مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لـ جبِل، وهو برنامج مبني على السحابة لتسجيل الوقت والحضور. لدي خبرة سنوات عديدة في بناء وتوسيع منتجات البرامج والفرق عبر مجموعة متنوعة من الصناعات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة الأعمال على تحسين إنتاجيتهم وأدائهم من خلال نصائح ذكية لإدارة الوقت. في هذا المقال، يسعدني أن أشاركك أفضل 7 نصائح لتتبع الوقت في مطاعم السعودية، لذلك، دعنا نبدأ!
نظرة عامة: أهمية تتبع الوقت للمطاعم في السعودية
“يشير 6 من كل 10 (62%) من صناع القرار في المطاعم إلى التضخم وارتفاع التكاليف، بالإضافة إلى صعوبة الحصول على الطعام والإمدادات الأخرى، هي تحديات تواجه أعمالهم اليوم. ومن بين الذين يواجهون تحديات التضخم، يقوم ربعهم تقريبًا برفع الأسعار (28%)، أو تغيير عناصر القائمة (23%)، و22% قاموا بتغيير حجم الحصص.” – مطاعم مستعدة للخدمة بواسطة التأمين الوطني.
أثَّر التضخم بشكل كبير على المطاعم. ولكن وفقًا لـ فوربس، فقد انتعشت صناعة المطاعم بعد فترة الركود خلال جائحة كوفيد-19. وللاستمرار في العمل، اضطرت المطاعم إلى التكيف. لقد اضطرت بعض المطاعم إلى إجراء تغييرات في قائمة الوجبات، وحتى في الوصفات بسبب التكاليف. وشهد العالم تقليص ساعات عمل المطاعم؛ لأنها ترى نقصًا في عدد الزبائن الذين كانوا يأتون قبل أو بعد العمل، وذلك بسبب عملهم من المنزل. لذا، يعد تتبع الوقت الآن أكثر من أي وقت مضى أمرًا مهمًّا للمطاعم في السعودية. حيث إنه سيساعدك في معرفة كيفية استخدام موظفيك لوقتهم، والعثور على طرق لتبسيط العمليات وتحقيق نجاح أكبر. وفي هذا المقال، سأشاركك أفضل 7 نصائح لتتبع الوقت.
في مطاعم السعودية. يمكن أن تساعدك هذه النصائح في تشغيل مطعمك بشكل أفضل وبالتالي تزيد أرباحك.
النصيحة رقم 1: تعرَّف على احتياجاتك الخاصة بتتبع الوقت
حدد احتياجاتك لتتبع الوقت. ستجد جميع المتطلبات القانونية، مثل: الإكراميات (البقشيش)، والعمل الإضافي، وفترات الراحة، والإجازات المرضية كما يفرضها نظام العمل السعودي واللوائح التابعة له. إذا كنت تقدم قسم النرجيلة (الشيشة)، قد يكون لديك احتياجات إضافية لتتبع الوقت، مثل معرفة أي عامل هو المكلف بالنرجيلة، خاصةً إذا كان لديك عمال قاصرون في المطعم، حيث يمكن أن تختلف قوانين العمل للأطفال في نظام العمل السعودي فيما يتعلق بهذا الأمر. تمعن بالتفكير في أي متطلبات أخرى لمطعمك، مثل مواعيد العمل، وما إذا قاموا بتغيير المناوبات. كما عليك تحديد إذا ما كنت ترغب في تتبع كم من الوقت يقضي العاملون في مهام مثل: التنظيف أو إغلاق المطعم. بعد ذلك، يمكنك أخذ كل هذه الأمور ومقارنتها بعناية لرؤية ما إذا كان نظام تتبع الوقت الحالي يقدم لك المعلومات التي تحتاجها حقًّا لتشغيل مطعمك بالشكل المطلوب.
النصيحة رقم 2: اختر البرنامج المناسب لتتبع الوقت
من المهم اختيار البرنامج المناسب لتسجيل الوقت في مطعمك. البرنامج سهل الاستخدام، ويتيح للعمال والموظفين إدخال أوقاتهم بسرعة، وهو خيار ضروريٌّ يوفر الوقت للجميع. كما تحتوي العديد من التطبيقات على ميزات تسهل بشكل كبير عملية تسجيل الحضور والانصراف، مثل: استخدام تقنية التعرف على الوجه، وتقنية السياج الجغرافي. ويمكن أن يتم ذلك عبر جهاز لوحي مشترك يتم تثبيته في مكان دخول الموظفين، أو حتى على هاتف الموظف. تأكد من أن برنامج تتبع الوقت الذي تستخدمه يتبع لوائح نظام العمل السعودي بخصوص فترات الراحة، وكذلك حساب ساعات العمل.
النصيحة رقم 3: قم بتثقيف الموظفين بأهمية تتبع الوقت
بعد اختيارك للبرنامج المناسب، قدِّم إرشادات وتعليمات لموظفيك عن تتبع الوقت. في هذا السياق، يعد اختيار برنامج سهل الاستخدام أمرًا ضروريًّا – حيث تحتوي العديد من التطبيقات على ميزات مساعدة مدمجة تقوم بتوجيه الموظفين إلى قاعدة معرفية شاملة. إحدى المهام التي يجب عليك القيام بها شخصيًّا هي مساعدة الموظف لإعداد التنبيهات في التطبيق بخصوص فترات عمله. سيساعد ذلك بشكل كبير في تقليل اللبس وحالات الغياب عن العمل.
النصيحة رقم 4: تحسين الحسابات وقسم الموارد البشرية
يمكن لتتبع الوقت أن يجعل عمليات قسم الحسابات وقسم الموارد البشرية تسير بشكل أفضل في المطعم من خلال دمج نظام تتبع الوقت مع نظامك للرواتب. وهذا يجعل عملية دفع الرواتب أسهل وأكثر دقةً. وبالإضافة إلى ذلك، قم بوضع قواعد واضحة في النظام بخصوص طلب الإجازات، وتحديد الوقت الذي يُعد وقت عمل وما لا يُعد كذلك. وتأكد من أن هناك شخصًا ما مسئولًا عن فحص وإقفال سجلات ساعات العمل في وقت محدد، لضمان صحتها واتساقها.
النصيحة رقم 5: استخدم التقارير لاتخاذ القرارات الإدارية
“إن الحفاظ على بنية تحتية قوية للتكنولوجيا، وتطوير قدرات التحليل المتقدمة للبيانات، والبقاء في طليعة الاتجاهات التكنولوجية الناشئة سيكون أمرًا ضروريًّا للنمو.” – “إعداد نمو استثنائي للمطاعم خلال فترة الركود الاقتصادي” – شركة ماكينزي آند كومباني.
أحد أفضل الجوانب في تتبع الوقت أنه يوفر لك بيانات مفيدةً يمكن أن تساعدك في اتخاذ القرارات. استخدم تحليل البيانات للنظر في أمور مهمة مثل: مواعيد عمل العاملين، ومُدد عملهم، وعدد استراحاتهم. ابحث عن المهام التي قد يحتاج فيها الأشخاص إلى المزيد من التدريب، أو حيث يمكن تحسين توزيع العمل بشكل أفضل. يمكنك استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات تساعد مطعمك في تحقيق أداء أفضل وزيادة الأرباح.
النصيحة رقم 6: استعرض وعدِّل جداول العمل بانتظام
بالإضافة إلى تتبع حجم العمل الذي يقوم بها الموظفون، من المهم التحقق وتعديل جداول العمل بشكل متكرر بناءً على احتياجات المطعم وأوقات توفر العاملين. ضع في اعتبارك فترات ازدحام المطعم، واحتياجات العملاء، وتفضيلات الموظفين عند إعداد الجداول. وسيقوم تطبيق تتبع الوقت الجيد بإشعار الجميع بأي تغييرات أو تحديثات في جدول العمل. من خلال إعداد جداول جيدة، يمكنك الحصول على عدد كافٍ من العاملين، وتجنب وجود عدد أكبر أو أقل من العاملين، وجعل المطعم يعمل بشكل أفضل.
النصيحة رقم 7: شجع الموظفين على الإدلاء بآرائهم
آخر نصيحة لتتبع الوقت في مطاعم السعودية هي سؤال الموظفين عن آرائهم في كيفية تتبع وقت عملهم. اسألهم عن آرائهم وأفكارهم عن كيفية تحسين وتسهيل تتبع الوقت. تحدث معهم عن أي مشاكل أو تحديات تواجههم مع نظام تتبع الوقت. وبذلك، يمكنك خلق بيئة عمل جيدة حيث يشعر الموظفون بقيمتهم ومشاركتهم في اتخاذ القرارات.
الأفكار النهائية: رفع كفاءة المطعم من خلال تتبع الوقت الفعَّال
بعد أن تعرَّفت على أفضل 7 نصائح لتتبع الوقت في مطاعم السعودية. يمكنك الآن الاستفادة منهم وتحسين الأداء من خلال فهم احتياجات تتبع الوقت الخاصة بمطعمك بشكل شامل، مثل: المناوبات والمسميات الوظيفية والمهام، كما يمكنك ضمان جمع البيانات الشاملة بدقة. إن اختيار البرنامج المناسب لتتبع الوقت مع واجهات سهلة الاستخدام وميزات مثل: التعرف على الوجه لتسجيل الحضور والانصراف، وإشعارات فترات الراحة يمكن أن تسهل عمل المديرين والموظفين على حد سواء.
كما أن تثقيف الموظفين حول الأهداف والفوائد من تتبع الوقت سيعزز ثقافة المسئولية والانضباط، مع التركيز أيضًا على أهمية سجلات ساعات العمل الدقيقة. إن تحسين ممارسات قسم الحسابات وقسم الموارد البشرية من خلال التكامل مع برامج الرواتب، ووضع سياسات واضحة لطلبات الإجازة يسهم في تسيير العمليات بسلاسة، والحفاظ على سجلات دقيقة. استخدام تقارير تتبع الوقت كأداة إدارية يوفر رؤًى قيِّمةً حول أنماط الحضور وفترات الراحة وسجلات الدوام، مما يمكِّنك من اتخاذ قرارات مستنيرة وتخصيص الموارد بشكل فعال.
بالإضافة إلى ذلك، فإن استعراض الجداول وتعديلها بانتظام بناءً على احتياجات المطعم، وتوافر الموظفين يحسِّن من مستويات التوظيف، ويقلل من الفاقد الناتج عن عدم الكفاءة، ويعزز الكفاءة التشغيلية الشاملة. إن تشجيع موظفي المطعم على إبداء آرائهم يخلق شعورًا بالملكية والمشاركة، مما يؤدي إلى التزام أفضل ودقة أكبر في تتبع الوقت.
وفي الختام، من خلال تطبيق هذه النصائح، يمكن للمطاعم السعودية تعزيز الشفافية والمساءلة والتميز في الأداء. كما توفر هذه النصائح الأساس لتتبع الوقت الفعَّال، مما يسمح للمطاعم بتحسين عملياتها، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق النجاح في صناعة شديدة التنافسية.
