك، تحصل على تقدير إضافي للسماح لموظفيك بتحديد كيفية استهلاكهم لأيام إجازتهم بمرونة وسلاسة.
· الإجازات غير المحدودة
يسمح هذا النموذج الثالث للموظفين بأخذ إجازات من العمل في أي وقت يرغبون فيه طالما أن وقت غيابهم لا يتداخل مع عملهم. هذا النموذج هو واحد من أكثر النماذج التي يحبها الموظفون، ويمكن أن يكون رائعًا بالنسبة لك أيضًا، حيث يقضي على جميع الأعباء الإدارية المتعلقة بتتبع الإجازات المدفوعة. إنه نموذج مثالي إذا أثبت موظفوك حسن أخلاق عملهم، وكنت ترغب في إظهار ثقتك بهم.
هناك احتمال لاستغلال الموظفين لهذا النموذج، ولكن طالما أنك دائم الاطلاع ومتابعة سجلات الإجازات المدفوعة، يمكنك ملاحظة مثل هذه التصرفات والتعامل معه بسرعة وبالشكل المناسب.
· إجازة الموظفين على مستوى الشركة
الفكرة من هذا النموذج للإجازات المدفوعة هي أن تأخذ الشركة بأكملها إجازةً مطولةً في نفس الوقت، مما يعني تعطيل العمل لبضعة أيام. لن يحتاج الموظفون إلى تقديم طلب للحصول على الإجازات المطولة، مما يجعل الأمور أسهل بكثير من الناحية الإدارية. على الرغم من أن هذا الأمر لا يناسب كل الشركات، فإن العديد من الشركات تمارس نموذج إجازة الموظفين على مستوى الشركة خلال فترات معينة، مثل فترة عيد الأضحى، أو عيد رمضان (عيد الفطر). عندما يأخذ الناس في جميع أنحاء المملكة نفس فترة الإجازات وتتوقف معظم الأعمال.
· الإجازات التراكمية
هذا عندما يكتسب فريقك إجازاته استنادًا إلى عدد أيام عملهم بدلًا من توزيعها في بداية العام. إذا اخترت هذا النموذج، تأكد من استخدام نظام مجاني لتتبع الوقت، سيقوم بتعبئة سجلات الدوام تلقائيًّا بالنيابة عنك. بهذه الطريقة، ستعرف بدقة كم عدد الأيام التي عمل فيها كل موظف، مما يعني أنه يمكنك بسهولة حساب مقدار الإجازات التي اكتسبوها.
بمجرد أن تحدد أفضل نموذج بالنسبة لك، تكون قد أكملت الخطوة الثانية في إنشاء سياسة الإجازات المدفوعة الخاصة بك.
3. تصميم إجراءات طلب الإجازات
بعد ذلك، قم بتصميم الخطوات والإجراءات الخاصة بطلب الإجازات وعملية الموافقة. ابدأ بتوفير وسيلة للموظفين لتقديم طلباتهم.
ثم حدد متلقي طلب الإجازة. عادةً ما يكون المشرف أو المدير المباشر هو الخيار الأفضل. بمجرد موافقة أو رفض المشرف للطلبات، يمكنه تمرير المعلومات إلى قسم الموارد البشرية للموافقة النهائية.
يمكنك استخدام نظام يدوي أو متتبع للإجازات وأتمتة العملية بأكملها – لا داعي للقلق، حيث يوجد متتبعات مجانية للإجازات ذات تقييم عالٍ يمكنك استخدامها.
مع متتبع الإجازات، سيقوم المشرفون والمديرون بالموافقة أو رفض طلبات الإجازة في غضون دقائق من استلامها. يمكنك أيضًا اختيار الإعدادات التي تتناسب مع سياسة الإجازات لديك، مما يمنحك المرونة والتأكيد على تطبيق السياسة بشكل صحيح. ومع ذلك، إذا كنت شركةً متناهية الصغر، يعمل فيها على سبيل المثال، أقل من خمسة موظفين، فاستخدام نظام يدوي يعني أنك لن تضطر إلى إزعاج نفسك بإعداد حساب وتعريف الجميع بنظام رقمي للإجازات.
4. تنفيذ السياسة
أخيرًا، حان الوقت لتجميع سياستك في وثيقة. ليس هناك طريقة واحدة للقيام بذلك – فقط قم بكتابة كل ما قرأته حتى الآن، ونظِّم المعلومات. الآن لديك سياسة شاملة للإجازات يمكنك الاستفادة منها لتعزيز الإنتاجية، وجذب المواهب الجديدة، والاحتفاظ بأفضل موظفيك، وإدارة جداول عمل موظفيك.
أكمل العملية بتوزيع سياستك على موظفيك والرد على مخاوفهم أو أسئلتهم. والأهم من ذلك، حافظ على تحديثها. ابحث عن أفضل اتجاهات لفوائد الموظفين، ولا تتردد في تحديث سياستك دائمًا حتى تحصل على نتائج تتناسب بشكل أفضل مع احتياجات شركتك.
أفكار نهائية
في الختام، تُعدّ سياسة الإجازات المدفوعة وسيلةً لضمان اعتناء موظفيك بأنفسهم. ستحصل على مكافأتك عندما يعودون مشحونين بالطاقة وجاهزين للعناية بمشاريع عملائك. ستظهر فوائد سياسة الإجازات المدفوعة عندما يثني عملاؤك على جودة عملك. تذكر أن سياسة الإجازات المدفوعة الجيدة هي سلاحك السري في صناعة تنافسية مع عدد من العمال المهرة يتقلص بشكل مستمر. لذلك تأكد من تحديث سياستك بشكل دوري لتظل في المقدمة والصدارة مقارنة بمنافسيك.
