مرحبًا، أنا عاصم قريشي، الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس لشركة جبِل، وهو برنامج مبني على السحابة لإدارة الوقت والحضور. لديَّ خبرة عدة سنوات في بناء وتوسيع البرامج والفرق العاملة في مجموعة متنوعة من المجالات والأسواق. قبل أن أؤسس جبِل، عملت كنائب رئيس تنفيذي في مورغان ستانلي لمدة 6 سنوات. أنا متحمس لمساعدة المنشآت على تحسين إنتاجيتها وأدائها من خلال التقنية وممارسات الإدارة الذكية للوقت. وفي هذا المقال ستتعرف على كيفية إدارة الحضور في 6 خطوات، دعنا نبدأ.
نظرة عامة
أحد أكبر التحديات التي تواجه أصحاب الأعمال هي كيفية التأكد من ساعات عمل الموظفين ومستويات الإنتاجية. زادت شعبية العمل عن بُعد في السنوات الأخيرة وخاصةً بعد الجائحة، وأصبحت إدارة الحضور أمرًا أكثر صعوبة، ويشكل تحديًا حقيقيًّا للكثير من أصحاب الأعمال. ماذا لو مرض أحد الموظفين ولم يستطع العمل اليوم؟ وماذا عن الموظفين الذين بدأوا العمل في وقت متأخر؟ كيف يمكنني تتبع ساعات عمل الموظفين الذين يعملون من المنزل؟
إدارة الحضور مهمة لكل مجالات الأعمال، وليست حكرًا على نشاط معين، أو مستوى محدد من الموظفين والعاملين. إنها سبب رئيسي في نجاح المنشأة، حيث إنها تلعب دورًا حيويًّا في عدة مجالات رئيسية، مثل، الكفاءة التشغيلية، وتوزيع الموارد، والتكاليف.
في هذا المقال
إدارة الحضور تساعد في فهم أنماط عمل الموظفين
التتبع التراكمي لأوقات عمل الموظفين، حيث إن بيانات حضورهم وانصرافهم ومدد أوقات الراحة، وأيام الإجازات والغياب، وغيرها من البيانات والتفاصيل تشكل صورةً متكاملةً عن أنماط عمل الموظفين، وأوقات نشاطهم وخمولهم، والأيام التي يفضلونها للإجازات. وبالتالي يتم تخصيص الموارد وجداول العمل على أساس هذه البيانات. مما يعود بالفائدة الكبيرة على المنشأة، ولا تتعرض لنقص الأيدي العاملة، وتجعل الموظفين والعاملين أكثر إنتاجيةً ورضًا وانتماءً لمكان عملهم.
اقرأ أيضًا ما هو الحضور بتقنية التعرف على الوجه؟
أهمية إدارة الحضور
تعود إدارة الحضور بالعديد من الفوائد على المنشآت وأصحاب العمل والموظفين، ومن هذه الفوائد:
- الكفاءة التشغيلية: ضمان حضور الموظفين إلى العمل في المواعيد المحددة يساعد في الحفاظ على سلاسة العمل اليومي. مع أقل عدد من أيام الغياب غير المتوقعة، مما يساهم في تقدم المشاريع والمهام دون اضطرابات.
- توزيع الموارد: إدارة الحضور وتتبع الوقت بدقة يساعد في تخصيص الموارد بفعالية، عندما تعرف من سيحضر للعمل، ستستطيع تعيين المهام بكفاءة أكبر، وتجنب التأخيرات والاضطرابات.
- التحكم في التكاليف: إدارة الحضور تساعد في التحكم في تكاليف العمالة. حيث إن تقليل الغياب وساعات العمل الإضافية يوفر على المنشآت الكثير من تكاليف التشغيل.
- الامتثال والالتزامات القانونية: في العديد من الصناعات والدول، يشترط قانون العمل واللوائح المنظمة تتبع الحضور بدقة، والحفاظ على السجلات لفترات محددة. مما قد يعرض المنشآت للعديد من المشكلات القانونية والمخالفات والغرامات في حال عدم الامتثال.
- العدل والمساواة: تعزز إدارة الحضور الشعور بالعدل بين الموظفين، نظرًا إلى احتساب الجميع وفقًا لنفس معايير الحضور، مما يحافظ على بيئة العمل الصحية.
اقرأ أيضًا ما هو متتبع الحضور بتقنية تحديد الهوية بموجات الراديو؟
خطوات إدارة الحضور
إدارة الحضور حالها كحال أي إدارة أخرى، تتكون من العديد من الخطوات والأساسيات، سأذكر لك أهم 6 خطوات لإدارة الحضور بنجاح:
الخطوة الأولى: حدِّد توقعات واضحة
إن تحديد التوقعات بوضوح هو خطوة أساسية في إدارة الحضور الفعالة. كما أن توضيح سياسات الحضور وعدد ساعات العمل وأي توقعات محددة بشأن الانتظام في المواعيد يزيل أي لبس أو سوء فهم لدى الموظفين.
ومن خلال تعزيز ثقافة المسؤولية والمحاسبة، يمكن للمنشآت تشجيع الموظفين لجعل الانتظام والالتزام بالمواعيد أولوية لديهم. كما أن توفير توقعات واضحة يوفر لأصحاب العمل والموظفين بيئةً خاليةً من الفهم الخاطئ، ويعزز من إدارة الحضور بشكل أكثر كفاءةً وفعاليةً.
اقرأ أيضًا ما هو تسجيل الحضور بتقنية الاتصال قريب المدى؟
الخطوة الثانية: إنشاء سياسة حضور الموظفين
تعد سياسة حضور الموظفين الشاملة عنصرًا أساسيًّا في إدارة الحضور بفعالية. ونقطة مرجعية لأصحاب العمل والموظفين على حد سواء، مما يعزز الشفافية والوضوح.
وتتم مراجعة سياسة الحضور بانتظام وتحديثها لمواءمتها مع احتياجات العمل المتغيرة، والقوانين والنظم واللوائح ذات الصلة. فمن خلال وضع سياسة حضور محددة بوضوح، تعزز المنشآت من العدالة والمساواة، وتقلل من المنازعات والمشاحنات، وتخلق إطارًا منظمًا لإدارة الحضور بكفاءة.
تعرف على كيفية ضبط سياسة تتبع الوقت الخاصة بك
الخطوة الثالثة: التقييم والتحسين
تقييم فعالية نظام الحضور بانتظام، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. وجمع ملاحظات أصحاب العمل، والموظفين لفهم تجاربهم ومعالجة أي مخاوف لديهم.
استخدام التحليلات والتقارير المقدمة من نظام إدارة الحضور لتتبع التوجهات وأنماط عمل الموظفين، واتخاذ القرارات المبنية على المعلومات والبيانات. وتطبيق الملاحظات لضمان فعالية نظام الحضور وتوافقه مع الأهداف التنظيمية للمنشأة، واحتياجات القوى العاملة المتطورة.
الخطوة الرابعة: تطبيق خيارات مرنة
لا تعزز ثقافة المرونة من رضا الموظفين فحسب، بل إنها تساهم كذلك في زيادة الإنتاجية. تحقيق التوازن بين سياسات الحضور والمرونة يظهر التزامًا بتلبية احتياجات الموظفين الفريدة مع الحفاظ على إدارة فعالة للحضور.
اقرأ أيضًا 10 نصائح لتسهيل عملية إعداد الرواتب في السعودية
الخطوة الخامسة: التعامل مع مشكلات الحضور
عندما تنشأ مشاكل الحضور، تعامل مع الموقف بهدوء، وابحث عن الأسباب الرئيسية للمشكلات. استفد من نظام إدارة الحضور لتحديد الأنماط والتوجهات، مما يسمح لك باتخاذ قرارات مبنية على البيانات.
ومن خلال معالجة تحديات الحضور بسرعة، يمكن للمنشآت الحفاظ على بيئة عمل إيجابية، وترفع الروح المعنوية للموظفين، والمساهمة في زيادة الإنتاجية بشكل عام.
تعرف على إجابة هل يعد تسجيل وقت العمل قانونيا في السعودية؟
الخطوة السادسة: استخدام أدوات موثوق بها
يمكن لأصحاب العمل تبسيط عمليات إدارة الحضور، وتقليل الأعباء الإدارية، وتعزيز إدارة القوى العاملة من خلال الأدوات الموثوق بها.
استثمر في أنظمة إدارة الحضور الحديثة التي تتبع الحضور تلقائيًّا، وتقلل من الأخطاء اليدوية، وتضمن الدقة.
تقدم الحلول المبنية على السحابة، مثل جبِل، إمكانية الوصول إلى النظام من أي مكان، مما يجعل إدارة الحضور أكثر كفاءة.
اقرأ أيضًا ما هي أنواع أنظمة الحضور؟
الأفكار النهائية
يمكنك إدارة القوى العاملة لديك بشكل أفضل من خلال استخدام نظام إدارة الحضور الرقمي. يدمج هذا النظام بسلاسة مع سير عمل الموظفين اليومي، مما يقضي على الأخطاء التي قد تسبب الكثير من المشكلات في نهاية الشهر، وتمثل عقبة أمام الامتثال للنظم والقوانين. كما أن نظام إدارة الحضور يقدم العديد من الميزات المتعلقة بإدارة الوقت والحضور وإدارة الإجازات، وتحديد الموقع الجغرافي، وتسجيل الحضور بالتعرف على الوجه، وغيرها من المميزات التي تأتي مجانًا عند استخدم نظام إدارة الحضور، مثل جبِل. والتي تعمل على تحويل إدارة الحضور إلى مهمة سهلة وبسيطة لمنشأتك وللموظفين. كما أنها تساعد في الامتثال وتريحك من أخطاء آخر الشهر.
